内部控制关键节点及管理职责

内部控制关键节点及管理职责 1 内部控制关键节点及管理职责内部控制关键节点及管理职责 一 一 资金控制资金控制 一 资金管理风险与关键环节点控制 一 资金管理风险与关键环节点控制 1 1 资金管理风险资金管理风险 资金 是指公司所拥有或控制的现金 银行存款和其它货币资金 可以说 资金是公司进行经营活 动的必要前提条件 没有资金或资金不足 公司的经营活动就难以实现 因此 公司进行资金管理 保 证资金安全 提高资金使用效率至关重要 公司在进行资金管理过程中 至少应当关注以下风险 1 资金管理违反国家法律 法规 可能遭受外部处罚 导致经济损失和信誉损失 2 资金管理未经适当审批或超越授权审批 可能因重大差错 舞弊 欺诈而导致损失 3 银行账户的开立 审批 使用 核对和清理不符合国家有关法律 法规要求 可能导致公 司受到处罚造成资金损失 4 资金记录不准确 不完整 可能造成账实不符或导致财务报表信息失真 5 有关票据的遗失 变造 伪造 被盗用以及非法使用印章 可能导致资产损失 法律诉讼 或信用损失 2 2 资金管理关键环节控制资金管理关键环节控制 公司在进行资金管理 实施资金内部控制过程中 为减少或避免上述可能发生的风险 应加强以下 关键环节控制 1 职责分工 权限范围和授权审批程序应当明确 机构设置和人员配备应当科学 合理 2 现金 银行存款的管理应当合法 合规 银行账户的开立 审批 使用 核对 清理 严 格有效 现金盘点和银行对账单的核对应当严格按规定执行 3 资金的会计记录应当真实 准确 完整和及时 4 票据的购买 保管 使用 销毁等应当完整记录 银行预留印签和有关印章的管理应当严 格有效 二 职责分工与授权批准 二 职责分工与授权批准 1 1 资金管理控制岗位职责 资金管理控制岗位职责 资金管理的基本要求为 账款分离 公司实行资金内部控制 应建立岗位责任制 明确相关部门 和岗位的职责权限 确保办理资金业务的 不相容岗位 相互分离 制约和监督 所谓 不相容岗位 是指如由一人担任就可能发生错误和舞弊行为 也可能掩盖其错误和弊端行 为的职务 不相容职务分离的核心是 内部牵制 它要求每项经济业务要经过两个或两个以上的部门 或人员的处理 使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系 并受其监督和制 约 内部控制制度的建立和实施必须贯彻不相容职务分工的原则 2 2 公司中资金管理所涉及的岗位及其职责权限 公司中资金管理所涉及的岗位及其职责权限 资金管理资金管理 控制岗位控制岗位 主要职责主要职责不相容职责不相容职责 内部控制关键节点及管理职责 2 总经理1 制定公司开户的政策 程序并进行适当的授权 2 审批有关资金管理制度 3 审批现金 银行存款的支付申请 1 具体的财务 会计工作 2 与金融机构洽谈业务 各部门管理岗 位 1 部门用款申请 2 授权范围内审批部门个人用款申请 1 具体的财务 会计工作 2 与金融机构洽谈业务 财务中心负责 人 1 审核有关资金管理制度 2 批准银行开户 3 与金融机构洽谈 4 权限范围内审批现金申请 具体的财务 会计工作 财务经理1 组织制定有关资金管理制度 2 权限范围内审批现金申请 3 与金融机构洽谈 4 指导 协调资金管理工作 5 抽查现金盘点表 票据登记本 银行余额调节表 1 具体的记账工作 2 审核有关资金管理制度 3 复核现金记录 4 复核银行月调节表 资金主管1 制定有关资金管理制度 2 办理银行开户 销户等 3 复核现金盘点表 4 复核银行余额调节表 5 复核部门及个人用款申请 6 复核现金记录和票据登记本 1 编制现金盘点表 2 制作银行余额调节表 3 办理现金 银行存款支付 4 登记现金和银行存款日记 账 出纳1 盘点现金 编制现金盘点表 2 按规定办理部门及个人用款支付 3 编制银行 现金日记账 4 核对银行存款对账单 编制银行存款余额调节表 定期与总账核对银行 现金日记账 5 各种记账凭证 资金文件的整理 归档 6 银行预留印签和有关印章的保管 1 审批现金申请 2 复核现金记录 3 复核票据登记本 4 保管财务专用章 5 制作银行余额调节表 会计人员1 审核业务经办人员编制的原始凭证 2 编制记账凭证 3 编制资金总账 1 取得或编制原始凭证 2 办理资金业务 审核人员1 审批资金日记账 2 审核资金总账 3 审核资金办理手续 4 盘点库存资金 1 编制资金日记账及总账 2 办理资金业务 3 保管资金 3 3 资金支付管理制度资金支付管理制度 参见 参见 2013 2013 公司级管理制度公司级管理制度 4 4 审批权限表审批权限表 5 5 资金支付审批流程节点 资金支付审批流程节点 开始 用款人填写报销单或资金申请单并签名 各中心 办 负责人审核签字 财务主管 经理 内部控制关键节点及管理职责 3 负责人核准 总经理或职务代理人审批 财务部会计审核并编制记账凭证 出纳付款 结束 6 6 资金支付审签人的责任规定 资金支付审签人的责任规定 1 用款人应如实反映资金支付内容 在资金申请单 报销单上签字 对资金支付结果负直接责任 2 各部门负责人对本部门资金支付的真实性 合理性及必要性负责 并在此基础上审核签字 对 资金支付的结果负责 3 对资金支付具有最终审批权限的人员 对资金支付的结果负领导责任 7 7 资金支付的程序规定资金支付的程序规定 1 公司各部门应按照规定的程序办理货币资金支付业务 2 支付申请 各部门或个人用款时 