XX市财政局资产管理项目实施方案

NEWGRANDNEWGRAND XX 市财政局资产管理项目文档 第 1 页 共 12 页 XX 市财政局资产管理项目实施方案市财政局资产管理项目实施方案 一 一 软件实施目的软件实施目的 在新中大公共财政管理软件资产管理系统的基础上 为建立全市统一的行政事业 资产管理体制 协助杭州市财政局开发 行政事业单位资产管理信息系统 并建设 一个覆盖全部市级行政事业单位国有资产的数据库 实现市级行政事业单位国有资产 的登记 配置 使用 调配 处置等诸环节的联网管理 完整反映行政事业单位国有 资产的存量和增减动态变化 对国有资产进行实时查询动态监控 系统兼有采集 汇 总 统计 分析财务信息的功能 二 二 现状调研现状调研 1 1 软件实施范围软件实施范围 杭州市市级行政事业单位 共 500 余家 2 2 软硬件及网络环境现状软硬件及网络环境现状 a 数据库服务器 一台 IBM 570 小型机和 IBM SAN 存储组成数据库主服务器 并同 一台 IBM M80 小型机建立 HA 热备 b Web 应用服务器 一台 IBM M80 作为 IBM WebSphere 应用服务器 WebSphere 中 间件软件的版本为 5 1 c 客户端硬件 基本使用配置较好的品牌电脑 安装的操作系统为 Windows XP d 网络环境 目前杭州市财政局的局域网络已经比较完善 政府城域网 内网 已 经覆盖 130 多家一级行政事业单位和少量二级行政事业单位 其余行政事业单位 通过 Internet 网络与外网服务器进行连接 3 3 试点单位调研情况试点单位调研情况 a 本次软件实施的试点单位为杭州市市级机关事务管理局 杭州市公安局 杭州市 教委等三家单位 通过对他们的调研 基本掌握了杭州市资产管理的现状 b 调研结果如下 为了实现对行政事业单位资产的存量和增减变动的实时监控和动态管理 确保每一个具体资产相关内容的真实性和完整性 调研过程中我们充分讨 论了资产的合理分类方案 并对各个类别资产的共有属性和特殊属性进行 了较为深入的调查 确保资产的信息真实详尽 又能符合管理和统计的需 要 NEWGRANDNEWGRAND XX 市财政局资产管理项目文档 第 2 页 共 12 页 审批 综合处 财政局分管局长 审批 在软件中 需要能够分别按财政 归口部门 单位分三级对资产数据进行 汇总和统计 并能分别按资产类别 单位对资产的变动自动生成明细表和 汇总表 能够自动生成资产相关的报表 如 行政事业单位年度资产决算报表 普通高校固定资产增减变动明细表 十六大类 杭州市级行政事业单 位固定资产基础资料表 等 并能对报表中的数据进行分析 为了便于年底资产报表的制作 需要为教委专门设置一套教育技术设备编 码 在资产代码 教育部技术设备编码 国标码之间设置相应的对应关系 使得本系统能够满足学校 教委 财政 教育部对教育系统资产管理的要 求 确定资产在日常变动审批过程中所涉及到的岗位 包括单位资产管理人员 单位资产负责人 主管部门审批人 财政分管处室审批人 综合处经办人 综合处负责人 财政局分管局长 确定资产在日常变动过程中所涉及到的审批流程 产权登记 杭州市所有行政事业单位必须向财政局综合处申报 办理产 权登记手续 资产变动的部门审批流程 资产变动的分岗位审批流程 单件资产价格在 10000 以下的审批流程 单位资产管理人员 提出申请提出申请 单位资产负责人 审核确认审核确认主管部门审 批人 审核通过审核通过 即可 同时报送综合处备案 单件资产价格在 10000 以上的审批流程 单位资产管理人员 提出申请提出申请 单位资产负责人 审核确认审核确认主管部门审 批人 审核通过审核通过 财政分管处室 审批通过审批通过 