采购战术与运营全书重点[1]

1 第一章第一章 采购战术与采购运营基础采购战术与采购运营基础 1 采购的含义 答 采购 是指单位或个人基于生产 销售 消费 等目的 购买商品或劳务的 交易行为 狭义采购 是指买东西 扩展开来 就是指企业根据需求制订采购计划 审核 计划 选好供应商 通过商务谈判确定价格 交货及相关条件 最终签订合同 并按照要求收货付款的全过程 广义采购 是指除了以购买的方式获取物品外 还可以通过下列途径取得物品 的使用权 还包括以下 3 种 1 租赁 即使用人通过向物主支付租金的方式来取得物品的使用权 使用完 毕或租赁期满后将物品归还物主的一种非永久性行为 企业生产经营活动中经 常租赁的物品有 厂房 车辆 生产设备 仪器 复印机等 2 交换 以物易物的方式去的物品的所有权及使用权 但并没有直接支付物 品的全部价款 3 外包 就是指把一些与企业核心业务关联不大的业务外包给别的专业公司 来经营 2 简述经营租赁和融资租赁的特点 优缺点 答 租赁 即使用人通过向物主支付租金的方式来取得物品的使用权 使用完 毕或租赁期满后将物品归还物主的一种非永久性行为 企业生产经营活动中经 常租赁的物品有 厂房 车辆 生产设备 仪器 复印机等 租赁主要分为经营租赁和融资租赁 1 经营性租赁的特点 租赁期固定且短于设备寿命 租赁合同在租赁期内不 可撤销 租赁费用固定且小于购买所租物品费用 2 融资租赁 包括负担全部支出型和负担部分 负担全部支出型中的承租人 在负担部分支出型的支付计划中 融资租赁的费用由出租人收取的报酬 利息 率和所租物品的折旧率组成 租赁具有以下优点 1 承租人不必支付大额的首期费用 2 降低了所租物 品过时的风险 3 可以作为正式采购前的有偿试用期 4 可以得到出租人 免费的指导或服务 5 可以满足承租人短期或临时需要 3 简述采购运营遵循的原则 答 采购工作必须围绕 价 质 量 地 时 1 适价 适价的获得方式 比价 议价 定价 2 适质 如果品质不能达到要求 其后果 增加管理费用 降低生产效率 降低客户对企业信任度 导致客户流失 3 适时 未按时到达 即会导致停工待料 产品不能暗计划出货 从而引起 客户强烈不满 4 适量 批量采购缺点 积压采购资金 采购太少则不满足生产需要 5 适地 企业近距离不仅沟通方便 处理事务更快捷 而且降低物流成本 4 简述采购的重要性 答 采购的职能已经从最简单的购买提高到了战略高度 销售成本中的大部分 是采购的原料和服务占据 1 采购制约着项目产品销售工作的质量 2 采购制约着项目研发工作的质量 3 采购决定着项目最终产品周转的速度 4 采购关系到项目经济效益的实现程 度 2 5 做好采购可以合理利用物质资源 6 做好采购可以沟通经济联系 7 做好采购可以洞察市场的变化趋势 5 列举采购方式的种类 答 采购方式 是指企业在采购中运用的方法和形式的总称 经常采用的采购 方式主要有招标和非招标采购 1 招标采购 是由需方提出招标条件和合同条件 有许多供应商同时投标报 价 通过招标 需方能够获得价格更合理 条件更为优惠的物资供应 招标方 式有 公开招标和邀请招标 1 公开招标是由招标单位通过报刊 互联网等宣传工具发布招标公告 凡对 该招标项目感兴趣又符合投标条件的法人 都可以在规定的时间内向招标单位 提交规定的证明文件由招标单位进行资格审核 核准后购买招标文件 进行投 标 优点 公平 价格合理 改进品质 了解来源 采购费用较高 手续繁琐 可 能产生传统投标 可能造成抢标 衍生其他问题 2 邀请招标 是由招标单位更具自己累计的资料 或权威的咨询机构提供的 信息 选择一些合格的单位并向其发出邀请 应邀单位在规定时间内向招标单 位提交投标意向 购买投标文件进行投标 优点 节约时间和费用 比较公平 减少寻思舞弊现象 缺点 可能串通投标 可能造成抢标 规格不一 2 非招标采购 通常采用主要包括议价采购 直接采购 定点采购和询价采购 等 1 议价采购 是指基于专利或特定条件 与个别供应商进行恰谈的采购 买 卖双方面对面地讨价还价 所以被称为议价 2 直接采购 在特定的采购环境下 不进行竞争而直接签订合同的采购方式 3 定点采购 通过招标确定定点供应商 期限基本上是一年 4 询价采购 询价采购 也称 货比三家 是指采购组织向国内外有关供应 商发出询价单让其报价 然后在报价的基础上进行比较并确定中标供应商的一 种采购方式 6 简述采购的作业流程 答 采购流程因采购的来源 采购的方式和采购的对象不同而有差异 但基本 流程大同小异 可概括如下 1 确定需求 2 需求说明 3 选择 评估供应商 4 确定适宜的价格 5 订单安 排 6 订单追踪与稽核 7 货物的验收 8 核对发票 9 结案 10 记录与档案维护 7 试述采购运营的依据 答 采购运营是指确定如何从组织以外采购物资和服务 才能最大限度满足组 织日常需求或项目需求的过程 在采购运营之前 必须先进行采购市场研究和采购组织内部的分析 这是运营 的依据 1 采购市场研究 是指系统地收集 分类 以及分析所有影响公司获取货物和 服务的相关因素的数据 旨在满足现在和未来的公司需求 使其能够为最优回 报做出贡献 采购市场研究主要包括 3 部分内容 1 原料 货物和服务 2 供应商 3 系统的程序 2 采购组织内部分析 包括 4 方面内容 1 产品采购金额占企业经营总成 