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文档简介
行政管理制度 第 1 页共 14 页 办公物资管理办法办公物资管理办法 为加强我公司办公物资管理 控制费用开支 规范我公 司办公物资的采购与使用 本着勤俭节约和有利于工作的原 则 根据我公司实际情况 特制定本规定 1 本办法所指的办公物资包括以下范围 1 办公用品类 2 办公植物类 应酬物资类 第二条第二条本办法所指的办公用品包括以下内容 一 文印耗材类 如墨盒 硒鼓 碳粉 色带等 二 专用记录本 簿 类 如笔记本软皮面抄等 三 工具用品类 如文件夹 笔筒 计算器等 四 名片 证卡类 五 文件袋 盒 信封 纸 类 六 其它办公工具及用品等 第四条第四条 本办法所指的办公植物类是指因工作需要在办公区 域内租赁或购买的室内鲜花或植物等物品 第五条第五条 本办法所指的应酬物资是指公司因工作需要采购的 礼品和纪念品 第六条第六条 本办法规定范围以外的单价超过一千元以上或单价 第 2 页 共 14 页 含一千元以内但能反复长期使用的物品 如办公电脑 数码 相机 办公桌椅 项目部采购的生产设备等物品 依照公司 固定资产管理规定办理 第七条第七条 本办法适用于集团公司 深圳地产公司 深圳商贸 公司的物资管理 各城市公司可依照本办法相关规定 结合 各城市公司特色 制订相应的物资管理制度 第三章第三章 使用原则和职责划分使用原则和职责划分 第八条第八条 公司提倡艰苦创业 勤俭节约的原则 员工要做到 爱惜公物 物尽其用 反对浪费 第九条第九条 公司行政管理部是办公物资的归口管理部门 一 一 负责办公物资采购计划的制定和办公物资的采购 二 二 负责办公物资的验收 保管 发放 检查 考核及制 度制定 三 三 负责办公物资使用情况的统计监督 第十条第十条 集团公司监审中心负责办公物资全过程的审计监察 按照有关规定对办公物资全过程之中出现的问题进行处罚和 纠正 第四章第四章 办公物资管理程序办公物资管理程序 第一节第一节 办公物资申购办公物资申购 第十一条第十一条 公司办公物资使用均实行实用申报制 使用部门 应按下列时限进行申报 一 一 办公用品每月申报一次 各部门应根据办公用品使用 情况每月 25 日前填写办公物品申报单 见表一 进行申报 特殊紧急情况应提前一周申报 第 3 页 共 14 页 二 二 应酬物资由行政管理部根据公司库存情况每月采购一 次 使用部门因工作需要一次性使用大量物资的 应提前 3 天申请 三 三 重大节日 重要接待 重大商务活动中 需要采购的 应酬物资及需要制作的纪念品 使用部门须提前 15 天申报 四 四 办公植物由公司行政管理部根据实际情况申报采购或 租赁 第十二条第十二条 各部门填写办公用品申购表时 请写明所需办公 用品名称 规格 型号 数量 颜色 熟悉价格的应标注价 格 有特殊要求的还应注明特殊要求 以方便采购 第十三条第十三条 各部门应指定一人负责本部门每月办公用品申报 部门负责人审查后报行政管理部 行政管理部根据公司办公 物资库存情况 进行审核 审核后把各部门办公用品需求情 况进行汇总后逐级上报审批 第十四条第十四条 各部门因工作需要临时采购办公物资而公司又没 有库存的 应由本部门申请 部门负责人审查 分管副总审 核 超过 100 元以上的报总经理审批 超过 1000 元以上的 报董事长审批 经审批后再由行政管理部组织采购 第十五条第十五条 各部门办公用品均实行实用申报制 限额使用 行政管理部每月根据审批情况于 30 日前进行统一采购 第十六条第十六条 各部门员工因工作职务变动需要印制名片 由本 人填写名片印制联系函 写清楚姓名 职务 办公电话 手 机号 邮箱及数量等内容 部门负责人审查 行政管理部印 第 4 页 共 14 页 制 集团常务副总裁以上领导名片申请内容由人力资源管理 中心代为填写 第十七条第十七条 为维护企业形象 凡涉及企业 CIS 的办公用品 应按照公司的要求统一制作 各部门各使用人未经批准不得 擅自在外面印制使用 第二节第二节 办公物资采购办公物资采购 第十八条第十八条 公司物资的采购 原则上由行政管理部统一购 买 并在采购前会同相关部门对办公物资进行询价 至少联 系到三家以上供应商 进行价格质量对比 选择采购物优价 廉的物资 属特殊物资的报经公司领导批准后 可由申购部 门自行购买后 