公司后勤服务保障管理办法

公司后勤服务保障管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为进一步规范公司后勤管理工作 做好后勤服务保障 特制定本办 法 第二条 后勤服务管理的原则 一 健全管理制度 加强后勤服务管理 二 规范工作行为 提高工作效率 三 降低非生产费用 保证生产经营需要 第二章第二章 职职 责责 第三条 公司办公室是后勤服务保障管理的归口管理部门 一 负责公司领导公务活动安排 公务接待 内外联系及出差的日常服务工 作 二 负责公司办公用固定资产的管理和办公及生活设备 用品 的统计 购 买和发放管理 负责公司本部报刊征订工作 三 负责公司综合性大型会议的会务组织工作 做好本部召开的专业会议 的组织协调工作 四 负责公司本部的防火 防盗 卫生及节能降耗管理工作 五 负责公司本部的后勤服务保障工作 第三章第三章 办办公及生活公及生活设备设备 用品用品 管理制度管理制度 第四条 职 责 一 办公室是公司办公用品及施工项目部办公生活设备 用品 的归口管理 部门 负责调配 采购 不含项目部自购部分 发放 回收等工作 监控公司各部 及施工项目部办公生活设备 用品 使用情况 并对工程竣工后 项目部移交的办 公生活设备 用品 情况提出考核意见 二 公司各部及施工项目部是办公生活设备 用品 的使用部门 负责办公 生活设备 用品 的日常管理保养及维护 三 工程部负责项目部办公生活设备 用品 需求计划审核及回收管控 四 财务部负责办公生活设备 用品 费用的监控及其被考核价值的评估 第五条 分 类 一 低值易耗 1 办公用品类 签字笔 笔芯 铅笔 圆珠笔 胶水 软抄本 墨水 复写纸 印泥 回形针 资料袋 皮擦 刀片 电池 7 5 文件盒 档案袋 便签本 文 稿纸 纸杯 公用接待用 信封 订书针 复印纸 财务专用纸 装订条卡 会议记 录本等 2 生活类 厨房用具 床上用品 常规药品及防暑保暖用品等 二 一般耐用品 办公用品类 计算器 鼠标 优盘 键盘 打印墨盒 订书机等 三 高值耐用品 1 办公设备类 电脑 打印机 复印机 传真机 扫描仪 投影仪 摄 照 像 机 电视机 电风扇等 2 办公家具类 包括办公桌椅 会议桌椅 文件柜 沙发 茶几及室内非电器 类较大型的办公陈设等 3 生活用具类 包括冷柜 消毒柜 微波炉 饮水机 净水器 洗衣机 热水 器 床等 第六条 办公及生活设备 用品 计划 一 办公用品计划表 由各部门 队 班在每季度第一个月 5 日前提交办公 用品需求计划 按照 公司办公用品需求计划表 格式附表 1 交由工程部审核 办公室复核 分管领导批准 报办公室汇总后 报总经理批准 二 办公生活设备 用品 计划表 由施工项目部根据公司有关制度规定和项 目的具体情况 对项目所在地办公 居住情况进行查勘 按照 公司施工项目部办 公生设备 用品 配置标准 附表 1 编制 施工项目部办公生活设备 用品 需求计 划表 附表 2 交工程部审核 公司分管副总批准 报办公室进行利库 第七条 办公用品及生活设备 用品 采购 一 办公室编制 公司第 季度办公用品统计采购表 附件 2 报公司 总经理审批签字后 并在一周类完成采购工作 二 办公室编制 生活设备 用品 采购计划表 附件 3 报公司总经理审批 签字 按照公司相关制度实施采购 并在半个月类完成 三 对临时急需或应急的办公用品及生活设备 用品 由各部门 队 班 施工项目部经理提出申请 经公司分管理领导审核 报总经理批准后 方可购置 第八条 办公及生活设备 用品 发放 领用 管理 维护 一 办公室所采购的办公用品一周类到货 电话通知各部门 队 班 同时 请指定专人负责办公用品领用 发放工作 二 办公室编制 xxx 项目部办公生活设备 用品 领取 移交 登记表 附表 4 项目部经理或经办人据实签字领取 办公室 施工项目部应根据此表建立管 理台帐 定期或不定期盘点 查对账物相符 三 本着 谁使用谁管理谁维护 的原则 项目部经理是办公生活设备 用品 使用及管理的责任人 项目部应设专人负责办公生活设备 用品 日常管理和维护 第九条 办公及生活设备 用品 的移交和收回 一 工程竣工后 施工项目部撤场前 对本项目部领取和使用的办公生活设 备 用品 中的耐用品进行清理 检查 按照 xxx 项目部办公生活设备 用品 领取 移交 登记表 附表 