OA白皮书(金蝶)

网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 1 网络协同办公系统网络协同办公系统 产产 品品 白白 皮皮 书书 金蝶软件武汉分公司金蝶软件武汉分公司 20062006 年年 7 7 月月 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 2 引言引言 从目前国内的OA 市场上来看近几年国内的OA 市场取得了十分明显的进步 OA 产 品 种类日趋繁多 OA 产品应用到了国民经济的每一个角落 但是在繁荣的背后还有许多不 尽 如人意的地方 软件开发商的水平参差不齐 对组织管理及OA 产品本身定位的理解不够 缺乏对用户必要的实施指导使得很多OA 系统没有发挥应有的作用 造成极大的浪费 办公自动化是一个过程 面临的最大问题是如何利用办公自动化与组织管理相结合 解 决组织管理中存在问题 办公软件如何适应组织日益变化的需求 如何能推动组织上至高 层 下至普通员工的应用 这就需要软件供应商既要懂得如何开发一个优秀的 适应组织管理 变 化需要的软件 又要懂得如何用这样的软件解决组织管理中的问题 并给予用户实施上的 指 导 从技术实现上看很多开发商采用 群件平台 适当定制 的模式 开发周期较短 由 于 群件平台本身复杂度太高 供应商可发挥的空间较小 软件本身的适用性较差 对于定制 复 杂应用及与其它系统集成性较差 从软件适用性上来说由于很多供应商是就功能而开发功能 对其它的应用集成较少 对 于用户需求的变化考虑较少 而办公软件又不同于其它管理软件 用户的需求经常发生改 变 这就导致用户的软件永远处于需要升级的状态 完全依赖于软件供应商 金蝶协同网络办公系统是金蝶技术依据九年来为用户实施OA方案的经验 多年来对国 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 3 内OA市场的洞悉及对目前市场上OA产品存在的问题进行分析后利用Web和Java技术设计 开发的新一代跨平台 功能细致而齐全 人性化 分布式和具有强大自定义功能的协同办 公平台 尤其是金蝶协同网络办公系统产品提供了一个强大的自定义平台 在产品实施中 可根据对用户需求的分析 快速为用户搭建个性化的功能 最重要的是用户自己完全可以 在产品使用中针对自身需求的变化随时调整各项功能 做到自我维护 自我管理 金蝶协金蝶协 同网络办公系统适用于政府部门 职能机关 社会团体 各种企业 金融机构 医院 学同网络办公系统适用于政府部门 职能机关 社会团体 各种企业 金融机构 医院 学 校 科研机构等各类单位 校 科研机构等各类单位 第一部分第一部分 金蝶金蝶 OAOA 设计目标设计目标 一 金蝶一 金蝶 OA 的的目标目标 传统OA 系统已经不能完全满足组织日益增长的需求迫切需要一个可以实现整合内外 资源的高效的信息系统从而提升其管理水平 消除信息孤岛消除信息孤岛 传统的办公系统的分散开发和引入 使信息被封存在不同的应用平台和数据库中 定 义和采集相互独立 从而形成了许多信息孤岛大量有用的信息分散在各个 死角 不能被 有效地利用和共享 而建立一个高效的办公自动化环境的首要条件就是保证信息的畅通无 阻和高效利用 征服应用孤岛征服应用孤岛 传统OA 系统难以与企业其它业务系统紧密集成 使得组织内部各业务系统相互独立 数据不一致 需要花大量的人力 物力在不同的应用系统之间切换进行信息分析 因此要 求 现在的OA 系统不仅仅是简单的文档处理和公文流转 而是组织全面信息体系的前台构件 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 4 它一方面可以完成与后台构件如ERP 的数据和应用整合 另一方面可以外延扩展其功能应 用 搭建适合组织自身应用的电子商务环境并可根据实际需求扩展应用 解决资源孤岛解决资源孤岛 组织内各部门之间的协同 以及组织内部与外部资源之间的协同 在这个新信息时代 越 发凸现其重要性 它要求办公应用软件必须建立一个动态的 可控的 统一的全面集成和 协作化的平台上 从而能协同完成各种复杂的业务处理 共同面对市场环境的变化 而传 统 的OA 系统由于其体系架构相对陈旧无法很好地建立起这样一个协同运作的环境 二 金蝶二 金蝶 OA 能为您解决能为您解决 对于企业 事业单位的领导来说金蝶OA是决策支持系统 能够为领导提供决策参考和 依据 