3 本的百分比 2 采购对实现企业目标所带来的机会或威胁 3 所采购产品 服务 的性质 4 胜任采购工作所应具备的条件 8 试述采购运营的内容 答 采购运营主要考虑是否采购 采购什么 采购多少 怎样采购 何时采购 等问题 1 是否采购 主要 3 种 外购 自制和租赁 2 是否自己采购 如果选择外购 企业还得进一步考虑是自己采购还是采购外 包 3 如何采购 主要考虑采购的模式 采购模式主要分集中化 分散化 混合采 购 1 集中化采购模式 是指整个公司所有的或几乎所有的采购活动在某一处集 中处理 集中化采购中 某个个人或部门被授权从事所有的采购活动 优点 比较容易达到标准化 减少管理上重复设置 获得规模优势 有利于采 购决策中专业化分工和专业技能的发展 适用 产销规模大 采购量大企业 部门及工厂集中在一个区域 产品种类大 同小异 集中采购可以达到 以量制价 的企业 2 分散化采购 是指将采购工作分散给各需要部门分别处理 优点 对利润中心直接负责 对于内部用户有更强的顾客向导 与供应商直接 沟通 缺点 分散了采购能力 适用 企业规模较大 工厂比较分散的企业 3 混合采购模式 分散集中化采购模式 很多大的跨国公司使用 4 采购多少 何时采购 主要考虑采购的数量和时间 有定期购买法 定量购 买法 9 影响采购战术的主要变数 答 战术即达成目标的主要方向和计划 战术的选用应以权变为基础 视具体 情况而定 影响战术的因素有 1 法律 2 经济的环境 3 公司的行销战术 4 公司的生产制度 5 公司的目标 与政策 6 供应市场的结构 7 物料的供应状况 8 产品在生命循环的阶段 9 原料取得对公司的重要性 10 采 购数量的大小 11 产品行销的风险程度 12 与供应商交易的风险程度 13 不同供应商交易的 无形利益 14 物料本身的性质 10 试述采购战术的分类 答 1 史培曼史培曼观点 采购战术是从公司阶层开始向下延伸至事业部阶层最后 扩展到部门阶层 不同的管理阶段层拟定的战术 1 绩效战术 2 系统战 术 3 竞争战术 2 林德斯林德斯观点 从系统方法观点出发 认为全面性的采购战术 是由许多 次 战术 组成 这些次战术可归纳为 3 种 1 确保供应战术 2 支持供应 战术 3 环境变动战术 3 克拉克克拉克观点 从竞争分析的立场 主张将战术采购项目在采购力量矩阵采购力量矩阵中 予以定位 基于买卖双方力量抗衡结果分 3 种结果 4 1 压榨战术 当买方居于优势 因供应风险不高 可采用该激进的战术 2 平衡战术 当买卖双方势均力敌 买方应因势利导 采取该中庸 均衡的 战术 3 多角化战术 当卖方居于优势 买方应积极防御 积极寻求原料替代品供 应商 增加供应来源的机会 4 王忠宗目标导王忠宗目标导向观点 即战术是达成目标的主要方向或许计划 将采购 战术分为 1 数量战术 以追求适当的数量为目标 避免过犹不及 发生呆料或缺料 他的执行方案包括现用现购 预购作用 长期合约 短期合约 多家供应 2 成本战术 以追求适当的价格为目标 避免危害买卖双方的长期合作关 系 它的执行方案包括 国外采购 国内采购 联合采购员 个别采购 统购 批购 直接采购 简接采购 3 品质战术 以追求适当的品质为目标 避免因品质过高或太差带来使用 上的浪费或缺陷 他的执行方案包括 自制 外包 租赁 买断 11 采购主管迎接变局的战术有哪些 答 1 来自企业内部的挑战 1 降低成本压力 2 前置时间不足的压力 3 提供及时的采购资讯的压力 4 分权采购的压力 5 存货责任的压力 2 来自外部环节的挑战 1 单一来源的挑战 2 小量多样生产方式的挑 战 3 退货的挑战 3 适当的采购战术 1 化零为整战术 2 内外兼顾 战术 3 自助人助战术 4 权变采购战术 5 财税导向战术 6 用人 唯才战术 第二章第二章 采购部组织架构与人力资源采购部组织架构与人力资源 1 采购部组织概述 答 采购部组织是指为了完成企业的采购任务 实现保证生产经营活动顺利进 行的目标 有采购人员按照一定得规律 组建的一种采购团队 采购部组织的功能 1 凝聚功能 2 协调功能 3 制约功能 4 激励 功能 采购部组织设计的原则 1 目标可行原则 2 合理分工原则 3 统一指挥原则 4 管 理幅度原则 5 权责相符原则 2 采购人员素质 答 1 企业采购岗位设置 2 采购人员的选拔标准 3 采购人员具备的基本素质 3 简述采购部组织架构和职责 答 采购部组织架构往往因企业规模 性质 生产产品类型的不同而存在很大 的差异 其中企业规模起决定性作用 1 小型企业 2 中型企业 3 跨 国公司或集团化企业 采购部门的职责 采购部门应承担以下几个方面的责任 1 把企业需要的物品按计划采购回来 时企业得以正常运转 2 通过各种途径降低采购成本 3 不断开发优秀的新开发商 5 4 对现在供应商进行管理 5 处理与供应商有关的绝大部分问题 4 采购部人力资源的获得和提升方法 答 获得合格人员一般有以下 3 种 1 内部招聘 2 社会招聘 3 学校 招聘 提升采购人员作业水平的途径 1 学习 2 培训 第三章第三章 采购申请与采购计划管理采购申请与采购计划管理 1 采购申请的含义 功能和注意事项 答 1 采购申请的含义 采购申请 又称请购 主要是指企业各需求部门向负 责采购的部门 