应提前向审批人提交付款申请 注明款项的用途 金额 预 算 支付方式等内容 并应随附有效经济合同或相关证明 3 支付审批 审批人应当根据货币资金授权批准权限的规定 在授权范围内进行审批 不得超越 审批权限 对不符合规定的货币资金支付申请 审批人应当拒绝批准 4 支付复核 财务部复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核 复核货币资金支付申请 的批准程序是否正确 手续及相关依据是否齐备 金额计算是否准确 支付方式是否妥当等 复核无误 后 交由出纳人员办理支付手续 5 办理支付 出纳人员应当根据复核无误的支付申请 按规定办理货币资金支付手续 及时登记 现金和银行存款日记账册 二 采购控制二 采购控制 一 采购管理风险与关键环节控制 一 采购管理风险与关键环节控制 1 1 采购管理风险采购管理风险 采购 主要是指公司外购商品 物资 劳务等并支付价款的行为 公司在采购管理方面至少应关注 采购业务涉及的以下风险 1 采购行为违反国家法律 法规和公司制度规定 可能遭受外部处罚导致经济和信誉损失 2 采购未经适当审批或超越授权审批 可能因重大差错 舞弊 欺诈而导致损失 3 请购依据不充分 不合理 相关审批程序不规范 不正确 可能导致公司资产损失 资源浪 费或发生舞弊行为 4 采购计划程序失控 依据不当 分解不到位与其他计划不协调 可能造成资源浪费 5 盲目签订采购合同 采购合同条款无效或不利以及违约 可能导致公司资金损失 6 验收程序不规范 可能造成账实不符或资产损失 7 付款方式不恰当 支出有偏差 可能导致资金损失或信用受损 2 2 采购管理关键环节控制采购管理关键环节控制 公司在实施采购控制过程中 至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制 1 建立采购业务岗位责任制 明确相关部门和岗位的职责 权限 确保相互分离制约 2 依据购置商品 物资和劳务等类型 确定归口管理部门 授予相应请购权限并制定相应的请 购程序 3 明确规定规范采购方式 供应商选择 验收程序及计量方法 确保采购流程透明 内部控制关键节点及管理职责 4 4 加强采购方面信息的收集 明确信息沟通方式 5 明确规定付款方式和程序以及供应商的对账办法 确保凭证和记录的完整 二 职责分工与授权批准 二 职责分工与授权批准 1 1 采购管理控制岗位职责采购管理控制岗位职责 公司应当建立采购管理的岗位职责制 明确相关部门和岗位的职责 权限 确保办理采购业务的不 兼容岗位相互分离 制约和监督 2 2 采购管理控制岗位职责采购管理控制岗位职责 采购管理采购管理 控制岗位控制岗位 主要职责主要职责不相容职责不相容职责 总经理1 审批采购部门各项规章制度 2 审批年度采购预算和采购计划 3 审议批准合格供应商名单 4 审批预算及计划外采购项目 5 批准请购单和重要购货合同 1 拟定采购计划和购货合同 2 制定采购部门各项规章制度 3 选择供应商 财务负责 人 1 审核采购部门各项规章制度 2 审核年度采购预算和采购计划 3 审核预算及计划外采购项目 4 根据权限审批请购单和购货合同 1 审批年度采购预算和采购计划 2 审批预算及计划外采购项目 3 制定采购部门各项规章制度 采购部门 负责人 1 制定采购部门各项规章制度和工作流程 2 编制年度采购预算和采购计划 3 审核购货合同和采购订单 4 在授权范围内签订购货合同 5 办理大宗商品及重要物资的采购 6 组织进行合格供应商的选择和评审 1 批准采购计划及预算 2 批准计划外采购项目 3 选定合格供应商名单 4 填写采购订单 5 起草购货合同 采购员1 进行市场调查 填写询价比价单 2 负责起草购货合同和编制采购订单 3 提出付款申请 4 实施采购 办理退换货事宜 5 建立 更新与维护供应商档案 6 参与对供应商质量 交货情况等的评价 1 制定采购部门规章制度 2 制订年度采购计划及预算 3 审批购货合同和付款申请 财务部经 理 1 审核购货合同及付款申请 2 审批会计提交的付款凭证 3 参与合格供应商评审 4 参与商定对供应商的付款条件 1 实施采购 2 编制采购预算和采购计划 3 执行具体结算工作 应付款会 计 1 核对原始凭证并入账 2 审核付款凭证 批准付款 内部控制关键节点及管理职责 5 3 供应商明细账及合同台账管理 出纳支付货款编制付款凭证 请购部门1 编制本部门年度采购预算和采购计划 2 提交推荐供应商名单 3 提交请购单 4 参与检查采购物资质量 5 参与合格供应商选择评审 6 对不合格及报废商品 物资提出处理意 见 1 实施采购 2 审批请购单 3 决定供应商名单 质量控制1 事先检验样货质量 2 检验所购物资的质量 1 实施询价比价 2 物资在库管理 技术评审1 提供对所购物资的专业技术建议 2 参与采购物资的技术检验工作 采购物资的询价比价 物流部门1 参与外购商品 物资的出入库验收 2 外购商品 物资的标识 保管 收发 3 提出外购物资的补仓申请 具体实施采购 3 3 采购预算管理采购预算管理 1 编制采购预算 根据公司经营目标确定采购预算项目 建立预算标准 采用一定的编制方法和程序 将公司在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来 根据公司年度销售计划 采购员汇总 整理各组别采购预算后 编制采购总预算 由采购经理补充完善后 交财务部和预算管理 委员会逐一核准 上交总经理审批 