对于中层管理者它是信息管理系统 而对于普通管理者它又是事物 业务处理系统 金蝶OA能够为单位管理人员 工作人员提供良好的办公手段和环境 使之准确 高效 愉 快的工作 帮助实现信息资源的共享 增强员工协同工作的能力 强化领导的监控管理 有效管 理起有形 设备等 无形 业务信息 知识 资产 避免流失 实现公文流转 审核 签批 等行政事务的自动处理 促进管理电子化 规范化 完美整合了组织内部的信息流 具体 来说 金蝶OA能为您解决 节约运营成本节约运营成本 不用拿着各种文件 申请 单据在各部门跑来跑去 等候审批 签字 盖章 而是利 用快速而廉价的网络传递手段 发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作 减少工作 中复杂环节 同时将传统的表格填写过程电子化 大大降低了 打印 传真 复印的费用 帮助用户能够更快地 准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间 网络远程办公节约 纸张 差旅 会议 通讯等方面的费用 增强领导监控能力增强领导监控能力 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 5 强化领导的监控管理 增强管理层对组织的控制力 及时有效监控各部门 各个人员 的工作进度情况 实时 全面掌控各部门的工作办理状态 及时发现问题及时解决 从而 减少差错 防止低效办公 管理公司有形 无形资产 初步实现知识管理管理公司有形 无形资产 初步实现知识管理 通过金蝶系统办公平台办公用品 库存管理 车辆管理等管理组织的有形资产避免流 失 员工的工作经验和技术技能 不断积累 将成为组织中强大的共享资源 通过对知识 资源的授权利用将加速创新和提高效率 也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误 初步 实现对组织无形 业务信息 知识 资产的管理 为公司进一步进行知识管理打好良好的基 础 提高团队工作效率 加强协作精神提高团队工作效率 加强协作精神 金蝶协同办公平台的无处不在工作流 日程 即时沟通等功能 极大的提高组织的协 同效率与沟通能力 使组织成为一个快速响应的整体 三 三 为什么选择金蝶为什么选择金蝶 OA 九年的实施服务经验 大量的成功案例九年的实施服务经验 大量的成功案例 金蝶OA已成功服务于许多企 事单位 在为这些单位提供一流的办公系统的同时 我 们也吸收融合了这些单位领导层丰富的管理思想 并积累了丰富的项目实施经验 基于基于J2EE平台开发 真正的开放性平台平台开发 真正的开放性平台 金蝶 OA 设计基于 J2EE 技术平台开发 真正实现了跨平台 跨数据库 最大程度的 适应客户需要 节省客户投资 系统可根据企业的规模及实际应用水平的不同 选择并部 署到各类企业应用服务器上 如免费的 Tomcat 简单易用的 JRun 高端的 WebLogic 和 WebSphere Unix Linux 因其稳定性和安全性极高 正逐渐成为公认的服务器操作系统 系统可轻松的部署于 Unix Linux Saloris 操作系统中 同时 系统也支持简单易用的 Windows 系列操作系统 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 6 一个真正的自定义平台一个真正的自定义平台 组织机构 工作流程 访问权限 表单 查询与统计及个人工作平台等用户都可以根 据自己的需要自定义设置 对于公文流转等子系统还提供模板功能 用户可以自定义公文 模板 对于经常下发的公文可以直接由模板建立 让用户在日常工作中随需求的增加而自 己对系统进行设置与调整无需依赖软件供应商 完整的二次开发工具包完整的二次开发工具包 金蝶 OA 可提供完整的二次开发工具包 包括数据库结构表 扩展接口以及 API 帮 助您在 J2EE 的平台上 迅速将已有的系统集成到金蝶 OA 平台中或自行二次开发 极其精致 美观的界面 易用易维护极其精致 美观的界面 易用易维护 系统借鉴 MSN 等一些经典系统的风格设计 界面十分精致美观 好的用户界面能够 给与单位更好的形象 提升内部人员的荣誉感 在办公同时 也是一种视觉的享受 系 统实现自动傻瓜式的安装 客户端实现了 零 安装 一般用户无需培训即可得心应手使 用系统 且为系统管理员专门提供的功能集成 操作简便的系统管理平台 可以完成运 