提出在未来一段时间内所需要物品的种类以及数量等相关信息 并填制一定得表格交由采购部门 2 采购申请的功能 1 确定需求及内容 2 确定成本归属 3 有利于管 理 4 节省费用 3 采购申请的注意事项 1 由适当的采购申请人来进行 2 以书面的方式 提出 3 确定需求的内容 4 以规格表明需求水准 5 预算的限制 6 采购调查 2 简述采购市场调查的作用 答 采购市场调查含义 是指企业运用科学的方法 有系统 有目的地收集市场 信息 记录 整理 分析市场情况 了解市场的现况及其发展趋势 从而为市 场预测提供客观的 正确的资料 采购市场调查在企业经营管理中作用 1 采购市场调查是企业进行经营决策的基础 2 采购市场调查是调整采购计划执行情况的重要的依据 3 采购市场调查是改善企业经营管理的重要工具 3 采购市场调查的程序 方式 技术 答 采购市场调查 7 个步骤 1 确定采购市场调查目的 2 确定调查项目和调查方 3 选择资料的收集方式 4 设 计调查表格 5 收集调查资料 6 分析整理 7 编写调查报告 采购市场调查的方式 1 询问法 2 面谈调查法 3 实验法 采购市场询问调查技术 1 自由问答法 2 二项选择法 3 多项选择法 4 顺位法 5 评定法 4 确定采购需要量的目的 三个关键因素和常用的方法 答 1 确定采购需要量的目的 1 预计材料需要数量与时间 防止供应中断 影响产销活动 2 避免材料储存过多 积压资金 占用堆积的空间 3 配合 公司生产计划与资金调度 4 使采购部门事先做好准备 选择有利时机购入材 料 5 确定材料耗用标准 以便控制用料成本 2 确定采购需要量的三个关键因素 1 生产计划 2 用料请单 3 库存信息量 3 确定最合适的采购需要量的常用方法 1 经济订购批量法 2 固定期间法 3 固定数量法 4 批对批法 5 物料需求计划法 5 采购计划编制的过程 执行 答 企业采购计划的编制过程 编制物资采购计划 是一项很复杂 很细致的 工作 它大体可以分为以下 3 个阶段 1 准备阶段 2 平衡阶段 3 编 制采购计划 6 采购计划的审批 采购计划的审批 是上级主管物质采购的部门对采购计划的 审查和批准 审查的内容主要有以下几个方面 1 是否符合上级计划安排的原则和国家的方针政策 2 任何是否合理适当 物质消耗定额是否准确先进 可靠 3 各期的库存储备量的预计有无高估和低估现象 4 各种采购物资是否配套 5 是否遵循了成本最优化原则 在保证质量的前提下 企业是否达到了先进 性和效益性 6 计算是否有误 计划表格中各栏填写是否符合规定要求 采购计划的执行 计划的制定是为了组织执行 而执行又是检验计划正确于否 的过程 1 组织订货与采购 2 慎重选择合适的供货单位 3 加强订货合同管理 6 MRP 在采购中的应用 答 MRP 应用的目的 除了可以进行库存的控制和管理外 还可以确定主产品 所需原材料和零部件的需求量和需求时间 MRP 基本的思想原理是 由主生产进度计划和主要产品的层次结构 逐层逐个 地求出主产品所有零部件的出产时间 出产数量 这个计划被称做物料需求计 划 其中 如果零部件由企业内部生产 则需要根据各自生产时间的长短来提 前安排投产时间 形成零部件投产计划 如果零部件需要从企业外部采购 则 要根据各自的订货提前期发出各自订货的时间 采购的数量 形成采购计划 MRP 输入文件 1 主生产进度计划 2 主产品结构文件 3 库存文件 库存文件状态 MRP 的输出 1 净需求量 2 计划接受订货量 3 计划发出订货量 MRP II 即制造资源计划 是英文 Manufacturing Resources Planning 的简称 该系统在 MRP 系统的基础上 增加了对企业生产中心 加工工时 生产能力 等方面的管理 实现了计算机进行生产排程的功能 同时 将财务的功能也囊 括进来 在企业中形成了以计算机为核心的闭环管理系统 可以动态监察到产 供销的全部过程 MRP 下采购需求量的确定 1 根据物料需求计划确定采购清单 2 根据 消耗定额确定采购需求量 3 运用预测技术 数学模型 计算采购需求量 7 采购计划与预算的影响因素 答 1 年度销售计划 2 年度生产计划 3 用料请单 4 物料标准成本的规定 5 生产效率 6 价格预期 第四章第四章 采购订单与采购合同的管理采购订单与采购合同的管理 1 采购订单的制作 跟踪和执行 答 采购订单管理 是指企业根据市场部门的计划 企业的用料计划和实际能 力 以及相关因素所制定的切实可行的采购订单计划 并下达至订单执行部分 在执行的过程中不断注意对订单的跟踪 使企业能够从采购环境中购买到企业 所需要的产品 为生产部门和需求部门输送合格的原材料和配件 采购订单的制定 1 准备订单计划 2 评估订单需求 3 计算订单容 量 4 制定订单计划 采购订单的跟踪 1 合同执行前订单的跟踪 确认可以供应本次物料的供应 7 商 2 合同执行过程中订单的跟踪 就是要与供应商签订一份正式合同 合同跟踪把握以下事项 1 严密跟踪详细过程 2 紧密响应生产需求形 式 3 慎重处理库存控制 4 控制好物料验收环节 合同执行和的跟踪 合同规定的支付条款对供应商进行付款后需要进行合同跟 踪 2 采购合同的内容 答 采购合同指物资流通企业根据市场需要 向生产企业或其他物资流通企业 购买某种物质而签订的协议 采购合同的内容 