ERP系统在企业财务管理和业务流程管理中的应用

ERP 系统在企业财务管理和业务流程管理中的应用系统在企业财务管理和业务流程管理中的应用 一 ERP 与业务流程管理 BPM 的内涵及其相互关系 以财务会计管理为核心的企业资源计划系统 Enterprise Resource Project 即我们常 称的 ERP 是一个财务会计导向的全面企业集成系统 管理整个供需链上的各个实体的 价值 实现对制造 财务 客户 分销和供应商的业务流程管理 是依托信息技术等手段 实现企业内部资源的共享和协同 克服企业中的官僚制约 使得各业务流程无缝平滑地衔 接 从而提高管理的效率和业务的精确度 提高企业的盈利能力 降低交易成本 业务流程管理 BPM Business Process Management 不是一个新概念 甚至不是一 个新名词 它是从相关的业务流程变革领域 如业务流程改进 BPI 业务流程重组 BPR 业务流程革新中发展起来的 流程管理技术也是从早期的工作流管理 EAI 流程自动化 流程集成 流程建模 流程优化等技术中发展起来的 一般来说 它就是企 业将现有的内部资源进行有效整合 优化企业的业务流程 有效监控企业战略目标的执行 从而确保企业的战略目标能够实现 它具有以下几个特点 首先 它实现了工作流程的自 动化 其次 它实现了多个企业系统之间的无缝集成 ERP 实施后 ERP 系统为企业流程管理提供了信息化管理平台 尤其具有柔性的 ERP 系统能够更好的支持流程管理 由于 BPM 是伴随企业整个寿命周期的 ERP 系统 运行后企业的流程不可能是一成不变的 必然随着企业的发展变化 企业的战略转变 流 程也随之转变 从而必然需要流程管理支持这种转变 从另一个角度讲 ERP 系统失败 的一个主要原因是不能适应企业的发展变化 战略转变 主营业务转变 流程转变等 BPM 支持企业的战略转变 如果 ERP 系统能够很好地支持 BPM 支持流程的动态变化 那么也就支持了企业的发展变化 从而可以提高 ERP 系统的应用效率和成功率 所以 在 ERP 系统运行后的 BPM 是必要的 另外 BPM 主要是规模化企业发展过程中对管 理进行改造的需求 而规模化企业在管理领域应用的 IT 技术主要是 ERP 系统 因此说 BPM 的实施离不开 ERP 系统的支持 二 实施 ERP 系统后对企业财务管理和业务流程管理的影响 一 实施 ERP 系统对企业财务管理的影响 1 ERP 扩大了财务管理的内容传统工业 经济时代 经济增长主要依赖厂房 机器 资金等有形资产 而知识经济时代 企业资产 中以知识为基础的专利权 商标权 计算机软件 人力资源 产品创新等无形资产所占比 重将大大提高 无形资产将成为企业最重要的投资对象之一 然而 由于无形资产确认 计量的困难 传统核算型软件受到很大限制 进行财务决策时也很少考虑这些无形资产 ERP 系统除了财务系统外 还包括供应链管理 人力资源等系统 可以从各方面对这些无 形资产进行分析 预测 丰富了财务管理的内容 2 ERP 系统突出了财务管理的整体性 获取信息的时效性和信息服务全面性 ERP 系 统除了提供必须的财务报表外 还能提供多种管理性报表和查询功能 并提供易于使用的 财务模型和分析模块 更全面地提供财务管理信息 为战略决策和业务操作等各层次的管 理提供服务 ERP 系统对大量规范业务的计量都可以在初始化中加以设置 自动生成相应 的凭证 记录工作可由系统自动完成 计算和报告中的大部分工作也能通过系统设置而自 动完成 另外 ERP 系统的集成保证了会计信息的相关性 可靠性 保障了财务管理所需 信息的质量 系统的实时性又保证了会计信息的及时性 3 ERP 系统使财务管理与生产管理有机结合 发挥计划与控制作用系统可以把企业的 生产和财务管理集成在一起 在一个集成的环境下 