行维护 用户授权 系统配置等项工作 大大降低了系统管理的复杂程度 提高了管理 员的工作效率 一个高效实用的平台一个高效实用的平台 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 7 金蝶 OA 充分考虑中小企事业单位的实际需求 将最需要 最实用的功能体现给用户 摈弃了华而不实的功能 完全符合中小企事业单位办公事务处理的习惯 避免了以技术为 中心的误区 用户使用不便 如 需要调整人和业务来适应系统 简单事情复杂化和投 入高等缺点 一个通讯沟通的中心一个通讯沟通的中心 系统充分满足用户沟通的便捷性和多样性要求 提供邮件 及时信息 短信等多种沟 通方式 满足了用户之间文字 图片 语音以及视频等多层次的沟通需要 四 金蝶四 金蝶 OA 平台设计优势平台设计优势 与与 Domino NotesDomino Notes 平台的比较平台的比较 虽然 Domino Notes 作为 OA 系统的开发平台已逐渐被淘汰 但还是有许多厂商在使 用着 下面我们来对分析 Domino 平台在 OA 系统中的应用情况 Domino 用于用于 B S 结构开发没有优势结构开发没有优势 Domino 从邮件系统发展到文档数据库 其主要优势如安全认证 灵活的表单定 制等 在 C S 结构下利用 Notes 才能实现 虽然 Domino 也支持基于 Web 的开 发 但是丧失了大部分的先进的功能 用于 B S 应用开发并没有优势 相反由于 Domino 使用私有的技术 导致其 Web 开发的效率低功能差 Domino 用于用于 B S 结构开发没有优势结构开发没有优势 Domino 不是基于关系数据库 因此不适合处理大量的数据 Domino 对关系数据库的支持较差对关系数据库的支持较差 从 Domino 中访问关系数据库比较困难 虽然 Domino 提供了相应的组件 但仍 然不能满足实际系统的需要 Domino 与业务系统的结合能力差与业务系统的结合能力差 办公自动化系统与业务系统的结合已经成为一种趋势 需要随时从办公自动化系 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 8 统中访问业务系统中的数据 Domino 私有的技术不便于与其他关系型数据结合 与与 ASP PHP 技术的比较技术的比较 ASP PHP 等脚本语言虽然具有开发简单 调试方便的特点 但由于其脚本性语言的特 点决定了其在实现复杂商业逻辑的局限性 在大中型应用中难以满足性能要求 主要适合 开发中小型网站和简单管理系统 比起 asp php 等技术 采用 java 开发 OA 能够实现更复杂的商业逻辑 同时由于其良 好的面向对象特性 使得系统模块的可复用性增强 其分层设计的结构 在系统内容不断 膨胀的情况下仍能保持清晰的系统结构 与与 NET 技术的比较技术的比较 NET 是近些年微软推出的新的编程技术 其在很大程度上模仿了 java 技术 但由于 其诞生时间短 成熟度不够 开放性较差 目前主要用于开发低端应用系统 尚未成为主 流的企业级软件系统开发技术 Java 作为业界领先 成熟的软件编程语言 具有可靠性高 可移植性强的特点 国内 外大量的大中型信息系统均采用 Java 语言编写 第二部分第二部分 金蝶金蝶 OAOA 功能概述功能概述 一 一 金蝶金蝶 OA 功能架构图功能架构图 1 1 体功能架构图体功能架构图 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 9 2 2 由用户灵活选用的具体模块图由用户灵活选用的具体模块图 二 二 金蝶金蝶 OAOA 功能功能介绍介绍 2 2 1 1 企业企业 CRMCRM 企业 CRM 包括客户资料与库存管理 客户资料能设置由企业全员共享或仅私人享有 的客户信息 2 1 1 客户资料客户资料 客户管理是对单位的客户资料 联系人 访客计划 客户服务等资料进行记录 以在 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 10 协同办公中搭建企业的供销链 使单位的销售人员及管理者能很方便地查找到所需要的有关人员及供应商信息 2 1 22 1 2 库存管理库存管理 库存管理包括供应商资料 联系人资料 产品管理 出入库信息 主要是对公司产 品 原材料库存信息的管理 2 22 2 公共信息公共信息 公共信息是整个系统的重要组成部分 