办公室工作手册工作流程图风险防控要点岗位职责范文

办公室工作手册工作流程图风险防控要点岗位职责范文办公室工作手册工作流程图风险防控要点岗位职责范文 一 综合文稿起草列出提纲 根据领导要求 参考各方面材料 列 出文稿提纲 送领导审阅同意 开展调研 根据提纲 开展实施调 研 召开座谈会 听取意见和建议 撰写初稿 综合调研情况 消 化各种材料 写出综合文稿的初稿 征求意见 采取各种方式 征 求各有关方面的意见和建议 修改完善 根据征求到的意见和建议 对综合文稿的初稿进行修改 完善 定稿付印 经过领导审阅或 经局办公会通过 正式定稿 二 局务会 局长办公会确定 根据局长指示 汇总局领导指 示 提出建议 根据局内各单位报送的会议议题 提出建议 起 草通知报批通知会议准备 会议材料 会场 座签 发言 汇报安排 会议实施 签到 会议记录 会议纪要 3天内完成起 草 报批分发归档 三 局外会议办理来文登记 接到上级有关部门通知后 立即登记 拟办 与主办单位联系协调 弄准情况 提出参会建议 报批 及时报办公室 局领导阅批 分办 根据局领导批示 将会议通知 立即转有关科室办理 催办 协调参会科室的准备工作 汇总局领 导 各科室参加局外会议情况 存档 四 电子公文处理收收文发发文收文登记 办公室文书室 收文拟 办 办公室领导 收文批办 局领导 转相关处室承办 办公室文 书室 督办办理接收文件 办公室文书室 初审 办公室文书室 审核 办公室领导 签发 局领导 登记编号 办公室文书室 送 排版 办公室文印室 处室校对 相关处室拟稿人员 排版印刷 办公室文印室 封发 办公室文印室 办结 五 普通纸质文件受理收文登记 收文人 收文拟办 办公室领导 呈局领导批示 收文人 送相关部门承办 办理 收文人 催办 办结 六 印章使用填单审批 发文以外的用印由用印单位在本单位填写 用印单 报本科室负责人签字审批 用印单位送分管局领导审签 如局领导不在 可由办公室主任代为审签 审核盖章 用印人员审 核用印程序合格后加盖公章 时限要求检验符合用印情况后当时盖章 办发文用印一般在1 2个工作日内盖章 留底保存 用印单保留存根 七 文件资料归档分类 将需归档的年度文件按照主办承办科室 进行分类 正式发文包括已加盖公章的文头纸 正式文件 立卷 按照文件规格从高到低排序 以件为单位 按要求包装 加盖本单位存档专用章 注明单位 年度 保管期限 件号 每 卷连续排号 按有关要求在第一卷前加附归档文件目录 在每卷后 加附本卷说明 每卷档案盒注明年度 单位 归档件数 保存期 限等内容 审核 所有归档文件立卷后 归档目录送办公室领导审 核 归档 最迟在每年6月底前 将上年度归档案卷交机关档案室 八 实物档案归档收集加盖归档章填写相关内容计算机编制目录将 档案装盒排列上架 九 三密 文件处理收文 机要员 分类登记 机要员 拟办 办公室领导 呈局领导批示 机要员 转办 相关处室 办结存档 退机要室存档 销毁 存档之外的文件 查阅 十 涉密档案查阅提出查阅申请 申请人员 审核 办公室领导 审批 分管办公室局领导 按申请及领导批准内容提供档案 档案 机要人员 收回档案 档案机要人员 十一 情况通报 编发收稿 收到各科室转来的局领导签发的稿 件 拟办 从文字 提法等方面对稿件进行 送审 通过公文处理 系统送室领导审批 登记 编号 室领导签发后转文书室 文 书室登记 编号 文书室将电子文件转文印室 封发 归档 文印室排版后退文书室 文书室向局领导和有关单位封发电子文 件 十二 信息简报编发约稿 采集 信息采编系统采集稿件 从 局领导和机关各部门推荐稿件中选取稿件 向各地国税机关约稿 拟办 筛选稿件 初核稿件 稿件 调整篇幅 要目 送审 通过公文处理系统送室领导审签 登记 编号 室领导 签发后转文书室 文书室登记 编号 核对 文书室编号后送 文印室排版 封发 归档 文书室向局领导和有关单位封发电子文 件 十三 新闻稿审批媒体记者根据采访内容 相关材料起草 或根据 局领导要求和对外宣传的内容起草 税收新政 法规出台的对外宣 传及时完成新闻稿初步审核 重点是政策导向 文字内容 是否适 合对外发布等及时对新闻稿内容进行审核 会核 重点是政策把关 以及确认是否适合对外发布等照有关程序 当天或择机对外发布 十四 新闻采访审批媒体记者向区局提出申请 或区局向媒体记者 发出邀请区局对采访内容 方式 时间 地点 人员等进行核实 就是否接受采访 采访内容是否合适 对外发布及时间 对象 人 员 地点等进行审核做出答复 提出意见 做出批示按照批示确定 的事项安排采访 十五 省局市局网站信息报送采集 根据省局网站以及市局网站信 息系统要求采集 信息 并报分管领导审核 审核签发 报分管领 导审核后 报室主任签发 报送 经由领导签发的信息 通过专网 报送 要求在一个工作日内报送 确保准确无误 备份归档 将 信息底稿在一个工作日内归档 十六 