公司印章管理规定

1 目 录 第一章第一章 总则总则 2 2 第二章第二章 印章管理与使用细则印章管理与使用细则 2 6 2 6 第三章第三章 印章授权印章授权 7 7 第四章第四章 附则附则 7 7 附表附表 8 15 8 15 2 公司印章管理规定 第一章 总则 一 目的与适用范围 1 1 公司印章是企业行使权利和承担责任的象征 为了保证公司印章的合法 性 严肃性 权威性 维护企业形象和合法权益 杜绝违法违规行为的发生 规 范公司印章的刻制 保管 使用 以及停用和作废 实现印章规范化管理 特制 定本规定 1 2 本规定适用于公司各类印章 第二章 印章管理与使用细则 二 印章种类 2 1 公章 公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后 在所在地公安部 门备案 对外具有法定效力的公司正式印章 2 2 公司业务专用章 代表和行使某项专业内容和权力的印章 包括合同专 用章 财务专用章 发票专用章等 2 3 法人印 是指公司法定代表人印章 2 4 部门印章 刻有公司各事业部门名称 仅限公司内部使用的印章 三 印章刻制 3 1 公司各类印章刻制的申请由印章使用管理部门提出 并根据需求填写 印章刻制申请表 附件 表 1 将印章的用途 种类 名称 样式等进行详 细说明 申请上报到行政部 办公室 经董事长审核批准后 方可进行印章的刻制 3 3 2 审批通过后 印章刻制申请表 在各公司行政部 办公室存档备案 并开 具公司介绍信委托专人到指定机关代表公司执行印章的刻制 3 3 印章样式应根据国家有关规定制作 部门专用章采用方形式样 字体应 使用宋体字和规范化的简化字 材料选用根据同行业标准和惯例确定 3 4 刻制公章 合同章 财务章 发票专用章必须按国家规定在国家法定管 理部门指定的地点办理并履行备案手续 严禁在非法定机构刻制印章 3 5 未经公司董事长批准 任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章 对 私自刻印 伪造公司印章的行为 公司将追究其法律责任 由此导致的所有法律 经济 民事等责任均由责任人承担 四 印章启用 4 1 印章刻制完成后 行政部 办公室应指定专人领回并交该部门领导 填写 印章启用登记表 附件 表 2 登记印章图样 领回时间 领交人员等信息 并以蓝色印泥加盖在行政部门 办公室印章存档册中存档 以便备查 4 2 新印章启用前应由行政部 办公室下发启用通知 并注明启用日期 发放 单位和使用范围 五 印章保管 5 1 公司公章 合同专用章由公司行政部 办公室专人负责保管 财务章由财 务部人员专人保管 重要印章如财务专用章 法人名章等 必须严格实行两人以 上分开管理 5 2 各部门用章由部门负责人指定专人进行保管 并将管理员名单报行政部 4 办公室备案 5 3 公司所有印章应入柜加锁 妥善保管 随用随取 用毕立即存于原处 节假日应封存印章 严防不测 一旦发现丢失及异常情况 应妥善保护现场 及 时报告有关领导 查明情况 及时处理 5 4 印章保管人如有岗位变动或调离公司时 须交清所保管的印章和 用印 登记簿 方准办理岗位变动或离职手续 印章交接要在第三人监督下进行 并填 写 印章移交申请表 附件表 3 由双方当事人及监督人签字 5 5 印章管理员须切实负责 不得将印章随意放置或转交他人 保管人由于 各种原因不在工作岗位时 应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管 以保证工作需要 5 6 印章管理员对所保管的印章 应经常检查 及时清洗 细心保护 六 印章使用 6 1 由使用人填写 用印审批表 附件表 4 按照公司授权报相关领导审 批后 方可用印 6 2 所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章 对内容有修改的地 方应经相关领导确认后加盖印章 6 3 任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章 严禁开具空白证明 6 4 对已盖印章的文件内容更改时 印章使用人应将原文件交回保管人销毁 并记录之后 重新办理加盖印章手续 6 5 印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件 合同 资料是否与审批 5 内容相符 不得有涂改部分 对加盖印章的材料 应注意落款单位必须与印章一 致 用印位置恰当 字迹端正 图形清晰 6 6 印章保管人只有印章加盖权 没有审批权 6 7 印章保管人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章 如遇特殊情况 相关授权领导无法签字 需在电话通知授权领导认可的情况下盖章 并督促使用 人事后补齐签字 6 8 审批手续不符合规定时 印章保管人用印的 印章保管人承担一切责任 手续齐全 出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任 