新时期秘书工作

新形势下秘书工作的特点及对秘书人员的要 求 摘摘 要 要 随着经济全球化的快速发展和社会管理的复杂化 秘书工作无论内涵还是外延都 表现出了一些新特点 新形势下 社会对秘书人员提出了更高的要求 审慎 稳健地驾驭复杂 形势的能力已成为新世纪领导者的必备能力 一个良好的组织离不开一个灵敏高效的秘书部门 秘书的工作性质要求他们能够站在全局的角度看问题 能够围绕重点难点解决问题 本文总结 了新时期秘书工作的特点以及新形势下社会对秘书人员有何要求 以期对今后的秘书人员的自 我发展及秘书工作的改进提供一定的启示 关键词 关键词 新形势 秘书工作特点 秘书人员 要求 引言 秘书工作的突出特点和地位 决定了它对其服务的对象会产生重要的影响 随着经济 的发展和改革的不断深入 秘书工作也面临了新的机遇和挑战 新形势下秘书工作对秘书 人员提出了哪些要求 怎样才能做好秘书工作成为秘书人员广泛关注的问题 要想成为领 导者的得力助手和出色参谋 我们必须提高自己使自己成为高素质的复合人才 作为一名 秘书人员 在新时期新形势下他们应该不断地学习知识 总结经验 从而更出色地完成工 作 在平凡的工作岗位上做出不平凡的成绩 新形势 从宏观上来看表现为为综合国力增强 经济快速增长 国家法律法规完善 国民 民生状况良好 从微观上来看主要体现在行业的发展状况上 包括秘书行业 一 新形势下秘书工作的特点 随着改革开放的不断深入 经济体制的不断完善以及科技的快速发展 社会对秘书人 员提出了新要求 了解当今社会的形势 明了新时期秘书工作的特点 来针对性的提高自 己的工作能力对初入职场的我们意义非凡 一 秘书工作向高层次 国际化发展 面对世界格局多极化和国际贸易一体化 信息经济互联网及全球通讯的飞速发展的新 形势 人们的工作和生活节奏地加快 使秘书工作需要高层次 复合型人才成了必然的趋 势 加入 WTO 加快了与国际接轨的速度 互联网的飞速发展使社会信息量翻倍增长 社会 的生产和管理工作愈发显得复杂 脑力劳动在社会生产的比重也随之越来越大 这就要求 秘书人员要有较高的处理信息工作能力 收集 整理和加工各种有效信息 为领导者提供 全面 准确 及时的信息 秘书作为社会生产管理基层中的重要部分 其工作的复杂性和重要性对秘书的工作提 出了更高地要求 在这个经济突飞猛进 信息飞速发展的社会 领导者必须以长远的眼光 来决策与执行 要做到这一点仅靠领导个人的智慧是不够的 这就需要秘书发挥其参谋的 辅助作用 因此 需要一位能为领导提供有效信息和辅助决策的高水平秘书实为重要 海尔公司校园招聘活动中对应聘者提出以下要求 1 学历要求本科以上 2 大学期间 专业为文秘 中文或者行政管理类者优先 3 持驾照及高级秘书证 内审员证书优于工作 经验 4 多数公司要求能熟练地运用办公室软件 5 有优秀的文字组织 公文写作能力 从这些招聘要求可以看出新形势下秘书工作不再是以前那些简单的收发文件 而更多的是 脑力劳动 秘书人员必须要有丰富的理论知识 较强的实践能力才能在这个科技飞速发展 知识日新月异的新形势下做好秘书工作 二 秘书工作向专业化 科学化发展的趋势 随着经济的发展 中小企业不断增多 秘书的需求量不断扩大 秘书的就业范围从过 去的党政部门延伸到社会的各个领域 秘书职业技能鉴定规范 和 秘书国家职业标准 的颁布督促秘书人员朝着一定的职业资质和培养基本职业素养 这是社会发展到一定程度 的表现 也是秘书工作专业化 科学化的标志之一 随着时代的进步与管理体系的完善 社会对秘书的要求越来越高 秘书人员不仅需要 掌握专业知识 更需要为领导和上级提供更好的服务 为公司或组织带来更大的效益 严 肃认真地对秘书人员的专业知识和技能进行考核 按照其专业程度及能力颁发任职资格证 书 确保了秘书人员的基本技能达到上岗的标准 总体上提高了秘书人员科学化 专业化 水平 新时期秘书除了不断的学习更新秘书专业知识来提高自己的专业水平外 还应了解 一些相关领域的知识来充实和完善自己的知识结构以适应这个科技信息日益发展的社会 最近一次关于企业秘书人员专业化素质的调查显示企业秘书人员的文化水平较前几年大幅 提高 