可以发布各类信息 是单位信息发布的平台 使单位的新闻 通知 公告 规章制度 各种类型文档等能快速传播 收集单位的各类信 息资源 文档资料 专家技能 形成内部的知识库 实现知识的快速传播与共享 从而提 高团队的学习能力 快速响应能力 提高员工技能素质 系统将公共信息分为 电子公告 电子刊物 电子论坛 内部通讯录 规章制度 组织结构 常用信息 留言版等功能模块 2 2 12 2 1 电子公告电子公告 公告栏主要用于发布重要 正式信息 如新闻 重要决策 通知等 公告栏内根据自 己的需要定制多个栏目 授权人员可在相应栏目或发布管理文章 电子公告支持全文检索功能 可按标题 日期 作者等进行检索 查询自己所需 的公告 可以按发布日期 标题 作者等字段进行排序 未读的公告以 新 显示 并可 将重要公告置顶 2 2 22 2 2 电子刊物电子刊物 电子报刊又名网刊 网络杂志 电子报 报刊电子版等 它是网络世界之中一个极其 重要的组成部分 并且正在成为传统媒体的一种有益补充或者甚至是替代品 电子报刊 包括现有印刷报刊上网的电子版和专门在网上发行的电子报刊 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 11 2 2 32 2 3 电子论坛电子论坛 论坛是员工之间相互沟通和协作的渠道 在这里员工可提出问题 或答复他人的问题 也可以就某个问题共同参与 展开讨论 论坛可设置多个版面 用户可在各版面提出话题 参与讨论 发帖子时采用实名记录制 论坛功能强大 支持表情 同主题阅读 精华区 被阅读次数 回贴数 检索 根据作者 日期 标题检索 等功能 分类别 分话题地存放用户发表的文章 论坛区和版面由论坛管理员管理 每个版面可由管理员设置版主 负责对该版文 章的管理 2 2 42 2 4 内部通讯录内部通讯录 通讯薄帮助用户对名片或通讯录进行登记 管理和查询 可根据需要将名片设为共享 或私有 此通讯录集成了个人通讯录 员工通讯录 公共通讯录三部分 既可独立使用 又可被电子邮件等模块调用 通讯录查询分为匹配查询 模糊查询和全文索引 每个人都能看到自己的名片夹 及共享的名片夹 普通用户可在个人通讯录添加通讯信息 可根据需要设置为私有或共享 授权用 户可在公共通讯录添加人员通讯信息 内部通讯录则保存使用本系统的所有用户 通讯信息 从人事档案中直接生成 在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理 且每个通讯录组可 指定一个或几个工作人员对信息进行维护 可以按字段排序 系统里绝大部分模块都可以按字段排序 2 2 52 2 5 规章制度规章制度 主要用于对单位的规章制度进行统一管理 湖北省总工会的政策指导方针可存放于此 方便下级单位进行政策的学习及新进员工学习及日后查询 节省培训时间 管理员可以对 规章制度进行分类管理 对已过时的规章制度进行删除等维护工作 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 12 2 2 62 2 6 组织结构组织结构 员工能方便的查看公司单位的组织结构 方便了解公司单位的大体结构 2 2 72 2 7 常用信息常用信息 记录了航班 列车 常用电话 邮政编码等常用信息 方便用户的查找 普通用户只 能查看常用信息 管理员才可以添加这些常用信息 2 2 82 2 8 留言版留言版 留言版为员工发表意见提供了一个场所 2 32 3 个人办公个人办公 个人办公包括了即时通讯 日程安排 名片管理 外出管理 手机短信 视频点播 修改密码 工作计划和工作总结等模块 方便用户的办公 2 3 12 3 1 及时信息及时信息 及时信息可以查看用户发来的信息和系统提醒没有办理的事务信息 方便用户进行各 项未办理事务的办理 2 3 22 3 2 日程安排日程安排 用户可以通过查看日历 选定日程表的不同时段来安排每天的事件 私人约会和任务 可将公告栏 邮件的有关内容转入日程 可设置定时提醒 可为他人安排日程 对一些不定时的日程 可设置为全天事件 对于重复性的日程 如周例会等 可设置定期重复日程安排 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 13 2 3 32 3 3 名片管理名片管理 名片管理记录了用户自己的联系人名片 也可以将部分名片设为共享 供其他员工使 用 2 3 42 3 4 