材料采购和成本控制程序

1 无无锡锡市市交交通通工工程程有有限限公公司司 临海高等级公路东台段临海高等级公路东台段 LHDT LM1LHDT LM1 标标 材料采购和成本控制程序材料采购和成本控制程序 本页本页 总页总页 1 1 8 8 1 1 目的 目的 规范采购操作流程 提高采购工作效率 有效降低采购成本 2 2 适用范围 适用范围 本程序适用于所有从事材料采购的业务人员 只要涉及材料采购业务活动 的 便视为材料采购业务人员 3 3 具体流程 具体流程 3 13 1 材料申购操作程序 3 1 13 1 1 申购部门根据工程进度和实际需求填写物品申购单或工程材料计划单 要求清晰填写申购单位 申购人 申购日期 希望完成日期 预计需金额 物 品名称 规格 请购数量 预计单价 金额 使用位置等 物品申购单必须先 经由仓库复核并提交采购部门制定产品采购分析表后 再由申购部门结合产品 采购分析表按通知有关财务审批权限规定上呈审批 3 1 23 1 2 采购部门接收各部门的物品申购单或工程材料计划单执行采购任务时 应初审申购单据和报价单据是否审批完善 一般情况下 接到手续不齐全的物 品申购单应直接退回给申购部门 待审批手续完善后方可操作 对于特殊需急 用的申购材料 必须取得部门负责人同意 超出审批权限还得经由项目经理批 示才可执行采购 且事后必须及时补齐相关审批手续 3 23 2 材料样板操作程序 采购责任人接收申购部门提交的物品申购单或工程材料计划单 首先了解 该批材料是否需要样板 并联系相关部门按样操作程序组织材料样板工作 在项目工程前期 根据项目工程材料要求 对于采用准入制度的材料 先 由材料部组织相关需求材料提交工程管理部作技术评定 待确认标准后由材料 部组织报价并签订合作协议 合同部根据确认报价或协议内容核算工程造价 通知施工单位执行具体采购工作并对选用材料质量进行反馈监督 2 3 33 3 材料库存查核操作程序 采购责任人在跟进各部门申购单或工程材料计划单时 必须对申购材料库 存情况进行查核以合理利用库存资源 避免因材料库存而导致资金积压 3 3 13 3 1 对于尚有库存的申购材料 不能直接将申购单或计划单填写数量作为订 货数量 需分析库存材料是否属于闲置库存 如属于闲置库存应与申购部门沟 通适当作订货数量扣减处理 如不属于闲置库存则考虑进行数量优化处理 3 3 23 3 2 对于没有库存的申购材料 如属于常用产品且有固定供应商签订长期购 销协议 应按申购部门要求的回货时间填写订货单进行订货 如申购材料没有 固定供应商且没有长期供货协议 采购员应以产品采购分析表的形式进行报价 工作 3 43 4 产品采购分析表报价操作程序 3 4 13 4 1 采购责任人就申购材料的名称 规格 数量 交货周期等订购内容以电 话 传真或电邮方式通知相关供应商进行报价 对于某些特定或复杂的申购材 料还要求附上相应的规格说明书或图示或样品等 以便供应商按特定要求作清 晰报价 3 4 23 4 2 采购责任人收集整理好供应商提供的有效报价后 应当遵循价廉物美和 择优选购的原则编制产品采购分析表 制作产品采购分析表必须具体清晰注明 分析表相关内容 含申购部门 申购单号 制表日期 产品名称 规格 数量 供应商名称 联系人 联系电话 单价 金额 总额 历史参考价格 送货方 式 结算方式 交货周期 报价有效期以及最终择选供应商分析说明等 3 4 33 4 3 产品采购分析表应后附已审批完善的物品申购单或工程材料计划表以及 供应商提供的原始报价单 在经由采购部门负责人审批后作为呈批申购单的附 件 为进一步提高采购时效性 对于同一区域或项目已有审批完善产品采购分 析表的同类多次申购物品 如申购数量不超过原审批产品采购分析表数量 20 可于 30 天内作为再申购订货依据 申购数量超过 20 则须另作产品采购 分析表执行采购工作 3 3 53 5 订货单制作操作程序 采购责任人制作订货单必须注意内容填写具体明确 包括客户名称 负责 人 联系电话 订货时间 交货时间 传真号码 申购部门 申购单编号 交 货地点 合同或对比表编号 收货联系人 联系电话 材料名称 型号规格 数量 单位 单价 金额和总额等 3 63 6 材料采购成本控制程序 采购人员执行采购任务应充分考虑材料成本因素 通过注重库存量变化 寻找合适订货方法和合理运用数量策略进行有效的材料采购成本控制 3 6 13 6 1 注重材料库存量变化 材料要拥有多少库存 基本上除涉及经营方针之外 也视材料或零配件的 