采购控制程序

采购控制程序采购控制程序 文档作者 文档作者 沈冰沈冰日期 日期 2003 3 182003 3 18 审批 审批 郭桂英郭桂英日期 日期 2003 5 122003 5 12 批准 批准 胡水胡水日期 日期 2003 5 202003 5 20 编 号 CERNET SI QP 003 密级 机密 内容概述 采购控制程序 版本 1 00 生效日期 2003 5 20 共 8 页 质量管理体系文件质量管理体系文件 第 1 页 共 7 页 仅供内部使用 集成项目采购控制程序 修订历史记录修订历史记录 日期日期版本版本修订内容描述修订内容描述作者作者 2003 年 3 月 18 日 1 00 初始版本沈冰 2003 年 5 月 11 日 1 01 初始版本修订沈冰 2003 年 5 月 20 日 1 00 发布版本王姝 目目 录录 1 目的 2 2 适用范围 2 3 定义 术语及说明 2 4 职责 2 5 工作流程 3 5 1 供方的选择与评价 3 5 1 1 供方的初选与评估 3 5 1 2 供方的定期或不定期评价 4 5 2 采购控制 4 5 2 1 采购计划的拟制与审批 4 5 2 2 采购合同的签订 5 5 2 3 采购合同的执行 5 5 2 4 采购产品的检验 6 5 3 检验结果 7 6 记录 7 第 2 页 共 7 页 仅供内部使用 集成项目采购控制程序 1 目的目的 对采购活动进行控制 以确保采购产品符合确定的质量要求 对供方进行选择和评价 以确保供方具有满足要求的能力和产品 2 适用范围适用范围 本程序适用于公司系统集成项目及其他项目提供给顾客的产品采购和供方控 制全过程 3 定义 术语及说明定义 术语及说明 供方 指向组织 我方 提供软硬件产品 服务的供应商 产品商及其代理商 供方的产品最终成为组织 我方 向顾客提供的最终产品的组成部分 公司指定暂由系统集成事业部负责公司商务合同及采购流程的执行 采购范 围主要包括软件 硬件 技术服务等对外合作业务 固定资产采购除外 采购评审小组 由财务部经理 主管副总经理 运营副总经理 主管财务副 总经理组成 以下商务人员指采购执行人 产品工程师指产品验收人和详细配置确定 审查 人 4 职责职责 1 采购需求单位负责填写 采购申请单 的 请购内容 部分 连同相关 说明资料一起递交给系统集成事业部 2 系统集成事业部负责公司供方的选择评价 审核 采购申请表 对产品 进行询价记录在 采购申请表 的 询价记录 部分 同时负责产品的 采购实施 记录在 采购申请表 的 定购内容 及 验收记录 部分 3 采购评审小组负责预算内的采购金额不大于五万元的 采购申请表 的 评审 4 采购金额大于五万元或者预算外的采购必须在采购评审小组评审通过后 递交给公司总经理审批 5 总经理办资料管理员负责采购合同的归档保管 第 3 页 共 7 页 仅供内部使用 集成项目采购控制程序 5 工作流程工作流程 负责单位工作程序工作接口 系统集成部 依据采购需求审核 采购申请表 并 对需要采购的设备进行询价 需求部门 分公司 采购申请表 采购评审小组对上报的 采购申请表 进行评审 采购申请表 系统集成部确定供应渠道 与厂商洽谈最终价格需求部门 系统集成部初步拟定购货合同 订购单 合同章使用申请表 合同章使用评 审小组 评审合同 定购单 购货合同 订购单 需求部门 系 统集成部 财 务部 付款 接收 验收采购物资 采购申请表 的验收部分 需求部门 进货验收报告 财务部 系统 集成部 办理物资入库财务部入库 系统集成部 财务部 办理付款 报帐 财务部 5 1 供方的选择与评价供方的选择与评价 5 1 1 供方的初选与评估供方的初选与评估 在采购与供应关系发生前 由主管销售对采购样品检验 报价 调查问卷 质量审核等方式对潜在供方的质量保证能力进行调研 并组织商务人员进行评估 确信其具有能够满足我方采购产品要求的能力并经主管副总经理审批后 列入 合格供方名单 中 此过程记录在 供方评审表 中 国际或国内知名品牌及通过 ISO 质量认证的企业 可不用填写 