外出管理外出管理 外出管理设置员工外出情况 开始 结束时间 地点 事由 和工作代理人 2 3 52 3 5 手机短信手机短信 完美的集成了手机短信的服务及功能 用于系统内的信息传递与沟通 允许用户有选 择的将重要或紧急的内容通过该功能通知相关人员 为移动办公奠定最初的基石 实现与协同办公系统中公文流转 会议通知 邮件系统 工作流等的短信提醒 可以进行短信的群发 可对发送短信数目控制 发送情况统计 2 3 62 3 6 视频点播视频点播 视频点播中添加了一些影视文件 可以让用户在忙碌工作后 休闲之时观看精彩视频 享受音乐带来的美妙感觉 2 3 72 3 7 工作计划工作计划 工作计划是对一定时期的工作预先做出安排和打算时 然后制定工作计划 员工可以 根据工作计划进行各项工作 如果当天工作未完成 可以修改工作状态为未完成 也可以 将工作计划直接转入工作总结中 2 3 82 3 8 工作总结工作总结 工作总结是对某一时期已经做过的工作 进行全面系统的检查 整理 部门负责人和 管理员可以对该部门所属员工的工作情况进行查看 2 42 4 公文管理公文管理 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 14 公文管理是用户单位日常办公活动中的重要组成部分 用于处理单位内外部的各种公 文信息 利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的标准化 流程 化处理 此系统提供的公文管理模块完全按照国家有关公文标准管理规范进行设计实现 相对于传统公文处理而言 在很大程度上提高了公文处理效率和准确性 用户操作简便易 行 并通过与档案管理系统的连接 可以将完成流转的公文直接转入档案管理系统 具体 子功能模块包括 发文拟稿 发文办理 收文办理 公文处理 后台管理 部门4阅收 起草文件 审批 部门审批 审批 会签 归档 人员 1 审批 校对 审核 分发 部门2阅收 部门3阅收部门1阅收 公文管理示意图 可由管理员自定义后台基础数据 包括公文密级 紧急程度 类别管理 可在后台定义好各种公文的模板 拟稿时可以直接套用模板 可在后台定义好各种流程 拟稿时直接套用模板 可在后台中设置可以归档和可以催办人员 拥有权限的人员可在 公文处理 中 做相应的操作 带痕迹保留控件 记录正文修改的时间和人员笔迹 带签名印鉴 发文拟稿 待办 已办 收文 公文处理等模块中的各种数据列表都提供各种条 件的查询 提供点击标题排序的功能 公文办理过程中可进行继续转发 否决 办结 退回等操作 任何操作前都可以 填写审批或办理意见 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 15 公文流转过程中可修改附件 修改正文 正文支持痕迹保留 保留了副本 转发可按照预设定的流程继续流转 也可以自己选择下一个接收人员 否决操作 将停止公文的流转 否决的公文将不能进行归档 成文等操作 办结操作最终确 认了公文的有效性 办结后为正式公文 可进行归档 成文等操作 公文管理人员或者公文的相关人员在各种情况下都可以查看到公文信息 正文 流转情况 办理意见 公文处理中提供了催办 成文 销毁 分发等功能 公文管理人员或者拥有归档 催办的人员可拥有这些操作 公文处理中的发文催办列出了所有待办的公文 管理人员可以发出邮件或者即时 信息进行催办 并有催办信息记录 公文办结后会出现在公文处理的发文处理中 其中销毁和归档操作后不再出现在 列表中 有操作记录 分发操作可以把已经办结的公文发送到各级部门和员工的 收文办理 中 并且可以查看到接收人员是否已经阅读 2 4 12 4 1 发文登记发文登记 发文登记记录所有发文的日期 单位 文号 签收人等信息 2 4 22 4 2 发文流程发文流程 允许具有草拟权限的用户新增公文 编辑公文属性 依照公文模板进行拟稿并在线编 辑公文正文 上传附件 设置公文流转 2 4 32 4 3 发文管理发文管理 发文的审批 办理环节 记录发文办理过程 办理意见 支持痕迹保留 手写签名及 电子签章及打印功能 2 4 42 4 4 发文后台发文后台 提供给用户设置发发文模板 办理类型 流程分类 流程模板 印章管理 数据词典 发文密级 紧急程度 等功能 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 16 2 4 52 4 5 收文登记收文登记 