当生产经营系统能够正常运行时 很 容易驱动会计核算系统正常运行 因为 从根本上讲 生产人员与财务人员有着相同的基 本处理逻辑 只不过前者用物料计量单位表示 后者用货币单位表示而已 由于生产经营 系统比以往任何时候都更为有效可信 所以 会计系统将会得到一套比以往任何时候都更 为有效的数据作为工作的基础 有人说 由财务管理系统驱动生产管理系统非常困难 而 由生产管理系统驱动财务管理系统则容易得多 这种说法是很有道理的 如果生产管理系 统行之有效 财务人员完全可以利用它作为建立一个有效的财务系统的基础 在成功地运 行 ERP 的企业中 财务管理人员都会感到他们的工作效率提高了 他们的计划控制能力 提高了 其原因在于 生产系统和财务系统在同一环境下 就可以用相同的语言来谈论同 一件事情 这样他们之间的不协调状况就消失了 自然有助于效率和能力的提高 也就是 说 ERP 作为整个企业的信息系统 使得企业整体合作的意识和作用加强了 通过准确 及时的信息传递 使大家的精力集中在同一方向上 以工作流程的观点和方式来运营和管 理企业 而不是把企业当作一个个部门的组合 4 细化成本核算以加强成本管理 ERP 上线带给成本管理的第一个变革是建立了标准 成本体系 目前 公司对所有物料收 发 存都采用标准成本核算 对产成品的直接材料 消耗定义物料清单 成本核算对象进一步细化 按物料编码核算成本 通过子库存转移实 现同一法人内部物资转移 成本费用控制高度集中 同时能适时监控采购物资的实际采购 价格 及时了解公司各项大宗原材料等市场信息 促进采购成本降低 保证公司成本 利 润核算更加真实 科学 准确 5 ERP 系统改变了企业资金管理模式作为公司的管理者 必须时时关心整个公司的资 产流动性 防止发生公司整体的支付危机 在现实情况下 大型企业发生财务危机甚至倒 闭 很多是由于资金的周转不灵 ERP 资金管理的两个重要功能 即自动实时生成现金流 量表和利用内部银行结构对企业的资金使用情况进行量化考核 可以使集团总部作为投资 中心 进行资金的合理分配与运用 ERP 资金管理模块中的资金预测功能加强了企业对中 短期现金流量的预测 能及时预警 保证公司的顺利运作 二 实施 ERP 系统对业务流程管理的影响 1 ERP 为企业 BPM 提供业务蓝图企业的 BPM 应该使企业的流程走向何方 它是由企业的战略决定的 战略是由市场和企业生存环 境决定的 但是 因为传统管理模式的惯性作用 企业管理者很难突破原有思维的约束勾 画流程的蓝图 即便是出色的管理者有着美好的流程优化 重组的想法 在具体实施的时 候也会出现走样的情况 而融入先进管理思想的 ERP 系统能够为企业流程管理提供美好 的蓝图 并且指引着 BPM 的方向 2 ERP 是 BPM 的推动力 ERP 系统的成功实施确实能够提高企业的效率 降低成本 提高效益 这是勿庸置疑的 许多企业从局部的信息化 自动化 到整个企业的信息集成 一步一步地随着 IT 技术的发展 应用 IT 技术逐步走向集成化 在 IT 的过程中必然涉及流 程的优化 重组 而 ERP 系统更要求企业的流程打破原有的秩序 以适应 ERP 系统实施 应用的需要 3 ERP 为 BPM 提供有力的支持 BPM 可以理顺企业的业务过程从而提高企业的效益 然而如果在实施 BPM 的过程中没有 IT 技术的支持 BPM 的实施会变得非常困难 甚至会 影响实施的成功 例如在很多情况下 一个企业里面可能有许多相同的数据会以不同的格 式存在 并分别存储起来 这往往会发生错误和浪费时间 可以想象如果没有 IT 技术的支 持 要消除这种情况 在数据产生的源头一次获得数据并将数据在企业内流传共享是不可 能做到的 而信息共享技术也可以将串行的业务处理过程变为并行业务处理过程 BPM 要 求在工作点进行决策 