6 9 各印章保管人员应建立 用印登记簿 附件表 5 详细载明印章的使 用时间 使用部门 使用人 加盖份数 审批人等内容 并定期归档 6 10 印章保管人应将加盖印章文本的重要文件复印件备存一份 财务报表除 外 并连同 用印审批表 一并归档 以月为单位按照时间顺序将用印记录存 档 6 11 公司印章原则上不得带出公司 因特殊情况确需带章外出不得超过一天 须填写 印章外出使用申请表 附件表 6 经授权领导批准后 方可外带印章 借用人只可将印章用于申请事由 使用完毕后应立即交回 借印期间发生的与所 借印章有关的一切后果由借印人承担 6 12 因用章不慎造成损失 公司将追究有关人员的责任 直至法律责任 6 13 私人取物 取款 挂失 办理各种证明 需用单位介绍信时 由行政管 理中心严格审批 符合要求后办理并执行登记制度 6 14 对已调出 解除 终止劳动关系人员要求出示相关证明的 必须持有效 证件材料 经行政部领导审批后 方可盖章 6 七 公司印章的使用范围 7 1 公司所有印章必须按规定范围使用 不得超出范围使用 7 2 公司公章的使用范围主要为 7 2 1 公司对外签发的文件 7 2 2 公司与相关单位联合签发的文件 7 2 3 由公司出具的证明及有关材料 7 2 4 公司对外提供的财务报告 7 2 5 公司章程 协议 7 2 6 劳动合同 聘用协议 7 2 7 担保书 承诺书等重要法律文件 7 3 公司合同专用章的使用范围主要为 7 3 1 对外投资 合资 合作协议 7 3 2 各类商事合同等 7 4 法人印 主要用于银行预留印鉴 在现金收讫和付讫 转帐结算时使用 需加盖法人印的合同 高级管理人员人事任免文件 7 5 财务专用章 用于财务支出和收入证明的签章 主要用于收款收据 银 行票据等相关业务 7 6 发票专用章 主要用于购买和开具发票使用 7 7 公司各职能部门专用章 以各部门名义印发的各类对内公文 函件上使 用 禁止在对外文件上使用 7 八 印章停用 8 1 因需要更换新印章 在新印章启用同时 由各公司行政部 办公室对原有 印章进行销毁处理申请 8 2 具有下列情况时 由印章使用部门填写 印章销毁申请表 附件表 7 详细说明原因 报公司董事长审批 8 2 1 印章使用损坏 8 2 2 印章遗失或被窃 声明作废 8 3 经董事长批准后 公司行政部下发旧印章销毁通知 并安排由两人同时 进行销毁 并在行政部 办公室建立印章上交 存档 销毁的登记档案 8 4 公司行政部 办公室向公司各部门发布印章停用通知 第三章 印章授权 事项事项 财务财务 总监总监 法务法务 总监总监 部门部门 负责人负责人 行政行政 主任主任 总经理总经理董事长董事长 印章外带审核权 审核权审批权 印章管理 印章刻制和 销毁 审核权审核权审核权审核权审核权审批权 公章审核权审核权审核权审核权审核权审批权 合同专用章 审核权审核权审核权审批权 财务专用章审核权 审批权 发票专用章审核权 审批权 印章使用 法人名章审核权审核权审核权审核权审核权审批权 8 十 附则 本规定由行政部 办公室制定并解释 自董事会批准之日起执行 附表 附表 1 印章刻制申请表 2 印章启用登记表 3 印章移交申请表 4 用印审批表 5 用印登记簿 6 印章外出使用申请表 7 印章销毁申请表 部门专用章 审核权审批权 9 1 印章刻制申请表印章刻制申请表 申请单位 申请日期 年 月 日 印章名称 印章用途 申请类别新刻印章 更换旧印章 印章种类公章 合同章 财务章 发票章 部门专用章 印章材质 印章尺寸印章形状 印章参照格式 财务总监 法务总监 部门负责人 行政主任 审核意见审核意见 总经理 审批意见审批意见董事长董事长 10 2 2 印章启用登记表 印章启用登记表 印章名称启用日期领回日期 领交人 领交人 1 领交人 2 种类 印模留样 用途 印章保管人 行政部门负责人 备注 11 3 3 印章移交申请表 印章移交申请表 申请移交部门 申请日期 年 月 日 原印章人员工作调动 原印章管理人员离职 原印章人员休假 新刻印章 移交印章原因 其他 印章移交人 印章接收人 申请移交期限自 年 月 日 年 月 日 监督人审核 部门负责人审批 备注 说明 1 双方要认真办理印章移交手续 严禁事后补办或口头移交 违者将严肃处理 2 此表批准后 印章移交表需于移交的次日报公司行政部 办公室备案 12 4 4 用印审批表 用印审批表 申请部门 申请人 申请日期 年 月 日 印章名称 文件名称 文件内容摘要 应送单位或协议对方 用印用印 申请申请 登记登记 文件份数每份页数 财务总监 法务总监 部门负责人 行政主任 总经理 董事长 审核审核 审批审批 意见意见 盖章日期 13 5 5 用印登记簿 用印登记簿 年 月 日至 年 月 日 填表部门 填表人 序号 盖章 时间 文件名称及发文号份数 页数 申请 部门 申请人审批人盖章人备注 14 6 6 印章外出使用申请表 印章外出使用申请表 申请部门 申请人 申请日期 年 月 日 外带印章名称 用印原因 用印文件名称