1 首部 首部包括 名称 编号 签订日期 签订地点 买卖双方的名称 1 正文 包括 1 商品名称 2 品质规格 3 数量 4 单价与总价 5 包装及运输方法 6 付款方法 7 交货时间 8 交货地点 9 交货方式 10 交单单位或交货人名称 11 物资的验收 12 违约责任 13 不可抗力的处理 14 合同的附则及其他条款 3 尾部 包括 合同的份数 使用的语言和效力 附件 合同生效日期 双方签字和盖 章 3 采购合同的签订 答 采购合同的签订是指当事人双方依据法律的规定就合同所规定的各项条款 进行协商 以达到意思表示一致而确立合同关系的法律行为 合同签订前的准备工作 调查双方的资信能力 了解对方是否具有签订合同的 资格 签订合同的程序 合同的成立必须由双方当事人相互作出意思表示并达成合意 1 要约 2 承诺 签订合同时应确认对方当事人有权签订合同 4 采购合同管理的内容 答 1 合同的核对 2 合同的整理 3 合同的汇总 4 合同的执行台帐 第五章第五章 采购质量与数量管理采购质量与数量管理 1 简述采购质量管理工作的三方面 答 采购质量管理的目的就是保证从供应商处采购的物料质量可靠 适度 符 合生产部门的需要 从供应链管理来看 已经扩展到企业内部和外部所有与供 应商有关的活动 采购质量管理工作的主要内容包括以下三个方面 1 采购部门本身的质量管理 包括 物料采购计划工作 组织工作 协调工作 控制工作 2 供应商的评估 认证 以及产品的验收和把关工作 3 采购质量管理保证体系的建立和运转 因此 采购质量管理就是指对采购质量的计划 组织 协调和控制 通过对供 应商进行质量评估和认证 从而建立起采购质量保证体系 保证企业的物资供 应活动的总称 2 采购质量管理的具体内容 样卷一 什么是采购规格 有哪些描述方式 8 答 1 采购技术规格 技术规格描述了产品技术方面的要求 技术规格一般是由企业技术部门 产品 设计部门确定 它是企业进行生产的依据或标准 也是企业质量检验部门所遵 循的标准 产品设计是产品质量的基础 在 产品的开发过程中 产品性能规格越来越复杂 也越来越难以改动 而且后期的改动会造成成倍增加 因此必须纳入产品早期 开发过程 在新产品开发过程中 大型的制造商通常从以下几个方面与供应商进行了沟通 与合作 1 采购设计 采购人员是新产品设计小组的一员 根据采购标准对设计提出 意见 2 供应商早期的参与 邀请优秀的供应商对新产品设计提出意见 对材料的 选择提出意见 从而减少后续改动成本 3 派驻工程师 派工程师到供应商处 专门解决出现的设计和制造问题 任何一个组织在开发新产品时 采购员都起到了侦查员的作用 因为他们比开 发者和工程师与供应商的联系更密切 采购员在开发的早期阶段加入 有助于 更好的理解产品的功能和结构 实践证明 把供应商及早引入能够有效地降低 成本和改进成本 2 采购需求规格 规格是描述产品各方面要求的各种形式的结合体 需求规格一般由产品设计部 门 使用部门或采购质量专职管理机构共同确定 它是供应商进行生产的依据 或标准也是企业来料检验部门所遵循的标准 采购部门必须保证产品需求规格能够在供应商处得到满足 同时必须确保供应 商能够遵守交货时间 交货质量和价格等其他协议 因此采购方必须经行全面 质量管理 采购需求规格是首先要确定的问题 产品的使用部门必须先明确需求 需要什么规格的产品 他们应当准确 详细 的描述产品的规格 使采购部门清楚产品特性 以便更好的向供应商采购 采 购部门不能随意变动产品的规格 但可以向需求部门提出更好的选择建议 一种产品的规格可以用多种形式进行描述 采购需求规格就是指产品的描述方 式 也可以是几种描述方式的综合 通常包括以下几种方式 1 品牌 2 至少同等规格 3 工程图样 4 市场等级 5 样品 6 技术文件 7 国际标准 3 采购标准化 为什么要实施采购标准化 所为标准 就是对具有多样性和重复性的事物 在一定范围所做的统一规划 并经过一定的批准程序 以特定的形式颁布的规范的法规 其制定标准和贯彻 标准的活动过程称为标准化 按照标准化的适用范围 可将标准分为工业标准和企业标准 工业标准是指为 简化产品品种 规格 统一产品规格 质量以及性能而制定的一系列规范 规 定 如产品系列的确定 零部件标准化 通用化范围的规定 主要产品技术标 准的制定等 即为工业标准 这类标准是行业或全国通用的 分别称之为行业 标准 专业标准 国家标准 这是每个企业必须严格执行的 也是采购活动的 主要依据和手段 企业标准是在国家标准或行业便准的基础上 由采购企业自 己制定的规格 在采购工作中 采购部门也可以把企业标准寄给行业的几个主 9 要的供应商 在最终采用前征求他们的意见 采购标准包括国际标准 国家标准 行业标准和企业标准 采购标准化意味着 可以减少采购工作量 意味着采供双方就明确的尺寸 质量 规格所达成的协 议 通过加强采购的标准化工作 可以减少采购的品种 降低库存 从而降低 最终产品的成本 3 采购质量管理的原则 答 1 原则一 以需定进 就是根据市场需要确定物资的采购目标 这样可防 止盲目采购而造成积压浪费 还可避免物资因脱销而供不应求 从实际出发 企业应根据下列情况区别对待 1 凡关系国计民生 供不应求的重要物资 根据需求 开拓资源 力争多进 2 对供求正常 货源充足的物资 保证正常水平 采购量可略大于市场需求 