最新公文写作标准格式设置方法

2016 最新公文写作标准格式设置方法 公文的默认设置模板制作进入系统 开始 菜单 程序 Microsoft Word 2014 最新公文写作标准格式设置方法 一 公文的模板制作 进入系统 开始 菜单 程序 Microsoft Word 进入 Word 界面 一 进行页面设置 选择 文件 页面设置 选择 页边距 附签 上 3 7 厘 米 下 3 5 厘米 左 2 8 厘米 右 2 6 厘米 选择 版式 附签 将 页眉和页脚 设置成 奇偶页不同 在该选项前打 页脚 距边界设置为 2 6 厘米 选择 文档网格 附签 字体 设置 中文字体 设置为 仿宋 字号 设置成 3 号 单 击 确定 按钮 选中 指定行网格和字符网格 将 每行 设 置成 28 个字符 每页 设置成 22 行 单击 确定 按钮 这样就将版心设置成了以三号字为标准 每页 22 行 每行 28 个汉 字的国家标准 二 插入页码 选择 插入 页码 位置 设置为 页面底端 页脚 对齐方式 设置为 外侧 然后单击 格式 按钮 公文写作 公文写作基础知识 公文写作技巧 公文写作范 文 公文写作模板数字格式 设置为 1 2 3 的显示格式 单击 确定 按钮 再次单击 确定 按钮 双击页码 在页码两 边各加上一条全角方式的短线 并将页码字号设置成 4 号 字体 宋体 选定页码 选择 格式 段落 奇数页的页码设 置成右缩进 1 字符 偶数页的页码设置成左缩进 1 字符 单击 确 定 完成页码设置 三 发文机关标志制作 表格 插入表格 1 列 1 行 输入 玉环县人力资源和社 会保障局文件 字体为小标宋体 红色 调整字号 字间距 以 美观 醒目 庄重为原则 选中表格 设置行距为刚好使文字上边 缘接近表格线 点击鼠标右键 设置表格属性 表格 附签 文字环绕为环绕 定位 水平位置相对于页边距居 中 垂直位置相对于页边距 3 5 厘米 确定 发文机关标志 设置完成 四 文号制作 平行文文号 文号 3 号仿宋 居中显示 上行文文号 文号 3 号仿宋字体 左缩进 1 字符 签发人 3 号仿宋字体 签发人姓名 3 号楷体 右缩进 1 字符 注 文号一定要使用六角符号 六角符号插入方法 选择 插入 符号 符号 附签 找到六角符号后 将光标置于准 备插入的地方 单击 插入 按钮即可 五 版头中的分隔线 选择绘图工具栏中的 直线 在文档中插入一条直线 选中直线 单击鼠标右键 设置自选图形格式 颜色与线条 附签 颜 色设置为红色 粗细 2 磅 大小 附签 宽度 15 6 厘米 版式 附签 选择衬于文字下方 点击 高级 图 片位置 水平对齐 相对于栏居中 垂直对齐 选择 绝对位置 下侧 0 4 厘米 单击 确定 分隔线设置完成 见图 9 图 12 六 版记制作 选择 表格 插入 表格 选中表格 单击鼠标右 键 表格属性 表格 附签 对齐方式 设置为 居中 文字环绕 为 环绕 然后单击 定位 水平位置相对于 页边距 为 居中 垂直位置相对于 页边距 为 底端 确定 然后单击 边框和底纹 按钮 首条和末条分隔线 宽 度 推荐为 2 磅或 3 磅 在 预览 窗口中将每行的下线选中 其 它线取消 选中表格 格式 段落 缩进和间距 附签 左缩进 1 字符 右缩进 1 字符 确定 在表格中填写 具体内容 抄送 抄送单位 印发单位及印发日期用 4 号仿宋 七 保存成模板文件 单击 文件 保存 保存类型 选择 文档模板 doc 文件名 给模板命名 保存位置 模板所在 路径 保存为默认路径即可 至此 模板制作完成 以后所有属于此种类型的公文都可以调用该 模板 直接进行公文正文的排版 要对该模板进行修改 可以调出相应模板 方法是 选择 文件 打开 找到相应的模板路径 若模板保存时按系统默认设 置的 然后单击 打开 按钮调出模板即可进行修改 二 公文正文排版 一 依据模板建立新公文 选择 文件 新建 本机中的模板 选中所需模板 单击确定 调出模板 二 制作公文正文内容 正文内容根据公文的实际需求 录入文字 并遵循以下国家标准设 置格式 标 题 2 号小标宋字体 居中显示 主送机关 3 号仿宋字体 顶格 冒号使用全角方式 正 文 3 号仿宋字体 结构层次序号一般用 一 一 1 1 标注 第一层用黑体 第二层用楷体 第三 第四层用仿 宋体 发文机关署名 以成文日期为准居中排布 成文日期 3 号仿 宋字体 右缩进 4 字符 印发机关名称和印发日期 4 号仿宋体 左右各缩进 1 字符 注意上行文和下行文在文号和签发人设置上的区别 通过以上设置 和排版 公文文稿格式设置完成 供参考 不完善之处 按照 党 政机关公文工作条例 和 党政机关公文格式 的规定操作 最新党政机关公文格式及排版要求最新党政机关公文格式及排版要求 从 2012 年 7 月 1 日起 执行 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14 号 现行的 1996 年 5 月 3 日中共中央办公厅发布的 中国共产党机关公文处理条例 和 2000 年 8 月 24 日国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 停止执行 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规 范体式的文书 是传达贯彻党和国家方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商 洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 一 公文的构成要素一 公文的构成要素 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签 发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等组成 二 公文用纸 书写 印刷及装订等要求二 公文用纸 书写 印刷及装订等要求 1 公文用纸幅面尺寸 纸型 采用国际标准 A4 型纸 210mm 297mm 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头 上页边距 37mm 地脚 下页边距 35mm 左边距 28mm 右边距 26mm 版心尺寸 156mm 225mm 不含页码 排版 行距 28 磅 可微调 单字不成行 名字不换行 每页 22 行 每行 28 个字 首页必须有正文 2 公文书写形式 从左至右横排 横写 其标识第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 3 字体字号 发文机关标识使用 2 号小标宋体字 红色标识 秘密等级 保密期限 紧急程 度用 3 号黑体字 发文字号 签发人 主送机关 附注 抄送机关 印发机关 印 发时间用 3 号仿宋体字 签发人姓名用 3 号楷体字 正文以 3 号仿宋体字 一般每 页排 22 行 每行排 28 字 正文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字 4 页码编排 用 4 号半角阿拉伯数字标识 置于版心下边缘之下一行 数字左右各放一条 号一 字线 一字线距版心下边缘 mm 单页码居右空 1 字 双页码居左空 1 字 5 信函式公文 发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm 推荐用小标宋体字 字号由发文 机关酌定 发文机关全称下 4mm 处为一条武文线 上粗下细 距下页边 20mm 处 为一条文武线 上细下粗 两条线长均为 170mm 每行居中排 28 个字 发文机关 名称及双线均印红色 6 印刷与装订 双面印刷 骑马订或左侧订 骑马订的订位为两钉外订眼距书芯上下各 1 4 处 