档案管理工作

1 / 23档案管理工作如何做好档案管理工作【摘要】在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法，对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现：与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析，得出如下结论：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。【关键词】档案管理；科学规范；浅析。2 / 23科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面，很多人在认识上存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。一、做好档案管理工作的重要意义为什么要在做好档案管理工作呢？这个问题是摆在每一个档案管理工作人员面前所必须必须解决的问题。本文认为：做好档案管理工作一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好3 / 23教材。档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。二、档案管理工作的边缘化危险随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意4 / 23义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。三、坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路立足于法，搞好建章立制工作法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务， 中华人民共和国档案法应运而生，经过二十多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而，新的形势对档案管理工作提出了更高的要求，这就要求各地方要充分利用地方的立法权限，5 / 23建立一整套有地方特色的档案法律法规，是档案管理工作与时俱进，有法可依。在此基础上，各部门都要建立健全档案管理规章制度，项制度要管理，项制度要效益，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。实现档案管理同现代技术的有机结合随着计算机网络技术的进一步发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，本文认为：只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备服务意识，又要掌握现代化管理技能。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词时再点查找范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间，只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。然而，现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。6 / 23为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计。同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术，提高身份认定的精度。其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理。设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。档案管理的根本目的在于档案利用档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体7 / 23系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。因此，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。8 / 23【参考文献】1、刘涛谈谈档案工作的“有为”与“有位” ，J， 科技咨询导报 ，XX 年第 14 期。2、宋北星， 让档案工作插上翅膀 ，J， 航天工业管理 ，XX 年第 12 期。3、杨静， 怎样加强档案工作者的综合素质 ，J，山东省农业管理干部学院学报 ，XX 年第 3 期。4、刘瑛， 质疑档案工作能否产业化管理 ，J，兰台世界 ，XX 年第 7 期。5、白桂芝， 略论计算机技术在档案管理现代化中的运用 ，J， 江苏水利 ，2002 年 8 月。6、钱云祥，陈晓春，陈明， 关于档案管理现代化的思考 ，J， 浙江档案 ，2002 年 8 月。7、王凤霞，王秀芳， 深化档案管理工作 ，J，齐齐哈尔大学学报(哲学社会科学版)， XX 年第 3 期。8、柳青，董娟，林雪， 信息时代档案管理工作面临的问题及对策 ，J， 中国成人教育 ，XX 年 4 月。9、高文华， 档案现代化管理初探 ，J,办公室业务 ，XX 年 2 月。新建单位档案整理工作流程档案管理工作，就是按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案系统起来，以便于保管和利用的9 / 23工作。档案整理工作的原则是：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。新建单位档案整理工作的内容主要有：制定整理工作方案、划分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。 