量 3 对于大型专用物资 贵重物资 品种多变的特殊物资 密切注意需求动态 需要多少 购买多少 4 对季节性强的物资 季前购齐 季中补充 季末禁购 5 对于供过于求的物资 严格控制 少量采购 6 对于新产品 要注意少购 积极试销 打开销路 占领市场后再扩大采购 2 原则二 择优选购 就是指在满足社会需要的前提下 从运输方便 服务周 到的企业采购物美价廉 用户欢迎的物资 如 在满足需求功能的前提下 应 采购标准 通用的物资 在价格相同或相近时 应采购互换性和替代性强的物 资 1 择优质之优 2 择价廉之优 3 择供货企业地理位置和交通运输 条件之优 4 择服务之优 4 对采购质量问题进行管理的三种基本方法 答 要了解采购工作中物料的质量状况 找出影响物料质量波动的原因 就要 收集物料的质量数据记录 然后采用相应的方法进行采购质量问题的分析 从 而解决质量的问题 调查表 是利用统计图表进行数据收集 数据整理何粗略原因分析得 一种工具 有 1 缺陷位置调查表 就是先画出物料示意图 把图面划分成若干小区域 调 查时 按照物料的缺陷位置在平面图的相应小区域内画记号 最后归纳成统计 记号 可以得出某一缺陷比较集中在哪一个部位上的规律 这就为进一步调查 或与供应商协商找出解决办法提供了可靠的依据 2 不合格品调查表 对于供应商提供的物料 其中的不合格品需要调查其项 目 以及这些项目所占比率的大小 例如 把预先设计好的表格放在验收的现 场 让验收人员随时在相应栏里画上记号 填上数据 然后再进行统计 就可 以及时地掌握情况 3 矩阵调查表 是把造成采购质量问题的成对因素 分别排成行和列 在其 交叉点上标出调查的问题 这是一种多元问题的调查法 2 分类法 分类法也称作分层法 这是一种把记录的原始质量数据按照一 定标志加以分类整理 以便分析采购质量问题及其影响因素的方法 分类的目 10 的 是为了通过分类把性质不同的数据和错综复杂的影响因素分析清楚 找到 问题的症结所在 以便对症下药 解决问题 质量数据分类的标志多种多样 一般按以下 7 种原则进行分类 1 按检验时间分 如按不同的班次 不同的日期进行分类 2 按供应商分 如按不同的供应商分类 3 按运输方式分 如按海运 公路 航空 铁路分类 4 按进货时间分 如按不同的进货日期进行分类 5 按检验方法分 如按全检 抽样检验等进行分类 6 按型号分 如按不同的型号 新旧程度进行分类 7 其他分类方法 因果分析法 又叫鱼骨图 石川图 因果分析图是可以整理和分析出影 响采购质量 果 各因素 因 之间关系的一种工具 它通过带箭头的线 将 采购质量问题与原因之间的关系表示出来 5 简述采购质量管理的保证体系 答 1 明确的企业采购质量目标 采购质量计划和采购质量标准 该目标应该是可测量的可分解的 且与企业的质量方针保持一致 保证 质量 就是做到适度 质量太差不行 太好价格会高 故采购质量目标就是尽 可能降低采购质量成本 2 严格的采购质量责任制 建立专职的采购质量管理机构 采购质量管理专职机构可以统一负责采购质量的组织 协调 督促 检查 反 馈等工作 避免各自为政 发挥综合优势 使各部门 各项工作配合得更好 提高采购质量 采购管理业务标准化和管理流程程序化 建立采购管理制度 建立采购质量管理制度 对采购中重复出现的工作 把他们的处理过程制定为 标准 纳入规章制度 使之合理化 规范化 这就是采购质量管理制度 建立 采购质量管理制度可以使采购质量管理条例化 规范化 避免职责不清 相互 脱节 相互推诿 如建立进货检验制度 做好采购质量记录制度等 高效 灵敏的采购信息反馈系统 供应商的质量保证活动 通过一系列采购计划 组织 协调 控制等管理工作来保证和提高产品的质量 目的是为使用部门提供符合规格要求的满意产品 供应商的质量保证活动包括 三个方面 基于预防的质量管理方法 认真准备订单说明书 对供应商 进行初步的资格认定 了解交付能力 由专门的小组对供应商的质量体系进行 调查 形成调查报告 讨论后形成一致意见 样品检验 然后试生产 然后投 产 签订质量协议 订单交付后 对供应商进行定期验证 检查和评估 与供应商签订采购物资验证方法的协议 简述库存的概念 分类 答 库存是一种暂时处于闲置状态的 应用于将来的资源 设置库存的目的是 为了预不确定性的 随机的资源需求变化 保证生产的连续性 稳定性 以经 济批量进货 库存按状态分 原材料库存 半成品库存 成品库存 库存按作用分 周转库存 安全库存 调节库存 11 简述库存的管理策略 答 1 关注原材料的库存周转率指标 该值越大 说明库存使用率越高 2 采用合理的库存放置位置 原材料尽量放在供应商处 节省企业开支 半成 品库存尽量放在下一道工序附近的仓库 成品则尽量放在靠近用户附近的仓库 3 使用合适的减少库存的方法 1 减少订货批量 减少周转库存 2 通过 准确需求预测 压缩物料定单周期和生产周期 增加采购环境的稳定性等 从 而减少安全库存 8 简述库存的作用 答 库存的主要作用在于能够有效地促进供需平衡 保证生产正常进行 具体 作用如 1 企业提高对顾客服务的反应速度 保证正常供应 改善服务质量 2 集中批量下定单 减少定单次数 减少采购成本 3 提高企业动作效率 但是库存会占用企业流动资金 占用存储场地 增加管理开支 此外 市场 突变等因素还会使库存物料会成为呆料废品 