2 执行采购预算 将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员 对预算执行过程进 行监控 3 分析和调整采购预算差异 在预算执行过程中 采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据 即预算的实际执行结果与预算数进行比较 编制预决算分析报告 如果有差异 要分析差异产生的原因 和责任归属 制定控制差异或调整预算的具体措施 4 采购预算资金控制 在采购预算资金控制中 必须对采购预算资金实行限额审批制度 部门负责人 只能在自己的权限内进行审批 限额以上的采购申请应按公司请购审批制度办理请购 严格控制无预算 的资金支出 对于预算内的采购项目 请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续 对于超预算和 预算外采购项目 采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核 最终由总经理审批后才能给予办理 4 4 采购方式控制采购方式控制 1 订单采购方式 采购部根据批准的请购单签发订购单 订购单上注明求购商品或劳务的具体项目 价格 数量 交货时间等 送交供应商并表明购买意愿 供应商按订单上面的要求生产和供应商品或劳务 订单在提交给供应商之前 应由部门负责人检查订单的合理性 2 合同订货方式 采购部与供应商通过谈判 就采购的货物的质量 数量 价格水平 运输条件 结算方式等项 内部控制关键节点及管理职责 6 内容达成一致 并且以购销合同的形式确定下来 供应商按合同提供货物并取得货款 公司按合同验收货物并支付款项 3 直接采购方式 采购人员根据批准的请购单 就其所列货物 直接向供应商购买的一种采购方式 4 比质比价采购方式 选择三家以上的供应商 就其质量 价格 供货期等进行对比分析 在符合质量标准的前提下 选 择价格最低的供应商 5 紧急采购方式 因紧急情况 需要以最快的速度使采购商品或劳务到位 紧急采购方式一般只有在临时性 突发性需要时方可采用 5 5 采购方式选择采购方式选择 1 根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式 2 一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式 3 小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式 4 重要的商品或劳务应当经过决策论证和特殊的审批程序后 采用订单或合同方式或者比质比价方式 5 大宗商品的采购 基建或装修项目主要物资的采购以及其它金额较大的大宗物资采购采用比质比价 采购方式 6 6 采购验收管理采购验收管理 1 货物到货后 货物验收人员应会同使用部门根据 订单 合同 等采购文件核对货物名称 规 格并清点数量 并根据实际数量确认 入库单 2 验收过程中如发现货物与 订单 或 合同 所载内容不符 应通知办理采购的人员及相关部门进 行处理 3 验收过程发现货物有污渍 破损 受潮 霉变等异常情况而且达到一定程度时 验收人员应及时通 知采购人员通知第三方物流或供应商前来处理 并尽可能维持其状态以利于公证作业 第三方物流或供 应商确认后 验收人员开 退货单 呈送部门负责人核实后 报采购部门及财务部门办理 4 交货数量超过订购量的部分应退回供货商 交货数量末达到订购数量 以要求补足为原则 由验收 人员通知采购部门联络供应商进行处理 检验不合格的货物退货或货物需要更换的 要与供方协商解决 需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门 7 7 采购付款管理采购付款管理 收到供应商发票后 采购员将供应商发票与购货订单及合同进行比较 确认商品种类 数量 价格 折扣条件 付款金额及方式等是否相符 核对无误后交财务部 财务部将收到购货发票 入库单与购货 订单 送货单 购货合同等进行复核 检查其真实性 合法性 合规性和正确性 已确认的应付款应及 时支付 以便按规定获得现金折扣 加强与供应商的良好关系 并维持企业信用 8 8 采购退货管理采购退货管理 验收人员应该严格按照公司的验收标准进行验收 不符合公司验收标准的货物视为不合格货物 不 合格货物应办理退货 1 对于数量上的短缺 采购员应该与供应商联系 要求供应商补足 或价款上予以扣减 2 对于质量上的问题 采购员应该通知代理门店或物流 决定是退货还是要求供应商给予适当的 折扣 内部控制关键节点及管理职责 7 3 采购员在货物退回时 确认 退货单 其内容包括退货的数量 价格 日期 供应商名称以 及货款金额等 财务部应根据 退货单 调整应付账款或催办退货货款的回收手续 4 采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣 需要同供应商商议确定 折扣金额必须由 财务部审核 折扣金额确认后 财务部应编制 应付调整单 三 应付账款管理 三 应付账款管理 1 应付账款是公司因购买商品 物资或接受劳务等而应付给供应商的款项 2 应付账款必须由财务部应付账款会计管理 应付账款的管理和记录必须由独立于请购 采购 验 收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责 按付款日期 折扣条件等项规定管理应付账款 以 