三一2008年展会指导书

2009 年 秋季 展示会工作指南年 秋季 展示会工作指南 一 展会要求 一 展会要求 一 会议类型的组织 定位 1 针对市场成熟度高 机器保有量大 有开发潜力的区域召开大型展示会 人数一 般在 50 人以上 2 分公司经理须亲自参与各展示会的组织指导工作 二 展示会的目的 1 地区工程开工 2 某一地区购买意向集中 3 宣传新机型 宣传公司及所代理的产品 4 联络新老客户感情 5 系我公司网点所在 6 介绍该区域的新业务担当 7 针对某一区域的竞争对手召开会议 三 对座谈会 展示会邀请目标客户群的要求 1 邀请有购买意向的客户 2 邀请已购龙工挖机 另 有购买龙工装载机搞工程或开矿需要用挖机的客户 的老用 户 3 邀请竞争对手的客户群体 四 各分公司在展示会前 30 天必须制定 展示会客户请帖发放名单 展示会车 辆租用申请 启动会前工作 合理安排车辆及人员支援并传真回市场科 五 费用申请 需要市场科代为办理展会费用申请的分公司 要在展会前 3 天将费用申请 有分公司经 理签名 传真至市场科 由总部将款项汇至申请人的银行卡上 二 关于展示会前送请柬及拜访用户的要求 二 关于展示会前送请柬及拜访用户的要求 针对以前展示会在会前组织工作中暴露出的不足 展示会在送请柬及拜访用户时须按以下 要求进行运作 一 一张请柬最好来一人 不能超过两人 二 要积极的寻找客户 通过老客户的介绍 最大限度地扩大我公司的客户群体 三 对即将购买的用户要立即上报分公司经理 紧盯合同及合同意向 争取早拿定金 促成 会上提机 三 会议准备标准三 会议准备标准 一 酒店预定 1 酒店标准 省会及大城市 3 4 星 一般地市 2 3 星 2 会议厅要求 应满足预算人数要求 配备投影布 音响设备等 3 外场地要求 能停放 2 3 台样机 样机可回转操作 4 酒店预定时间 展会前 15 天预定 5 酒店部分的费用由各分公司自行结算 报销费用程序详见 关于展示会发票开具及费用 报销的说明 6 会议不设主席台和嘉宾席 7 大厅设有指示牌 具体要有 会议主题 会议地点 就餐地点 会务组房间号 二 酒店餐费标准 淮河以南550 元 桌 地级市 淮河以北500 元 桌 三 广告 由分公司安排制作 1 酒店大门及会场内悬挂横幅规定 三一重机液压挖掘机产品展示会 2 在酒店门前广场可视情况租用广告气球 彩虹门 四 住宿预定 1 分公司可根据需要定 1 个标准间作为会务组 时间为会前 1 天到会后 1 天 2 如有总部会务组参与展会 分公司需为总部会务组订 1 个标准间 时间为总部人员到 达日至离开日 3 对用户 原则上不提供住宿 特别情况须事先征得分管领导同意 五 酒水数量及标准 白酒 饮料由各分公司自行购买 每桌各 2 瓶 白酒价格约在 35 元左右 六 样机安排及停放 1 销售管理科与展会责任人联系后 根据实际情况安排展会样机 2 样机运输事宜由各展会责任人直接与销售管理科运输主管贾胜生联系 3 会前 1 日应确保样机到达 并完成清洗 加油等工作 七 租车规定 1 各分公司在展示会期间需要从外单位租用车辆使用的 须在展会前 30 天填报 展示会 租车申请表 传真至综合管理部 征得分管领导同意 并报市场科备案 2 因为展示会而租用的车辆 租用期限为该场展会召开日的前 20 天至结束后 10 天 为 期 1 个月 3 展示会租车申请表 见后 八 会议讲解 1 讲解人由分公司确定 原则要求由展会负责人担任讲解人 2 讲解人应于会前进行讲解内容的培训 并至少彩排一次 九 必备物品 1 会务组准备物品 手提电脑 投影仪 激光笔 2 签到台准备物品 签到册 签字笔 产品资料 手提袋 产品资料 区域销售经理名片 礼品 20082008 年 秋季 展示会议程年 秋季 展示会议程 9 00 10 45 为场外产品演示时间 会场内同时播放产品宣传片 三一集团介绍 三一挖掘 机产品介绍 10 45 11 00 场外演示结束 所有人员共同引导客户进入会场 11 00 11 05 主持人 分公司经理 宣布会议开始 11 05 11 15 公司领导致辞 