真维斯国际-推广流程.doc

公司: 真维斯国际(香港)有限公司部门/分类: 总部操作手册文件编号:QM-JSWT-011文件名称:推广流程版本:1.11.0简介1.1此流程旨在界定推广工作计划的制订程序，以及在进行期间作出的控制。1.2此流程适用于推广部开展各项推广工作。2.0流程控制指针2.1推广费用比率(实际推广费用/预算推广费用*100%)2.2VIP的销售比率(VIP销售金额/总销售金额*100%)*2.3 媒体曝光率3.0制订及控制推广计划3.1检讨上季推广工作收集口岸推广部、口岸总经理、运作总监、市场部和业务部（包括香港及口岸）的意见，对整季的推广工作进行检讨，并作一检讨报告呈管理阶层。3.2季度推广安排与管理阶层、总部市场部及商品开发部商议，落实季度宣传策略及重点推广货品定位后，总部推广部制订该季的推广计划，包括费用预算及推广活动时间表，经管理层审批，据此进行各期推广活动，以及控制各项总部及口岸推广费用开支，并把资料存盘。3.3推广计划执行及控制推广计划经管理阶层批签后，由总部推广部落实推广概念、执行及控制，包括宣传品的设计和制作、宣传媒体的选择及传播目标。口岸推广部需配合整体的推广概念，计划地方的媒体及宣传活动。3.3.1设计及制作宣传品总部推广部按当季定好的推广概念及计划，设计各样所需的宣传品，包括印刷品、道具和赠品等。所有设计均会交管理阶层审批，然后进行制作。所有经批签的设计数据均存盘。（参阅: 4.0 制作及使用宣传品）3.3.2宣传媒体安排与管理阶层商讨，决定主要宣传媒体，落实广告概念，视乎需要交由合适的广告公司进行广告制作及媒体投放；如有需要，会通知口岸推广部安排当地的投放媒体。*3.3.3总部推广活动3.3.3.1形象广告投放3.3.3.1.1根据年度推广计划拟定形象广告制作投放计划及费用预算。3.3.3.1.2广告公司提供整体方案包括制作与投放方案。3.3.3.1.3我司对方案进行评估后与广告公司交涉修改方案最后落实方案并签定广告投放合同。3.3.3.1.4广告公司制作广告由我司进行审核及落实。3.3.3.1.5广告公司提供广告投放计划安排由我司进行审核及落实。3.3.3.1.6推广部对广告的投放日期及投放质量进行监测。3.3.3.1.7投放结束后由广告公司及第三方媒体监测公司提供广告监测报告投放成效分析。3.3.3.1.8推广部对广告监测报告进行分析总结评估此次投放的整体效果提出修改及改善意见及下次投放的方向建议。3.3.3.2大型活动流程3.3.3.2.1 联系活动主办方商议作可行性探讨。3.3.3.2.2推广部提供交活动建议方案供管理层审核3.3.3.2.3与主办或承办方进行方案细节确认明确各方的权利与义务。制作活动流程及媒体宣传方案。3.3.3.2.4提交详细的活动计划及费用预算并交管理层审批。3.3.3.2.5与承办公司签定活动合同书。3.3.3.2.6筹建活动组委会结构制作活动工作时间安排表按照时间表内的时间跟进各项详细的活动筹备工作(例如前期宣传工作确定比赛场地招请赞助商工作宣传品设计及制作布置比赛场地等)3.3.3.2.7安排新闻发布会向公众传递活动信息。3.3.3.2.8举行活动监控活动进行的全过程。3.3.3.2.9 收集赛事媒体报导情况作活动成效总结及提出下届改善意见整理媒体回输数据及相关活动数据归档。3.3.3.3口岸推广活动3.3.3.3.1口岸推广部配合整体推广概念而计划合适的地方媒体及宣传活动，把具体的活动建议方案列明，经口岸业务经理、总经理、运作总监及总部推广部同意后，按公司规定程序批签完成后，即可进行。3.3.3.3.2口岸自行采购推广活动所需的推广物料时，需对供货商进行质量控制，所有的操作依照公司最新发布的关于物料采购及其控制的行政通告要求进行。3.3.3.4推广活动的进度控制推广活动时间表是推广部进行推广活动的时间依据。推广部需对推广活动时间表的实际运作情况进行检讨以评估各项推广活动在推广时间上的合理性。*3.3.5 总部陈列组的工作3.3.5.1陈列橱窗及店铺布置3.3.5.1.1在每季开季前两个半月前与商品开发部采购部沟通货品摆放概念及落实主题系列组别等。3.3.5.1.2根据已确定的主题进行橱窗设计设计完后提交给管理层审批。