低价变卖处理 因此 企业对于有规律的物料 常采用最佳订货周期和经济定货量法来管理 库存 9 简述影响库存的因素 答 1 客户服务水平 一般来说 信守交货承诺 交货速度等能体现客户服务 水平 2 订货批量 一般 订货次数多 批量小 则库存数量就少 3 物流渠道中货物流转的速度 货物流转速度快 库存数量就少 4 预测精确度 对独立需求而言 预测越精确 库存就越少 5 供应和销售的波动幅度 库存会随意外事件 市场价格波动 消费者偏好的 变化 新产品的推出 产品的生命周期波动幅度等而调节数量 6 库存成本 成本是决定库存量的最根本因素 1 采购成本 包括产品的价 格成本 订单处理成本 货物的运输成本等 这些成本随库存购买量的影响 2 库存持有成本 包括空间成本 资金成本 库存服务成本 库存风险成本 3 缺货成本 包括失销成本和延期交货成本 7 其他因素 需求变化 市场预期 供应商变化 产品更新 安全库存 采购 提前期 商品价格等 10 库存控制的功能 原则 答 库存控制是指在保证供应的前提下 使库存物品的数量最少而进行的有效 管理的技术经济措施 库存控制的功能 1 保证生产经营的正常运作需要 2 稳定生产经营的规 模 3 降低供需带来的经营风险 库存控制的原则 1 经济效益原则 2 完整性原则 3 安全原则 4 时 效性原则 11 库存控制的方法 答 1 定期订货法 FPR 又叫固定期限法 指企业订购时间预先确定 每 次订购的数量不固定 而是随时根据库存的情况来定 2 订货点法 FOQ 又叫定量订购法 指对库存状况进行连续的记录 观察 核对 当发现库存量下降到一定标准时 就进行固定数量的订货 是订货数量 12 确定 时间不固定的方法 3 分类控制法 又称为重点管理法或 ABC 分析法 基本原理是把品 种繁多的库存物资按其重要性 占用金额的大小等情况进行分类排列 然后分 别采用不同的库存控制方法 以使库存控制的有效性得以最大限度的发挥 第六章第六章 采购价格及成本管理采购价格及成本管理 1 简述调查采购价格的方法 答 1 选定调查的主要范围 6 大项目 1 主要原材料 20 30 种 其价值占全体总值的 70 80 2 常用材料 器材属于大量采购项目的 3 性能比较特殊的材料 器材 包括主要零配件 一旦供应脱节 可导致 生产中断 4 突发事件紧急采购 5 波动性物质 器材采购 6 计划外资本支出 设备器材的采购 数量巨大 影响经济效应深远 2 信息收集方式 1 上游法 2 下游法 3 水平法 3 信息收集渠道 1 杂志 报纸等媒体 2 信息网络或产业调查服务业 3 供应商 顾客及同业 4 参加展览会或参加研讨会 5 加入协会或工 会 2 影响采购价格的因素 答 1 供应商成本的高低 2 规格与品质 3 采购物品的供需关系 4 生产季节与采购时机 5 采购数量多少 6 交货条件 7 付款条件 3 简述采购价格确定方式 答 1 报价采购 采购方根据需要采购的物品向供应商发出询价函 请其正 式报价的方法 2 招标确定价格 一般适用于大批量的采购 优点在于公平合理 3 谈判确定价格 最常用的方式 也是最复杂成本最高的方式 4 简述采购成本的构成 答 1 维持成本 保持物料原样而发生的成本 分类固定和变动成本 如仓 库折旧 仓库员工的工资等 与采购的数量无关 物料资金的利息 物料的破 损和变质 保险费用等与数量有关 维持成本占用了采购成本的大部分 2 订购成本 向供应商发出采购合约的成本费用 企业为了实现一次采购而 进行的各种活动费用 如办公费 差旅费 邮费 电话费等 3 缺货成本 因为采购不及时而造成的物料中断 带来的损失 包括停工损 失 延期交货及其成本 失去销售机会的 失去客户的成本 商誉损失 4 物料的订购成本 请购所花费的人工费用 事务用品费用 主管审查费用 估价 询价 比价 议价 通信联络 验收货物 进库搬运等成本 5 影响物料价格的因素 13 答 1 物料成本 2 物料供求关系 3 季节性变动 4 经济 循环 1 内部条件的变动 6 交易条件采购量大 价格较低 7 进货检验非常严格 价格应提高 8 付款期较长 价格也应提高 6 降低采购成本的途径 答 采购成本是指因采购活动而引起的成本 它包括维持成本 订购成本及缺 货成本 但不包括货品的价格 1 寻求更优秀的供应商 通过对现有供应商的改进提高来降低采购成本 例如 改进供应商的质量 降低供应商的不合格质量成本 组织供应商参与本企业的 产品开发及工艺开发 降低产品与工艺成本 与供应商实行专项共同改进项目 以节省费用 如采用电子邮件传递文件信息减少行政费用并提高工作效率等 2 改善采购技术 通过运用采购技巧和战术来降低采购成本 包括 供应商参 与产品开发 利用供应商的技术与工艺 利用供应商开展即时生产 改进采购 过程及价格谈判等 3 优化整体供应商结构及供应配套体系 这包括通过供应市场调研等寻找更好 的新供应商 通过市场竞争招标采购 与其他单位合作实行集中采购 减少现 有原材料及零部件的规格品种进行大量采购 与供应商建立伙伴型合作关系取 得优惠价格等 7 降低采购成本的方法 答 1 集中采购法 集中采购是很有效的降低采购成本的方法 将各部门的 需求汇总起来集中采购 是因为较大的采购筹码可以得到较好的数量折扣价格 规格标准化后 可以取得供货商标准品的优惠价格 库存量也可以相对降低 