按公司财务制度逐级审批 第十九条第十九条 行政管理部每月例行采购前 应将所采购的办公 用品汇总统计 形成书面报告 逐级审批后方可采购 原则 上先采购后付款 货物验收后再撰写资金支付审批表上报支 付审批 经审批后方可付款 第二十条第二十条 各部门临时采购办公物资 行政管理部没有库存 调拔的情况下 100 元以内的由行政管理部自行采购 超过 100 元的由使用部门填报告 按公司财务制度逐级审批后 由行政管理部采购 特殊紧急情况可由领导电话指示后再补 办报告审批手续 第二十一条第二十一条 行政管理部人员采购物资时应认真清查货物的 品种 数量 规格及质量 凡不符合要求的应立即退回 采 购及定制的办公物资须及时登记入库 第二十二条第二十二条 行政管理部须对入库办公物资进行逐项登记 第 5 页 共 14 页 盘点 办公物资须分类摆放整齐 注意防火 防盗 防鼠 防潮 防虫 防尘等 第三节第三节 领取和使用领取和使用 第二十三条第二十三条 各部门应在每周五领取一次办公用品 新员工 入职时 人力资源部应提前两到三天通知行政管理部 由行 政管理部安排新员工当天领取办公用品 第二十四条第二十四条 行政管理部在员工领取办公物资时应做好领用 登记 领用人应核对所领物品数量并签名确认 第二十五条第二十五条 领用人领取办公物资后 应妥善保管 合理使 用 未达到规定期限损坏的 应予赔偿 第二十六条第二十六条 办公物资由行政管理部每月进行盘点 每季度 会同财务部进行盘点 第二十七条第二十七条 办公物资根据其使用属性使用一段时间后确需 报废的 由使用人提出报废申请 部门负责人确认 100 元 以下的由行政管理部经理审批 100 元以上 1000 元以下由总 经理审批 1000 元以上的由董事长审批 第二十八条第二十八条 各使用人离开本单位时 在办理离职手续前应 将自己所申领的办公用品及时交回行政管理部 附 办公用 品交还登记表 行政管理部应根据使用人申领记录仔细核 对 除低值易耗品外发现使用人有遗失或损坏办公用品的 由使用人按价赔偿 在使用人办妥办公用品交接手续后 财 务部门才能办理工资结算手续 第二十九条第二十九条 根据实际情况使用人遗失或损坏办公物资确需 减免赔偿的 行政管理部应注明原因 并根据数额大小逐级 第 6 页 共 14 页 上报审批后方可减免赔偿 第三十条第三十条 使用人未办理离职手续擅自离职 未将所申领的 办公物资交还给公司行政管理部 公司可依法在使用人工资 中扣除使用人申领的办公物资数额 并根据具体情况通过司 法途径向使用人及其担保人依法行使权利 第五章第五章 罚罚 则则 第三十一条第三十一条 管理人员违反规定 致使公物流失的 由其本 人负责追回 无法追回造成公司损失的 由责任人负经济责 任 第三十二条三十二条 使用人员或管理人员违反办公用品管理规定 采购不必要的办公物资的 采购的办公物资由责任人负责退 回 并处责任人每次罚款 100 至 1000 元 第三十三条第三十三条 员工将办公物资损坏 应按价赔偿 故意人为 损毁办公物资的 除按价赔偿外视情况罚款 100 至 2000 元 第三十四条第三十四条 办公物资管理人员利用职务之便 贪污公司办 公物资的 经查证属实 除全额归还所贪污办公物资数额外 应立即辞退 并视情节轻重罚款 100 至 3000 元 第三十五条第三十五条 办公物资管理人员玩忽职守 未尽保管责任 致使办公物资丢失 损毁或变质无法使用的 将根据责任大 小由责任人员承担赔偿责任 并处罚款 50 至 1000 元 人事 部门将视情况公司将给予责任人降薪 降职 辞退处分 第三十六条第三十六条 办公物资管理人员利用职务之便 在采购中接 受供应商家吃请或回扣 经查证属实 除全额上交不当得利 第 7 页 共 14 页 外 并处罚款 50 至 3000 元 人事部门将视情况公司将给予 责任人降薪 降职 辞退处分 第三十七条第三十七条 其他扰乱公司办公物资管理秩序和损坏办公物 资的行为 视情节轻重罚款 50 2000 元 第三十八条第三十八条 本办法自公布之日起施行 由行政管理部负责 解释 第 8 页 共 14 页 第三十九条第三十九条 办公物资申报审批流程 办公物资申报审批流程图办公物资申报审批流程图 Y Y N Y N Y
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