内外网站信息采编发布采集 每天进行信息采集拟上网发布 的文件 新闻信息等 报室领导审核 审核室领导在一个工作日内 对信息进行审核 签发 对于涉及局领导活动的重要信息 报局领 导签发 对于一般信息 由室领导签发 发布 签发后的信息 一 个工作日内在网站上发布 确保准确无误 归档 将信息底稿在一 个工作日内归档 十七 网站安全事故应急处理发现问题 监控检查网站页面文件完 整性和查看系统日志 一旦发现有网站页面文件篡改或系统遭破坏 即时做出响应措施 分析处理 对于网站内容被增删改 应用系 统出现故障等问题 办公室直接进行处理 其它问题 向分管领导 室领导报告并通知信息中心 协助其进行处理 在发现问题后两小时内完成 隔离主机 在确认有网站页面数据篡 改之后 立即将主机进行隔离 一小时内完成 页面修复在对主机 隔离之后 即开始页面恢复工作 利用技术手段分析排除已有的安全漏洞 并对网站系统进行安全加 固 减少安全隐患 恢复运行 在确认页面数据修复之后 一小时 内可恢复系统运行 处理结果 问题处理结束后一周内撰写 事件 处理报告 并报分管领导 室领导 制定改进措施 十八 处理人民来信来访信访岗初步接谈 做好接待记录信访岗根 据接谈情况 写出谈话记录和拟办意见 提交局领导审定按局领导 意见交相关处室处理 按照属地管理原则 开具转办单到市州局 相关处室7日内向信访岗反馈是否受理信访件 如不受理 书面 告知原因 已受理的信访件 各处室15日内向信访办提供答复意见 信访岗初核 如有不同意见 沟通协商 情况复杂的 请示领导 达成一致意见 初核无异 报领导审核 领导审核同意30日内 向信访人出具答复意见 十九 来信信息处理来访信息处理来信登记 收到信件后3个工作日 内登记来信信息 办理 根据信件内容在15个工作日内采取不同方 式办理 上报 办理方式有原件上送 摘要上报 综合上报 上报来信信息需要核实的 先核实后上报 交办 将信访事项交 给有关单位或负责同志办理 要求反馈办理结果 对于来信反映 的突发 紧急情况 需要及时叫有关单位办理的 也可采取传真 打电话等方式交办 转送 将来信事项转送有关单位 办理方 式是发函转送 附转送单转送 通报 向区局有关领导报告 向有 关单位主要负责同志通报来信的有关情况 回复 对于领导交办的 具体来信事项 根据业务处室的处理意见对来信人做出书面回复 存储 对已复核不再受理的来信 不需办理的重复信或其他不需 要办理的来信一般存储 存信按时间顺序打包 定期销毁 督查 督办 来信一般在60日内办结 特殊情况经批准后延期 延期不得 超过30日 审核 认真做好信访事项的反馈信息处理 不符程序的 提出改进意见 处理不妥的交承办部门继续办理 来访登记 当日对来访信息进行登记 接谈 接谈人员听取来访 人陈述 登记主要内容 需有关部门处理的 出具转送单 办理 对来访内容在15个工作 日内采取不同方式办理 督查督办 对未按时报结或处理意见违反 规定的来访事项督查督办 备案 对终结来访事项的材料备案 上 报 涉及重要事项可以专题报告形式上报 一般来访可以简报 形式呈领导阅知或阅示 通报 对来访反映的政策性 地区性 苗 头性和系统机关信访工作中存在的问题向各地通报 交办 对局领 导批示的 按法律法规应解决的 带有普遍性 倾向性 苗头性事 件的 有关单位处理不当等来访事项发函交办 转送 对需有关地 方一般掌握 了解和处理的来访事项作发函转送处理 协调处理 对情况复杂 难度较大的或涉及多方面的来访事项 经主管领导同 意 可邀请有关机关 部门来人协调处理 特殊情况处理 来访 人有扰乱公共秩序 妨害国家和公共财产安全等行为经劝阻无效的 由相关部门负责交公安机关处理 来访人在接待过程中患病需急救的 通知医务人员 必要时送医 院救治 二十 机关财务开支领报人签字科室领导意见分管科室领导审批财 务室审核分管机关财务领导审批财务室核销报账从机关经费列支领 报人签字 二十一 专项经费开支领报人签字科室领导意见财务室确认分管机 关财务领导审批核算中心核销报账科室专项经费列支 二十二 日常值班 接收 办理局外会议 活动 通知 接转外 单位电话 作记录 值班人员 登记 值班人员 拟办 办公室领 导 呈局领导批示 值班人员 转办催办办结 二十三 夜间及节假日值班 接转电话 作记录 接收文电 传 真 接收紧急重大情况报告 值班人员 登记 值班人员 拟办 办公室领导 呈局领导批示 值班人员 转办催办办结办公室岗 位风险防控要点岗位名称风险表现风险等级防控措施责任人负责人 主任岗 1 在公文 保密 财务等工作中把关不严 造成工作失误等情况 2 在公文处理过程中审核不严导致公文格式不规范 行文不规范文 种混用 3 在印章的使用过程中 对用印审核把关不严 没有在用印范围内 使用印章 印章遗失 被盗 一 1 加强管理制度建设 对公文处理 机要保密 宣传 财务等方面 的制度规定进行进一步充实和完善 使相关工作更加科学和规范 