在我看来这也是社会发展的必然 随着科技的进步和日新月异的知识 没有一定的 文化水平是难以在秘书岗位立足的 因为秘书工作以不再是以往简单的整理收发文件 公 司的 传声筒 了 新形势下需要专业化的秘书才能胜任这一看似容易实则不然的工作 张秘书是上海某小企业的一名秘书 在招聘时 很多员工议论纷纷觉得领导有些小题 大做 认为秘书就是个 花瓶 只要能撑起公司的门面就行 并不需要那么兴师动众的来 进行招聘 但在经济结构转型的今天 企业间的竞争愈来愈激烈 公司面临危机的时候 她作为辅助领导处理日常事务的得力助手 运用扎实的经济学理论基础来进行经济预测与 分析 为领导出谋划策 辅助领导做出正确的决策 帮助公司在同行竞争中取得胜利 给 公司带来了很大的效益 员工们顿时理解了为什么领导煞费苦心的招聘一名专业化 有能 力的秘书人员了 从这则案例可以看出 新形势下具有扎实的理论知识和较强执行力 洞 察力的秘书人员才能胜任日益专业化 科学化的这一秘书工作 三 秘书工作办公设备现代化 随着科技的大发展 越来越多的先进设备被运用于日常的秘书工作 比如打印机的出 现代替了传统的纸墨复印 计算机的出现代替了手工的文字写作 互联网的出现使信息交 流变得更便捷 这些现代化设备的运用使秘书工作的效率得以提高 使之有更充裕的时间和 精力来更好地为领导服务 中信证券公司每天都有成千上万的数据需要录入 如果靠传统的方式计算 录入 分 析 那工作量就算员工一刻不休息也无法完成 不仅大大增加了工作量浪费时间和精力 而且容易发生错误造成损失 秘书工作办公设备的现代化解放了劳动力的同时提高了工作 效率 是新时期秘书工作发展的必然趋势 二 新形势下秘书工作对秘书人员的要求 秘书工作是一项政治性 政策性和专业性都很强的服务工作 随着我国政治 济 文 化的不断发展 对秘书工作对秘书人员提出了新的更高的要求 它要求秘书人员要实事求是 勇于创新并要具备一定的组织协调能力等 一 要实事求是 勇于创新 在这个科技 经济快速发展的今天 必须要有创新意识 因循守旧 照搬旧模式终会 被时代所淘汰 秘书工作也不例外 秘书人员需要以创新的思维来进行理性思考从而在激 烈的国际化竞争中胜出 新时代服务于领导者的秘书人员必须要勇于否定旧思想 旧事物 要在前人的基础上不断地创新 要用批判的眼光看待前人取得的成就 取其精华 去其糟 粕 要勇于研究发现新问题 敢于向权威提出质疑 随着经济结构的改革和社会体制的改 变 前人总结的秘书工作理论在有些方面已在新时期秘书工作中行不通 反而成为前进的 阻碍 所以新时期的秘书工作者必须摒弃过时的工作理念束缚 用全新的视角来对待工作 秘书工作看似复杂枯燥 毫无创新的空间 实则不然 秘书工作者可以通过改变视角 和思维方式来立体地思考问题 改变视角 往往意味着创新 由于秘书岗位的特殊性 秘 书一方面可以高视角地从全局的角度来看问题和思考问题 另一方面又可以从低角度以普 通群众的视角来感受和看待问题 发现领导与基层人民间的问题所在 从而创造性地提出 领导能够接纳 群众能够理解的建议和意见 义乌一家外贸公司主要以批发小商品为主 2008 年由于经融危机的影响业绩一直下滑 销售部经理面对这一状况忙的焦头烂额但业绩还是上不去 这时他的秘书向他提出随着科 技的发展 网上购物的便捷能吸引不少顾客 可以尝试通过网上销售的方式来提高业绩 报着死马当活马医的心态公司采取了这一举措 没想到 一个季度以来 销售量突飞猛进 公司上上下下又投入到了积极地工作中 秘书更多从事的是脑力劳动 这就决定了秘书人 员需具备良好的思维能力 随着社会信息的多元化 全球化 综合化的趋势 全球已经进 入知识经济的时代 所需要的人才必须具备创新能力才能适应知识创新和技术创新的速度 因此秘书工作者都必须不断地学习 掌握最新的知识 优化和更新自己的知识结构 才能 满足新时期秘书工作的需要 秘书的工作性质要求从事该项工作的人员必须坚持终身学习 训练创新思维 提高分析 解决问题的能力 具有敏锐的观察能力 善于从工作中发现问 题并用创造性的思维寻找出解决问题的途径 二 要有一定的组织协调能力和管理经验 根据职责的要求 组织各类会议和活动是秘书人员的日常工作之一 