供方评审表 第 4 页 共 7 页 仅供内部使用 集成项目采购控制程序 直接列入 合格供方名单 5 1 2 供方的定期或不定期评价供方的定期或不定期评价 采购发生后 商务人员根据收集到的供方供货记录 定期 每年至少一次 对供方进行评价 形成 供方评审表 供方的不定期评估指 每次实际发生采购活动之后 商务人员都需对供方的 供货活动进行评估形成 供方评审表 对采购期间发生重大质量问题的供方应及时进行评价 证明其是否能够继续 满足我方采购产品要求的质量能力 根据评价结果对 合格供方名单 做变更 5 2 采购控制采购控制 5 2 1 采购计划的拟制与审批采购计划的拟制与审批 1 需求单位根据项目中产品需求填写 采购申请表 签字后交系统集成部 进行审核 3 系统集成部商务人员审核 采购申请表 主要内容 供方的审核 检查供货方是否在 合格供方名单 上 如不在 首先 对其进行评价 评价合格 可向其采购 不合格 应及时通知需求与 顾客协商采取措施 若顾客坚持要求 商务人员应通知产品工程师加 强注意 预防可能发生的问题 产品配置与价格的商务审核 4 产品工程师检查产品配置的合理性 确认签字后 将 采购申请表 交回 系统集成部 5 系统集成部商务人员提请采购评审小组人员签字 6 采购评审小组签字通过后 系统集成部执行采购 7 系统集成部应根据批准后的采购申请将产品配置清单提交技术部产品工程 师 便于相关部门完成后续的采购产品验收 5 2 2 采购合同的签订采购合同的签订 批准后的 采购申请表 交系统集成部进行编号 下单 实施采购 第 5 页 共 7 页 仅供内部使用 集成项目采购控制程序 商务人员与需求单位沟通后 与供货商签订产品采购合同 若采购合同与采 购计划有不一致时 变更部分须重新审核 采购合同签订后两天内将原件交总经理办资料室存档 合同复印件连同 采 购申请表 一起交系统集成部归档 5 2 35 2 3 采购合同的执行采购合同的执行 采购合同签订之后至货物到货期间 1 按时填写请款单 附供货合同正本 提交财务部 2 财务部根据供货合同和请款单办理相应款项 交系统集成部 并做好项 目预算 3 系统集成部商务人员将相应款项支付供方厂商后 需一周内返回发票交 财务部 4 商务人员需定时通知需求部门相应采购货物的运输到货情况 5 2 4 采购产品的检验采购产品的检验 1 采购产品到货后 公司商务人员应及时通知需求部门 产品工程师进行进 货检验 对于采购中需与供方和顾客共同检验的设备 应及时与供方和 顾客联系 确定检验时间 地点和人员 2 对于不需与顾客共同检验的常用设备 可以由指定检验人员电话确认设 备验收情况 并完成 进货验收报告 3 产品检验 一般检验通过开机运行正常即可 对于服务器等大型设备可 与应用结合 进行系统安装 数据库安装的方式完成检验过程 对于批 量较大的设备 可以通过抽验的方式进行 抽验量不低于总数量的 10 经检验的产品要求记录其序列号 4 不合格品的处理 产品无法正常通过自检或测试时 应及时与供方联系 要求技术上的支持 若供方仍不能确定或不能及时解决问题 该产品即 为不合格品 发现不合格品后应记录其序列号 并在不合格品醒目处做 标记 或做到隔离存放 以免错用 产品工程师将不合格品情况及时通知商务人员 由商务人员负责与供方 第 6 页 共 7 页 仅供内部使用 集成项目采购控制程序 交涉 根据不合格品的性质 采取相应的处理办法 一种办法是要求供方更换不合格品 直至产品符合规定的质量要求方 可接收 另一种办法是 满足以下全部条件时方可让步接收 A 不合格品经供方书面确认不影响设备的主要功能及使用 B 供方书面确认解决该不合格品的时间 方式和应急措施 C 顾客主管及验收部门主管领导以书面方式确认同意供方解决该不 合格品的时间及方式 将不合格产品退回供方 经供方重新调试后再提交产品 5 3 检验结果检验结果 产品工程师负责将检验过程 包括不合格品的处理 记录 填写 进货验收 报告 及 供方产品验收统计表 供方产品验收统计表 由系统集成部年底收 回 以便对供方进行评价 6 记录记录