4 逐项填写清楚 遇有毁损 被盗 丢失的 要注明原由 或 提供书面说明 二 施工项目部 移交人 按照公司安排 在规定时间内 向办公室 接收人 进行移交 双方在 xxx 项目部办公生活设备 用品 交接登记表 上签字确认 三 办公室对收回的办公生活设备 用品 进行再利用甄别和维修 建立 办 公生活设备 用品 利库管理台账 附表 5 以期达到重复利用 节约成本的目的 第十条 办公及生活设备 用品 的处理和考核 一 非人为原因出现损坏或故障根据实际情况由办公室统一安排修理 人 为原因追究至相关项目部并进行原件折旧后净值的 30 60 赔偿 二 对无法修复决定报废的办公生活设备 用品 由办公室填写 办公生活 设备 用品 报废申请表 附件 6 注明名称 价格 数量及报废处理的其他有关 事项 经公司总经理签字后 按照有关规定进行处理 三 经查发现有办公生活设备 用品 中耐用品丢失 包括在运输过程中 按 丢失原件折旧后净值的 100 处罚责任部门或责任人 四 经查发现相关方在办公生活设备 用品 管理中 未建立台账或使用的各 种表格 台帐记录不全的 处罚责任部门或责任人 50 500 元 第四章第四章 接待工作制度接待工作制度 第十一条 对外接待范围 一 上级领导 包括上级部门领导 甲方 业主 设计 监理和地方政府的 人员 公司经营管理活动所必须接待的单位 部门和人员 二 领导安排需要接待的其他人员 三 各部门需要接待的人员 第十二条 对外接待原则 对外接待应遵循 平等 对口 节约 周到 保密 廉政 的原则 一 平等原则 对来宾无论职务高低 都要平等相待 热情周到 一般情况 下 按级职对等陪同接待 特殊情况可高规格接待 二 对口原则 综合型接待时 由各职能部门对口配合接待 三 周到原则 接待程序应衔接周密 重要客人和重大接待活动 应事前拟 定接待计划 确定好接待规格 接待人员要着装整洁 注意公司形象 做到既诚 恳 热心 细致 又把握分寸 四 保密原则 既要积极向来宾宣传公司实力 又要注意保守公司的商业秘 密和国家机密 重要的接待活动要有记录 五 节约原则 节俭实在 杜绝浪费 注意实效 体现地方特色 六 廉政原则 严格执行党中央和中央纪委 国务院和上级关于加强廉政建 设的有关规定以及财经纪律和规定规程 在接待工作中遵廉从简 第十三条 接待规格的确定 一类 由公司主要领导出面接待 适用于上级机关领导 地方政府和其他企 事业单位来员洽商重要事宜及公司领导有特别要求的接待 由办公室具体负责 安排接待 二类 适用于上级机关一般性来客及对外经营工作有直接联系的所有对象 由对口部门负主责 办公室协助安排接待 三类 一般性接待 适用于经常性业务往来 由对口部门具体负责安排接待 第十四条 接待内容和程序 一 接受任务 弄清来宾的基本情况 单位 人数 姓名 性别 职务和使命 抵离时间 乘坐交通工具及车次或航班 二 接待程序主要是 确定接待类别及主责部门 制定详细接待计划 按计划 组织实施 计划内容包括 接送站 机 时间 车辆安排 陪同人员 责任人 住宿地点 早餐 中餐 晚餐时间 地点及陪同人员 活动内容及陪同人员 一类 由办公室负责制定详细接待计划 明确各个环节的责任人 按计划组 织接待工作 二类 由对口部门负责制定详细接待计划 明确需要办公室协助的接待环节 确定责任人 按计划组织接待工作 三类 由对口部门负责制定详细接待计划 确定责任人 按计划组织接待工 作 第五章第五章 出入出入门门管理制度管理制度 第十五条 职责 一 办公室为公司员工出入公司的归口管理部门 负责 工作牌 的发放 二 物资部为物资出入公司的归口管理部门 负责 物资出门条 的办理 三 车队为车辆出入公司的归口管理部门 负责 车辆出门证 的发放 四 保安人员负责公司人员 车辆 物资出入管理的执行和检查工作 五 人员 车辆 物资出入门时的当事人应主动出示 工作牌 物资出门条 车辆出入证 或办理出入门手续 并自觉接受保安人员检查 第十六条 车辆出入门管理 一 凡进入公司车辆 应依次停放在规定的停车区域和车位 不得随意停放 公司内禁止车辆鸣笛 超车和高速行使 车辆出入公司时 应减速慢行 并自觉 服从保安人员调度 二 因公用车 使用人应在门卫室填写 车辆出勤登记表 或出示 车辆出 门证 方可开车离开公司 三 外来车辆原则上不允许在公司过夜 若需过夜需向办公室申请 公司领 导审批 方可在公司停车过夜 