不同而异 为了保管而须占用仓存位置的货品 有必要尽量减少库存 充分考 虑库存产品的使用 避免由于材料过多积压而增加库存空间并导致资金积压 3 6 23 6 2 寻找合适的订货方法 订货以定期订货和定量订货来决定采购数量 通常订购数量越多则价格越 低 而订货次数越多则费用越高 3 6 33 6 3 合理运用数量策略 订货选择品质和信誉良好的供应商以长期协议或短期合约的方式进行定点 采购 可以有效提高采购批量订货效率 减少因零散采购而现用现购的成本费 用 3 6 43 6 4 材料采购成本控制流程表 3 73 7 材料采购验收程序 3 7 13 7 1 采购部门确定采购内容和交付时间后及时通知仓库提前做好收货准备 仓库于收到申购部门的申购单据和采购部门订货单据 依采购类别 数量和日 采购 数量 控制 寻找合适的订货方法 合理运用数量策略 执行 控制 数量 采购 定期订货 定量订货 长期协议或短期合约 现用现购 4 期作好卸货安排 含卸货人员 卸货工具和卸货位置等 3 7 23 7 2 供应商于双方确认交货时间内送货至指定收货地点 同时提交送货单据 给仓库办理到货材料验收入库手续 3 7 33 7 3 材料送达指定卸货地点 采购业务员和仓库管理员应参与材料到货验收 监管工作 对于技术性材料回货还要求使用部门或专业技术部门到现场进行品 质确认 待货物的包装 品种 规格 型号以及质量等检验合格后 仓库管理 员接收齐全的送货资料并于送货当天内办理相应材料入库手续 仓库可以直接 凭申购部门已审批完善的物品申购单或工程材料计划单以及采购部门已审批完 善的材料订货单办理入库手续 办理报销手续只附仓库入库单和供应商发票 不必后附其它单据 3 7 43 7 4 采购部门应按产品购销合同或报价单上双方协议好的付款期限定期编制 材料资金分配计划表安排货款支付 采购部门根据仓库提供的入库报表及时编 制 材料资金分配计划表 并按权限呈级审批后办理相关材料款支付工作 3 83 8 不合格品管理程序 3 8 13 8 1 仓库或使用部门在发现不合格产品时 应根据不合格品管理程序对不合 格品本身及时进行标识 记录 评价 隔离和处置 对于已做了标识和记录的 不合格品 供应方在等候评审和最后处置期间 将其放置在特定的隔离区并实 行严格控制 以防在此之前被动用 3 8 23 8 2 采购部门接到材料质量检验报告 发现商品不符合合同或样板要求 应 及时通知供应商协商作出处理意见 当商议决定作退货处理时 采购业务员应 编制 退货单 办理相关退货手续并补回原订购产品 如因此而造成工程延误 或经济损失 应根据合同规定追究其经济赔偿或法律责任 当双方谈判决定作 折让处理时 购需双方应就购货质量确定折让的具体数量或单价 待折让方案 确定后通知仓库调整入库数据并通知财务部门按调整金额调整应付帐款 3 8 33 8 3 不合格品退货流程图 3 123 12 材料采购整体工作流程 图 接收已批申购计划选择供应商 议价 定价 记录发现不合格品标识评价隔离处理 5 订单签订订单跟踪货品验收检查 跟进有效报销单据的审批 支付货款 编制材料资金分配计划 6 生产副经理 项目经理 材料部长 组织结构 部门管理制 度 采购作业管理 验收作业管理 领料 发料作 业 管理 请购方式 部门设定 收料作业规定 材料领用规定 请购手续及权限 检验规范设 定 检验结果处理供应 厂商 的选 择与 资料 建立 以旧换新规定 材料退库规定 采购方式设定厂商交货异常处理 部门人员考核 工作总结 材料部工作流程图材料部工作流程图 附件附件 1 附件附件 2 采购管理制度采购管理制度 一 准采购作业程序 采购作业内容是从收到 请购案件 开始进行分发采购案件 由采购经办人员先核对 请购内容 查阅 厂商资料 采购记录 及其他有前资料后 开始办理询价 于报价后 整理报价资料 拟订议价方式及各种有利条件 进行议价 办妥后 依核决公限 呈核订购 详细作业务序及要点如 程 序要 点 接 件 分 发 1 请购单各栏填写是否清楚 2 按分配原则请购案件 3 急件优先分派办理 4 无法于需用日用办妥者利用 交货期联络单 通知请购 部门 5 撤销请购单应先办理 询 价 1 交货期无法配合需用日期时联络请购部门 2 充分了解请购材料的品名 规格 3 急件或需用日期接近者应优先办理 4 向厂商详细说明品名 质量要求 数量 扣款规定 交 货期 地点 付款办法 5 同规格产品有几家供应宜均询价 6 有否其他较有利的代用品或对抗品 7 应提供同规格 不同厂牌做比较 