因此 可以借助统一采购作业减少行政费用的支出 采购方能够有更多的时间 将资源用于开发新的供应商 2 价值分析法 价值分析法是降低采购成本的重要方法之一 将产品简化设 计便于制造 使用替代性材料 另外 选择提供较佳付款条件的供货商 运用 不同的议价技巧 或者改变运输模式将空运改为海运 也同样可以达到降低成 本的目的 3 作业导向成本法 作业导向成本法是另外一种降低成本的方法 美国惠普 公司早就采用了这种方法 可以将间接成本依照在某一产品上所花费的时间进 行正确配置 从而有利于管理层清楚地了解间接成本分配的状况 并易于检查 成本分配是否合理 4 目标成本法 这是日本丰田汽车公司发明的 这一方法对提高日本工业企 业的经济效益与竞争实力 立下了汗马功劳 并被欧美许多著名的企业 如福 特汽车公司 相继采用 8 降低采购物流成本的主要途径 答 1 物流活动中的各种浪费包括 过量制造 加工 存货过多 产品缺陷 操作不当 工艺流程不合理 等待 搬运 2 降低采购物流成本的主要途径 由于实际物流情况的复杂性和多变性 降 低物流成本的方法也是多种多样 变化不定的 但一般都遵循以下几条原则 1 加快物流速度 扩大物流量 一方面可以使固定成本分摊下降 另一方面可 以减少流动资金的占用 从而使物流成本降低 2 减少物资周转环节 这样做可以使物流速度加快 从而减少物流成本 3 采用先进 合理的物流技术 例如 先进 合理装卸 运输机械 集装箱 14 托盘技术的推广 硬技术 科学 合理的运输路线 库存量 软技术 等 采 用先进 合理的物流技术是减少物流成本的根本性措施 它不仅可以不断提高 物流速度 增加物流量 而且可以大大减少物流损失 4 改善物流管理 加强经济核算 实现物流管理的现代化 9 采购成本控制的方法 答 1 ABC 控制法 2 定期采购控制法 3 定量采购控制法 4 经济订货批量控制法 第七章第七章 供应商的选择与开发供应商的选择与开发 1 供应商的选择 答 1 分析市场竞争环境以及企业自身规模等客观因素 2 明确选择供应商的目的 3 建立对供应商的评价标准 4 确定选择供应商的方法 2 选择供应商的方法 答 直观判断法 线性权重法 层次分析法 多目标学习规划法 采购成本法 作业成本法 数据包络分析法 3 对供应商评估分析 答 1 价格因素 2 质量因素 3 交货提前量因素 4 交货准时性因素 5 品种柔 性因素 6 设计能力因素 7 特殊工艺能力因素 8 供应商的信誉 9 其他影响因素 4 对供应商选择的实施步骤 1 进行环境分析 2 制定供应商选择规划 3 建立供应商选择和实施的团队组织 4 市场调研和数据的采集 5 在现有供应商和潜在供应商中选择 6 建立供应链合作关系 5 供应商的认证程序 答 认证程序 对供应商的认证是发展供应商的第一步 它包括以下步骤 1 对供应商进行初步的调查 2 对供应商的样品进行测试 3 对供应商质量体系的认证 6 对供应商的认证内容 答 1 对供应商进行初步的调查 1 信息的收集 技术方面的信息 商务方面的信息 2 初步分析 2 对供应商的样品进行测试认证 1 评估供应商的产品 2 严格控制供应商的产品质量 3 对供应商质量管理体系的认证 7 供应商认证方法 答 1 确定供应商资格审定要素 2 确定审定要素的权数 15 3 供应商资格审定 8 供应商的管理制度建立 答 1 建立准入制度 2 建立供应商会见制度 接待时间要求 接待地点要求 洽谈内容要求 9 定期评定供应商 答 1 进行供应商分类与编号 2 建立供应商基本资料档案 3 建立供应商商品台帐 4 统计供应商销售数量 5 供应商评价 10 供应商的资质管理 答 1 供应商的资质 持续经营能力 产品质量控制能力 服务能力 2 供应商自我评价 3 跨部门的评价小组 4 评价供应商 5 让供应商参与产品设计 6 建立联合任务小组解决共同关心的问题 7 对供 商实施有效的激励措施 第八章第八章 采购风险管理和绩效评估采购风险管理和绩效评估 1 采购风险的概念和种类 答 企业采购风险是指在采购过程中因采购人员工作失误 采购单位管理失误 供应商进行商业欺诈等违规 违法行为 造成企业采购政策不合理 采购程序 不规范 评析过程不公正 采购成本过大 合同执行中超支 延期交货 所购 入物品及接受的劳务非企业所要 规格不适当 质次价高 履约纠纷等 采购 风险是客观存在的 贯穿于采购的全过程 企业采购的风险是多方面的 按来源可分为以下 6 个方面 1 供应商造成的风险 例如 有的供应商盲目追求利润 在物品的质量 数量 上做文章 以劣充优 降低质量标准 减少数量 甚至制造假冒伪劣商品坑害 采购企业 2 企业采购人员造成的风险 1 工作技能风险 采购人员由于本身专业技能的局限 可能会给企业造成损 失 例如 因对财务结算不精通 付款失误造成的风险 2 技术资源风险 采购人员即使在工作中并无行为上的过错 但仍有可能承 担由技术 资源而带来的风险 例如 购入的汽车等物品在验收时可能无法发 现其存在的质量问题 3 行为责任风险 采购人员违反了规定的职责义务 超过了工作范围 并造 成直接经济损失 就可能因此承担相应的责任 4 职业道德风险 一些采购人员不遵守职业道德 在采购中暗箱操作 收受 回扣 损害企业利益 3 企业采购管理失控的风险 对采购市场行情动态调查了解不够 会导致信息 