11 15 11 45 三一集团及产品详细介绍 11 00 12 00 参会人员至餐厅进行午餐 所有销售及服务担当全部入席同客户交流 12 20 开始发放礼品 午餐后 引导有意向购买的用户至指定地点谈判 签到册复印留底 原件寄回市场科 结账前与市场科联系 按照市场科要求开具相应发票 会议费用报销须在每次展会结束后 5 天之内完成 关于展示会发票开具及费用报销的说明关于展示会发票开具及费用报销的说明 一 开具发票 1 三一承担的费用金额经三一重机批复后确定 由市场科通知展示会负责人 这部 分金额开具 三一重机有限公司 或 三一重机 名称的发票 2 展示会的剩余费用由我公司承担 开具 合肥湘元工程机械有限公司 名称的发 票 发票内容统一为 会务费 二 分公司展会费用报销程序 1 会后 3 日内 将 三一重机 抬头的发票交由市场科向厂家报销 2 会后 15 天内 到总部凭 合肥湘元公司 抬头的展示会相关发票报销剩余费用 3 由于三一最终支付的金额都低于我司的申报数 所以 待三一将展会的费用支付给我 司后 市场科会把这部分差额通知到相应的展会负责人 由其另行准备发票到总部报销 4 会后 3 日之内各分公司必须将举办的展示会报销资料寄往市场科 逾期三一将不予受 理 5 分公司提供的展会报销资料如下 A 客户签到册客户签到册原件 客户数量须达到对三一申报数 不足的请展会负责人补齐 但要注 意补签时 不能用同一个笔迹签三个以上的姓名 B 开具 三一重机 抬头的发票发票 C 有日期显示的展会现场照片照片 酒店门头 样机 会场 餐厅 等 6 对由于分公司未按要求及时返回展会报销资料 造成三一不予受理的 将对展会责任人 及分公司经理分别处以相应的处罚 金额为该次展会发生费用的 2 以上敬请各分公司予以配合执行 展展 示示 会会 工工 作作 计计 划划 表表 会议日期 会议日期 负责人 负责人 计划邀请客户人数 计划邀请客户人数 人 人 一周内计划销量 一周内计划销量 台 台 一月内计划销量 一月内计划销量 台 台 区域区域 三三 一一 用用 户户 小小 松松 用用 户户 卡卡 特特 用用 户户 神神 钢钢 用用 户户 日日 立立 用用 户户 大大 宇宇 用用 户户 现现 代代 用用 户户 其其 他他 用用 户户 SY65SY75 SY13 5 SY20 5 SY21 5 破碎破碎 锤锤 配件配件 万万 SY65SY75 SY13 5 SY20 5 SY21 5 破碎破碎 锤锤 配件配件 万万 预订酒店名称预订酒店名称 预订日期 预订日期 样机确认 样机确认 型 型 型 型 型 型 型型停车场价格停车场价格 元元 横幅确认 内容横幅确认 内容 价格 价格 元元彩虹门确认 内容彩虹门确认 内容 价格 价格 元元 签到台预订情况 是签到台预订情况 是 否否 指示牌预订情况 是指示牌预订情况 是 否否 内容 内容 会议室地点会议室地点 价格 价格 元元餐饮地点餐饮地点 桌桌 备备 桌 价格桌 价格 元元 桌桌住宿住宿 间 价格间 价格 元元 间间 酒水 酒水 元 元 香烟 香烟 元 元 展示会当天工作计划 一 展会日期 二 参会人员 1 总部参会人员 2 分公司参会人员 三 专业负责人分工 1 会务总负责 分公司经理 2 与酒店在会场方面的联络人 本次会议负责人 3 餐饮 住宿负责人 4 签到台负责人 参加人员 5 礼品分发负责人 参加人员 6 样机保管 展示负责人 7 拍摄照片 8 会务工作人员 三 全体参会人员分组 1 大 厅 负责人 本次会议负责人 迎接 引导客户 签到台负责人 参加人员 客户登记 要求到会客户每每 人都要签到人都要签到 分发资料 2 主会场 负责人 分公司经理 演示设备调试 宣传画张贴 与酒店协调加 座等 演示设备负责人 会务人员 讲解人员 主会场大门 分公司 引导客户就座 在人数 太多时与酒店协调加座 摄影 负责拍摄酒店门头 样机 主会场 就餐时的照片 要求 样机照片能显示机型 台数以及操作演示 主会场 就餐照 片能基本显示到会人数 照片清晰 3 场外负责人 分公司服务担当 分公司销售担当 分管工作 