保证采购付款内部控制的有效实施 3 应付账款的确认和计量应真实和可靠 应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原 始凭证 这些凭证主要是供应商开具的发票 质量管理部门的验收证明 供应商转来的结算凭证 物流 部门的入库单 退货单等 应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性 合法性 完整性 合规性及正 确性 4 应付账款必须及时登记到应付账款账簿 应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应 付账款明细账 应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算 在此基础上还可以进一步按购货合 同进行明细核算 5 及时冲抵预付账款 财务部收到供应商开具的发票以后 应该及时冲抵预付账款 6 正确确认 计量和记录折扣 财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认 计量和记录 以确定 实际支付的款项 7 应付账款的授权支付 财务部接到已到期的应付账款应及时支付 按权限审批后才能办理结算与 支付 8 应付账款的结转 财务部应该按照应付账款总账和明细账按月结账 并相互核对 出现差异时 应编制调节表进行调节 9 应付账款的检查 财务部按月从供应方取得对账单 与应付账款明细账或未付凭单明细表互相 核对 若有差异应查明差异产生的原因 如果追查结果表明无会计记录错误 则应通知经办人员及时与 债权人取得联系 以便调整差异 采购部门经办人员应定期从供应商处取得对账单 并进行核对 调节 工作 10 同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核 按权限批准 财务部设置应付票据账簿 并认真做好应付票据的核算工作 票据的登记人员不得兼管票据的签发 三 存货控制三 存货控制 一 存货管理风险与关键环节控制 一 存货管理风险与关键环节控制 1 1 存货管理风险存货管理风险 公司要加强对存货管理的控制 确保存货安全和提高存货运营效率 就需要对存货管理可能存在的 风险进行全面了解 公司需要关注的存货管理风险如下 1 存货业务违反国家法律 法规 可能遭受外部处罚 导致经济损失和信誉损失 2 存货业务未经审批或超越授权审批 可能因重大差错 舞弊 欺诈而导致资产损失 3 存货保管不善 可能导致存货损坏 变质 浪费 被盗和流失等 4 存货盘点工作不规范 可能由于未能及时查清资产状况而导致财务信息不准确 资产和利润 内部控制关键节点及管理职责 8 虚增 2 2 存货管理关键环节控制存货管理关键环节控制 针对存货管理存在的风险 需要对存货管理的关键环节进行控制 存货管理控制的关键环节如下 1 明确各部门存货管理的职责分工 权限范围和审批程序 2 科学 合理地设置机构和配备人员 3 明确存货请购的事项 请购的依据应当充分 适当 4 存货管理控制流程应当清晰严密 存货管理的原则和程序应当明确规范 5 存货的确认 计量和报告应当符合国家统一的会计准则 制度的规定 3 存货管理控制岗位职责存货管理控制岗位职责 存货管理存货管理 控制岗位控制岗位 主要职责主要职责不相容职责不相容职责 总经理1 审批存货管理的采购 保管 使用 处置等政策和制 度 2 审查 审阅存货管理重要财务报表 3 审批盘盈 盘亏的应对策略和方法 1 制定存货管理的政策和制度 2 编制存货管理的财务报表 3 制定盘盈 盘亏应对策略和方 法 物流主管1 审核仓库物资管理台账 2 审核月入库 出货报告 3 审核并确认盘点报告 4 审核存货保险购买申请 1 编制仓库物资管理的台账 2 编制月入库 出货报告 3 编制盘点报告 4 办理存货保险购买申请手续 仓管员1 进行货物验收和出入库手续办理 2 填写 更新仓库台账 卡片 3 进行在库存货的日常盘点 4 编制在库存货的日常盘点表 5 参与月度盘点和年度盘点 6 制作月收货 出货报告 1 复核存货的出入库手续 2 复核仓库台账 3 复核在库存货的日常盘点表 4 审核在库呆 废品的处理意见 5 监督在库呆 废品的处理 6 组织月度盘点和年度盘点 7 复核月收货 出货报告 质管员1 开展专业性要求较高的存货出入库验收 2 抽查存货的常规性入库检验工作 进行常规性存货的入库检验 采购员1 审核存货使用部门提出的采购申请 2 编制存货采购的制度 预算 计划 3 组织实施存货采购的市场调研 询价 比价 合同谈 判 合约签署等工作 1 编制采购申请 2 审批采购的制度 预算 计划 财务部经 理 1 审核存货采购 保管 使用 处置过程中形成的财务 和会计报表 2 提出存货账目调整的政策 3 根据管理层的意见调整存货账目 4 组织开展年度存货盘点和月度存货盘点 1 编制存货采购 保管 使用 处置过程中形成的财务和会计报表 2 决定存货账目的调整政策 3 决定购买存货保险 内部控制关键节点及管理职责 9 5 参与决策存货保险 存货会计1 编制存货采购 保管 使用 调拨 处置形成的财务 和会计报表 2 审核存货采购费用和金额 审核存货采购货款的支付 3 复核仓库台账和仓库出入库单 盘点表 汇总表等 1 审核存货采购 保管 使用 调拨 处置形成的财务和会计报表 2 编制仓库台账和仓库出入库单 盘点表 汇总表等 请购部门1 审核本部门所用存货申领单 2 填写本部门所用存货申领单 