由于原来档案状况有所不同，所以整理工作内容也会出现差异。在档案馆和档案室，档案的整理按整理工作内容的范围，可以分成三种类型:系统排列和编目 局部调整全过程整理 档案管理工作的意义档案的整理世界是文件之间的有机联系，为发挥档案的作用创造了有利条件档案的整理是档案管理所有业务会动的关键环节档案整理是实现档案管理现代化的要求档案管理的具体工作流程一、 制定整理方案文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。 文书档案整理方法： 新的整理方法以件为管理单位 传统整理方法以卷为管理单位二、 划分全宗10 / 23全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。立档单位不是固定不变的,由于社会的发展，事业的进步，常常引起一些机关的增设、撤销或合并，这些发展变化常常给全宗的划分带来一些新的问题，需要在实践中认真对待。政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗研究立档单位是否有根本变化，主要应该从立档单位的性质和基本职能等有关反面去考察。立档单位变化所导致的区分全宗1. 新建新成立的机关、企事业单位，其形成的档案均可以构成一个全宗。2. 分开一个机关、单位分成两个或两个以上的单位。由于旧的机关已被撤销，它所形成的档案应该单独构成全宗；新成立的机关、单位各自形成的档案应该单独构成全宗。3. 合并有两个或两个以上的撤销单位，合并成一个新的单位。它们所形成的档案分别构成企业的全宗。4. 独立11 / 23从某一立档单位分离出去作为一个新的单位，它所形成的档案应构成新的全宗。5. 从属原来是一个立档单位，后来因为工作需要，改变为某一机关内部的一个组织机构。改变前的档案为一个全宗，改变后为另一全宗的一部分。6. 合署两个单位合署办公，而文件又是分别处理的，它们形成的档案，分别构成全宗。(三)临时性机构档案的区分全宗各种临时性机构形成的档案，一般不设立全宗。因为临时性机构的业务往往属于某机关或若干机关业务范围之内，存在的时间不很长，形成档案的数量也不多。个别临时机构，独立性较强，存在时间较长，其档案也可以考虑成立新的全宗。立档单位变化中确定与划分全宗问题，情况错综复杂，应该遵循全宗理论作具体分析研究，实事求是地加以解决。判定档案所属全宗判定档案所属全宗，关键在于确定档案的形成者立档单位。判定档案所属全宗的一般方法主要应从收文、发文和内部文件三个方面着手。12 / 231. 发文和内部文件，它们的作者就是档案的形成者，只要查明了文件的作者，也就确定了它所属的全宗。2. 收文，只要查明了文件的实际收受者，也就确定了它所属的全宗。组织全宗与个人全宗档案的区分个人全宗与组织全宗中的档案有时会出现相互交叉的问题，即某些档案文件既有个人属性，又有组织属性。对这一问题的处理原则是：凡以组织或组织成员名义制发的文件正本均应归入组织全宗；个人全宗若认为必要时，可保存副本。不允许将组织全宗中具有双重属性的档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质的文件。确认与区分全宗的工作一经完成，具体全宗一旦建立，就应对各全宗进行统一的编号并赋予其正式的全宗名称。三、全宗内的档案分类全宗内档案分类，是根据新建单位内档案来源、时间、内容或形式的不同，按照一定的体系，分门别类、有系统地区分档案和整理档案的方法。对全宗内档案分类的要求：1.要求分类具有客观性2.档案分类体系应该具有逻辑性 3.全宗内档案的分类应该注重实用性。13 / 23组织全宗内档案分类的一般方法1. 按文件的产生时间分类，其具体形式主要有两种：年度分类法、时期分类法。2. 按文件来源，其具体形式有三种：组织机构分类法、作者分类法、通信者分类法。3. 按文件的内容分类，其具体形式有三种：问题分类法、实物分类法、地理分类法。4. 按文件的形式分类，其具体形式有三种：按文件种类分类、按文件制成材料分类、按文件形状分类。常用的分类方法1.年度分类法或年代分类法2.组织机构分类法3.问题分类法分类方案的编制全宗内档案分类的表现形式是分类方案，它使用文字或图表形式表示一个全宗内档案分类体系的一种文件。当选用了某种联合分类方法以后，就应该编制一份分类方案。分类方案的编制，应该注意以下几点要求：1. 统一性在编制分类方案时，首先要确定采用何种分类方法。第一级采用哪种方法，第二级采用哪种方法，都应明确规14 / 23定、标示清楚。而在同一级分类中不能同时并列采用两种以上分类标准。2. 排斥性分类方案中同级的各类地位相等，内容互相排斥，类的范围必须明确。3. 伸缩性分类方案中的各类，均应留有伸缩的余地来增加或减少类别，以适应客观变化的需要。四、立卷立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的公文，依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位案卷的工作过程。立卷的方法一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一种特征组卷，也可几种特征结合使用。在现行机关，一般先将文件分为不同的系列，对不同类型的文件采用不同的立卷方法。如:综合性文件(报告、计划、总结)，可按作者立卷,或结合时间和地区等特征立卷。会议文件，基本上按文件的作者立卷。大型会议的文件可一会数卷，一般会议的文件可一会一卷，同一内容的几个会议文件可合立一卷。专题文件，可按问题结合作者来组卷，适当分级。案件材料，通常按问题立卷。一个案15 / 23件的材料应该放在一起，根据文件的联系、数量和保管期限,立成一卷或数卷。一般机关(司法机关除外)中的案件，如果案件材料数量很少,可将同类案件合并立卷。这类文件不分级，不分作者。国民经济计划、统计报表、名册、简报，可按文件名称立卷。群众来信，可按问题或按地区等特征立数卷。立卷的组织程序，首先在立卷前制订具体计划，拟制本年度文件分类归卷的条目，称为立卷类目。