在此基础上 采取有效措施 加强跟踪督查和责任考核 促进机关 公文的规范高效运转 严格做好机关发文核稿工作 认真审核科室发文的格式 规则以及 文字的规范性和正确性 机关办文差错率逐步下降 公文运转进一 步协调顺畅 2 在对机关各项财务制度修订完善的基础上 坚持按制度 按程序 按预算办事 狠抓机关接待 资产购置 报销审核 项目审批等 方面的管理 切实规范机关财务收支行为 推动节约型机关建设 3 结合本部门的实际情况抓好 全国税务机关公文处理实施办法 的落实 加强公文处理能力的基本业务知识的学习 在工作中精益 求精 善于学习和积累 摸索规律 广为借鉴 不断提高 4 严格执行印章管理使用规定 印章由专人管理和使用 在保险柜 内存放 严禁将印章带出局外使用 5 严格按照印章的使用权限 范围及有关规定 管理使用印章 机要保密岗发生重大失泄 密事件 一 1 严格执行各项保密法律法规 遵守保密工作纪律 严格按照有关 规定保管机要文件 2 开展局机关日常保密自查及检查 并检查中发现的保密安全漏洞 进行及时整改完善 3 根据税收政策的调整 及时调整保密范围和密级 文秘写作岗在信息 宣传工作中 发表违法言论 未按相关审稿程 序 出现失实报道和泄密事件 提供虚假新闻 二 1 严格遵守写作纪律 忠于职守 实事求是 廉洁奉公 把握好宣 传口径 严格保守国家机密 2 严格执行信息 宣传稿件审核制度 税收宣传稿件涉及税收政策 文件 政策解读 领导重要活动报道 全局性会议 领导讲话 重 要言论 重大案例 重要统计数据对外发布的 必须经本级办公室 履行审批程序 3 严格媒体采访管理 新闻媒体对国税机关及其工作人员有关税务 工作的采访 统一由办公室受理 协调 安排 未经安排 各级国 税机关和工作人员不得擅自接受新闻媒体采访 网站管理岗 1 没有及时对内外网站栏目 信息进行维护和监控 造成网络安全 隐患 2 在政务公开过程中信息审核把关不严造成泄密等情况 二 1 认真落实省局和市局有关网站管理的各项制度 适时提出网站管 理的和建议 2 认真贯彻落实 政策信息公开条例 全面加强政府信息公开工 作 建立健全政务公开工作保密安全责任制 实行信息三审制 初审 复审 终审 确保主动公开和依申公开的政府信息不失密不泄密 3 严格依照 中华人民共和国秘密法 及其实施办法规定 对拟公 开的信息进行保密审查 凡属国家秘密或者公开可能危及国家安全 公共安全和社会稳定的信息 不得公开 信访管理岗在办理信访事项时 未按 信访条例 和省市局有关文 件的要求办理信访事项 而造成严重后果 一 1 严格遵守国家相关法律法规 认真执行国务院 信访条例 和省 局 市局有关信访方面的文件规定 做好信访工作 认真处理来信 接待来访 倾听人民群众的意见 建议和要求 接受人民群众的 监督 努力为人民群众服务 2 畅通信访渠道 为信访人采用本条例规定的形式反映情况 提出 建议 意见或者投诉请求提供便利条件 坚持属地管理 分级负责 谁主管 谁负责 依法 及时 就地解 决问题与疏导教育相结合的原则 3 健全事前预警防范机制 认真落实领导包案责任制 推行信访工 作政务公开 建立矛盾纠纷排查机制 加强信访问题和矛盾的源头治理 关注重 点时期和重点群体 做到日常排查与重点排查相结合 4 健全事中信访处置机制 制定信访应急预案 对突发信访问题和 重大群体性事件 要迅速提出处置意见 及时上报分管领导和有关 部门 全力做好信访接待工作 疏导群众 化解矛盾 财务管理岗 1 财务收支把关不严 造成国有资产损失 2 财务印章管理不规范 造成资金流失 一 1 严格执行国家各项财经制度 法规和国税系统制定的各项财务管 理制度 办法 2 加强对财务原始单据的稽核 对不真实 不合法的原始单据或记 载不准确 不完整的原始凭证 不予受理 3 严格执行年度预算 对无预算或超预算项目 不予办理支付手续 4 严格按照国家资金管理和银行结算制度的规定管好单位的货币资 金 不签发空头支票 不将单位的银行帐户出租或出借给其他单位 或个人办理结算业务 5 妥善保管有关财务印章 由会计和出纳分别保管 办公室权力清单 一 印章管理权 1 权力范围 1 以该局名义发出的公文 2 该局与有关部门的联合发文 3 经局领导批准开具事务性工作的介绍信 4 经局领导批准的出guo 出境 人员批件 报表 经费拨款单 资格证书 荣誉证书 离退休证书 或经局领导授权办公室负责 人批准的有关事项等 5 经局领导批准的其他事项 2 权力依据比照 XX省国家税务局印章管理办法 第一条规定 XX 省国家税务局 以下简称省局 印章 行政印章 由办公室设专人 保管和使用 省局党组印章由人事处专人管理和使用 局内各单位 的印章由本单位专人管理和使用 二 机关财务管理权 1 权力范围按照 会计法 国家统一财会制度和局机关财务管理 制度 对单位各项收支活动进行有效日常监督和专项控管 严禁超出规定范围 限额使用现金 