总务课管理制度

公司总务管理制度公司总务管理制度 1 目的 2 通过规范公司后勤保障制度管理 做好公司坚强的后盾 保证公司各项业务正常运作 从而给员工创造良好的工作环境 提高工作效率 特制定本制度 3 范围 本制度使用于公司于公司全体工作人员 4 基本规定 4 1 员工着装与化妆规定 4 1 2 化妆 4 1 2 1 女士忌浓妆艳抹 淡妆即可 4 1 2 2 忌在公共场所化妆 4 1 2 3 忌在客人面前化妆 4 1 2 4进入公司后须更换工作服 4 1 3 外出商务礼仪 4 1 3 1男士着装 4 1 3 2 颜色以黑色为主 藏蓝色也可 4 1 3 3 穿西装套装 必须系领带 配皮鞋 忌旅游鞋 球鞋 4 1 3 4 忌短裤配皮鞋 4 1 4 1女士着装 4 1 4 2最适合的是职业套装 衬衫要选择和外套和谐自然的 不要太夸张 4 1 4 3鞋子最好是高跟或者中跟皮鞋 4 1 4 4夏天忌穿露 趾凉鞋 球鞋 4 1 4 5 裤子忌穿牛仔裤 容易给人随便的感觉 4 1 4 6 裙子忌高于膝盖 5 公分以上 4 1 4 7 着装色彩不宜太夸张花哨 忌太性感暴露 4 1 4 8 佩戴饰品以不妨碍工作为原则 避免太漂亮 太闪光 耳环也不宜过大 发 出声音 影响别人工作情绪 4 1 4 9女士穿西服套裙时 忌光腿或穿彩色丝袜 4 1 4 10头发忌凌乱 应挽起 盘起 5 接打电话 5 1 原则上须在电话铃响三声之内接起电话 接电话主动报出 您好 上海麻沼 5 1 2 通话时间不宜过长 应言简意赅 5 1 3 邻座没人时 请代接电话 有事请写留言条 并及时转告 6 办公室言行 6 1 1 严禁在公司内打架斗殴 互相吵骂 6 1 2 公司内与同事相遇应点头表示致意 同事以姓名或职务称呼 客户以先生 小姐称 呼 并使用普通话 6 1 3 站姿要挺拔 坐姿要端正 走路要平稳不得拖拉散漫 6 1 4 公司内职员与领导或客户相遇 应主动让行 以示礼貌 6 1 5 公司领导进入办公室应主动起立相迎 6 1 6 握手时应主动热情 不卑不亢 6 1 7 进入办公室应轻轻敲门 听到应答后再进 进门后回手关门不能大力粗暴 6 1 8 同事之间或部门内部如有业务问题进行讨论时 应避免影响他人工作 6 1 9 请不要在办公区走廊或通道内奔跑 大声叫喊 高谈阔论 6 1 10 在办公区走廊或通道内请靠右行走 互相礼让 不要抢行 6 1 11 未经同意不得随意翻看同事的文件 资料等 6 1 12 办公时间内不得在电脑上玩游戏 看影碟 做与工作无关的事 6 1 13 请爱护公司的办公用品 设备及其它财物 不得公私不分 6 1 14 厉行节约 减少浪费 6 1 15 严禁在公司内用餐 吃零食 7 外来人员信息登记 7 1 外来访客信息登记 外来人员指除本公司以外的其他人员 包括访客 维修人员及外来施工人员等 前台必 须示意让其在 访客登记表 上登记信息 7 2 临时工信息登记 前来应聘临时工的人员 前台人员须示意让其在 临时工信息登记表 上登记信息 8 总务事物管理制度 8 1 车辆管理制度 8 1 1 职责 8 2 1 管理部负责办公室车辆派遣及使用 并对各部门用车进行审批 协调 安排 保证 办公室车辆的有效使用 8 2 2 车辆的使用安排 8 2 3 除公司财务外 原则上员工因公使用车辆的 为了方便总务课安排 须至少提前一 天提出申请 即填写 外出用车登记表 将外出地点 时间 事由填写清楚后 经 本部门领导许可后再提交到管理部 由管理部领导批准后方可使用车辆 8 2 4 车辆申请人员在办理公司事宜时 为了避免耽误下一位使用者 应严格按照登记表 中填写的时间返回 无法返回的须提前向管理部说明原因 获得批准后可延时返回 另外 车辆使用完毕后 司机应及时在 用车登记表 上填写回程公里数 使用人则 必须 用车登记表 上签字确认 8 3 车辆的使用管理 8 3 1 司机必须将每次使用的时间 里程 乘车人 等信息详细记录于 用车登记表 上 月底将发票一起统一提交给总务课由总务课核算费用 8 3 2 司机办完公事应立即返回公司 不得因私使用车辆 8 3 3 司机应服从总务课的安排 按时出车 如有特殊情况 须提前告知总务课 还需根 据车辆的情况定期对车辆进行保养维修 8 3 4 司机在使用车辆的过程中应遵守交通法规 避免因此造成的罚款 9 会议室管理制度 9 1 会议室的使用由总务统一安排 须提前一天向总务提出申请 未经申请不得擅自使用 会议室 以免影响他人使用 9 2 若遇要事需临时使用会议室 需及时与总务取得联系 由总务根据具体情况统一安排 以配备饮用水 水果 投影仪等工作 严禁未经申请随意使用会议室 