它是以条款形式写成的，每个条款包括一组文件的作者、问题与名称，后面注明保管期限。条款的名称就是预拟的案卷标题。其次做好平时归卷，已收集的文件，随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹。最后，年终全面检查调整，然后确定组卷。组成案卷后，对卷内文件进行系统化和案卷的技术加工，包括：卷内文件的系统排列、编写卷内文件的页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。五、案卷排列案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有： 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列； 按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排 列； 按照案卷所属的时间顺序排列； 按照案卷内容16 / 23的重要程度排列。1、排列方法通常有四种：每年永久与长期各为一个流水号排列；每年永久、长期卷合编一个流水号；按类永久、长期统一流水编制排列；按类分开永久、长期各自流水排列。案卷的排列可按时间顺序，也可按重要程度排列。2、档号：档号的构成：档号：即档案的数字代号。档号的编制原则：不重、不缺、不变、不繁的原则。全宗号案卷目录号案卷号件号、页号；全宗号年度期限件号；全宗号类别号案卷号件、页号；类别号项目号案卷号件、页号。全宗号：是档案馆对馆藏所有全宗编制的代号，一个全宗一个号。案卷目录号：是一本案卷目录的代号，每一本案卷目录必须编一个号，一个全宗内的案卷目录号不允许重复相同。案卷号：是案卷排列的顺序号，每一本案卷目录内，案卷必须从 1 号开始流水编号。17 / 23页号：是卷内每份文件的每一页所编之号。3、档号编制规则全宗内目录号不重复，一个目录本内卷号不重复，一本案卷内页号不重复。必须遵循不重、不缺、不变，一般不留空号的原则。七、立卷说明编写立卷说明又称案卷目录序言，一般置于案卷目录的首页，因立卷说明按年编写，他是编写全宗介绍的素材，也是每年利用档案，了解全宗情况的指南。 有两种编写方法：1、简单编写方法：仅对案卷数量、全宗分类和立卷整理的情况、存在问题作简要的说明。2、详细编写方法：上述内容外再加扼要介绍档案产生的历史背景、机构变迁及档案管理方法改进等情况。并详细介绍档案的特点、案卷内容和档案有效情况。3、可以按全宗介绍结构来编写，分为三部分来写： 介绍当年档案全宗构成者变化情况； 当年全宗内档案情况简介； 当年档案内容与成份介绍。六、编制案卷目录编制案卷目录，通常是在立档单位内完成。一般由18 / 23文书处理部门负责编制，然后连同案卷向档案室移交案卷目录主要包括：封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表。其中案卷目录封面、说明、案卷目录表是主体部分。1.封面。案卷目录的封面主要包括：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位和形成案卷目录的时间。2.说明。在案卷目录的开始，应该对案卷数量、分类和立卷的原则、档案整理的情况、存在问题作简要说明。3.目次。根据全宗内容的分类排列情况，分别写明个各类、项、目的名称及其所在页码。它是案卷目录的目录，对案卷数量多的大全宗十分必要。4.简称与全称对照表。对于案卷数量较多的大全宗，还应列出简称与全称对照表。主要是针对案卷标题或内容，由于作者、机关、地区等全称过长，需要简化，按照统一的规定，列出对照表供利用者查用、核对。5.案卷目录表6.备考表。附于目录最后，用于总结性的记录案卷目录及其所包括案卷的基本情况。案卷目录至少要一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。做好档案管理工作的重要意义企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的19 / 23对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。做好档案管理工作一个企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于有关各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。根据我市物业管理企业的管理模式和实际情况，档案管理的归档内容划分为 11 个一级类目包含党群管理工作、20 / 23行政管理工作、经营管理工作、物业管理工等工作形成的文件资料。物业管理企业档案管理工作应当坚持“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的原则。物业管理企业退出项目时要按照国务院物业管理条例 、天津市物业管理条例和天津市物业管理企业退出项目管理暂行办法的规定要求，将档案资料整理完毕后制作移交目录，在规定时间内认真做好交接工作。结合 XX 物业的管理规模和经营理念等方面需求，公司领导立足企业的实力和能力采用了集中管理模式。投入近 30 万元进行了库房的装修、档案柜架的添置、办公设备的购买、档案管理软件的购置及档案装具的定做等来满足企业档案建设的需要。公司建立健全了各项档案管理制度 13 项。包括XX 物业档案综合管理办法 、 各类档案归档制度及分类方案 、 归档范围及保管期限表 、 档案工作责任制与奖惩办法以及档案借阅制度、保密制度、库房管理制度、统计制度等。建立起公司、中心、项目三级档案员队伍,通过集中管理统一培训，大力推进档案管理“三化”建设。一是规范化。档案实行集中管理后，统一印制档案装具，统一进行人员培训，统一整理方法，统一验收标准，有力的保证了案卷质量。对文件借阅、复印、转出等环节都分别进行了登记造册进行控制，切实做到了管理规范化，21 / 23为以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础。二是信息化。为了