30分钟掌握Project2003使用方法

1 引言 本文是 30 分钟学会 Project2003 实际项目管理的介绍 2 范围 2 1 产出物范围 本产出物为一份使用 project2003 制作并生成的文件 和用 Word 生成的对工作的描述文档 要求小组自选一项目 可以是虚拟的项目或实际的项目 分解项目 WBS 制作一份项目进 度计划表 并定义项目的资源 为项目任务分配项目资源 对项目进行优化 并进行跟踪 最后输出项目的报表 通过 project2003 生成的文件和 word 文档 能让阅读者明白项目的项目进度安排 项目资 源分配情况 项目的优化过程 项目的跟踪过程 项目的报表信息 2 2 工作范围 首先组建作业的项目团队 选出项目经理 组长 选择一个项目作为作业的案例 明确 项目产出物范围和项目工作范围 制定初试的项目进度表 定义资源 并为任务分配资源 进行项目的优化 避免出现资源的过度分配或分配不足的情况 对项目进行跟踪 并输出 项目的报表 3 过程 3 1 确定项目 我们小组确定的项目为一个组合锂电池开发项目 这是一个以实际项目为背景的案例 并 根据作业的要求 对项目的任务进行了部分修改和调整 以更适合作业要求 经过修改后 我们将项目划分为决策阶段 设计阶段 样品制作阶段 工艺试制阶段四大阶段 项目以 完成工艺试制 通过评审 进入批量生产阶段为完成标志 3 2 制订初步项目进度计划 项目确定后 我们对项目的四大阶段的任务进行了细分 一共分解了 35 个任务 并将任务 输入 project2003 软件 并对任务进行了初步的时间安排 得到如图 3 1 和图 3 2 所示的 项目进度计划 图 3 1 图 3 2 3 3 制订初步项目进度计划 得到初步的项目进度计划表后 我们希望项目的 WBS 编码以 A1 1 的格式来定义 首先通过 插入列 将 WBS 显示出来 然后通过 Project2003 软件菜单中项目 WBS 定义 WBS 代码 弹 出如图 3 3 所示的窗体 在窗体中进行相应的设置 点击确认后 WBS 的代码格式已经修 改成为我们需要的格式了 结果如图 3 4 所示 图 3 3 图 3 4 3 4 修改任务 from 对于每个任务 我们需要对其进行修改 通过双击任务或点击菜单的任务信息 弹出如图 3 5 的窗体 我们可以进行任务信息修改 图 3 5 这里我们以对任务进行备注信息的描述为例 切换插页到 备注 页 如图 3 6 输入该 任务的详细信息 完成后 可以看到任务名称前出现了一个类似于记事本的小图标 图 3 7 图 3 6 图 3 7 对于某些任务 需要链接一些附件 我们可以通过添加超级链接的方式进行添加 添加完 成后 如图 3 8 所示 图 3 8 3 5 定义资源和为任务分配资源 在任务定义和初步的任务时间安排完成后 我们需要对项目进行资源的定义以及为任务分 配资源 点击工具栏项目向导中的 资源 点击左边资源向导的 为项目指定人员和设备 在 右边视图里 可以进行资源的定义和输入 如图 3 9 所示 图 3 9 在对资源的定义完成后 我们对每一项任务进行资源的分配 在资源向导界面 图 3 10 中 点击左边 向任务分配人员和设备 的链接 出现如图 3 11 的向导 点击 分配资源 链接 在出现的窗体 如图 3 12 中进行为任务分配资源操作 图 3 10 图 3 11 图 3 12 资源分配后 通过菜单中的格式 甘特图向导来设置是否在甘特图中显示资源名称 选择显 示后 甘特图视图如图 3 13 所示 图 3 13 3 6 优化项目计划 在完成了资源的定义和分配工作后 我们需要对项目的进度安排进行优化 以使工期最为 合理 同时避免出现资源的过度分配或分配不足 点击项目向导的 资源 并在资源向导中点击 为项目指定人员与设备 链接 视图栏 出现了如图 3 14 所示的界面 图 3 14 我们可以看到其中有三行是用红色字体标出的 这说明三个资源存在过度分配现象 我们 