9 3 任何部门和个人未经行政部门同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用 要严格室内物品的管理和维护 含花木等 9 4 为了进行及时的清扫 使用人员在会议室使用完毕后 要立刻告知总务 并做到会散 人走 电源关 门关好 9 5 会议室内的卫生每日至少要清洁一次 遇有会议时 要一次一清洁 10 电子邮件使用管理 10 1 总则 公司开通网络电子邮件服务 目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流 公司 的电子信息网络 无论是对内 还是对外 均不允许传递与本人工作无关的内容 10 2 邮件服务器管理 管理部部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户 使用 维护和监督 检查 员工工作调动或离职时回收接收邮箱密码 发布变改邮箱名称或删除电子邮箱的通知等 10 3 电子邮件使用规定 10 3 1 要严格控制邮件容量 严格限定在 1MB 以内 如果确实需要超过 1MB 必须征得接 受 方的同意才能进行 图形 图象及超大容量的邮件要压缩后再发送 特大容量的压 缩分割后分批次发送 不得使用有花样 底色的信纸写邮件 要严禁使用 FTP 下载软件和 使用电子邮件订阅新闻 杂志 论坛等 10 3 2 在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址 不能擅自使用其他 任何邮件地址 10 3 4 严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件 10 3 5 发送保密资料邮件 按资料级别不同分别对待 1 秘密级 需由部门主管同意 加密发送 由部门对资料的安全性负责 2 机密级 由部门主管签字同意 再发送资料 3 绝密级 禁止在网上发送 10 4 电子邮件发送确认 电子邮件发送前应认真仔细校对 做到内容 文字准确无误 收件人 为主要报告 对象或具体承办对象 抄送 对象为需要了解情况的部门和个人 要合理发送电子邮 件 防止滥发邮件或该抄送而没有抄送 不该抄送而随意 轻率抄送 造成对方收阅电 子邮件时间的浪费甚至泄密 重要的电子邮件要用电话通知收阅和回复确认 主题 要简要明确 不要漏写 忘写 10 5 电子邮件的使用建议 员工发送公务用邮件时 必须包含以下内容 1 收件人地址 为了防止将公司内部信息等误发给其他公司外部人员 一定要仔细 检查收件人地址是否正确 2 称谓 包含 先生 小姐 部长 等敬称 3 问候语 如 您好 早上好 工作辛苦了 等 4 主 题 需告知事件的内容描述 描述应具体 明确 简洁 5 结束语 如 商祺 非常感谢 等 如需回复 应写明 候复 请立即回复 等内容 6 员工的对外往来的公务邮件 原则上必须使用公司统一后缀的邮箱 以提升企 业形象 个人签名 可按如下样板设定 上海麻沼化妆品有限公司 Shanghai Asanuma Cosmetics Co Ltd xxxx 部 部门名 xxx 姓名 Tel 021 Fax 021 E mail sa Mobile 10 6 监督检查工作 公司员工使用公司电子邮件要接受管理部的监管 系统会自动将部分用户收发电子 邮 件的副本保存 以便监督检查和备案 公司管理部有权对收发的电子邮件的内容进行 检查 10 7 违规 10 7 1 严禁向异地发送超过 2M 的大邮件 使用 FIP 下载软件 或未经批准用邮件订阅 报刊 新闻 论坛 10 7 2 严禁转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他 与工作无关 的邮件 10 7 3 严禁在公司内部使用非公司电子邮件地址 10 7 4 严禁任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密 一经发现 视情节轻重 给予处理 造成恶劣影响或严重损失的 公司还将依法追究其法律责任 10 7 5 附则 本规定的解释权管理部 如有疑问项 可向以上部门提出咨询 11 MSN QQ 申请 因公需要与客户联系的 须详细填写 MSN QQ 申请书 经部门领导许可后 再提交到管 理部 由管理部领导批准后 方可开通 MSN 或者 QQ 12 公司清扫卫生管理 12 1 清扫标准 12 2 办公区域 12 2 1 办公室内外地面每天扫清拖净 不留任何死角 做到无纸屑 果壳 碎末 等废弃 物 无积水 12 2 2 垃圾篓需每日清理干净 更换新的垃圾袋 12 2 