具有权限的用户可以对外来文进行登记 审核 对需本单位处理的收文可以设定各级 审批流转 2 4 62 4 6 收文流程收文流程 允许具有草拟权限的用户新增公文 编辑公文属性 依照公文模板进行拟稿并在线编 辑公文正文 上传附件 设置公文流转 2 4 72 4 7 收文管理收文管理 收文的审批 办理环节 记录发文办理过程 办理意见 支持痕迹保留 手写签名及 电子签章及打印功能 2 4 82 4 8 收文后台收文后台 提供给用户设置发发文模板 办理类型 流程分类 流程模板 印章管理 数据词典 发文密级 紧急程度 等功能 2 5 综合办公综合办公 综合办公包括领导日程 会议管理 车辆管理 员工信息 文件管理 工作流 表单 统计等功能 2 5 12 5 1 领导日程领导日程 领导日程是用户提醒领导所要办理的事宜 通过系统提示或者短消息即时提醒办理人 员 2 5 22 5 2 会议管理会议管理 实现会议室管理 会议审批 计划 准备 记录 查询的功能 在会议召开前可以对 会议的议题和内容进行审批和准备 准备内容包括合理地安排会议的参加人员 时间 场 地 内容议题 准备会议文件 发放会议通知等 对已召开的会议可以对出席情况 议题 讨论结果 会议决议等内容作记录并整理会议纪要 同时该模块还对所有的会议室的规模 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 17 设备服务配置和使用时间安排进行管理 具体包括 会议周表 会议计划 待参加会议 查看通知 会议室检索 会议纪要 后台管理等 后台管理后台管理 在使用会议室前必须由管理人员定义会议类别 会议纪要的模板 会议 室详细信息 以及流转审批用的会议计划流程类别 会议纪要流程类别 会议计 划流程模板 会议纪要流程模板 其中会议室信息包括会议室名称 管理人员 可容纳的人数以及拥有的设备情况 会议计划会议计划 包括会议名称 召开部门 日期 会期 地点 参加范围 费用预算 附件等内容 登记会议准备基本项目后 准备会议文件和议题 检索空闲会议室 对冲突的会议室进行会议室的申请 进行预发通知 根据大家的回执 确定会议 时间 最后即可发放会议通知 至此完成会议计划的各项工作 会议室申请流程 类似公文审批流程 待参加会议待参加会议 指已经审批通过 且已经发过会议通知的尚未召开的会议 且本人 在参与人中 会议周表会议周表 按会议类型对上周 本周 下周和待办计划进行报表统计 会议通知会议通知 可以完成向与会者发送会议通知的工作 并接收与会人员的反馈信息 记录每次会议的通知时间和次数 节约了人力 物力 提高了工作效率 保障了 会议的出席 会议室检索会议室检索 对指定会议室在某一时间段内的状态作检索 指出了各种时间某会议 室的使用情况 包括空闲 占用 冲突 由会议室管理员对会议室的使用情况做 统一调度 根据实际情况对会议室的申请做出处理 会议纪要会议纪要 在会议召开中或结束后 记录会议召开的各方面的细节情况 如基本情 况 出席情况 议题讨论情况 会议发言等 并整理形成会议纪要 可以对会议 纪要进行归档 发送给领导审批并填写审批意见 检查反馈机制可以有效的保证 会议议决事项的执行 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 18 2 5 32 5 3 车辆管理车辆管理 对单位内日常车辆的使用进行管理 如车辆信息 出车申请 出车记录 驾驶员信息 等繁杂信息的记录和处理 对单位内的用车起到了很好的管理及监督作用 使单位内部用 车日趋规范 借用及检索方便 后台管理后台管理 包括车辆档案管理 车辆维修管理 派车 用车管理 流程类别管理 模板流程管理 办理类型管理 车辆档案记录了车辆的车牌号码 车辆名称 购买日期 保险日期 年 审日期 缴养路费日期 驾驶员信息等 临近保险日期 年审日期 缴 养路费日期时会有系统提醒 维修信息记录了车辆名称 司机名称 维修人员 维修日期 维修费用 维修原因等 车辆申请采用流转和模板两种方式 具体介绍参考公文 在后台管理有 申请流程模板的定义 当使用人员提出用车申请后 由管理人员在后台进行时间和车辆的调整 发车登记操作 收车登记操作 各种信息都提供查询 打印功能 车辆预约车辆预约 车辆预约包括使用人员预约 行政管理人员的审批 待办 已审批信 息的查看 已办 操作方法参考公文管理 车辆预约时可指定需要的车辆 时间 使用的原因 人员之后发由行政人员或管理人员办理 车辆查询车辆查询 