样机接机 现场清场 样机清洗 加油 样机讲解与演示 样机撤展 场外彩旗插 收 横幅检查 场外广告气球放 收 会议正式开始前 中午 下午 保持样机现场有人讲解 接待 4 谈判工作 负责人 分公司经理 参加人 本次会议负责人 分公司销售担当 谈判登记 签到台人员负责 5 会议结果统计 负责人 分公司经理 四 会议时间安排 1 会前一日 晚 9 00 前完成场内外布置工作 设备调试工作 彩排工作及参会人员全 体会议 按照展会工作当天计划 把每项工作落实到人 2 会议日 见会议日程安排 3 会后一日 电话回访 会议结果统计 4 会后三日 客户签到册原件 发票 开具三一抬头 分公司展示会费用明细 表 实际费用 展示会促销结果评价表 展示会意向客户信息 登记表 快递寄回总部市场科 5 会后一月内 展示会效果跟踪表 快递寄回总部市场科 展示会需寄回总部报表清单展示会需寄回总部报表清单 序 号 报表名称报送时间报送部门责任人 1 展示会租车申请表 会议召开前召开前 30 天 内传真 总部市场科分公司经理 2 展示会请柬发放表 会议召开前召开前 7 天内 传真 总部市场科分公司经理 3 展示会工作计划表 会议召开前召开前 3 天内 传真 总部市场科分公司经理 4 展示会样机 场内 就餐 照片 会议结束后 3 天 内 email 总部市场科分公司商务管理 5 发票及展示会费用明细表 会议结束后 3 天内 寄出 总部市场科分公司经理 6 展示会促销结果评价表 会议结束后 3 天内 寄出 总部市场科分公司经理 7 展示会意向客户登记表 会议结束后 3 天内 寄出 总部市场科分公司经理 8 展示会效果跟踪表 会议结束后一月内 寄出 总部市场科分公司经理 分公司展示会租车申请表分公司展示会租车申请表 填写人填写人 租车地 序 号 租车目的租车时间使用人 当地合肥 分公司经理 意见 1 展会 月 日 月 日 2 展会月 日 月 日 3 4 5 分公司分公司 展示会请柬发放表展示会请柬发放表 填写人填写人 购机意向 序 号 客户姓名联系电话现有设备 参会 人数本人亲朋 其他信息 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 说明 1 参会人数在会前一日进行电话确认 2 此表请在会前一周内传真至市场科备案 分公司分公司 展示会费用明细展示会费用明细 实际费用 填写日期 月 日 填写人 礼品发放礼品名称 实际发放礼品数 餐费 桌数 人数 餐饮 香烟 酒水 费 会务费 租赁费 场地 广告费 住宿费 运费 其他 费用明细 合计 备注 1 此表填写人即是该场展会费用挂账人 2 请各分公司及时登记并在展示会后 3 天内寄回公司总部市场科 展 示 会 促 销 结 果 评 价 表 会议日期 负责人 会上成交成果 机型 台数 到会 人数 展示机型 会前成交成 果 机型 台 数 已交定金未提机已提机 机型 台量机型 台量机型 台量 一周内 SY65 台 SY75 台 SY135 台 SY205 台 SY215 台 破碎锤 台 一月内 SY65 台 SY75 台 SY135 台 SY205 台 SY215 台 破碎锤 台 会议购买意向 配件 万元 区域 区域经理 到会人数 新用户人数 会前成交成果 1 产品介绍 2 价格建议 3 对竞争对手产品评价 客户 反馈 4 成交意向描述 1 本次展会的前期 准备 注明现场客户的 质量和和效果评价等 2 展会现场客户问 题集中点 本次 展会 总结 3 会后反思及今后 的改进措施 区域市场评价 对本次会议促销及会务工 作评价 分公司经理 日期 展示会意向客户信息登记表展示会意向客户信息登记表 会后 3 天内回传市场科 负责人 会议日期 年 月 日 单位 姓名电话地址购买机型成交价格交易条件定金提货时间目前状态 当 日 购 机 信 息 单位 姓名电话地址意向机型成交价格交易条件定金 预计成交时 间 目前状态 一 周 内 购 机 信 息 单位 姓名电话地址意向机型成交价格交易条件定金 预计成交时 间 目前状态 一 月 内 购 机 信 息 展示会效果跟踪表展示会效果