档案管理办法

文书管理制度文书管理制度 档案管理办法档案管理办法 1 总则总则 1 1 制定目的制定目的 1 加强本公司内档案管理 以提升各部门工作效率 2 将本公司档案管理工作制度化 合理化 3 促使本公司之档案管理作业推行顺畅 1 2 适用范围适用范围 凡隶属本公司各档案管理 悉依照本办法所规范之体制管理 1 3 权责单位权责单位 1 管理部负责本办法制定 修改 废止之起草工作 2 总经理负责本办法制定 修改 废止之核准 名词定义名词定义 本办法之名词定义如下 1 档案 各级颁布的文件 通知 公司文书档案 人事档案等 本公司与其 他公司的各种来往协议 合同等 各部门的表册事务档案 工程用图等 2 临时档案 凡临时归档存放者 含未编号档案 3 资料档案 凡处理已告一段落或已结案或跨越年度却须留存备查之档案 已编号档案 2 调阅档案调阅档案 不相关部门人员调阅档案应经档案管理人员办理 调阅登记簿 并呈存档部门 主管核准后 才可调阅 调阅档案时间以两天为限 不得转借 拆卸 调换 复印 2 1 档案保管单位期限档案保管单位期限 1 永久保管 2 十年保管 3 五年保管 4 两年保管 2 2 档案销毁档案销毁 1 对无需保存的文件或保存年限届满之档案 应依规定请示并办理销毁手续 2 销毁档案应于 目录卡 上备注注明销毁日期 2 3 档案分类编号档案分类编号 档案分类及编码分下列三种 2 3 1 颜色颜色 区分档案性质区分档案性质 各存档单位无论是暂时或资料档案 均须以下列四种颜色来区分其档案类别 如 1 红色资料夹为有关品管及制造类之档案 2 黄色资料夹为有关营业及行销类之档案 3 蓝色资料夹为有关公司文书及人事类之档案 4 绿色资料夹为有关技术及研发类之档案 2 3 2 功能码功能码 区分档案类别区分档案类别 各存档单位无论是暂时或资料档案 均须以 一码 大写英文字母作为功能档 号 范例 企划部之黄色资料夹分类 A 代表市场调查类 B 代表营业管理类 C 代表广告媒体类 D 代表广告预算类 E 代表促销活动类 F 代表促销预算类 G 代表教育训练类 H 代表经营企划类 2 3 3 细分号细分号 区分资料归档顺序区分资料归档顺序 各存档单位之资料档案 依归档顺序编码 1 功能码后再经阿拉伯数字编码 依序为该细分码之档案 应以流水码建档 2 本编码由存档部门视部门需要 自行编列存档 3 本档案编码须制作单位存档编号总目录 以方便迅速查用 3 保管期限保管期限 3 1 永久保管永久保管 3 1 1 分类分类 1 公司章程等 2 股东名册 股东大会会议记录 营业报告等文件 3 董事会的重要文件 4 重要的政府机关的许可证 认证书以及指示命令等文件 5 契约书等具有永久效力的文件 6 有关股东 董事及主要职员人事方面的重要文件 7 其他需永久保存的重要文件 账簿及统计资料 3 1 2 事例事例 1 公司章程以及规则的制定 修改 废止等永久性查考文书 2 股东大会会议记录 责权 财产权等 3 董事会会议记录等 4 经营许可证等 5 契约书 6 公司职员名册 人事档案 7 银行存款账 年度会计报表 经营统计资料等 3 2 十年保管十年保管 3 2 1 分类项目分类项目 1 预算 决算及有关会计的各种账簿 各种凭证 2 干部会议等经营管理上重要的查考性文件 3 人事工资方面的文件 4 公司内部全体人员通告的文件 5 市场调查的汇总报告书 3 2 2 事例事例 税务查账报告书 业务文件 日常债权 财产目录等 3 3 五年保管五年保管 3 3 1 分类项目分类项目 1 期满或解约的契约书 合同 2 重要会议记录 3 短期内需查考的文件 4 人事文件 3 3 2 事例事例 1 业务日志 事故类文件 一般请示 收发文簿盘点报告等 2 工资明细表 工资总账 保险明细表 医疗保险明细表 工资调整表 3 4 三年保管三年保管 其他各单位独立存放资料 4 附件附件 附件 BB05 1 调阅登记簿 附件 BB05 2 目录卡 附件 BB05 1 调阅登