3.3.5.1.3每期推广期前的1个半月前要求采购部提供货品供陈列摆放在收到货品后将在模拟店根据该期的系列组别来摆货展示效果。3.3.5.1.4根据摆货后的效果制作每期的陈列指引给各有关部门及管理层批签。3.3.5.1.5在每季安排总部同事在开季后一星期内到各口岸巡店评分(评分标准附表)除了安排总部同事去口岸评分外总部也要求各口岸陈列专员在每期推广期对各自口岸的店铺进行巡店评分。3.3.5.1.6总部陈列组每个月都会收集各口岸陈列专员的工作报告及巡店数据进行 汇总及审核以便及时发现问题及时做出改正。3.3.5.1.7每季开季前在总部对各口岸陈列专员做一次该季的陈列培训。3.3.5.2口岸陈列专员工作3.3.5.2.1于每期开季前,依据总部提供的橱窗指引,做形象店铺的橱窗效果图给总 部审批及对形象店铺的店长,进行一次陈列培训,并监督店长对店员的培训进度。3.3.5.2.2于每期换季时亲自下店跟进摆货、换季物料、橱窗更换后的效果。3.3.5.2.3在开季后一个星期内回输形象店铺巡店报告给总部陈列组审批。3.3.5.2.4按陈列手册监督口岸非形象店铺的货品陈列效果及进行相关的培训工作。3.3.5.2.5每期开季后一个星期回输口岸店铺的开季效果照片(最少八间店铺) 。3.3.5.2.6每月月底呈交当月的工作报告给总部。 3.3.5.2.7每季开季后到各属口岸的竞争对手拍摄,及调查比较对手与真维斯的形象店的优劣。*3.3.6 网站工作流程3.3.6.1 网站推广排期：根据推广部工作时间表排期,经小组讨论做出网站制作推广排期3.3.6.2 内容编辑：网站活动推广内容由推广部活动组提供,产品内容根据天书编辑上网 店铺地址由两司发展部提供特许加盟内容由加盟部提供VIP专栏则由推广部提供。3.3.6.3 平面设计：网页平面设计师将根据推广主题设计网页平面。3.3.6.4 网站活动内容由推广部主管审核后交网页设计组制作上网，网页平面经推广部主管 审核批签后，交网页设计师制作网页。3.3.6.5 网页设计组根据提交上来的网站内容及网页平面设计开始网页设计，包括网站动画 及程序开发。3.3.6.6 网站开发完毕后，由推广部主管复核网站的内容及设计。3.3.6.7 复核无误，网页程序数据网上公布。3.3.6.8 日常网站推广维护，监测访问效果，提供分析报告。4.0制作及使用宣传品4.1宣传品的采购4.1.1供货商的选择及评估总部推广部需对开发的采购供货商进行评估，包括物品的价格、质量、交货日期等。并将其评估数据交公司管理层批签后做为采购依据。如报价单等。并每半年对供货商价格的市场竞争力进行评估，制订供货商半年合作价格表进行控制。以减少推广采购费用，降低采购成本。*4.2采购作业宣传品定好价格及交货期后，将供应厂商的报价单及口岸分配数量等数据交部门主管及副总经理批签（在供货商半年合作计划内的价格交部门主管批签，计划外的价格需由副总经理加签）。然后将PO系统中完成的订货单串联到推广费用管理系统中生成订货单入帐申请进行扣数。*4.3宣传品订购4.3.1订购店内宣传品或印刷品时，总部推广部于PO系统中输入数量单价数据后，将已确认报价单及口岸分配数量作为附件抽取订货单进行批签至供货商，供货商批签完成后由推广部采购组存盘。4.3.2订购赠品时，由总部推广部于PO系统中输入数量单价等数据后抽取订货单及购销合同，经副总经理批签后，将购销合同交至供货商确认及批签完成后交推广部采购组存盘。同时抽出条形码数据，并知会有关部门将数据输入系统。*4.4运送宣传品4.4.1供货商须依时完成宣传品的制作，并根据总部推广部提供的数量和规格进行包装，填好送货签收单上各项资料，于送货前把有关资料通知总部推广部，以便通知口岸安排收货。4.4.2总部推广部根据供货商提供的推广物料送货签收单及集运仓提供的发车数据，于PO系统出推广部货物发车通知通知口岸货仓部及推广部作好收货准备。*4.5跟进口岸收货4.5.1口岸货仓部收货后，于仓库系统抽取推广部货物入仓记录，交口岸推广部及总部推广部确认收货。同时根据口岸推广部提供的各店各款宣传品配货指令，将相关宣传品配发到店。4.5.2由口岸推广部负责查验推广宣传品的数量及样式，并将结果记录在推广部货物入仓记录上。