严禁以任何方式套取现金 坐 支现金 2 权力依据比照 XX省国家税务局机关财务管理实施办法 试行 第四条规定 机关财务管理实行统一领导 归口管理的原则 机关的财务收支活动 归口局办公室管理 由办公室主任负责 办公室岗责手册根据工作实际 办公室内设主任岗 书记岗 机要 保密岗 文秘写作岗 网站管理岗 信访管理岗 财务管理岗等岗 位 一 主任岗负责办公室各项工作组织实施 1 包括人员政治业务学习 实施办公室工作 督促检查工作落实 情况 2 负责局重要文字材料的撰写和各种上报材料文字把关 3 搞好调查研究 信息宣传工作 抓好区局宣传报道工作 4 全面抓好加强机关管理和运转工作 二 机要保密岗 1 负责贯彻执行上级部门有关保密工作的方针 政策 指示和决 定 2 负责依照保密法规 制订局及系统保密规章制度 组织划分 调整国税工作中的保密范围和密级 并监督实施 3 负责局机关日常保密工作 并配上级和地方保密工作机构 加 强对局机关保密工作的管理和指导 4 负责开展保密宣传教育工作 组织保密骨干业务培训 5 负责组织 配合上级保密部门的各项保密检查 并根据检查结 果进行整改 6 负责局机关机要文件的管理工作 包括机要文件的签收 登记 传阅 归档 移交 销毁 7 完成主任 副主任交办的其他工作 三 文秘写作岗 1 编报区局国税工作信息 简报 专项材料 负责做好对市局的 信息上报工作 2 负责本局新闻工作的统一组织 协调与管理对外新闻宣传工作 3 做好宣传资料的搜集 存档工作 搞好宣传器材的保管 保 养 4 完成主任 副主任交办的其他工作 四 网站管理岗 1 负责区局内外网站的管理和发布 2 完成全局网页内容的录入 编排和更新 包括动态性内容 如国税情况 调查研究等的输入工作 3 完成主任 副主任交办的其他工作 五 信访管理岗 1 负责处理人民群众来信来访工作 对来信来访进行登记 记录 分办 督办 催办 2 做好与局机关各科室以及市信访部门的协调工作 3 负责信访工作制度建设和日常落实工作 5 协调有关部门的关系 完成主任 副主任交办的其他工作 六 财务管理岗 1 组织局机关日常经费的年度预算编制和决算编制工作 2 按照财务制度的规定 管理局机关财务收支 把好机关经费日 常开支关 3 审阅系统集中支付资金的各类批文 票据 合同或协议 按预 算 依程序把好系统集中支付资金关 4 组织机关财务各项管理制度 办法的制定与修订 并监督落实 5 对财务收支进行审核 对审批手续不全的财务收支应当退回 要求补充 更正 对违反国 家财经纪律 财务会计制度规定的财务收支 不予办理 对超预算 超标准的支出 不予受理 6 妥善保管有关财务印章 由会计和出纳分别保管 7 做好现金的日常管理 严格执行库存现金限额规定 不得白条 抵冲现金 不得坐支 挪用现金 8 完成主任 副主任交办的其他工作 党政机关公文格式1范围本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求 排版和印制装订要求 公文格式各要素的编排规则 并给出了公 文的式样 本标准适用于各级党政机关制发的公文 其他机关和单位的公文可以参照执行 使用少数民族文字印制的公文 其用纸 幅面尺寸及版面 印制等 要求按照本标准执行 其余可以参照本标准并按照有关规定执行 2规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的 凡是注日期的引用文件 仅所注日期的版本适用于本标准 凡是不注日期的引用文件 其最新版本 包括所有的修改单 适用 于本标准 GB T148印刷 书写和绘图纸幅面尺寸GB3100国际单位制及其应用GB 3101有关量 单位和符号的一般原则GB3102 所有部分 量和单位G B T15834标点符号用法GB T15835出版物上数字用法3术语和定义下 列术语和定义适用于本标准 3 1字word标示公文中横向距离的长度单位 在本标准中 一字指一个汉字宽度的距离 3 2行line标示公文中纵向距离的长度单位 在本标准中 一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7 8的距离 4公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g m2 80g m2的胶版印刷纸或复印纸 纸张白度80 90 横向耐折度 15次 不透明度 85 pH值为7 5 9 5 5公文用纸幅面尺寸及版面要求5 1幅面尺寸公文用纸采用GB T148中 规定的A4型纸 其成品幅面尺寸为210mm 297mm 5 2版面5 2 1页边与版心尺寸公文用纸天头 上白边 为37mm 1mm 公文用纸订口 左白边 为28mm 1mm 版心尺寸为156mm 225mm 5 2 2字体和字号如无特殊说明 公文格式各要素一般用3号仿宋体 字 