不畅 对所购物料的价格 性能 规格等要素纵横比较不全面 会导致以较高 的价格进行采购的风险 另外 采购项目论证不充分 不科学的风险 表现在 以下 4 个方面 16 1 企业选购物品的各项技术参数是临时和随意让非专业制定 会造成采购物 品过时或不适合企业需要 2 企业管理部门审核计划时考虑资金不够 压缩关键技术参数 忽视专家和 供应商的合理建议 3 对采购项目论证缺乏先进的技术检测等多种手段 以进行综合长远评估 造成采购项目还没有完工 就已经过时 4 采购盲目攀比 超前消费 购买商品要最好的 最高档的 配置要齐全的 一味追求高 精 尖 时尚性 品牌性 造成采购支出超过计划的风险 4 企业在采购过程中操作不当的风险 1 招标 投标过程风险 例如 招标 投标信息不够公开 招标方式选择不 合理 招标文件中存在缺陷 资格预审把关不严格致使不合格供应商中标 出 现损害企业利益或者他人合法权益的风险等 2 评标 定标风险 例如 与投标人有利害关系的人进入采购项目的评标委 员会没有回避 评标委员会成员没有客观 公正地履行职务等 从而出现损害 企业利益的风险 3 签订合同过程中的风险 例如 合同文件前后矛盾和用词不严谨 导致双 方对合同条款的不同理解 形成因遗漏一些重要条款而导致的风险等 5 法律风险 采购在我国国民经济发展中的地位非常重要 国家制定了包括 政府采购法 等在内的大量的法律 法规和规章 不断加强对采购方面的监 管 如果企业在采购过程中违规操作 将会受到严厉的处罚 6 政治变动和自然灾害影响企业采购的风险 政治变动是指由国际 国内政治 环境变化而带来的不确定性影响企业采购的风险 如战争等 自然灾害是指来 自大自然的破坏 如台风 地震等 自然灾害造成交通系统瘫痪 致使物品难 以运输 不能够及时送达 或者破坏生产 使企业无法生产急需的物品 2 企业 回避与防范采购风险的措施 答 1 明确采购目标 采购是实物转移和价值转移的统一过程 因此容易产生 问题 采购控制和防范要实现下列目标 1 保证采购业务合法有效 企业采购部门在组织物料采购时必须严格遵守相 关的法律和规章制度 保证采购业务合法有效 2 适时适量 保证质量 费用最省 适时适量是指要做到既保证物料供应 又使物料总成本最低 保证质量是指要保证采购的物料能够达到企业生产所需 要的质量标准 保证企业使用购进的物料能够生产出质量合格的产品 费用最 省是指在物料采购的全过程中 要运用各种各样的采购策略 使总的采购费用 最低 3 保证采购成本核算正确 企业要控制采购成本 必须要掌握采购成本的实 际发生情况 如果采购成本计算不正确 提供的信息不真实 企业将无法运用 价值分析法降低采购成本 也将无法控制采购成本 4 保证采购记录真实完整 这是企业会计核算的基本要求 也是防止贪污 挪用款项现象的基本条件 2 企业采购风险的防范 主要包括如下 8 条措施 1 建立健全企业采购组织 企业采购组织是企业采购活动的主体 直接决定 着企业采购的效益 企业要从组织建设上及其对采购工作的领导 成立由总经 理和各部门负责人组成的采购工作委员会 对采购工作实行统一管理 法制化 管理是企业采购最主要 最高级的管理方式 同时要将采购人员的权力按职能 17 分配 形成相互制约的监督机制 2 加强采购人员和管理人员的风险防范意识 1 建立健全采购岗位责任制 加强内部控制管理 增强员工的风险意识和质量 意识 2 加强职业道德约束 通过多种形式的舆论宣传教育 让采购人员意识到 高 尚的职业操守是采购人员生存的基本原则 3 定期实行采购人员轮岗制度 通过轮岗制度 实现采购人员和岗位的最佳配 置 进一步降低采购人员的采购风险 3 建立健全供应商选择和管理制度 供应商的选择和管理是企业采购防范风 险的基础工作 企业要建立供应商准入制度 科学确定供应商标准 挑选一批 生产能力强 技术水平高 管理科学 服务周到的供应商 这样做不仅能使企 业物品采购稳定可靠 质优价廉 成本降低 而且可以做到双方关系融洽 互 相支持 共同协商 降低采购风险 4 建立供应链的采购体系 运用先进的采购技术 供应链管理的基础是在参 加供应链的企业之间建立起一个齐心协力 统筹兼顾 责任共担 利益共享的 战略伙伴关系 在供应链管理中 企业要运用 MRP 或 ERP 技术 解决物品需 求数量 需求时间和地点等问题 减少企业采购风险 5 建立健全采购作业标准和请示制度 实行采购作业标准化包括以下 3 点 1 制定标准化采购操作流程 编制详细的采购作业手册 2 明确规定采购人员的权力范围 3 建立采购评价制度 评定采购工作业绩 总结经验 纠正缺点 改进工作 同时也能够发挥监督作用 促使采购人员努力工作 降低采购风险 6 招投标过程的风险防范 企业要加强法律 法规的学习和普及 认真检查 采购业务操作的规范性和合理性 建立健全企业采购内部监督管理制度 规避 法律风险 7 签订合同和履行合同过程中的风险防范 企业在订立采购合同之前要了解 供应商资格 信用状况 实地考察供应商的生产能力 员工素质 质量保证体 系等 订立采购合同时 要确认供应商的身份和资格以及相关的书面证明 必 要时对合同进行公证或律师见证 由其他机构共同承担代理风险 在合同履行 过程中要进行监督 遇有意外因素需要索赔时 要及时索赔 防止风险 8 建立健全资金使用 运输进货控制制度 企业要建立健全采购资金使用