通过增加资源的供应来解决资源的过度分配情况 双击存在过度分配的资源 修改资源可 用性 这里 修改电路设计工程师的资源可用性为 200 如图 3 15 图 3 15 点击确定后 该资源的使用情况得到了平衡 不再存在资源过度分配现象 如图 3 16 图 3 16 同样 增加需求工程师和评审专家的资源供应 使这两个资源也达到平衡 如图 3 17 所示 图 3 17 资源平衡后 我们继续对项目计划进行优化 可以项目四大阶段中可以看出 第三阶段样 品制作阶段的工期最长 为 52 5 个工作日 我们为了使工期缩短 对该阶段进行优化调整 我们将视图切换到网络图 如图 3 18 图 3 18 从图中可以看到模具设计 模具开模 模具调试定型等任务为关键任务 于是我们从缩短 这几个任务的工期开始优化项目计划 通过增加 1 名模具工程师 并安排加班 可以使模 具设计任务的工期缩短为 3 天 模具开模的工期缩短为 20 天 模具调式定型的工期缩短为 6 天 于是我们制订出更新后的项目计划 并再切换到网络图 并通过自定义方框图的样 式 如图 3 20 更改网络图方框的样式为我们通常使用的标准形式 如图 3 21 图 3 20 并通过菜单工具 选项 在如图 3 21 所示界面中修改天数的描述从 工作日 改为 d 图 3 21 确定后 可以看到优化后的项目计划网络图如图 3 22 所示 图 3 22 从图中可以看出模具相关工作的总时差为 14 天 电路设计相关工作为关键工作 我们在通 过增加 1 名电路工程师资源 使电路板打样的工期缩短为 9 天 电路板调试定型的工期缩 短为 4 天 根据电性能测试 进行设计优化的工期缩短为 12 天 电路相关工作工期缩短了 14 天 并通过改变采购方法使锂电芯等物料采购的工期缩短为 7 天 优化后的项目甘特图 如如 3 23 所示 图 3 23 可以看出 经过了优化总工期缩短为 71 天 通过比较优化前的项目统计信息 图 3 24 和优化后的项目统计信息 图 3 25 可以看出 优化后的项目计划 工期从 87 天缩短为 71 天 人力资源成本从 12 932 万增加到 13 14 万 图 3 24 图 3 25 3 7 跟踪项目进度 在完成了项目计划后 我们模拟进行项目的进展及控制 在对项目跟踪之前 我们首先对 项目进行保存比较基期的操作 点击项目向导中的 跟踪 再在跟踪向导中点击 保存 比较基期 以便与最新版本比较 链接 如图 3 26 然后在跟踪向导中点击 保存比较基 准 图 3 27 完成比较基期的保存 图 3 26 图 3 27 假设项目进展了一段时间后 到了 2007 年 5 月 25 日 我们进行项目的进度检查工作 首 先点击跟踪向导的 在项目中引入进度信息 链接 如图 3 28 所示 图 3 28 跟踪向导出现如图 3 29 所示的界面 选择状态日期为 2007 年 5 月 31 日 并在右侧视图中 的 工时完成百分比 列输入任务完成比例 并同时修改任务的实际开始日期和完成日期 图 3 29 点击完成后 可以看到右侧的甘特图视图中出现了进度 图 3 30 图 3 30 然后 我们通过点击跟踪向导中的 检查项目进度 图 3 31 查看已完成的任务 按 时完成的任务 延期的任务 未完成的任务都多种类型的任务 图 3 32 图 3 31 图 3 32 我们也可以通过进度线 前锋线 形式来查看项目进度情况 通过菜单工具 跟踪 进度线 图 3 33 进行进度线的显示设置 图 3 33 在进度线设置窗体中 我们选择在项目状态日期显示进度线 并且选择相对于比较基期显 示进度线 如图 3 34 所示 图 3 34 点击确认后 甘特图中出现了以检查状态日 2007 年 5 月 25 日为基准的进度线 如图 3 35 所示 图 3 35 3 7 输出项目报表 在进行了项目的跟踪检查后 我们需要对项目输出报表 打印报表可以点击项目向导中的报表 再在报表向导中选择视图 筛选 设置格式 打印 图 3 36