供应商的管理规定

黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 1 采购员工作行为准则采购员工作行为准则 为使采购工作程序化 标准化 保持良好的工作秩序 建立 廉洁的采购队伍 为酒店树立良好的形象 为酒店采购质优价廉 物品 确保酒店的正常运行 特制定本工作行为规范 一 酒店采购工作的意义 1 采购人员是酒店创取利润和降低运行成本的重要工作人员 因此必须熟知各级各类市场 采购价廉物美的商品是采 购员的第一目标 2 采购人员要明确所用的每一分钱都是酒店的纯利润 因此 采购人员要做理财的能手 用好每一分钱 3 采购人员是酒店对外联系的一个窗口采购人员必须以酒店 的利益为自己的最高利益 二 采购员的素质要求 1 必须熟悉有关法律知识 熟练掌握经济合同法 在工作中 勇于承担责任 有良好的工作表现 2 必须会驾驶汽车 在任何条件和情况下能独立工作 3 熟悉掌握自己所管辖物资的各种要求 使所购物资让使用 部门称心领导放心 4 掌握市场价格动态 及时向领导汇报价格的趋势 5 建立完善的采购物品目录和供应商档案 资料 使采购工 作规范化 标准化 6 必须了解市场 开拓市场 做有心人 将开拓新的采购渠 道作为重要工作 把降低单位成本作为中心工作 采购员 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 2 每月都必须提供新的供应商 并根据采纳情况作为评价采 购员工作的依据 三 采购员行为准则 1 在采购工作中杜绝营私舞弊 树立酒店的良好形象和口 碑 2 严禁利用工作之便受贿和索要回扣 一经查实将开除公 职 3 采购员每周必须递交工作周报 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 3 采购物资定价管理规定采购物资定价管理规定 为规范酒店采购渠道及定价程序 特制定本管理规定 一 选择供应商原则 1 实行由采购部 酒店员工推荐 供应商自荐三管齐下的推 荐方式来决定供货渠道 2 供应商经酒店采购物价核审小组审定核准后 由采购部将 每一个供应商建立相应的管理档案 详细记录 3 供应商分为常年 常用 散户等几种情况 分别签订长期 或短期协议 降低采购价格 1 常年供应商如棉织品 瓷器 低值易耗品 酒水 干货 调味品等 与供应商本着互惠互利 又赢的原则 签订长 期合作协议 2 常用供应商 如蔬菜 水果 海鲜 水产等与供应商签订 常用协议 使采购价格低于商场价格 3 散户供应商 季节性物资签订短期协议 二 定价原则 1 所有物资由采购部提供三家以上供应商报价单 2 供应商投标书必须于定价前一天投入鲜活验货处报价箱内 3 财务派员在定价当日收取供应商报价单 定价会现场拆封 4 新价格于定价次日起执行 5 供应商未按酒店报价规定时间报价 自动放弃本期供货 6 价格一旦确定 不得任意调价 特别情况由定价小组重新 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 4 讨论决定 三 定价周期 一 鲜活食品类 1 水产 海鲜 肉 禽蛋 每半月定价一次 特殊情况供 需协商 2 水果 蔬菜 每十天定价一次 3 时令及反季节原料 随行就市 二 库有物资类 干货 酒水 物料 办公用品 杂品 维修材料 每月报 价一次 三 合同订购定制物资 每周一次 特殊除外 四 临时采购 临时采购食品原料 由总厨定价报采购部 及时补办申购手 续 采购按月统计并汇报 严格控制临时采购的非计划性 非计 划性采购不得高于计划采购的 20 控制在计划性采购的 80 范 围内 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 5 鲜活价格信息日常反馈程序鲜活价格信息日常反馈程序 根据鲜活价格随市场变化起伏较大的特点 特制定本价格反 馈程序 一 每次定价后财务部将本期价格发给餐饮部 采购部 同时 报总经理室 二 采购部内勤编写出上涨和下降产品品种的名称 并注明上 涨或下降的金额及幅度百分比 三 购部根据价格的上涨和下降的情况 向餐饮部推荐其他种 类 以降低成本 四 餐饮部在接到价格变动情况通报后 要立即对上涨的原材 