特定情况可以作适当调整 5 2 3行数和字数一般每面排22行 每行排28个字 并撑满版心 特定情况可以作适当调整 5 2 4文字的颜色如无特殊说明 公文中文字的颜色均为黑色 6印制装订要求6 1制版要求版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺 寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 6 2印刷要求双面印刷 页码套正 两面误差不超过2mm 黑色油墨应当达到色谱所标BL100 红色油墨应当达到色谱所标Y80 M80 印品着墨实 均匀 字面不花 不白 无断划 6 3装订要求公文应当左侧装订 不掉页 两页页码之间误差不超过 4mm 裁切后的成品尺寸允许误差 2mm 四角成90 无毛茬或缺损 骑马订或平订的公文应当a 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处 允许误差 4mm b 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 c 骑马订钉锯均订在折缝线上 平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm 包本装订公文的封皮 封面 书脊 封底 与书芯应吻合 包紧 包平 不脱落 7公文格式各要素编排规则7 1公文格式各要素的划分本标准将版心 内的公文格式各要素划分为版头 主体 版记三部分 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头 公文首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分称为主体 公文末页首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分称为版记 页码位于版心外 7 2版头7 2 1份号如需标注份号 一般用6位3号阿拉伯数字 顶格 编排在版心左上角第一行 7 2 2密级和保密期限如需标注密级和保密期限 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角第二行 保密期限中的数字用阿拉伯数字 标注 7 2 3紧急程度如需标注紧急程度 一般用3号黑体字 顶格编排在 版心左上角 如需同时标注份号 密级和保密期限 紧急程度 按 照份号 密级和保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 7 2 4发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字 组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 发文机关标志居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用小 标宋体字 颜色为红色 以醒目 美观 庄重为原则 联合行文时 如需同时标注联署发文机关名称 一般应当将主办机 关名称排列在前 如有 文件 二字 应当置于发文机关名称右侧 以联署发文机关名称为准上下居中排布 7 2 5发文字号编排在发文机关标志下空二行位置 居中排布 年份 发文顺序号用阿拉伯数字标注 年份应标全称 用六角括号 括入 发文顺序号不加 第 字 不编虚位 即1不编为01 在阿拉伯数字后加 号 字 上行文的发文字号居左空一字编排 与最后一个签发人姓名处在同 一行 7 2 6签发人由 签发人 三字加全角冒号和签发人姓名组成 居右 空一字 编排在发文机关标志下空二行位置 签发人 三字用3号仿宋体字 签发人姓名用3号楷体字 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上而下依次均匀编排 一般每行排两个姓名 回行时与上一行第 一个签发人姓名对齐 7 2 7版头中的分隔线发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的 红色分隔线 7 3主体7 3 1标题一般用2号小标宋体字 编排于红色分隔线下空二 行位置 分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列 对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应当使用梯形或菱形 7 3 2主送机关编排于标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时 应当将主送机 关名称移至版记 标注方法见7 4 2 7 3 3正文公文首页必须显示正文 一般用3号仿宋体字 