4.5.3总部推广部将各口岸的推广部货物入仓记录，连同“订货单入账申请”或推广部采购申请表(当订货单需要手工批签时，则需在推广费用管理系统中出推广部采购申请表进行扣数)、报价单、口岸数量分配数据、发票等交财务部安排付款。4.5.4宣传品送货数量如有缺少，则安排补送或扣款。4.6宣传品的应用确定宣传品的送货期后，于两周前发通告给各口岸推广部和货仓部有关宣传品的到货时间及数量，以及宣传品的应用日期和装置指引。5.0推广费用控制5.1总部推广费用控制5.1.1总部推广部每季开季前均需制订该季的推广费用预算，经公司管理层批核后做为推广费用控制的依据。当按推广计划需要使用推广费用时，由总部推广部的推广费用管理系统中填写推广费用采购申请表进行费用申请，如需动用过季盈余则需要杨勋先生批准，按中央档案的要求经相关权责人员签核后安排相应的费用支出。5.1.2每季结束时，总部推广部需制订相应的推广费用分析表及费用总结对推广费用的使用情况进行分析，以检讨推广费用使用的合理性。5.2口岸推广费用控制5.2.1各口岸每季开季前均需根据总部的推广计划制订口岸的推广计划及相应的推广费用预算，经公司管理层批核后做为口岸处理推广费用的依据。当按推广计划需要使用推广费用时，由口岸推广部在推广费用管理系统中填写费用批核进行费用申请，经口岸业务经理、口岸总经理及营运总监至总部推广部批签，但10,000元以上的费用需加设总部推广部部门主管和副总经理加签，如需动用过季盈余则需要杨勋先生批准。批签完成后分发回口岸安排相应的费用支出。5.2.2口岸每季需统计口岸自行采购物料的单价及相应的制作费，经口岸业务经理、总经理及运作总监审核批准后并报回总部。以便于行政部协助监控各口岸的推广费用。6.0贵宾咭工作流程*6.1贵宾咭及相关物料的订购普通咭每季度末向各口岸发出下季度贵宾咭及相关物料增订数量的推广部通告；口岸通告后，拟定口岸下季度贵宾咭及相关物料增订的数量；总部推广部汇总各口岸下季度贵宾咭订购的数量并作分析后由PO系统出定货单向供货商订购贵宾咭及相关贵宾咭物料。尊尚咭每月由后台VIP系统查出符合升级条件贵宾咭持有人数据，将数据整理后传到供货商处打码制作尊尚咭。*6.2贵宾咭及相关物料的物流供货商制作贵宾咭及其它贵宾咭物料印刷品送至各口岸；口岸收到贵宾咭及相关物料，对查无误后，将贵宾咭、封套及申请表分发至各店铺使用。*6.3贵宾咭申请程序若符合申请资格，顾客需填写真维斯贵宾咭申请表。店长将相关数据录入计算机VIP系统。*6.4贵宾咭数据更改口岸各店铺若收到贵宾咭持有人表示其个人数据有所更改，必须填写真维斯贵宾卡更改数据表格，口岸行政部收到真维斯贵宾卡更改数据表格于VIP系统内更新数据。*6.5贵宾咭尊尚咭升级每月由后台VIP系统查出符合升级条件贵宾咭持有人数据，将数据整理后传到供货商处打码制作尊尚咭；并传至各口岸。口岸收到总部推广部寄来的贵宾咭检查，核对无误后将尊尚咭分发至顾客手上。*6.6贵宾咭普通咭及尊尚咭的续咭每月由后台VIP系统查出符合续咭条件的贵宾咭数据，由总部在计算机后台执行续咭操作系统将自动延长此部分咭的有效期。*6.6贵宾咭失咭处理持有人若失咭，持咭人填写贵宾咭报失表，口岸行政部定期将资料传至总部；总部推广部收到贵宾咭报失表，安排制作补发卡，处理方法如同续咭处理。*6.7贵宾咭购物处理持咭人到任何真维斯专卖店凭真维斯贵宾普通咭购买正价货品可获九折优惠，而购买减价货品亦可获九五折优惠；凭真维斯贵宾尊尚咭购买正价货品可获八五折优惠，而购买减价货品亦可获九五折优惠；凭贵宾咭购物作正常销售处理 (业务部提供指引给店员)。*6.8 贵宾咭分析总部推广部每月于推广部内部会及行政会报告上汇报VIP咭数量(含新申请咭及续咭)及 VIP咭销售次数金额和占总体销售的比例相关VIP活动(如VIP生日6折)的数据效果 对比上月和去年同期的数据进行分析从而制定相应的改善措施和促销策略。 7.0流程记录控制本流程所有记录文件的批签、分发、保存均按相关部门中央档案的要求进行。8.0流程改进8.1总部推广部需定时检讨各项流程指针的完成情况，并进行分析总结后交公司管理会议进行讨论。8.2总部推广部需定时的总结本流程的