或两钉外钉眼距版面上下边缘各 70mm 处 允许误差 4mm 左侧订钉锯与书脊 间的距离为 3mm 5mm 三 公文各要素排版要求三 公文各要素排版要求 公文排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式 各要素主要分布于 眉首 主体 版记三部分 1 眉首 置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首 眉首包括 公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 1 份号 公文印制份数的顺序号 即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺 序编号 涉密公文应当标注份号 置于版心左上角第一行 用阿拉伯数字 2 秘级和保密期限 密级分为绝密 机密和秘密 保密期限是对公文秘密等 级时效规定的说明 置于版心右上角第一行 两字之间空一字 3 紧急程度 是对公文送达和办理的时限要求 根据紧急程度 标注 特急 加急 紧急电报分为 特提 特急 加急 平急 置于版心 右上角第一行 两字之间空一字 公文同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶 格标识在版心右上角第一行 紧急程度顶格标识在版心右上角第二行 4 发文机关标识 发文机关标识表明公文的作者 他是发文机关制作公文时 使用的 规范板式的文件版头 通常称 文头 由发文机关全称或规范化简称后 加 文件 组成 居中红色套印在文件首页上端 联合行文时 发文机关标志可以 并用联合发文机关名称 也可以单独用主办机关名称 文件 二字置于发文机关 名称右侧 上下居中排布 5 发文字号 发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号 由发文机关 代字 年份和序号组成 置于发文机关标识下空两行 居中排布 年份 序号用阿 拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即 不编为 001 不加 第 字 联合行文使用主办机关的发文字号 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线 6 签发人 签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名 只用于上行文 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空 4 字 签发人姓名居右空 1 字 签发人 用 3 号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名 如 有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第 1 行 其他签发人姓名从第 2 行起在主 办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排 下移红色反线 应使发文字号与 最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm 2 公文主体部分 置于公文首页红色反线 不含 以下至抄送机关 不含 之间的各要素统称主 体 包括 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 1 公文标题 即对公文主要内容准确 简要的概括 由发文机关名称 事由 和文种组成 除法规名称加书名号外 一般不用标点符号 位于红色反线下空两行 用 2 号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词义完整 排列对 称 间距恰当 2 主送机关 是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关 应当使用机关 全称 规范化简称或者同类型机关统称 标识在标题下空一行 左侧顶格 3 号仿宋 体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 3 公文正文 公文正文表述公文的具体内容 通常分导语 主体和结束语 在主送机关下一行 每自然段左空 2 字 回行顶格 数字 年份不回行 正文以 3 号仿宋体字 一般每页排 22 行 每行排 28 字 文中如有小标题可用 3 号小标宋体 字或黑体字 4 附件说明 公文附件的顺序号和名称 公文如有附件 在正文下空一行左 空 2 字用 3 号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿 拉伯数字 如 附件 附件名称后不加标点符号 5 发文机关署名 从 2012 年 7 月 1 日起 署发文机关全称或者规范化简称 6 成文时间 指公文生效的时间 署会议通过或者发文机关负责人签发的日 期 联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期 标识在正文之下 空两行右空 4 字 用汉字将年 月 日标全 零 写为 7 印章 公文中有发文机关署名的 应当加盖发文机关印章 并与署名机关 相符 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章 联合上报的公文 由主办机关加盖印章 联合下发的公文 发文机关都应加盖印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文时间 加盖印章 应上距正文 mm mm 端正 居中 下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文时间上 当印章下 弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文时间上 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空 7 字 主办机关 印章在前 两个印章均压成文时间 印章用红色 只能采用同种加盖印章方式 以 保证印章排列整齐 两印章间互不相交或相切 相距不超过 3mm 当联合行文需加盖 3 个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名 称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多排 3 个印 章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互 不相交或相切 在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施 加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 8 附注 是需要说明的其他事项 如公文的发放范围 使用时注意的事项 联系人及联系方式等 公文如有附注 用 号仿宋体字 居左空 2 字加圆括号标识 在成文时间下一行 9 附件 公文正文的说明 补充或者参考资料 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第 1 行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称 前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第 1 行顶格标 识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 3