档案工作分管领导职责管理制度

0 档案工作档案工作分管领导职责分管领导职责 一 组织学习 宣传 贯彻执行 中华人民共和国档案法 贵州省档案管理条例 以及上级档案部门的各项规定 建 立健全本单位档案管理规章制度 并定期检查各项制度的执行 情况 二 加强对档案工作的领导 把档案工作纳入本单位的整 体发展规划和重要议事日程 三 关心档案工作和档案室的建设与发展 从人力 财力 物力上给予支持 及时解决工作中的重大问题和困难 逐步改 善档案工作条件 使档案工作与本单位的各项工作协调发展 四 督促本单位按期做好文件材料的收集整理 立卷归档 和移交等工作 五 对在档案管理工作中做出显著成绩的人员给予奖励 对违反档案管理法规的人员给予处罚 1 档案人员岗位职责档案人员岗位职责 一 认真贯彻执行 中华人民共和国档案法 贵州省 档案管理条例 和档案工作的各项规章制度 努力学习档案管 理的基础理论和业务知识 不断提高管理能力 二 负责本单位文件材料的收集整理 立卷归档 保管利 用等工作 每年六月底前 完成本单位上年度在各项工作中形 成的各类文件材料的收集整理 立卷归档工作任务 其案卷质 量 编号 排列均符合档案管理规定 三 负责本单位各职能部门和下属单位档案工作的监督 指导工作 四 熟悉和掌握本单位档案的种类 数量 内容等基本情 况 对室存档案定期检查 整理 调整和统计 做到帐物相符 五 编制各种检索工具 积极提供利用 并及时填写利用 效果登记簿 六 严格按照相关规定 组织对到期档案进行鉴定 销毁 七 严格执行保密规定 防止 密从口出 密从手失 未经分管领导批准 不得扩大档案的利用范围 2 八 认真做好档案室的安全保卫工作 确保档案的完整与 安全 档案收集工作制度档案收集工作制度 一 凡本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的 文件材料 均应由承办部门及时整理 归档 并定期向本单位 档案室移交 二 本单位领导和承办人员办理完毕的文件材料应及时 交给档案管理人员 统一进行归档文件整理 三 凡本单位参加外出学习 考察 参加各种会议的人 员返回单位后 三日内必须将所带回的资料 材料 文件的原 件交给档案管理人员 统一进行归档文件整理 四 本单位各职能部门在办件过程中形成的材料 文件 和所需的要件 按一件一卷的原则 由各部门进行整理 立卷 归档 并于当年底移交档案室 并办理移交手续 五 项目档案 重大活动档案 声像档案 实物档案 会 计档案的保管移交 按有关规定办理 3 档案立卷归档制度档案立卷归档制度 一 凡是本单位在各项工作活动形成的具有保存利用价值 的各种门类和载体的档案及有关资料均属归档范围 列入归档 范围的各类文件材料 任何组织和个人不得以任何理由据为己 有 二 归档的文件材料应保持其完整性和系统性 准确地反 映本单位工作活动真实内容和历史过程 归档文件材料如有缺 失 须及时考证补齐 如有破损 应修复完整 字迹模糊或易 褪变的文件应予复制 三 归档的文件材料必须遵循文件的形成规律 保持文件 之间的有机联系 区分不同价值 便于保管利用 以件为单位 进行装订 分类 排列 编号 符合文件归档要求 四 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等 应符合档案保护要求 五 应归档文件材料的收集归档工作在文件形成年度的次 年上半年完成 六 项目档案在全部工程 4 竣工验收后一个月归档 重大活动档案待活动结束后归档 声 像档案 实物档案 应在一个月内 交档案室归档 会计档案 在会计年度终了后 由财务部门暂时保管两年 期满后 造册 移交单位档案室 档案查阅利用制度档案查阅利用制度 一 凡本单位人员因工作需要查阅档案的 应办理登记手 续后 在档案室进行查阅 如确需将档案资料借出的 须经分 管领导批准并签字同意和办理借阅手续 二 凡查阅密级档案 须经分管领导批准并签字同意后方 可现场阅档 但不得摘录 复印 确需摘抄 复制者 必须经 过批准和接受档案管理人员的监督 三 凡查阅档案资料者 均要注意安全和保密 不得擅自 复制 转借他人或其他单位 更不得涂改 损坏 裁剪 拆散 抽页等 违者按规定追究当事人的责任 四 外单位人员查阅档案资料 须持单位介绍信和有效证 件 经分管领导批准后 档案管理人员方可提供档案资料 五 凡未经整理 登记完毕的档案材料 一律不得借出 六 档案管理人员要做好保密工作 不准私自摘录和利用 机密性内容的档案 七 档案管理人员要及时 5 做好档案查阅利用的统计工作 并做好利用效果的整理工作 档案鉴定销毁制度档案鉴定销毁制度 一 本单位到期档案的鉴定销毁工作 由单位分管领导和 相关部门主要负责人以及档案管理人员组成的档案鉴定小组具 体负责 二 档案鉴定小组应定期对已超过保管期限的档案进行清 理鉴定 对确无保存价值的档案进行登记造册 对尚有保存价 值的档案重新归档 清理鉴定到期档案时 除档案人员外 档 案鉴定小组必须有 2 人以上参加 三 对经鉴定确无保存价值 需要销毁的档案资料 档案 室应编制销毁清册 逐件登记造册 注明销毁原因 日期和鉴 定意见 写出销毁报告 经鉴定小组审查批准 再报请主管领 导和档案主管部门批准后 方可销毁 任何单位和个人 均不 得擅自销毁档案材料 四 销毁档案时 应由鉴定小组指定专人销毁 