合同控制程序

文件编号 文件编号 DK CX 2013 版版 本本 号号 A 修改状态修改状态 0 文件名称文件名称程序文件文件编号文件编号 DK CX 08 主题内容主题内容合同控制程序编制部门编制部门业务部 审审 核核批批 准准 合同控制程序合同控制程序 1 1 目的目的 对确保顾客的需求和期望得到充分理解的过程做出规定 并加以实施和保 持 2 适用范围 适用于对顾客要求的识别 对产品有关要求的确定及对合同签定的控制和 管理 3 3 职责职责 3 1 业务部负责市场调研 充分了解顾客的要求和需求 并负责组织与产品 有关的要求的评审和与顾客沟通 3 2 总经理负责签订合同 或由总经理委托的代表签定 4 4 工作程序工作程序 4 1 销售合同应包括以下内容 a 顾客规定产品的要求 执行的标准 依据的法律和法规 还应包括交货 期 价格 品名 型号 规格等方面的要求 b 顾客规定产品用途或已知的预期用途所必须的要求 如数量 层站 载 重量 速度等 c 与产品有关的安全技术规范 技术条件等法律法规要求 甲 乙双方的法律约束条款和约定 4 2 合同评审 4 2 1 企业标准合同的评审 a 电梯 自动扶梯新梯的安装 维保合同 b 电梯 自动扶梯的维保合同 4 2 2 非标合同的评审 a 评审范围包括已识别的顾客要求和本公司规定的附加要求 b 评审的时机应在向顾客做出提供产品承诺之前进行 4 2 3 合同评审的范围 内容 a 主要对销售合同中执行的法律 法规条款内容的适宜性 b 执行的产品标准 安全技术规范 技术条件的条款 c 其他要求如 产品价格 交货期 运输方式等 4 2 4 合同评审的形式 4 2 4 1 企业标准合同的评审 1 负责主持部门 1 电梯 自动扶梯新梯的安装 维保合同 由业务部长主持在每年 1 月份 进行一次评审 2 电梯 自动扶梯的维保合同 由工程部长主持在每年 1 月份进行一次评 审 2 参加部门及人员 行政部负责人 技术部负责人 工程部负责人 质检部负责人 财务部负 责人 供应部负责人 业务部负责人 3 相关部门负责评审内容 1 行政部负责审法律法规的符合性 资料及培训 2 技术部负责审技术性能 参数 功能和配置的匹配 3 业务部负责审结算方式以及相关的商务条款 4 工程部负责审安装和服务的相关条款 5 质检部负责审产品质量的保证 6 财务部负责审财务收益 7 供应部负责审外配套部件的采购时间 4 主持人将评审后企业标准合同版本报给总经理审核 经总经理批准后使 用 5 业务部负责编制 电梯设备销售合同 6 工程部负责编制 电梯维保合同 4 2 4 2 非标准合同的评审 1 电梯 自动扶梯新梯的安装 维保 不符合标准合同项由业务部长与相 关涉及部门进行沟通补充确认评审 2 电梯 自动扶梯的改造 维保 不符合标准合同项由工程部长与相关涉 及部门进行沟通补充确认评审 3 审核并签署审核意见 当意见不能满足顾客要求时 由负责的部长报总 经理审定 4 3 合同的确认 4 3 1 标准合同的确认 已评审的标准合同 不另填写评审记录 4 3 2 非标合同的确认 由业务部长负责与涉及部门进行评审 填写补充评审记录 4 3 3 最终签定程序 电梯 自动扶梯新梯的安装 维保合同由业务部的 销售人员和顾客沟通完毕签定合同样本交给业务部长确认 最后由总经理 或 委托代理人 销售人员 与顾客签字并盖公司的合同专用印章 4 3 4 最终签定程序 电梯 自动扶梯的维保合同由工程部的工程人员和 顾客沟通完毕签定合同样本交给业务部长确认 最后由总经理 或委托代理人 销售人员 与顾客签字并盖公司的合同专用印章 4 4 合同的修改 当合同签定后有一方提出需要修订时需增加 补充协议 写明修改的原因 及内容 经双方签字确认即可 此补充协议和原合同成为一个合同总体 对于 修改后的合同内容应及时予以传递 反馈 4 5 合同的管理 4 5 1 产品销售合同由业务部负责登记 保存 如其它部门需要时业务部 可提供复印件 包括补充协议等 4 5 2 建立顾客合同台帐 根据销售合同按月建立合同管理台帐 销售台 账 台帐中注明顾客的必要信息 以便形成产品售后服务的网络 对售后服务 进行跟踪和安排 4 5 3 采购合同的管理 对公司原材料 零部件的采购合同参照销售合同 的管理办法进行建立合同台帐 4 5 4 与顾客的沟通 在合同签定前 中 后都应保持和顾客进行沟通 了解顾客的全部需求 5 5 相关记录相关记录 5 1 销售合同评审 5 1 1 重庆市电梯日常维护保养合同 YW 4 01 5 1 2 电 扶 梯安装工程合同评审表 YW 4 02 5 1 3 电 扶 梯改造大修工程合同评审表 YW 4 03 5 1 4 电 扶 梯维保合同评审表 YW 4 04 5 1 5 销售台账 YW 4 05 5 1