3 办理本部门所用存货的申领手续 办理存货申领手续 保安员检查进出公司大门的货物更新仓库台账 卡片 4 4 存货储存管理控制存货储存管理控制 1 存货入库管理 入库核对实物品名 款号 颜色 尺码 数量与采购合同一致 观察包装完 好程度 并清点实物数量 进行实物质量检查 审核 入库单 存货入库按实收数量计算 因产 品质量问题发生的退货 应分清责任 妥善处理 贮存在仓库的货物 按照货物的品名 款号 颜 色 尺码等分区归类整洁摆放 在货架上作相应的标识 并制作 仓库货物摆放平面图 张贴在 货架处 2 库位规划和布局管理 仓库人员根据商品 物料的出入库情况等规划所需库位及其面积 有效 利用库位空间 库位配置应配合仓库内设备 例如消防设施 通风设备 电源等 及所使用的储运 工具规划运输通道 收发频繁的商品需在进出便捷的库位存放 相同规格品名的存货不能放在两个 仓库内 存货堆放根据不同存货的包装形态设定堆放方式及堆积层数 存货应于每一库位设置货卡 标示牌 标示其品名 款号 颜色 尺码 库位数量 每次进出货 及时更改存量 做到卡 账 货相符 3 存货防火 防盗等安全管理 仓库禁止无关人员进入 所有入库人员均需按照规定履行审批程 序 必须在仓库工作人员的陪同下进出仓库 并遵守仓库管理制度 所有人员不得携带手提包 纸 袋等进入仓库 确需带入的 须允许仓库工作人员进行检查 库房设施必须符合防火 防盗 防潮 防鼠标准 货架应达到安全要求 仓库工作人员应定期 或随时检查存货的防水 防火 防盗 防鼠安全设施 保持仓库环境卫生和过道畅通 并做好防火 防潮 防盗 防鼠等安全防范的工作 学会使用灭火器等工具 每天下班前须检查各种电器电源等 安全情况 任何人员不得在仓库内吸烟 用餐 不得将饭盒 零食等带入到仓库 严格遵照存货对仓库的 贮存环境要求进行贮存保管 定时对存货进行清洁和整理 仓库工作人员按照财务要求及时记录所有货物进出仓账目情况 每天做好盘点对数工作 保证 账目和实物一致 仓库工作人员不得挪用 转送仓库内的任何物品 其它人员需要到仓库借用货物 的 必须经本部门负责人批准 仓库的钥匙由仓库工作人员专人保管 不得转借 转交他人保管和 使用 更不得随意配制 4 存货账目管理 存货账目的范围包括入库单 出库单 存货明细账以及台账等 所有出入库物 资 均需按品种登记入库单和出库单 并将收 发货数量登记后结出余额 随时与实存数量进行核 对 并做到账实相符 如有不符 应查明原因 及时纠正处理 存货明细账记录应有合法依据 凭 内部控制关键节点及管理职责 10 证必须完整无缺 仓库工作人员每月定期同财务部会计核对出 入库单和明细账 台账 确保账实 相符 账账相符 二 存货核算工作规范 二 存货核算工作规范 1 1 存货的核算与计价存货的核算与计价 1 建立存货核算体系 财务部进行存货的总分类核算和二级明细分类核算 存货仓库进行存货的 三级明细核算 财务部设置总账和明细分类账 各存货仓库设置数量 金额的存货明细账 并按照 存货的商品编码 品名规格反映收入 发出和结存情况 2 存货核算职责分配 财务部的存货核算人员定期对仓库存货收 发 存账目进行稽核 仓库工 作人员每月向财务部和其它有关部门报送存货收发存明细表和存货耗用明细表 存货核算人员与仓 库工作人员相互配合 确保仓库存货明细账与财务部存货明细分类账相符 3 存货计价原则 存货成本计价的总原则是按实际成本入账 即在存货收发凭证 存货明细账和 总账上均以实际价格反映存货的收发存情况 4 计价办法 仓库工作人员在收货时根据入库单逐笔登记每笔存货的数量 单价及金额 财务部 存货核算人员按加权平均法计算确定存货的实际价格 发出的存货 按照会计人员已确定的账面实 际价格计价 计算发出存货的金额 发出存货的计价方法一般采用加权平均法 即以期初存货的数 量和本期收入存货数量为权数计算存货的平均单位成本 据以对发出存货进行计价 2 2 存货成本的确认存货成本的确认 1 存货以其成本入账 这里所指的成本是指存货的历史成本或实际成本 包括采购成本 加工成 本和其它成本等 2 存货的采购成本 包括采购价格和其它税金 3 存货的加工成本 包括直接人工费用和按照一定方法分配的制造费用 4 其它成本 主要是指除采购成本 加工成本外 使存货达到目前场所和状态所发生的其它支出 如为特定客户设计产品所发生的设计费用等 5 下列费用不包括在存货成本中 应在其发生时确认为当期费用 运输费 装卸费 保险费以及 其它可直接归属于存货采购的费用 仓储费用 6 部门领用或发出的存货 应当按照实际成本核算 7 存货的收入和发出 均应有经过相应权限审批和符合规定的入库单和出库单作核算依据 3 3 自制存货成本的核算自制存货成本的核算 1 公司自制的存货 以制造过程中的各项实际支出 作为实际成本 主要包括制造过程中耗用的 各种外购原材料 辅助材料 外购燃料及动力 直接从事产品生产人员和车间生产管理人员工资及 福利费 固定资产折旧费和其它费用 2 公司应当按照成本计算对象来归集 分配生产费用 设置经营成本 直接材料 直接人工 制 造费用 明细分类账 3 公司应当根据制造费用的性质 合理选择制造费用的分配方法 可选用的分配方法通常有以生 产工人工资 按生产工人工时 按机器工时 按耗用原材料的数量或成本 按直接成本 原材料 燃料 动力 生产工人工资及福利费之和 按产品产量等 4 在同一生产过程中 如果同时生产两种或两种以上的产品 并且每种产品的加工成本不能直接 内部控制关键节点及管理职责 11 区分 