业务流程整理指导说明书

系统实施工具之 ABCABCABC 公司公司公司公司业务业务业务业务流程整理流程整理流程整理流程整理 指指 导导 说说 明明 书书 金蝶金蝶软软件 中国 有限公司件 中国 有限公司东东莞分公司莞分公司 实实施部施部 二零零一年六月二零零一年六月 金蝶软件实施文档七 第 1 页 共 6 页 K3 系统现行业务流程整理指导说明书系统现行业务流程整理指导说明书 目的目的 在系统定义阶段整理企业现行业务流程是为了保证新系统 K3 能满足业务过程的需 要 因此需识别企业各部门的管理功能 整理企业主要工作流程 定义必须的信息 方法方法 组织部门关键业务人员共同讨论 从业务处理的高层依次往下展开 以下列出是 ABC 公司需要整理的业务流程 利用提供的标准符号画出每一项目的业务 流程图 备备注 注 对需要详细说明的业务处理和输出报告可利用 IPO 表进一步说明 金蝶软件实施文档七 第 2 页 共 6 页 表表 1 业务流程图格式业务流程图格式 业务编业务编号号 业务业务 名称名称 功能域功能域 编编制制日期日期审审核核日期日期 以下画出流程以下画出流程图图 填写填写说说明明 业务编业务编号 填写号 填写业务编业务编号号 功能域 填写功能域 填写该该流程流程图图所涉及的功能范所涉及的功能范围围 如采 如采购购管理 管理 销销售管理等售管理等 业务业务名称 填写名称 填写该业务编该业务编号号对应对应的的业务业务名称名称 编编制 填写制 填写编编制人的名称制人的名称 日期 填写日期 填写编编制日期制日期 审审核 填写核 填写审审核人的名称核人的名称 日期 填写日期 填写审审核日期核日期 备备注注 每一个完成的每一个完成的业务业务流程流程图图都要由完整的表都要由完整的表图图 如果一个流程 如果一个流程图较图较大 无法在一大 无法在一页页中划出中划出 时时 另一 另一页页中不需要表中不需要表头头部分 但两部分 但两页页之之间间必必须须用用转页转页符符连连接 接 金蝶软件实施文档七 第 3 页 共 6 页 表表 2 IPO 表格式表格式 XXX 业务流程描述 业务业务 编编号号 业务业务 名称名称 编编制制日期日期审审核核日期日期 序号序号处处理理说说明明责责任任单单位位责责任人任人 模模块块及屏及屏 幕幕编编号号 金蝶软件实施文档七 第 4 页 共 6 页 填写填写说说明 明 业务编业务编号 与流程号 与流程图编图编号相同 号相同 业务业务名称 填写名称 填写该业务编该业务编号号对应对应的的业务业务名称名称 编编制 填写制 填写编编制人的名称制人的名称 日期 填写日期 填写编编制日期制日期 审审核 填写核 填写审审核人的名称核人的名称 日期 填写日期 填写审审核日期核日期 序号 与相关流程序号 与相关流程图图中的中的处处理理编编号号对应对应 处处理理说说明 填写明 填写业务业务流程流程图图中中处处理框的理框的详细处详细处理理说说明 每个序号明 每个序号对应对应一个一个处处理理说说明明 责责任任单单位 填写位 填写负责负责相关相关处处理的理的责责任任单单位位 责责任人 填写与任人 填写与该处该处理相关的理相关的责责任任单单位的位的责责任人 任人 岗岗位 位 模模块块及屏幕及屏幕编编号 填写号 填写该处该处理在理在 K 3 系系统统中中对应对应的模的模块块及屏幕及屏幕编编号 号 编编号的号的编编制原制原则则 用两位字母表示模用两位字母表示模块编块编号 用三位数字表示屏幕号 用三位数字表示屏幕编编号 屏幕号 屏幕编编号不足两位的前面用号不足两位的前面用 0 填填 补补 模 模块编块编号如下 号如下 供供应链应链 工工业业采采购购 工 工业销业销售 工售 工业库业库存 存 商商业业采采购购 商 商业销业销售 商售 商业库业库存 存 财务财务 总帐总帐 应应收 收 应应付 付 生生产产 计计划 划 屏幕屏幕编编号将另行整理清号将另行整理清单单 金蝶软件实施文档七 第 5 页 共 6 页 表表 3 业务流程整理单据参考清单业务流程整理单据参考清单 项 目 负 责 部 门 完成日期 库存管理 库存管理 外购入库单 库存 采购 产品入库单 库存 生产 委外加工入库单 库存 采购 其它入库单 库存 销售出库单 库存 销售 生产领料单 库存 生产 委外加工发出单 库存 采购 其它出库单 库存 库存调整单 库存 库存调拨单 库存 库存盘点报告单 库存 采购 采购 采购申请单 采购 采购订单 采购 收料通知单 采购 库存 退料通知单 采购 库存 销售 销售 销售报价单 销售 财务 销售订单 销售 生产 发货通知单 销售 库存 销售出库单 销售 库存 退货通知单 销售 财务 库存 应付帐款 应付帐款 发票 采购 财务 应付单 财务 付款单 财务 退款单 财务 凭证 财务 应收帐款应收帐款 发票 