8 有否必要办理售后服务及保年限 9 新厂商产品 是否需经检验试用 比价 议价 1 厂商的供应能力是否能按期交货 质量确认 2 是否殷实可靠的生产厂 3 其他经销商价格是否较低 4 经成本分析后 设定议价目标 5 是否必要向厂索取型录比较 6 价格上涨下跌有何因素 7 是否必要开发其它厂商或转外购 呈 核 1 请购单上应详细注明与厂商的买价条件 2 买卖惯例需超交者应注明 3 现场选用较贵材料时 联络请购部门述明原因 4 按核决权呈核 订 购 1 需预付定金 内外销价需办退税 或规定多少金 额以上或有附带条件等应制定买卖合同 2 再向厂商确认价格交货期质量条件 3 分批交货者在请购单上盖分批交货单 4 订购单日采用联络函式传真机 寄交厂商 无法按需用 日期交货案件联络请购部门 催 交 1 约交日期前应再确认交货期 2 无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异 常表内催办 3 已逾约交货日期尚未到货者加紧催交 1 发票抬头及内容是否相符 2 发票金额与请购单价格是否相符 8 整 理 付 款 3 有否预付款或暂借款 应处理 4 是否需要扣款 5 需要办退税的请购单转告退税部门 6 以内销价采购供外销用材料 应先收齐退税同意书始得 办理付款 附件 3 进料验收管理办法进料验收管理办法 第一条对物料的验收以及入库均依本办法作业 第二条 待收料 收料人员于接到部门转来已核准的 采购单 时 按供应商 物科别及交货日期分别 依序排列存档 并于交货前安排存放的库位以利收料作业 收料前需之间部门检验的 合格 的确认 第三条 收料 1 材料进厂后 收料人员必须依 采购单 的内容 并核对供应商送来的物料名称 规格 数量和送货单及发票并清查数量无误后 将到货日期及实收数量填记于 请购单 办理收料 2 如发觉所送来的材料与 采购单 上所核准的内容不符时 应即时通知采购处理 并通知主管 原则上非 采购单 上所核准的材料不予接受 如采购部门要收下该等材料时 收料人员应告知主管 并于单据上注明实际收料状况 并会签采购部门 第四条 材料待验 迸厂待验的材料 必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号 品名规格 数 量及入厂日期 且与已检验者分开储存 并规划 待验区 以为区分 收料后 收料人员应 将每日所收料品汇总以为入帐清单的依据 第五条 超交处理 交货数量超过 订购量 部分应予退回 但属买卖惯例 以重量或长度计算的材料 其 超交量的 3 含 以下 由物料管理部门于收料时 在备栏注明超交数量 经请购部门主管 含科长 同意后 始得收料 并通知采购人员 第六条 短交处理 交货数量末达订购数量时 以补足为原则 但经请购部门主管 科长含 同意者 可免补 交 短交如需补足时 物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理 第七条 急用品收料 紧急材料于厂商交货时 若物料管理部门尚未收到 请购单 时 收料人员应先洽询采 购部门 确认无误后 始得依收料作业办理 第八条 材料验收规范 为利于材料检验收料的作业 质量管理部门就材料重要性及特性等 适时召集使用部门 及其他有关部门 依所需的材料质量研订 材料验收规范 呈总经理核准后公布实施 以 为采购及验收的依据 第九条 材料检验结果的处理 一 检验合格的材料 检验人员于外包装上贴合格标签 以示区别 物料管理人员再 将合格品入库定位 二 不合格验收标准的材料 检验人员于物品包装贴不合格的标签 并于 材料检验 报告表 上注明不良原因 经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位 再送回 物料管理凭此以办理退货 如特采时则办理收料 第十条 退货作业 对于检验不合格的材料退货时 应开立 材料交运单 并检附有关的 材料检验报告 表 呈主管签认后 凭此异常材料出厂 9 附件附件 4 4 发料作业管理办法发料作业管理办法 第一条 领料 1 使用部门领用材料时 由领用经办人员开立 领料单 经主管核签后 向仓库办 理领料 2 领用工具类材料 明细由公司自行制定 时 领用保管人应拿 工具保管记录卡 到仓库办理领用保管手续 3 进场材料检验中 因急用而需领料时 其 领料单 应经主管核签 并于单据注 明 方可领用 第二条 发料 由生产管理开立的发料单经主管核签后 转送仓库依工令及发料日期备料