编排于主送机关名称下一行 每个自然段左空 二字 回行顶格 文中结构层次序数依次可以用 一 一 1 1 标注 一般第一层用黑体字 第二层用楷体字 第三层和第 四层用仿宋体字标注 7 3 4附件说明如有附件 在正文下空一行左空二字编排 附件 二 字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件1 XXXXX 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 7 3 5发文机关署名 成文日期和印章7 3 5 1加盖印章的公文成文 日期一般右空四字编排 印章用红色 不得出现空白印章 单一机关行文时 一般在成文日期之上 以成文日期为准居中编排 发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距 正文 或附件说明 一行之内 联合行文时 一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在 相应位置 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最 后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排 列整齐 互不相交或相切 每排印章两端不得超出版心 首排印章 顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 7 3 5 2不加盖印章的公文单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空一行右空二字编排发文机关署名 在发文机关署名下一行编排 成文日期 首字比发文机关署名首字右移二字 如成文日期长于发 文机关署名 应当使成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关 署名右空字数 联合行文时 应当先编排主办机关署名 其余发文机关署名依次向 下编排 7 3 5 3加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签 名章时 在正文 或附件说明 下空二行右空四字加盖签发人签名 章 签名章左空二字标注签发人职务 以签名章为准上下居中排布 在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期 联合行文时 应当先编排主办机关签发人职务 签名章 其余机关 签发人职务 签名章依次向下编排 与主办机关签发人职务 签名 章上下对齐 每行只编排一个机关的签发人职务 签名章 签发人 职务应当标注全称 签名章一般用红色 7 3 5 4成文日期中的数字用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应 标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 7 3 5 5特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发 人签名章 成文日期时 可以采取调整行距 字距的措施解决 7 3 6附注如有附注 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 7 3 7附件附件应当另面编排 并在版记之前 与公文正文一起装订 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一 行 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件与正文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公 文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 7 4版记7 4 1版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽 首条分 隔线和末条分隔线用粗线 推荐高度为0 35mm 中间的分隔线用 细线 推荐高度为0 25mm 首条分隔线位于版记中第一个要素之上 末条分隔线与公文最后一 面的版心下边缘重合 7 4 2抄送机关如有抄送机关 一般用4号仿宋体字 在印发机关和 印发日期之上一行 左右各空一字编排 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首 字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 如需把主送机关移至版记 除将 抄送 二字改为 主送 