这些加工成本应按照合理方法在各种产品之间进行分配 5 公司月末计算在产品成本时 如果某种产品尚未全部完工 应当采取适当的方法划清完工产品 和在产品的费用界限 不能直接将全部的生产费用转为完工产品的成本而不考虑在产品成本 四 工程项目控制四 工程项目控制 一 工程项目管理风险与关键环节控制 一 工程项目管理风险与关键环节控制 1 1 工程项目管理风险工程项目管理风险 工程项目的风险是指影响项目目标实现的各种事件发生的可能性 工程项目必然存在风险 公 司应当关注的涉及工程项目的风险 具体如下 1 工程项目立项准备不充分和工程项目立项无审批 2 工程项目决策失误 可能造成公司资产损失或资源浪费 3 工程项目预算不准确 不科学 可能导致预算支出失去有效控制 4 工程项目预付款 进度款的支付与合同不一致 与会计记录不符 5 工程项目施工过程质量不合格 可能导致工程项目成本支出加大和存在安全隐患 6 工程项目进度掌握不合理 进度款支付与实际进度不一致 导致进度控制失效 工程项目造 价方法 依据和程序不合理 导致工程造价不准确 存在较大差异 7 工程项目决算未经领导审批或审批流程不规范 可能导致决算不准确 不规范 8 工程项目转固定资产的原始依据不完整 不充分 不合规 影响工程项目按时投入 9 工程项目会计处理和相关信息不合法 不真实 不完整 可能导致资产损失或账实不符 2 2 工程项目管理关键环节控制工程项目管理关键环节控制 公司在建立与实施工程项目内部控制体系的过程中 为了避免或减少工程项目风险给公司带来的各 种负面影响 应当强化对工程项目关键环节的控制 1 职责分工 权限范围和审批程序应明确 规范 机构设置和人员配备应科学 合理 2 工程项目的决策依据应当充分 适当 决策过程应当科学 规范 3 概预算编制的依据 内容 标准应当明确 规范 4 委托其他单位承担工程项目 相关招标程序和合同协议的签订 管理程序应明确 5 价款支付的方式 金额 时间进度应当明确 6 竣工决算环节的控制流程应当科学严密 竣工清理范围 竣工决算依据 决算审计要求 竣 工验收程序 资产移交手续等应当明确 7 工程项目的确认 计量和报告应当符合国家统一的会计准则制度的规定 3 3 工程项目管理控制岗位职责工程项目管理控制岗位职责 工程项目管工程项目管 理控制岗位理控制岗位 主要职责主要职责不相容职责不相容职责 总经理1 审批项目建议书 2 审批可行性研究报告 3 审批工程项目概预算报告 4 组织开展项目招标 审批中标单位 5 审批工程更改报告 1 编制工程项目建议书 2 编制工程项目可行性报告 3 编制工程项目的概预算 4 编制工程项目招标文件 5 编制工程更改报告 内部控制关键节点及管理职责 12 6 审批工程项目竣工验收报告 6 编制工程项目验收报告 财务部经理1 审核工程 采购付款计划 2 审核工程 采购款项的支付 3 审核工程项目竣工决算书 1 工程 采购付款计划的编制 2 工程 采购费用的支付 3 编制竣工决算报告 工程核算会 计 1 核对工程项目业务相关原始凭证 2 工程项目业务相关账目 支付工程款项 出纳支付工程项目进度 结算等款项 登记工程项目业务相关账目 工程审计员组织工程项目竣工决算审计 审批竣工决算 工程主管1 提交工程项目建议书和可行性研究报告 2 组织研究工程项目的实施方式和方法 3 提交工程项目费用预算 并实施控制 4 审批工程项目进度报告 5 审核工程项目竣工验收报告 6 制订工程进度控制计划和进度款支付计划 并实施控制 7 监督施工单位施工进度 编制工程进度报告 报上级审批 1 审批项目建议书和可行性研究报告 2 工程项目实施方式合理性评估 3 工程费用预算的审核 4 编制工程项目进度报告 5 工程竣工验收 决算的审计 项目经理1 审核施工单位提出的进度款支付申请 报送 上级审批 2 审核施工单位工程更改申请 编制工程更改 报告 报上级审批 3 定期或不定期检查施工现场 对存在的安全 质量隐患给予指正意见 4 组织工程项目竣工决算 验收工作 编制工 程决算报告 报上级审批 1 审批工程项目进度控制计划 2 审批工程进度报告 3 审批工程进度款支付申请 4 审批工程更改申请 5 纠正 处罚施工单位违章行为 6 审批决算报告 4 4 项目决策管理控制项目决策管理控制 1 工程项目决策过程中 公司的相关部门应履行其职能 提供必要的 合理的建议 2 工程部为工程项目提供技术方面的支持 编制项目建议书和项目可行性研究报告 财务部为工程项目提供财务方面的参考意见 审计部对决策的过程实施监督审计 合规部为工程项目提供法律方面的支持 5 5 概预算审查控制概预算审查控制 1 工程项目的概 预算管理部门分别为工程部 财务部 审计部 各自的职责如下 工程项目部收集编制工程项目预算的各种资料 编制并执行工程项目预算 财务部对概预算编制的各种依据进行审核 对数据进行复核演算 审计部对概预算编制 报批过程进行审计监控 确保编制过程的规范性 工程项目概 预算的审查 内部控制关键节点及管理职责 13 要求检验工程概 预算的合规性 合法性 合理性 真实性 2 审查重点 是否执行国家 地方概 预算定额标准 是否按国家或地方政策调整材料价格 调整定 额等的文件规定执行 是否正确套用定额标准 是否按国家或地方政府规定标准收取费用 主要材料价 格的真实性 是否按施工图及更改资料计算工程工作量 同时审查更改资料的合规性和有效性 是否按 国家规定的计费程序操作 有无违反操作程序多计费的问题 其它重要事项 3 需要审查的资料包括但不限于以下内容 