综合处经办人 审核通过审核通过 综合处负责人 审核通过审核通过 财政局分管局长 审批审批 部分行政事业单位已经使用软件对本单位或本系统的资产进行管理 为了 加快工作进度 减少工作量 需要设置 EXCEL 数据导入格式 以方便现有 审批 下级单位主管部门 下级单位 财政分管处室 1 万元以上 审核审批 1 万元以下 备案 NEWGRANDNEWGRAND XX 市财政局资产管理项目文档 第 3 页 共 12 页 软件中的数据通过 EXCEL 导入格式转换以后直接导入到资产管理系统中 重要提醒 重要提醒 请在进行软件数据初始化之前 请核对资产账的数据和财务账 上的数据 确保数据的准确无误 否则会导致返工 增加您的工作量 甚 至会严重影响软件项目进度 4 4 资产管理需求资产管理需求 对于软件 要求能适应经常性的业务变化 具有一定的灵活性 适用 安全 易变 并有超前 先进的管理思想 并能满足业务数据不断扩充的需要 对软件需 求可归纳为以下几个要点 软件应能满足杭州市各个行政事业系统的使用 软件应能实现各级单位资产数据方便 快速的进行传递 报送和汇总 系统应 具有较强大的自动汇总和数据分析功能 软件应能根据不同的权限分单位 分系统和集中查询资产 并且有多种检索条 件进行组合查询 软件应能根据不同人员的权限大小来设置审核 审批流程 达到对资产的实时 监控管理 软件应能提供方便 快捷的资产清查盘点操作方式 软件应具有人性化设计 具有流程重组和录入 输出界面的自定义功能 界面 友好 操作简单 易学易用 软件系统对数据和操作有完善的安全监控机制 切实保障资产信息存放与软件 操作的安全 供开放 灵活 易用的数据接口 使用户方的技术人员掌握这些接口 便于二 次开发或多次开发 所有的软件接口必须提供详细的说明文档 采用业界公认先进的和标准的硬件和软件技术 符合信息技术发展的趋势 保 证系统在可预见的阶段内有相当强大的生命力 三 三 系统解决方案系统解决方案 1 1 系统部署方案系统部署方案 为了实现对杭州市市级行政事业单位资产的集中管理 决定采用数据集中管理 模式 即软件的应用服务器和数据库服务器均存放在财政局信息中心 各客户端通 过政府城域网或 InterNet 网络和财政数据中心进行连接 并对数据进行实时更新 这样的部署方案 所有的数据都集中保存到财政信息中心 不仅便于数据的管理和 NEWGRANDNEWGRAND XX 市财政局资产管理项目文档 第 4 页 共 12 页 数据安全性的维护 而且还能与各客户端之间实现实时互动 及时更新软件的版本 共享数据信息 2 2 项目实施阶段项目实施阶段 根据杭州市财政局综合处对国有资产管理信息系统建设的规划和要求 我们将 本次项目划分为项目启动 蓝图设计 蓝图实现 系统运行 系统验收 售后服务项目启动 蓝图设计 蓝图实现 系统运行 系统验收 售后服务 六个阶段 如下图所示 在项目运行时每个阶段 每个固定的时点 每项任务 都 需按时提交相应的 项目进度报告 并交付每个阶段的输出成果 以确保项目经 理能准确把握项目进度 合理调配项目实施资源 使项目如期完工 蓝图设计 售后服务 蓝图实现 系统验收 系统运行 项目启动 1 1 项目启动阶段项目启动阶段 又称项目准备阶段 该阶段主要任务有 定义项目组织 进行总体规划 定 义项目执行与控制程序 召开项目动员会议 进行基本原理培训 进行项目规划 项目规划是个项目定义过程 明确本次信息系统的实施目标 范围 以及交付成果 对项目实施工作进行分解 包括制定项目里程碑计划 进 度计划 培训计划 资源计划 质量控制计划等 成立项目组织 资产管理信息系统是县国资系统中一项 特别任务 它涉及 到决策 立项 分析 选型 培训和实施 是一项规模性的信息系统工程 因此 