员工要对执行的结果负责 这要求员工在接受培训掌握新技能的同 时 要确保能够得到控制工作所需的信息 而这也需要 IT 技术的支持 另一方面 BPM 侧重管理思想 而 ERP 则侧重于技术手段 从 BPM 实施的目标来看 BPM 也是离不开 IT 技术支持的 这是因为 BPM 从管理上理顺了企业的业务流程 使企业的经营过程科 学化 合理化 如果没有 IT 技术的支持 业务过程虽然合理了 但员工个人的工作效率不 能提高 从而将企业的 瓶颈 从业务过程上转嫁到员工的工作效率 而要消除这种情况 要么增加工作时间 要么增加员工人数 显然这又增加企业的生产成本 这与 BPM 的目 标是相矛盾的 三 ERP 系统在企业财务管理和业务流程管理中的应用 一 ERP 系统在财务管理中的应用 1 ERP 中的 ABC 成本法针对传统成本会计不适 应新制造环境的局面 作业成本法 Activity Based Costing 简称 ABC 和基于 ABC 的 作业成本管理 ABCM 在美 日和西欧诸国的企业尤其是竞争激烈和人工成本很低的 高新技术企业 得到了广泛的应用 ABC 成本法是以作业 Activity 为核心 确认和计量耗用企业资源的所有作业 将耗 用的资源成本准确地记入作业 然后选择成本动因 把所有的作业成本分配给作业成本对 象的一种成本计算方法 ABC 成本法是会计界首先提出来的 应当说它的理论本身并不复杂 但是由于企业的 内部流程是千变万化的 成本动因也无法标准化 因此理论的实践变得比理论本身复杂多 了 随着企业 IT 技术的运用 ERP 为越来越多的企业采用 ERP 的集成性使得 ABC 成 本法完全融入整个系统 成本动因数据可以自动从 ERP 中其他模块中获得 比如销售 采购 生产 人力 财务等 使得 ABC 成本法能在企业中得到很好的应用 2 ERP 系统在财务管理中的应用财务管理的功能主要是基于会计核算的数据并加以分 析 从而进行相应的预测 管理和控制活动 它侧重于财务计划 控制 分析和预测 强 调事前计划 事中控制和事后反馈 然而 ERP 系统中的财务管理模块已经完成了从事后 财会信息的反映 到财务管理信息处理 再到多层次 一体化的财务管理支持 这种转变 体现在 它吸收并内嵌了先进企业的财务管理实践 改善了企业会计核算和财务管理的业 务流程 它在支持企业的全球化经营上 为分布在世界各地的分支机构提供一个统一的会 计核算和财务管理平台 同时也能支持各国当地的财务法规和报表要求 如 提供多币种 会计处理能力 支持各币种间的转换 支持多国会计实体的财务报表合并等 支持基于 Web 的财务信息处理 为支持企业发展电子商务和基于 Internet 的应用系统 如销售订单 处理等 部分财务信息还可以通过 Web 方式收集和发布 总之 这一切 倘若在非 ERP 的环境下 即使依靠 人海战术 来完成 其效益也是有限的 二 BPM 与 ERP 系统的应用企业的业务流程随着企业的发展不断地变化 ERP 系 统不能与企业的流程管理分离 但 ERP 对企业业务流程缺乏有效的控制和管理 BPM 优 化了企业的流程 并使 ERP 向基于流程的方向演进 它是企业成功实施 ERP 的基础 BPM 与 ERP 系统在实际应用中的关系如下 1 利用 BPM 优化企业流程流程管理是企业管理的基础 企业通过 BPM 系统首先应 把企业的关键流程导入系统 由系统定义流程的规则 再以数据 图形 报表等形式给出 哪些流程合理 哪些流程需要调整 随着企业流程的不断执行和优化 形成企业自己的特 点 给企业的领导者提供决策的依据 2 BPM 让 ERP 向基于流程的方向演进企业在没有采用 IT 手段之前 所有的业务流程 是通过手工方式运作的 是一对一的管理方式 而引入了 IT 手段之后 业务流程通过信息 技术手段实现 采用一