监销人要 在销毁清册上签字 档案室对已销毁的档案应及时在各种登记 簿和检索工具中注销 6 五 销毁的档案必须化为纸浆或焚毁 不准出卖或做其他 用 六 销毁档案的目录 鉴定销毁档案报告及审批销毁手续 等材料要存入全宗卷 并在各种统计台帐上注明 档案安全保管制度档案安全保管制度 一 非档案管理人员未经许可 禁止进入档案室 二 档案室钥匙由专人保管 不得借给他人使用 档案管 理人员离开档案室时 要及时关门落锁 确保档案安全 三 各种易燃 易爆物品 食品以及零散文件材料和杂物 一律不得进入档案室 室内要保持整洁 做到柜架无灰尘 室 内无杂物 进入档案室的档案资料必须认真检查 凡不符合保 管要求的一律不得入内 四 档案室内的档案柜及档案柜内的档案应排列整齐 编 号固定 做到柜格存放索引清楚 资料存放有序 案卷排列整 齐 编号科学 案卷调阅后恢复原样 档案收进 移出有统计 台帐 做到帐实相符 五 档案室内的温度力求控制在 14 24 相对湿度力 求达到 45 60 左右 保持干燥和通风散热 六 做好防火 防盗 防虫 防鼠 防潮 防尘 防晒 防高温的措施落实 定期对档案进行翻动 及时修补复制破损 7 褪变档案 档案保密制度档案保密制度 一 用于档案工作的计算机和存储介质 一律不得连接互 联网和在连接互联网的计算机上使用 二 档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规 遵守保 密纪律 防止 密从口出 密从手失 三 保密文件材料 档案的密级划分 变更和解密 必须 按照国家有关制度和规定办理 保密档案及文件材料 要妥善 保管 绝密档案要单独保管 四 不准私自或在无保密措施保障的情况下复制 使用 存放 销毁属于国家秘密的文件 档案 资料和物品 不准将 属于国家秘密的文件 档案 资料和物品作为废品出售 五 不准借阅秘密档案资料 查阅秘密档案或文件 应履 行审批手续 并限于保密室或档案室内阅览 不得抄录和带出 不得向别人透露秘密文件的内容 六 不准携带属于国家秘密的文件 档案 资料的物品外 出开会 参观 学习 游览 探亲 访友和办私事 如确因工 作需要 须经保密部门审查批准 同时指定专人保管 七 不准向家属 子女 亲友及其他不应知悉者谈论国家 8 秘密 八 定期进行保密文件 档案 资料和物品的清查工作 不准隐瞒泄密事件 对于造成失密 泄密的人员或事件要及时 报告 并视其情节依法追究责任 档案统计制度档案统计制度 档案统计工作是档案业务工作中的一个重要环节 同时也 是保证档案工作质量 提高档案业务水平的一项有效方法 为 了及时了解和掌握档案工作的全过程 便于更好地开展档案工 作 特制定此制度 一 档案管理人员要严格按照 中华人民共和国统计法 的要求 认真做好档案统计工作 二 建立健全档案移交登记簿 查 借 阅档案登记薄 利用效果登记薄 档案工作基本情况统计表等统计台帐 三 按照上级档案主管部门的要求 及时报送本单位档案 工作基本情况统计表 四 档案管理人员对各种登记 统计表册 要以高度负责 的态度 认真进行填写 对档案的收进 移出 利用数量等情 况 及时准确地进行统计 五 定期对统计数字进行综合分析 通过定量分析 反映 工作发展的速度和状况 总结经验教训 不断提高工作水平 9 声像档案管理制度声像档案管理制度 一 声像档案库房应保持整洁 安全 温度应控制在 14 24 相对湿度在 40 60 之间 二 录音 录像档案要垂直存入封闭式的在档案柜架内 库房要远离磁性设备场所 以防止存储介质受到损坏 三 照片档案的底片要采用底片夹 底片袋 盒式底片本 等进行分类保管 照片采用照片分类卡 影集等方法保管 以 防止照片和底片受损坏 四 任何单位和个人不得私自翻拍 复制 剪接 销磁 涂改声像资料 五 查阅声像档案必须有完备的审批手续 对照片只提供 正片 不提供负片 如因工作需要借用原件 需经分管领导批 准 六 对声像档案的鉴定 统计和销毁 要根据声像档案的 特点结合其他类别档案管理的有关规定执行 10 实物档案管理制度实物档案管理制度 一 实物档案是指机关在各项工作中形成的以物质实体反 映本单位主要职能活动和工作成果的特定物品 二 实物档案一般包括上级领导或名人 相关友好单位在 检查 交流活动中题写 赠送的字画 各级领导机关颁发的奖 杯 奖状 奖旗 奖品 荣誉证书和与有关部门交往中 对方 馈赠的纪念品以及机构变更时 已停止使用的印章等 三 凡是具有保存价值的实物档案应随时移交档案室 并 履行移交手续 档案员负责按时间顺序进行排列 编号 编目 四 实物档案由档案室集中统一管理 任何部门和个人不 得私自保存 11 电子文件归档及管理制度电子文件归档及管理制度 一 电子文件是指以数码形式存储于光盘 磁带 磁盘等 载体 并可在通信网络上传送的文件 二 归档电子文件 应及时做好登记工作 电子文件一旦 定稿 应设置为只读形式 一律不得修改 凡己移交给档案室 的电子文件 应一式二套 一套封存保管 一套提供利用 并 要在本部门保留一年后方可删除或销毁 三 归档电子文件的保管除应符合纸质档案要求外 还应 作防写处理 避免擦 划 触摸记录涂层 单片载体应装盒 竖立存放 四 查阅有密级的电子文件 须经分管领导批准 有完备 的审批手续 并按档案借阅保密规定执行 未经批准 任何人 不得擅自复制电子文件 五