需要一个专门机构来负责 其组织的最高层是项目领导小组 由项目实施双方的 相关人员共同组成 包括由用户单位最高领导即一把手负责 二把手 双方的项 目经理 项目工程中关键业务部门领导等组成 项目组织的核心是项目经理或项 目负责人 实行项目经理或负责人负责制 项目实施的双方都确定相应的本方的 项目经理或项目负责人 同时也可以聘用相应的咨询顾问 项目经理或项目负责 人组织相应的项目实施组以及专项实施工作小组 如分业务单元的工作组 专门 的编码工作组等 采用矩阵式的运作模式 定义项目执行与控制程序 项目质量保证过程中的关键要素 有明确定义的 且已经被证明是成功的项目管理方法将大大增加成功实现目标的机会 项目经理 NEWGRANDNEWGRAND XX 市财政局资产管理项目文档 第 5 页 共 12 页 与实施团队通过项目执行与控制程序可以 设立项目沟通交流机制及规范 发布 项目进度报告 这些报告可能送达到项目经理 质量总监及客户处 文档控制规 范 记录与客户之间的所有来往函件 保证任何被授权的人员随时可调用 对项 目实施过程中出现各种问题 争议 风险 范围变更等建立控制与管理规范 项 目执行与控制程序包括培训管理程序 会议管理程序 项目进度报告与控制程序 问题管理程序 争议管理程序 风险管理程序 变更管理程序等 该阶段工作流程如下图 里程碑计划 阶段实施进度计划 可选 月实施进度计划 培训计划 总体规划 资源矩阵 可选 资源数据表 可选 质量管理计划 可选 准备总体规划 总体调研计划 总体规划 项目组织 项目组通讯录定义项目组织 定义项目执行与控 制程序 项目执行与控制 程序准备项目动员会议 项目启动会议议 程 召开项目启动会 议 项目启动会议会 议记录 财务信息化原理培 训 结束 项目启动 项目进 度汇报 表 2 2 蓝图设计阶段蓝图设计阶段 项目蓝图设计阶段的主要工作为 进行项目调研准备 进行现有业务流程调 研与分析 获得未来业务流程分析 定义 本阶段主要工作为对用户进行前期业务培训 进行详细的需求调研和业务流 程模拟测试 最终确定所有业务流程 初始化方法等 并形成书面文件和指导手 册交各业务单元进行实际业务操作 具体工作流程如下 NEWGRANDNEWGRAND XX 市财政局资产管理项目文档 第 6 页 共 12 页 准备总体规划 现有流程调研 项目进 度汇报 表 详细调研问卷 详细调研问卷用例 开 始 准备里程碑会议 未来业务流程设计 会议记录 问题清单 现状调研报告 可选 举行里程碑会议 业务需求解决方 案 结束 详细调研计划 提交详细调研问卷及 用例培训 可选 里程碑计划 阶段实施进度计划 月实施进度计划 项目进度报告 项目交付成果质量检查表 内部使用 备备注注 蓝蓝图图设设计计阶阶段段产产生生的的各各种种 会会议议纪纪要要 详详见见会会议议管管理理程程序序流流程程 3 3 蓝图实现阶段蓝图实现阶段 该阶段是整个项目实施中的关键阶段 项目蓝图实现阶段主要任务是 进行 软件安装调试 应用预培训 进行基础数据准备 展开产品应用的详细分岗位培 训 指导基础数据录入与预培训 蓝图实现阶段按工作内容和时段又可分为系统初始化阶段和系统日常业务实 现阶段 通过前一阶段的项目蓝图设计制定了一系列的基础数据编码方案 会计 业务流程 初始化指导手册等资料 用户可依据来进行基础数据资料的整理的录 入 并在完成初始化工作的基础上进行系统的日常业务处理及工作流程培训实施 另外 为配合实施工作的顺利进行 在蓝图实现阶段要进行细致的培训工作 具 体培训内容将在项目实施前和用户实施小组一起研究编制的培训计划中预以说明 并且在具体的业务操作中 新中大项目实施经理和实施工程师将会在用户实际工 作现场予以相映的培训和指导 蓝图实现阶段具体工作流程详见下图 