审查项目申报书 审查建议书或可行性研究报告 审查立 项或初步设计批复文件 审查项目支出明细预算及编制说明 审查工程量的计算方式 审查材料预算价 格 审查预 概算编制人员资质 审查其它相关资料及依据 4 审查程序 审计部根据公司内控管理委员会指示组织专项审计 向工程部发送 审计通知单 一 般是在预概算经总经理审批通过后 开展调查确证工作 实施实质性的审计工作 撰写工作底稿 根据 工作底稿完成审计报告 上交审计报告至总经理及内控管理委员会 对审计结果的执行情况进行后续审 计 6 6 工程变更控制工程变更控制 1 工程变更申请内容 变更由来包括时间 地点 参与人员和事件的简要情况 工程变更类型等 价 款支付及金额发生的变动 2 工程变更申请程序 施工单位填报变更报审表 项目经理审核 重大项目需监理机构签认 工程 部经理按审批权限审批 财务部审查核算 总经理审批 3 工程变更审批权限 项目经理审核施工单位提交的过程变更申请后交工程部经理审核 呈报总经 理审批 通过后实施 7 7 竣工决算控制竣工决算控制 1 管理范围 凡新建 扩建 改建的基本建设项目 工程 和装修项目按批准的设计文件所规定的内 容建成 符合验收标准的 必须及时组织验收 办理固定资产移交手续 2 竣工验收依据 批准的设计任务书 初步设计或变更初步设计 施工图和设备技术说明书以及现行 施工技术验收规范以及公司有关审批 修改 调整文件等 3 竣工决算的编制 所有竣工验收的项目在办理验收手续之前 必须对所有财产和物资进行清理 编 制竣工决算 分析概预算执行情况 考核投资效果 报上级审查 竣工项目经验收交接后 应及时办理 固定资产移交手续 4 工程剩余物资处置 建设工程完工后 工程部或筹委会应当对工程剩余物资进行清理 对需处置的 剩余物资 工程部负责人提出处置建议报总经理审批 收入报财务部冲减建设成本 工程项目现场使用 的办公设备清点入库或移交其它项目 5 整理资料 工程项目 包括单项工程 竣工验收结束后 各相关部门应将所有技术文件材料进行系 统整理 分类立卷 按照规定程序归档留存 6 竣工验收程序 根据工程项目的规模大小 复杂程度 项目的验收可分为初步验收和竣工验收两个 阶段进行 规模较大 较复杂的项目 应先进行初验 然后进行全部项目的竣工验收 规模较小 较简 单的项目 可以一次进行全部项目的竣工验收 施工单位按照国家规定 整理好文件 技术资料 提出交工报告 工程部接到报告后组织财务 设计及使用等有关部门进行验收 内部控制关键节点及管理职责 14 经过各单项工程的验收 确认工程项目全部完成 符合设计要求 并具备竣工图表 竣工决算 工 程总结等必要文件资料 工程部负责向上逐级汇报 由总经理最终审批 根据工程规模不同 将工程验收情况报告报送不同级别政府部门进行审批 7 特殊情况下竣工验收的要求 工程项目基本符合竣工验收标准 只是零星土建工程和少数非主要设 备未按设计规定的内容全部建成 但不影响正常使用 应办理竣工验收手续 对剩余工程 应按设计留 足投资 限期完成 工程部分单项已经实际使用 近期不能按原设计规模续建的 应从实际情况出发 可缩小规模 报公司批准后 对已完成的工程和设备 尽快组织验收 办理固定资产的移交手续 8 8 竣工决算审计控制竣工决算审计控制 1 审计部是公司基建 装修工程项目内部审计的职能部门 工程项目 财务部等部门依照各自职责 协同审计部做好对基建 装修工程项目的内部审计工作 2 内部审计范围 1 新建 扩建 改建基本建设工程竣工决算 2 零星基建工程 维修工程竣工决算 3 装饰 装修工程竣工决算 3 审计依据 1 国家和地方主管部门制定的统一定额标准 2 国家和地方主管部门制定颁布的有关建设政策和规定 3 国家有关的工程验收标准 标准图及技术要求 4 施工图纸 招标标书 招标答疑 施工承包合同 资质等级 设计变更 现场签证等 5 现场施工人员 单位负责人 有关负责人对现场签证 初审 一审 结果审核签证 4 决算审计实施的主要内容 6 项目竣工决算报表及说明书是否真实 全面 合法 7 工程量是否真实 价格是否合理 计取各项费用及执行文件 选用定额版本是否准确 合规 8 竣工决算的编制是依据是否符合规定 资料是否齐全 手续是否完备 各项清理工作是否全面 彻底 9 建设项目概预算最终执行情况 10 交付使用财产是否真实 完整 是否符合交付使用条件 移交手续是否齐全 合规 成本核算 是否正确 有无挤占成本 提高造价 转移投资等问题 11 转出投资 应核销投资 支出等列出依据是否充分 手续是否完备 内容是否真实 核算是否 合规有无虚列投资问题 12 收尾工程的未完工工程量与所需要投资计算是否正确 合规 13 项目结余资金情况 包括银行存款 现金 其它货币资金是否真实 准确 14 库存物资实际存量是否真实 有无积压 隐瞒 转移 挪用等问题 15 往来款是否真实 合法 有无转移 挪用建设资金和债权债务清理不及时等问题 16 基建收入的来源 分配 上交和留成及使用是否真实 合法 17 项目投资包干指标完成情况如何 包干结余分配是否合规 5 审计部在对工程项目审计时 工程部应当提供下列文件 报表和资料 内部控制关键节点及管理职责 15 1 项目批准建设的有关文件 设计文件 历次调整概算文件 2 初步竣工验收报告 建设工程竣工图 3 工程招标文件 标底编制说明及标底 4 承包合同或协议 工程设计变更单及其它签证记录 5 工程预算书及由总经理签章后的工程决算书 6 工程项目开始后的过程进度报表和财务报表 工程竣工决算报表 