销售 财务 应收单 财务 收款单 财务 退款单 财务 金蝶软件实施文档七 第 6 页 共 6 页 凭证 财务 金蝶软件实施文档七 第 7 页 共 6 页 表表 4 业务流程图常用符号业务流程图常用符号 符号 说明 起始 结束框 用于表示业务流程的开始或结束 框中文 本注明开始 结束 起始 结束框必须成对出现 一 个表示开始 一个表示结束 处理框 用于表示业务步骤的处理 处理框必须有 单据 表格等表示数据流的输入框做输入 同时必 须有单据 表格等表示数据流的输出 序号 表示该 流程图中处理框的顺序号 该号码与流表 因此 两个处理框之间不能直接用箭头连接 输入 输出框 用于表示业务处理结果或输入的文件 和表格 单据 注 实线框表示 K 3 系统中的单据 报表 虚线框表示书面上的实际的单据 报表 其中有多 联单据时用 多联单据 表示 两个输入 输出框之间要进行处理必须通过 处理框才能相连 用以说明他们之间的关系和处理 方式 不能直接将两个输入 输出框用箭头连接 联机存储框 用于固定存档资料 信息的表示 决策分支框 用于条件判断或选择处理 决策分支框必 须有至少一个输入 必须有两个输出 判断问题 文件 表格 单据名称 开始 结束 序号 处理简述 责任单位责任岗位 文件 表格 单据名称 是 否 多联单据 金蝶软件实施文档七 第 8 页 共 6 页 离线存储框 用于单据报表留存 交由其他部门 转下页框 用于表示续接下一流程图或接其它流程图 承上页框 用于表示续接上一流程图或接其它流程图 转下页符号和承上页符号是一对符号 必须成对出现 且同一对转页符的转页编号相同 流向指示线 箭头表示信息的流向 注 注 1 图图中斜体字部分用在中斜体字部分用在实际实际画流程画流程图时图时用用实际实际的内容代替 的内容代替 2 流程流程图图的布局当以从左到右 从上到下的形式安排 以便的布局当以从左到右 从上到下的形式安排 以便阅读阅读 转下页 转页编号 承上页 转页编号 金蝶软件实施文档七 第 9 页 共 6 页 图例一图例一 ABC 公司业务流程示例 销售退货流程图公司业务流程示例 销售退货流程图 业务编业务编号号001 业务业务 名称名称 销销售退售退货货流程流程 功能域功能域销销售管理售管理 编编制制Xxx日期日期2001 6 15审审核核Yyy日期日期2001 6 15 客户退货开始 退货通知单 退货处理意见表 销售出库单 红字 1 退货通知单录入 销售部业务员 2 退货通知单审核 销售部经理 已审核的退货通知 单 3 根据已经审核的退货通知 单生成已经销售出库单 红 字 物料部仓管员 转下页 1 金蝶软件实施文档七 第 10 页 共 6 页 6 核销 财务部财务人员 承上页 1 客户退回结束 发票 红字 4 销售出库单审核 红字 打印出库单 退货入库处理 物料部仓管员 销售出库单 红字 5 关联生成红字发票 财务部财务人员 销售发票 红字 销售出库单 红字 金蝶软件实施文档七 第 11 页 共 6 页 表例一表例一 ABC 公司公司 IPO 表表 XXX销售退货流程图 业务业务 编编号号 001 业务业务名名 称称 销销售退售退货货 编编制制XXX日期日期2001 6 15审审核核YYY日期日期2001 6 15 序号序号处处理理说说明明责责任任单单位位责责任人任人 模模块块及屏幕及屏幕 编编号号 1 2 3 4 销售部业务员根据退货处理意见表在 K 3 中 录入退货通知单 销售部经理在 K 3 系统中审核退货通知单 物料部仓管员根据已经审核的退货通知单生 成销售出库单 红字 销售部 销售部 物料部 业务员 经理 仓管员 SAL02 SAL02 SAL03 INV03 金蝶软件实施文档七 第 12 页 共 6 页 常见不规范的流程图画法常见不规范的流程图画法 1 两个数据 单据两个数据 单据 报表 之间没有处理符号报表 之间没有处理符号 不规范画法规范画法 2 两个处理之间没有数据 单据两个处理之间没有数据 单据 报表 标示报表 标示 不规范画法规范画法 采购订单 采购入库单 已审核的采购订单 采购入库单 1 根据已审核的采购订单 关联生成采购入库单 物料部仓管员 1 开销售订单 销售部业务员 2 开销售出库单 物料部仓管员 1 开销售订单 销售部业务员 2 根据已经审核的销售订 单关联生成开销售出库单 物料部仓管员 已经审核的销售订 单 金蝶软件实施文档七 第 13 页 共 6 页 3 表示单据的符号用错或描述与符号不符表示单据的符号用错或描述与符号不符 不规范画法 规范画法 4 表示处理的符号用错或描述与符号不符表示处理的符号用错或描述与符号不符 不规范画法 规范画法 5 表示判断的符号输出不完整表示判断的符号输出不完整 不规范画法 规范画法 6 不正确的流向符号 表达意思不明确不正确的流向符