列出了所有的可用车辆以及车辆的使用详细情况 详细情况采用日历式 列表 简单明了 同时指出了各种时间某车辆的使用情况 包括空闲 占用 冲 突 2 5 42 5 4 员工信息员工信息 管理员将公司内员工的基本信息添加到员工列表 还有一些相关员工的培训信息 保 存起来 用户可以查看员工基本信息和培训信息 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 19 2 5 52 5 5 文件管理文件管理 文件管理方便用户将繁杂文件统一整理 方便查找 对任一文件均能授权可阅览人员 2 5 62 5 6 工作流管理工作流管理 通过工作流管理模块 系统能自动完成各类任务和请求的提交及信息的反馈 方便用 户对出差申请 加班申请 请假申请 差旅 报销 客户投诉 请求处理等各种通过手工 逐级流转的表单 进行有效的电子化管理 以提高企业运作效率 降低成本 增强企业规 范化和标准化 工作流原理及操作基本和公文处理相同 工作流提供完全自定义功能 首先可以在 工作流管理 中添加工作流名称 以 及定义相关的字段 字段属性 流程模板 工作流办理提供流转和模板两种方式 可自定义流程表单用以满足单位需求 表单的行 列以及域都可以按照用户自己 的要求进行设计 并且在发送过程中 各个字段根据实际需要可以将其在某步进 行不同的控制 隐藏 显示 修改 使得敏感的数据得到了安全的控制 表单自 定义如下图所示 2 5 72 5 7 表单统计表单统计 结合工作流而灵活定制的表单 能在表单统计中进行条件查询与汇总显示 如下表所 示 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 20 进行统计的人员勾选所需统计的字段 输入查询范围 点击统计 便能将符合条件的 项目列表显示出 并对整型与精度型的字段自动进行汇总 显示总计 如图 2 62 6 电子邮件电子邮件 邮件系统是一个发送和接收电子邮件的场所 类似 FOXAMIL 的邮件发送接受工具 通过该模块可实现各类信息在用户单位内各分支机构 各部门及员工之间快速 高效的传 递 包含写邮件 收件箱 发件箱 草稿箱 垃圾箱等模块 本邮件系统特点如下 支持与外部邮件服务器的整合 直接面向 Internet 收发邮件 用户可设定多个 POP 邮件账号 与公文等其他待办事情进行结合 对待办事情进行邮件催办 督办 2 72 7 系统管理系统管理 系统管理功能是面向系统管理员 对系统进行基础数据设置以及系统管理的控制后台 主要包括包含部门管理 职务管理 用户管理 栏目管理 栏目权限 角色管理等 系统管理功能是面向系统管理员 对系统进行基础数据设置以及系统管理的控制后台 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 21 主要包括包含部门管理 职务管理 用户管理 栏目管理 栏目权限 角色管理 数据转 移 流程权限 日志管理 系统维护等 部门管理部门管理 对企业部门的组织架构进行划分和设定 包括 设定部门名称 部门负 责人 以及各部门的层次架构 从而建立起各部门之间的关联关系 职务管理职务管理 为企业组织架构建立起相关职务 支持一人多职务 用户管理用户管理 搭建好部门和职务后即可添加系统用户 在添加用户时 可设置该用户 的可访问的栏目及所属部门和担任职位的分配 并可将人事档案中的员工信息转 为系统用户 栏目管理栏目管理 可自行对栏目 包含一 二级栏目 进行排序 修改栏目名称 访问路 径 添加 删除栏目 并可设置栏目访问权限 栏目权限栏目权限 用于给相应的用户分配各栏目的后台管理权限 系统管理员也需给自己 分配各栏目的后台管理权限才能享有管理该栏目的权限 角色管理角色管理 角色 概念的应用有助于系统将工作岗位与涉及的具体用户进行分离 调整组织机构或人员时 系统管理员只需对该角色涉及的用户作简单的调整 即 可保证系统的正常运行 不必大规模地修改工作流或人员的权限控制 从而将系 统管理员地维护工作量减少到最低 在此可以设置角色名称 角色成员列表等 三 金蝶三 金蝶 OAOA 极具竞争力的功能特性极具竞争力的功能特性 集成了痕迹保留 电子签章控件集成了痕迹保留 电子签章控件 可在公文原文基础上进行修改 保留公文流转过程中每个环节的办理痕迹 使修改内 容一目了然 支持各种手写笔 可以实现直接在 IE 里进行手写签名和批阅 通过用户名 称和密码取得签章的使用权进行签章 增强了公文的安全性及权威性 