以及其它与财务收支有关的资 料 7 决算竣工工程量计算书 工料分析表 定额换算补充资料 材料汇总及价款差计算表 8 审计工作要求的其它资料 6 审计报告应当征求被审计部门的意见 审计报告中的结论性意见与其它有关部门的审查结论不一致 的 由审计部会同有关部门协商形成一致意见 经协商未达成一致意见的 提请总经理审批 7 工程项目只有经过竣工决算审计 财务部才能办理工程价款的结算 预付项目工程款应留足尾款 未经审计的工程项目 财务部有权拒绝核销并予以退回 五 固定资产控制五 固定资产控制 一 固定资产管理风险与关键环节控制 一 固定资产管理风险与关键环节控制 1 1 固定资产管理风险固定资产管理风险 为了加强对固定资产的内部控制 防止固定资产业务中的各种差错和舞弊行为 保护固定资产安全 完整 提高固定资产使用效率 在固定资产管理过程中应当注意以下风险 1 未经授权审批或超越授权审批 可能因重大差错 舞弊 欺诈而导致资产损失 2 虚计固定资产运输费 安装费和重估价值 可能造成公司固定资产损失 3 固定资产购买 建造决策失误 可能造成公司资产损失或资源浪费 4 固定资产使用 维护不当或不及时维修 可能造成公司资产使用效率低下或资产损失 5 固定资产盘点不准确 未及时处理或处理程序不恰当 可能造成企业资产流失 6 固定资产报废不符合规定 未经有效审批 可能造成公司资产的流失或浪费 7 固定资产处置方案不合理 未经有效审批 收入没有准确入账 可能资产损失 8 固定资产租赁未经有效审批 租赁费用会计处理不当 可能成本费用失真 9 固定资产会计处理不合法 不真实 不完整 可能导致公司资产账实不符或资产损失 10 选择了资质不合格的评估机构 导致评估结果无效或不准确 可能造成决策失误 2 2 固定资产管理关键环节控制固定资产管理关键环节控制 公司在建立与实施固定资产内部控制时 至少应当强化以下关键环节的控制 1 建立固定资产业务的岗位职责制和严格的授权审批制度 2 固定资产取得依据应当充分 适当 决策过程应当科学 规范 3 加强固定资产的日常管理工作 保证固定资产的安全与完整 4 明确固定资产处置范围 标准和审批权限 避免固定资产流失或浪费 5 固定资产的确认 计量和报告应当符合国家统一的会计准则 制度的规定 6 固定资产取得 验收 使用 维护 处置和转移等环节的控制流程应清晰 严密 3 3 固定资产管理控制岗位职责固定资产管理控制岗位职责 内部控制关键节点及管理职责 16 固定资产管固定资产管 理控制岗位理控制岗位 主要职责主要职责不相容职责不相容职责 董事会审批固定资产投资预算 编制固定资产投资预算 总经理1 审批固定资产管理相关规章制度 2 审批固定资产投资预算 3 审批预算外固定资产投资项目 4 组织进行重大固定资产购建项目的技术可行性及财务 可行性分析 5 审批固定资产的维修保养 盘点 报废 转移 处理 投保计划 1 拟定固定资产管理相关 规章制度 2 编制固定资产投资预算 3 编制固定资产报废 维 修保养 转移 处置等报告 财务负责人1 组织编制固定资产投资预算 2 审批授权范围内预算外固定资产投资项目 3 审批授权范围内固定资产购置申请 4 审批重大固定资产的维修 处置 转移 投保申请 4 审批固定资产的维修保养 盘点 报废 转移 处置 投保计划 5 审批固定资产盘盈盘亏报告 1 审批预算内固定资产投 资项目 2 审批一般固定资产的维 修 处置 转移 投保申请 3 编制固定资产的盘盈盘 亏 行政部1 制定固定资产管理各项规章制度 2 编制公司总体固定资产投资预算 3 审核固定资产盘盈 盘亏报告 4 审核固定资产盘点 维修 报废和投保等计划 5 审批权限内固定资产报废 转移 外借 维修等申请 6 审核固定资产增加 转移 报废 调拨 外借等各类 业务手续 7 组织固定资产报废 报损的技术鉴定 提出处理建议 8 参与固定资产的采购工作 9 汇总各部门固定资产投资预算 10 负责设置固定资产登记卡和台账 11 定期盘点固定资产 编制盘盈 盘亏报告 12 定期检查各类固定资产的使用损耗情况 13 拟定固定资产的盘点 更新 维修 报废和投保计 划 1 编制固定资产投资预算 2 编制固定资产维修 报废 和投保等各项计划 3 办理固定资产增加 转 移 调拨 外借等各类手续 固定资产管 理员 1 办理固定资产增加 转移 报废 调拨 外借等各类 手续 2 审核固定资产投资预算 1 审核固定资产投资预算 2 审核固定资产更新 维 内部控制关键节点及管理职责 17 3 审核固定资产的各项会计报表 4 审核支付账款凭证 修 报废和投保计划 3 编制盘亏 盘盈报告 财务部经理1 审核固定资产盘盈 盘亏报告 2 参与固定资产的投资决策 分析 评价各种投资方案 3 负责对固定资产购建 出售 清理 报废和内部转移 等活动引起价值增减变动情况进行控制和管理 1 汇总整理固定资产投资 预算 2 编制固定资产各项会计 报表 3 决定固定资产投资决策 4 办理固定资产的付款结 算 5 编制固定资产盘亏 盘 盈等报告 固定资产会 计 1 登记固定资产总分类和明细分类账簿 2 审核固定资产增加 转移 处理及对外出租出借等原 始凭证 3 开具固定资产支付账款凭证 4 参与固定资产的盘点工作 1 办理固定资产的付款结 算 2 参与固定资产的投资决 策 3 审核固定资产的各类明 细账 出纳根据购置合同以及付款凭证支付固定资产相关款项 审核固定资产原始单据并入 账 工程部1 进行设备等固定资产的验收管理 2 负责设备等固定资产的安装调试 3