外 编 排方法同抄送机关 既有主送机关又有抄送机关时 应当将主送机关置于抄送机关之上 一行 之间不加分隔线 7 4 3印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字 编排在末条分隔线之上 印发机关左空一字 印发日期右空一字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚 位 即1不编为01 后加 印发 二字 版记中如有其他要素 应当将其与印发机关和印发日期用一条细分 隔线隔开 7 5页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之 下 数字左右各放一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 8公文中的横排表格A4纸型的表格横排时 页码位置与公文其他页码 保持一致 单页码表头在订口一边 双页码表头在切口一边 9公文中计量单位 标点符号和数字的用法公文中计量单位的用法应 当符合GB 3100 GB3101和GB3102 所有部分 标点符号的用法应当符合GB T15834 数字用法应当符合GB T15835 10公文的特定格式10 1信函格式发文机关标志使用发文机关全称或 者规范化简称 居中排布 上边缘至上页边为30mm 推荐使用红色 小标宋体字 联合行文时 使用主办机关标志 发文机关标志下4mm处印一条红色双线 上粗下细 距下页边20mm 处印一条红色双线 上细下粗 线长均为170mm 居中排布 如需标注份号 密级和保密期限 紧急程度 应当顶格居版心左边 缘编排在第一条红色双线下 按照份号 密级和保密期限 紧急程 度的顺序自上而下分行排列 第一个要素与该线的距离为3号汉字高 度的7 8 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下 与该线的距 离为3号汉字高度的7 8 标题居中编排 与其上最后一个要素相距二行 第二条红色双线上一行如有文字 与该线的距离为3号汉字高度的7 8 首页不显示页码 版记不加印发机关和印发日期 分隔线 位于公文最后一面版心内 最下方 10 2命令 令 格式发文机关标志由发文机关全称加 命令 或 令 字组成 居中排布 上边缘至版心上边缘为20mm 推荐使用红 色小标宋体字 发文机关标志下空二行居中编排令号 令号下空二行编排正文 签发人职务 签名章和成文日期的编排见7 3 5 3 10 3纪要格式纪要标志由 XXXXX纪要 组成 居中排布 上边缘至 版心上边缘为35mm 推荐使用红色小标宋体字 标注出席人员名单 一般用3号黑体字 在正文或附件说明下空一行 左空二字编排 出席 二字 后标全角冒号 冒号后用3号仿宋体字 标注出席人单位 姓名 回行时与冒号后的首字对齐 标注请假和列席人员名单 除依次另起一行并将 出席 二字改为 请假 或 列席 外 编排方法同出席人员名单 纪要格式可以根据实际制定 11式样A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1 公文首页版式见图2 联合行文公文首页版式1见图3 联合行文公文首页版式2见图4 公 文末页版式1见图5 公文末页版式2见图6 联合行文公文末页版式1 见图7 联合行文公文末页版式2见图8 附件说明页版式见图9 带 附件公文末页版式见图10 信函格式首页版式见图11 命令 令 格式首页版式见图12 标点符号是公文的有机组成部分 也是公文起草者最容易忽视的部 分 笔者在公文审核过程中 经常碰到文笔流畅但标点符号屡犯错误的 情况 归纳起来 常见的标点符号使用错误有以下十二个常见错误 一多个书名号或引号并列时使用顿号分隔例1各中小学要积极贯彻落 实 中华人民共和国预防未成年人犯罪法 中华人民共和国未 成年人保护法 中华人民共和国义务教育法 及相关要求 错误 各中小学要积极贯彻落实 中华人民共和国预防未成年人 犯罪法 中华人民共和国未成年人保护法 中华人民共和国义 务教育法 及相关要求 正确 例2公安部门要加强校园 警务室 护学岗 安全 网 建设 落实护校制度 错误 公安部门要加强校园 警务室 护学岗 安全网 建 设 落实护校制度 正确 解析标有引号的并列成分之间 标有书名号的并列成分之 间通常不用顿号 若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间 宜用顿号 常见错误二在标示数值和起止年限时使用连接号不规范例3制定并实 施学校安防达标建设三年行动计划 xx 2018年 错误 制定并实施学校安防达标建设三年行动计划 xx 2018年 正确 例4要加快工程进度 确保科技园3 5年内建成 错误 要加快工程进度 确保科技园3 5年内建成 正确 解析标示时间 地域的起止一般用一