集成了手机短信控件集成了手机短信控件 待办事情 重要事情可以通过短信方式及时通知相关人员 确保代办事情 重要事件 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 22 的及时通知 且能同时处理大量短信 实现短信群发功能 科学的权限管理体系科学的权限管理体系 采用用户 权限 角色 对象多层分离权限管理体系 为满足组织在日常工作中应用 各种复杂的管理方法和管理手段提供了基础 每一个模块可以指定单独的管理员 来设定 相应模块的参数 如工作流的表单 文档资料库的结构等 均可由不同的人员来设置 同 时系统支持一人多部门或一人多岗位 智能化的实时提醒功能智能化的实时提醒功能 系统能够方便地检索待办公文 各类收文和会议通知等待办事宜 实时提醒用户清楚 办理 方便 快捷 及时 准确 图形化工作流图形化工作流 用户在 拖拖拉拉 之中即可轻松定义工作流程 角色 任务和路线 大大减少流程定制 的复杂程度 完善的邮件传输系统完善的邮件传输系统 海量的电子邮件系统 为用户建立了完善的内部电子邮件系统 同时系统实现了内部 电子邮件与外部邮件服务器的整合 直接面向 Internet 收发邮件 并可将 Outlook 邮件导 入邮件系统中 完全取代 Outlook 灵活完备的公文处理流程 实时的督办 催办功能灵活完备的公文处理流程 实时的督办 催办功能 用户可以按照实际需要进行流程定制 系统将依据流程自动进行公文流转 同时用户 还可以通过授权 使公文的流转过程根据授权情况自动或人为进行调整 真正体现了公文 处理过程的灵活多变 流程管理员可对全部流程的流转过程进行实时监控 并可对每个工 作任务进行督办或催办 第四部份第四部份 金蝶金蝶 OAOA 运行环境及安全性运行环境及安全性 金蝶 OA 采用 JAVA 技术并采用最新的 J2EE 标准研制 使金蝶 OA 可以在不同的平 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 23 台上运行 让用户从中获取最大利益 客户端只要有一个浏览器就可以使用 一 运行环境一 运行环境 服务器服务器 操作系统 Windows 2000 2003 Windows XP Linux Saloris 数据库 SQL Server 2000 SQL Server 7 0 Oracle9i WEB 服务 jboss tomcat weblogic webshpere 内存 建议 512MB 或更多 CPU 建议 2 4G 以上 双 CPU 客户机客户机 操作系统 Microsoft Windows 98 NT 2000 XP 浏览器 Microsoft IE 5 0 以上 建议 IE6 0 分辨率 800 600 以上分辨率 最佳分辨率 1024 768 二 系统安全 健壮安全的开发语言健壮安全的开发语言 金蝶 OA 采用最新的 JAVA 技术 从语言角度上 JAVA 是一种面向对象的 分布式 的 解释的 键壮的安全的 结构的中立的 可移植的 性能很优异的多线程的 动态的 语言 Java 致力于检查程序在编译和运行时的错误 类型检查帮助检查出许多开发早期出 现的错误 Java 自己操纵内存减少了内存出错的可能性 这大大的增强了程序运行的安全 性 更稳定更安全的系统架构更稳定更安全的系统架构 金蝶 OA 完全实现跨平台 可运行于更稳定 更安全的 LINUX 操作系统下 从系统架构的上 金蝶 OA 采用 B S 架构 实现应用服务器和数据库服务器完全分离 可完全隔离外界对数据库服务器的访问 网络协同办公系统技术白皮书 金蝶软件武汉分公司 24 用户登陆安全设置用户登陆安全设置 系统客户端登陆验证中 通过用户名和密码来验证 在数据库中对用户密码进行加密 保证用户的安全性 公文签名或签章时 需要再次口令验证 系统人员角色系统人员角色 安全级别定义安全级别定义 对系统的所有使用人员 将在系统中定义其角色和安全级别 对于系统中的信息 可 通过各种方式设定读取和查看所对应的人员角色 安全级别 并可在相当范围内进行权限的 细分 从而使系统中所有的操作都在严格的控制下 系统监控系统监控 提供强大的日志功能 对关键信息的操作进行监控 并可根据需要生成相应报告 包 括操作人 操作时间 操作对象 源数据 新数据 客户端 IP 地址等 系统加密支持 SSL 对在网络上传输的信息进行加密 防止信息被截获泄密 第五部分第五部分 实施及