绝不允许司乘人员与车辆一起在公司内过夜 四 出公司的车辆须接受保安人员对车辆货箱和车内的例行检查 车辆中 如载运物资时 须按第 6 条规定办理 提供 物资出门条 经执勤保安人员检查核 准后方可出公司 第十七条 物资出入门管理 一 送货车辆 工程分包商 协作厂商及其他业务上往来的厂商或个人携带 的工具 机器 物品等 应于进入公司时在门卫室办理 会客登记表 离开公司 时 保安人员凭登记表核对无误后方可放行 二 外来人员提交的收件人为本公司或本公司员工的物品 信函 文件等应 由保安人员代为保管 并在 门卫室收发登记表 上做好登记 及时通知相关人员 领取 三 公司所有物资 包含工器具 成品 材料 废旧物资 员工的大件私人物 品等 出门必须开具 物资出门条 经保安人员检查核准以后方可放行 四 物资出门条 办理流程 1 经办人到物资部办理 物资出门条 填写相关内容 经办部门负责人签字 保安人员验单 放行 2 夜间或节假日期间等特殊情况物资出门 须电话征得分管领导同意 方可 放行 事后三个工作日内补办手续 3 保安人员负责对携出公司物品的清点 检查和登记及收存相关单据 不符 合出门手续的一律不得放行 保安人员有权询问或扣留 第十八条 考核 以上规定如有违反 根据情节轻重 将处以 50 2000 元的罚款 第六章第六章 公共公共场场所及所及办办公室公室卫卫生 生 5S 管理制度管理制度 第十九条 公共场所及办公室卫生 5S 管理要求和标准 一 整理要求 1 办公桌上没有与工作无关物品放置 2 工作中的相关文件 记录分类标识 填写清楚 整齐放置 3 地面没有纸屑 杂物等 4 私人物品放在抽屉 尽量不放贵重物品 5 电脑 电器等的电源线都束好 不杂乱无章抛落在地上 6 下班最后走的员工关闭各自办公区域电脑 照明 空调开关 二 整顿要求 1 档案柜贴有标签 文件柜内的物品分类摆放好 文件夹应标有目录 方便 查找 文具应摆放整齐 不得摆放其他物品 文件柜顶不得放置其他物品 2 从座位上起立时 动作要轻 离位时 将椅子轻轻推回原位 以保持办公 区的安静和整洁 3 通道上不可放置物品 4 按门上标识进行推 拉门进出 三 清扫要求 1 地面无灰尘 无碎屑 纸屑等杂物 2 桌面文具 文件摆放整齐有序 3 墙角 电脑等下面为重点清扫区 保持干净 4 地面上沾染的赃物及时清洗干净 四 清洁要求 1 公司公共区域 卫生间 会议室 阅览室和领导办公室环境卫生由公司安 排的保洁人员打扫 做到 办公和会议桌椅无灰尘 无污垢 地面无垃圾 污垢 积水等 楼梯和走廊玻璃围栏无污垢 保持明净 绿化带要求随时清扫残枝落叶 洗手间洗手台 面盆干净 卫生间无异味 墙面及地面无污渍及痰渍 2 个人办公区域卫生各自负责 做到 办公桌椅 地面保持无灰尘 无污垢 桌面文具 文件摆放整齐有序 桌面物 品都是必需品 传真机 复印机内纸张齐备 电源 线路 开关 插座没有异常现 象出现 电脑及其它办公设施干净无尘 五 素养要求 1 严格遵守公司各项规章制度 2 按时上下班并打卡 无迟到 早退 旷工等不良现象 3 着装整齐得体 不穿奇装异服 不着拖鞋短裤 4 会议 培训时手机应关机或设为震动 5 团结并尊重同事 保持经常沟通 互帮互助 6 节约资源 下班离开办公室前应关闭所有电源 第二十条 检查与考核 一 定期检查 每周四由公司办公室牵头 各部门 队 班轮流抽调一名员工代表 组成检 查小组 对公共区域 办公室及纳入综合管理的附属设施 库房 队库房等 进行 检查 二 不定期检查 由公司办公室牵头 各部室抽调人员组成临时检查小组不定期对公共区域 办公区及纳入综合管理的附属设施 库房 队库房等 进行检查 对不符合项要求 立即整改 第二十一条 处罚与奖励 一 处罚 根据检查小组人员签字对检查出的不符合项 20 00 元 项进行处 罚 二 奖励 每次对 5S 管理推行小组评选出的最优给予 50 00 元奖励 第二十二条 5S 专项资金管理 一 5S 专项资金由奖励资金和处罚资金组成 奖励资金用于奖励每周得分 第一部室 处罚资金用于开展 5S 管理活动及合理化建议专项奖励 二 5S 专项资金由公司办公室负责日常管理 第七章第七章 附附 则则 第二十三条 本办法由公司办公室负责解释 第二十四条 本办法自发布之日起实施 办公用品需要计划表 部门 第 季 度 序 号 物品名称规格单 位 计 划数 