3 会议室展示台陈列的产品每周至少用干净柔软的抹布擦拭一次 保证产品洁净明亮 无灰尘 室内要每日进行打扫 会议桌要用抹布擦拭干净 定期清理烟灰缸 12 2 4 拖布 扫把等卫生用品使用完毕后需清洗干净 摆放整齐有序 12 3 大厅 12 3 1 对门把 门窗玻璃进行酒精消毒 擦拭干净 确保无灰尘 无污渍 12 3 2 大厅地面进行清扫拖净 保持干净整洁 12 4 卫生间 12 4 1 天花板 墙角 灯具目视无灰尘 蜘蛛网 12 4 2 墙壁干净 坐便器 小便器等卫生洁具洁净无黄渍 定期更换方向球 12 4 3 室内无异味 臭味 12 4 4 垃圾篓每日清理干净 更换新的垃圾袋 卫生纸 12 4 5 如果发现卫生洁具损坏 管道 阀门 龙头漏水 应及时通知管理部门修理或更换 12 5 作业区域 12 5 1 走廊 地面 定期进行清扫拖净 保持干净整洁 12 5 2 楼梯把手定期擦拭 做到无灰尘 无污渍 12 5 3 清洗工作服及工作鞋 12 5 4 每周一 三 五 清洗车间连体服 12 5 5 车间酒精 洗手液每月及时更换 至少做到一月二次 12 5 6 定期打扫男女更衣室 做到无纸屑 果壳 碎末 等废弃物 12 5 7 定期对鞋柜进行酒精消毒 做到无臭味 12 6 食堂 12 6 1 做到地面无纸屑 果壳 碎末 等废弃物 无积水 室内无异味 12 6 2 饭桌要擦拭干净 无油腻 油光 12 6 3 垃圾要及时倾倒 以防变质发臭 12 7 清扫记录填写 清洁阿姨每天必须填写 每日清扫记录表 月底统一提交到总务 13 办公用品的购发 13 1 职责与范围 本条所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品 规定了办公用品计划 采购 发放 使用 保管等方面的职责和管理要求 13 2 办公用品的采购 13 2 1 为了合理采购 开源节流 无特殊情况 原则上为统一每周周四采购 13 2 2 每周四以前 各部门自行统计本部门的办公用品需求状况 填写申请书 计划本着 节省 实用 必需 的原则 经处部门负责人审批后统一提交管理部 由管理部领导批 准后交于总务购买 13 2 3 办公用品到了后统一由总务进行入库 出库手续 出库时一定由领用人签字确认 13 3 劳保用品的购发 13 3 1 本条所指的劳保用品是指清洁打扫时所需洗洁精 拖把 口罩 手套等 统一由各 部门人员提出申请 再由总务进行统一购买 统一发放 14 办公室 5S 整理整顿细则 14 1 总则 为了创造一个干净 整洁 舒适 优美的办公环境 妥善保管好公用物品及重要资料 特 制定如下细则 14 2 细则 14 2 1 文件 文件框中所有文件应摆放整齐有序 不要出现杂志报刊等无关文件 14 2 2 办公桌 桌面除文件 电脑 水杯 电话 文具外 不允许放其他私人物品 文具必须竖放 办公用品一般的常用品 笔 订书机 涂改液 即时帖 便条纸 橡皮 计算器 可 以集中放在办公桌的一定区域内 电脑线 网线 电话线有序放置 人离开半小时以 上应将桌面收拾干净 A4 的文件 资料等放置于旁边文件柜里 14 2 3 抽屉 抽屉里尽量要收拾整理 办公用品 私人物品摆放整齐干净 第一层 存放办公用品 第二层 存放文件资料及技术资料等 第三层 存放私人物品 14 2 4 文件柜 文件夹文件盒重要资料等应进行分类整理 整齐放置于文件柜中 从文件柜中取出资料 后应及时归还 14 2 5 坐椅 靠背 坐椅一律不能放任何物品 人离开时椅子调正 离开半个小时以上 椅子应放 回桌洞内 14 2 6 电脑 电脑置写字台左前角 竖式主机置桌面下 电脑键盘 屏幕及显示器正面 背面无灰尘 污垢 14 2 7 垃圾篓 罩塑料袋 置写字台下右前角 14 2 8 桌洞 桌洞下不得堆积杂物 14 2 9 私人物品 请置挂于指定位置 严禁随意放在办公桌椅上 14 2 10 个人区域 周围不得有纸屑 垃圾 经常保持整洁卫生 14 2 11 公共区域 例如 打印机 饮水机周围 茶水区等 请各部门合理安排人员进行 打扫 14 2 12 管理部会不定时从每个部门选 1 2 个负责人对办公室卫生进行抽查 并填写 办 公室 5S 整理整顿检查表 进行打分 视卫生状况 不合格者将给予扣分处理 并最终将分 数公布于布告栏 15 公司停车场管理 15 1 员工自行车 摩托车统一停放于 4 号楼停车棚 做到有序停放 不乱放 15 2 鉴于目前公司员工私家车辆增多 为规范停车场使用及车辆停放 合理利用停车场车 位资源 保障公司员工及车辆往来安全 经与房东商议后 特制定以下规定 15 3 关于 3 号楼私家车停放 15 3 1