NEWGRANDNEWGRAND XX 市财政局资产管理项目文档 第 7 页 共 12 页 安装调试验收单 培训签到表 培训记录基础数据准备 制定基础数据收 集与转换策略 预培训 开 始 基础数据收集与转 换计划 基础数据收集与转 换计划进度检查表 安装调试通知单 项目进 度汇报 表 备备注注 蓝蓝图图设设计计阶阶段段产产生生的的各各种种 会会议议纪纪要要 详详见见会会议议管管理理程程序序流流程程 基础数据编码指 导手册 准备安装调试 指导用户制定初 始化计划 安装调试 基础数据收集与 转换策略 基础数据编 码指导 系统初始化进度检 查 提供基础数据收集 表 可选 基础数据收集表 基础数据收集与转 换计划进度检查表 是否延期计划调整 基础数据收集与转换计划 基础数据收集与转换计划进 度检查表 里程碑计划 阶段实施进度计划 月实施进度计划 Y YE ES S A A N NO O 蓝图实现阶段工作流程一 Y YE ES S N NO O 基础数据收集表 项目进 度汇报 表 培训签到表 培训记录 培训反馈表 提供基础数据收 集表 可选 指导用户确定数据 录入计划 系统初始化进度检 查 举行里程碑会议 里程碑计划 阶段实施进度计划 月实施进度计划 项目进度报告 项目交付成果质量检查表 备备注注 蓝蓝图图设设计计阶阶段段产产生生的的各各种种培培训训和和 会会议议纪纪要要 详详见见培培训训管管理理流流 程程和和会会议议管管理理程程序序流流程程 基础数据收集与转换 计划 基础数据收集与转换 计划进度检查表 制定数据录入策 略 动态数据录入计划 动态数据录入进度检查表 试运行评估报告调整系统设置并修 订相应文档 产品操作培训 是否需要调整 系统设置 试运行评估 可选 准备里程碑会 议 会议纪要 结 束 A A 蓝图实现阶段工作流程二 NEWGRANDNEWGRAND XX 市财政局资产管理项目文档 第 8 页 共 12 页 项目实现阶段的实施控制方法 检查项目计划 对每项该到期的工作任务作出一份足以说明该项任务情况的报告 要求简明扼要表达来龙去脉 确定项目进度例会制度 检查与考核项目计划执行情况 检查上一次会议纪要执行情况 研讨本次会议任务 如分析研讨出现问题 提出解决方案 确定优先级 决定当前或下一阶段的工作安排 必要时 邀请主管领导和各业务单元相关领导参加 作出会议纪要 不定期召开专题会议 研讨项目实施中出现的重大问题 重大问题改变 制定新政策及具体实施方法 明确计划进度和资源分配 必要时邀请业务部门领导参加 定期或按需向项目领导小组和最高领导报告 报告项目实施进度 已达到程度与水平 报告项目实施中成功事例 遇到的困难和存在的问题 提出解决重大问题建议和方法 提出下一步计划目标 争取领导更多的支持 文档管理 会议纪要分类管理 项目计划执行结果管理 项目实施组人员完成项目任务业绩管理 项目实施进程列入系统管理 实施期间 把每个主要过程处理结果和发生的重大问题及解决方法记录下来 工作任务管理与控制 测定工作状态 基本的目标是了解工作中正在进行内容 以及实施项目正在进 行的方向 对工作状态的跟踪能有效的帮助项目经理在较早的时候发现问题 解决 问题 从而可以充分利用存在的机会 项目实施进程能够从不同的角度被跟踪 NEWGRANDNEWGRAND XX 市财政局资产管理项目文档 第 9 页 共 12 页 比较计划的进度和实际的进度 利用甘特图去比较原来的计划进度和实际的进 度 为了分析它们 在获得信息时 建议项目经理使用 Project 等项目管理软件记 录任务的实际开始时间 实际结束时间 分析变动原因 如果项目经理发现了存在的变化 那么 它们为什么会发生呢 一个显而易见的原因是任务的日期和期限都将延期 