批准数备注 分管理领导 办公室 部门负责人 制表 人 公司第 季度办公用品采购统计表 年年 月月 日日 序号物品名称规格单位计划数批准数单价合计 部门 队 班 总经理批准 部门负责人 汇总人 公司第 季度办公用品采购统计表 年年 月月 日日 序号物品名称规格单位计划数批准数单价合计部门 队 班 总经理批准 部门负责人 汇总人 部 队 班 第 季度办公用品领用表 序号物品名称规格单位数量签字时间备注 公司施工项目部办公生设备 用品 配置标准 序序 号号 设备名称设备名称规格规格 单单 位位 计划数计划数备注备注资产管理部门资产管理部门 一 耐用品 办公设备 家具及生活用具 一 耐用品 办公设备 家具及生活用具 1 电脑台式台 2 办公室 2 打印机 台 1 彩打办公室 3 打印复印一体机 DocuCentre S1810 台 1 办公室 4 投影仪 套 1 小型便携式办公室 5 照相机 台 1 500 万像素以上办公室 6 便携式 DV 台 1 500 万像素以上办公室 7 移动硬盘 500G 个 2 办公室 8 办公桌 1 5 0 8 套 5 办公室 9 会议桌 套 1 采用办公桌组合办公室 10 办公椅 把 12 办公室 11 塑料板凳 把 20 办公室 12 文件柜 个 2 铁皮柜办公室 13 文件架 套 3 角钢厚度不小于 3mm办公室 14 洗衣机 台 1 建议就近购买办公室 15 冰柜 冰箱 台 1 建议就近购买办公室 16 电视机 台 1 建议就近购买办公室 17 消毒柜 台 1 建议就近购买办公室 18 布衣柜 个 4 建议就近购买办公室 19 电风扇普通小型式个 5 建议就近购买办公室 20 饮水机常规台 1 办公室 21 插线板子弹头 5 4 米长 个 6 办公室 22 床 1 2m 2m 套 4 折叠式项目部 二 低值易耗品 办公生活卫生用品 1 便利贴 本 10 办公室 2 粘钩单个个 10 办公室 3 铅笔 2B 支 10 办公室 4 橡皮 个 4 办公室 5 中性笔黑色盒 40 5mm 办公室 6 中性笔红色盒 20 5mm 办公室 7 中性笔芯黑色盒 40 5mm 办公室 10 A4 打印纸 箱 270g 办公室 11 A3 打印纸 包 170g 办公室 12 双面胶普通个 4 办公室 13 座牌 个 10 办公室 14 起钉器 个 2 办公室 15 订书机中号个 2 办公室 17 笔记本中本 5 办公室 18 美工刀 把 4 办公室 19 剪刀 把 2 办公室 20 胶水 支 4 办公室 21 透明胶大卷 3 办公室 23 印泥 盒 2 办公室 25 白板 1m 0 8m 个 1 配白板笔红白各 2 支办公室 26 床上用品 套 4 三件套项目部 27 被褥套装 套 4 铺盖和垫絮 枕芯项目部 28 棕垫 1 2m 2m 套 4 项目部 29 厨房用具 碗 盘子 碟子 筷子 汤匙等 套 数量根据项目部人数配备项目部 30 高压锅 个 1 数量根据项目部人数配备项目部 31 电饭煲 个 1 数量根据项目部人数配备项目部 32 炒锅 个 1 数量根据项目部人数配备项目部 33 蒸锅 个 1 数量根据项目部人数配备项目部 34 温度计 把 2 办公室 35 医药箱 个 2 办公室 36 药品 用于防蚊虫 防蛇 防 蚂蝗 防暑 防感冒 防拉肚子的药品各若干 办公室 施工项目部办公生设备 用品 需求计划表 项目部名称 项目部名称 需求时间 需求时间 序序 号号 设备名称设备名称规格规格 单单 位位 计计 划数划数 批准批准 数数 利利 库数库数 备注备注 一 耐用品 办公设备 家具及生活用具 一 耐用品 办公设备 家具及生活用具 1 2 3 4 5 6 二 低值易耗品 办公生活卫生用品 二 低值易耗品 办公生活卫生用品 1 2 3 6 办公室 意见 分管 副总 意见 工程部 意见 项目部负 责人 注 项目部编制需求计划 工程部审核 公司分管副总经理批准 办公室利库 施工项目部办公生设备 用品 采购计划表 申请项目部 申请项目部 编制部门 编制部门 编制时间 编制时间 序序 号号 设备名称设备名称规格规格 单单 位位 单价单价 数数 量量 备注备注 一 耐用品 办公设备 家具及生活用具 一 耐用品 办公设备 家具及生活用具 1 2 3 4 5 6 7 二 低值易耗品 办公生活卫生用品 二 低值易耗品