如果缺乏一些现 代化 科学化组织管理能力 就无法很好地完成这项工作 所以 秘书人员不仅要对本部 门整个工作有所了解 通晓办事的渠道 提高办事效能 平时还应该多接触一些具体事务 多实践 观察领导是如何处理问题的 不断增加自己的阅历和经验 提高组织能力 向领 导和身边的上级学习比向书本学习更直接 更有效 秘书协调工作 在秘书工作中占有重要意义 当今社会越来越需要精明能干的秘书工作 人员当好领导的参谋助手 这就要求一个秘书工作人员需要具有随机应变的通才能力 协 调能力是秘书工作者所必须具有的基本素质之一 这是由秘书工作部门在公司或组织内所 处的位置所决定的 秘书部门的位置 通常处于各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点 一 个能很好地处理与上司 与同事 与客户关系的秘书会给公司或机关带来很多的益处 陈秘书是某贸易公司的一名秘书 2015 年 受股灾的影响公司的资金运转遇到了困难 公司的经营状况越来越不景气 员工对公司失去了信心 工作懒散 客户对公司越来越不 信任 个个想要解除合作关系 老板浮躁着急 脾气暴躁 正当公司一团糟濒临破产时 张秘书意识发挥自己组织协调能力的必要性 她首先运用自己扎实的理论基础来找出问题 的源头所在 从根本上解决问题 她发现公司出现危机的根本原因是缺乏创新 陈旧的设 备已经不能满足市场的需求 于是他向总经理提议召开全体会议 在会议上 他提出 公 司恢复生机需要每个人的努力 需要大家齐心协力 团结一心 老板需要放好心态 主动 与客户沟通解释 重建良好的合作关系 各部门 各机构做好本职工作的同时 积极配合 其他部门工作 经过这次会议大家重整旗鼓公司逐渐走向了正轨 这则实例体现出一名具 有良好组织协调能力的秘书人才对公司发展的重要性 三 树立良好的职业道德 秘书人员良好的职业道德有利于维护组织和领导的利益 有利于领导工作的开展和办 事效率的提高 秘书的职业道德关系到组织的形象 秘书人员在很多场合中代表了单位 公司的形象 而这也就要求秘书人员要注重自身的道德修养 用优良的作风和良好的精神 面貌面对自己的秘书工作 为公司或单位树立起良好的形象 秘书的职业道德也关系到人际关系的融洽 在工作中秘书人员要做到 联系上下 沟 通左右 妥善地处理好上下级的关系 向下传递领导的要求与关系 向上传达群众的心 声和意见 起到沟通上下 联系左右协调各方的枢纽作用 更为重要的是秘书职业道德会直接影响到单位或公司工作的顺利开展 一名恪尽职守 富有开拓创新精神的秘书人员必将有助于单位更顺利地完成各项工作 而具备良好职业道 德的秘书从业人员也必将赢得领导的认可 成为称职合格的秘书 作为秘书人员应树立正确的世界观 人生观 价值观 不被利益所蒙蔽双眼 用自己 的实际行动抵制社会中不良风气的影响 面对充满诱惑的社会 贪污腐败现象越来越严重 秘书岗位也出现了不少这种案例 河北第一秘 李真在 28 岁时就当上了省领导的秘书 在 7 年间升至正厅级的省国税局局长 被 双规 时年仅 38 岁 一年后被依法逮捕 其先 后收受钱财 贵重物品等贿赂 1051 09 万 案发前人称李真为河北的 二首长 二书 记 案发后人称李真为 政治暴发户 和 经济暴发户 可以说李真的人生遭遇是其 职业道德沦丧的结果 他因没有坚守遵纪守法 廉洁奉公的职业道德 最终绊倒在贪腐的 泥淖中 作为秘书人员要以此为鉴 不能重蹈其覆辙 三 结语 秘书行业早在三四千年前就已的出现 而随着经济全球化的发展 社会体制的改革 社会对秘书人员的要求也越来越严格 其在单位或公司中所起的作用也越来越重要 在实 际工作当中 秘书需要不断加强学习深度和广度 全面提升自己的工作能力来更好的适应 新时期的秘书工作 配合领导开展各项工作 使公司能有序平稳的运行 从而在秘书岗位 上实现人生价值 参考文献 1 徐书庆 浅谈新形势下企业秘书的能力结构 J 办公室业务 2003 6 20 21 2 魏小丽 浅谈如何做好新形势下的企业秘书工作 J 秘书 2010 13 1 6 3 杨路平 浅谈行政秘书应具备的向导 J 科技致富 2011 12 78 81