第二个原因是你增加更多的任 务和细节 而它们有可能影响到整个进度 第三 也许客户方的人力资源投入不够 致使项目延期 第四 向项目领导层报告 当项目经理一旦发现变动原因超出其能力协调范围之外 一个重要的行动指南是要向项目领导层报告 让他们知道情况并获得支持 向项目 领导层递交的报告包括 项目进度报告 这是一种趋向于关注成就的报告方式 在这种报告里 已完 成的具体工作和重要事件将被列举出来 基于问题 争议 风险 变更等类别的状态报告 这种报告指出了需要领导 层亲自干预的各种问题 争议 风险等 协调解决问题 项目的实施涉及面比较广泛 实施中要涉及到技术 组织 管 理 流程及竞争等诸多问题 对于管理信息系统的成功实施来说 问题管理是一个 关键要素 如果一个关键问题或者一系列关键问题没有被解决 整个项目的进程就 会被减慢甚至停滞 当项目经理发现某些事情可能是潜在的问题或风险时 应当启 动问题管理程序 进而采取行动来解决问题 作为解决问题的重点 应该集中精力 到影响项目进度的瓶颈问题上去 其中 对项目实施过程中的会议管理流程如下 会议签到表 用户培训签到 会议纪要 会议通知 结 束 制作会议通知单 下达会议通知单 备备注注 本本会会议议工工作作流流程程适适用用本本项项目目中中所所有有会会议议 开 始 会议举行 4 4 系统运行阶段系统运行阶段 系统运行阶段的主要任务是 进一步完善系统 提高客户方终端用户对系统的 熟练程度 确保系统成功交付 NEWGRANDNEWGRAND XX 市财政局资产管理项目文档 第 10 页 共 12 页 当系统完成初始化 并进行日常动态数据录入测试后 开始进入系统运行阶段 在系统运行阶段必须对所有的系统操作人员按岗位分工进行详细的系统日常业务操 作培训 系统业务处理流程培训 特殊业务处理方法培训 系统常见问题处理方法 培训 并提供相关操作手册以供用户在日常工作中随时查阅 在此阶段提供两种方 式的培训 即授课培训和现场培训 5 5 系统交付阶段系统交付阶段 检查系统功能是否合乎验收标准 所交付的文档是否齐全 工作准则与规程 可选 已签字的 交付文 档验收标准 指导用户定义员工权限 结 束 备备注注 蓝蓝图图设设计计阶阶段段产产生生的的各各种种培培训训和和 会会议议纪纪要要 详详见见培培训训管管理理流流 程程和和会会议议管管理理程程序序流流程程 文档是否完整补齐文档 项目进 度汇报 表 项目验收报告 开 始 指导用户编制 工作准则与规程 是否需要调整 系统设置 调整系统设置并修 订相应文档 准备系统交付 系统验收文档验收 功能验收 Y YE ES S N NO O N NO O Y YE ES S 6 6 售后支持阶段售后支持阶段 通过日常软件应用支持 日常软件维护支持 软件版本升级支持等工作 为持 续的应用改善和进步提供支持 3 3 项目实施阶段及控制点项目实施阶段及控制点 实施方案确认 实施方案确认 对新中大项目实施人员提出的项目实施方案和基础数据设 置方案进行确认 软件初始化完成确认 软件初始化完成确认 所有单位的初始数据导入到系统中 并完成软件初始 化确认 NEWGRANDNEWGRAND XX 市财政局资产管理项目文档 第 11 页 共 12 页 软件实施完成 软件实施完成 完成软件操作培训 软件基本进入正常运行状态 软件验收 软件验收 软件在全市市级行政事业单位全面推广使用 软件中不存在重 大功能性问题 对财政局方面提交的具有影响资产管理实际工作的关键性需求 在软件验收之前要完成修改 对软件实施和使用过程中提交的方便性需求或其 他附加需求 将在软件后期维护阶段逐步完善 后期维护 后期维护 对软件使用过程中出现的问题 新中大公司将提供现场上门 电话支持 网络远程控制等服务方式 并完善软件的需