料进行调整 保证食品成本控制在合理范围内 五 对那些价格上涨但必须使用的品种 采购部 财务 部 餐 饮部必须立即召开协调会 调整计划价 同时调整产品的 零售价 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 6 关于鲜活食品补货的规定关于鲜活食品补货的规定 为了规范鲜活定货工作 减少定货的次数 特制定鲜活食品 补货规定 一 各使用部门每天下午六时前必须将次日所需的原材料报采 购部的采购员 二 采购根据各营业点所报情况进行详细汇总 包括品名 规 格 字迹清晰 报给采购经理 三 由于客情变化而需要补货的 要以书面形式通知采购部 并注明岗点名称 口头通知无效 四 为加强定货工作的计划性和严肃性 各岗点必须把好定货 数量 尽可能的不加货和少补货 五 采购部根据各岗点补货的情况 每周将信息反馈给总厨师 长 并注明那些是正常补货 那些是非正常补货 使用部 门根据采购部每周反馈情况 合理调整定货的数量 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 7 采购工作程序补充规定采购工作程序补充规定 为了做好酒店采购工作的改革 加强采购工作的民主 管理 最大限度的降低运行成本 实现采购工作的透明度 特制定本采购工作程序如下 一 实行接触和推荐货商 采集特价和审定价格以及验收相 互分离的采购体系 并成立以财务 采购 餐饮部为主 的采购物价核定小组 负责审定采购物品的价格 二 建立科学民主的供货商推荐和管理渠道 拟采用采购部 专业推荐 酒店员工推荐以及供货商自荐的三管齐下的 推荐方式来决定供货渠道 同时 对每一个供货商 建 立相应的管理档案 详细记录供货商的资质 信誉情况 三 建立供货商管理制度 从报价 送货 质量 验收 付 款等各个方面对供货商进行制约的要求 同时 也建立 供货商投诉渠道 鼓励供货商对营私舞弊行为进行检举 揭发 四 建立采购员行为准则和考核制度 确立采购员的行为标 准和规范 在适当的时候 配合人员换岗制度 进行竞 争上岗 同时对那些不能够提供优质低价货源的采购员 进行合理流动 优胜劣汰 保持采购人员的基本素质 五 由采购部建立完善的采购物品目录资料 将酒店今年的 目标价格 比去年同期平均值降低 10 和改革前的价 格资料存档 以便于留存作历史对比资料 六 建立完善的招标投递程序 在职工食堂或指定地点设立 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 8 固定的投票箱 根据采购物品的性质 确定招标周期并 由供货商按时投递 投递时 供货商必须严格按照要求 填写投票书并且封装 七 投标书由酒店设计专门的格式让供货商填写 其中包括 物品名称 拟供数量 质量标准 样品编号 送货方式 优惠条件 付款方式等 并且附封好的供货商标签卡 八 根据所采购物品 可大致分为三种 八 根据所采购物品 可大致分为三种 1 干货 调味品等需要至大型超市购买的物品 每月 下旬由采购部根据库存情况和下一个月的营业指标和 销售预计 提前将采购计划报总经理室待批 采购部 在设计计划表时 要将品名 库存量 拟采购量 报 价等内容写进报价表中 经总经理室审批后 财务部 根据计划准备核发采购资金 2 常年 常用的大宗物品采购 采用建立特约供货 商的办法确立供货渠道 利用前述的供货商推荐方法 由采购部和财务部订立相关条例 再经价格核评小组 核准 建立酒店特约供货商 在相关条例中要包含下 列条款和内容 如 凡成为酒店特约供货商后须交纳 一定数量的质量定金 当出现质量问题并使其综合评 定的等级达不到规定级别时 除扣除质量定金外并取 消其特约供货商资格等 3 对日常鲜活物品采购 根据不同种类 分为 10 15 天的周期 由物价审核小组根据样品质量 价格 优惠条件 综合评议 确定后当场开标 公布选定的 供货商 九 投票标书和样品由物价审核小组委派专人收集以供评 标 一般来说 供货商档案管理和投标书 样品收集 人员将不参加评标审核工作 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 9 十 评标审核小组在进行审核评标时 将只对样品和报价 资料 优惠条件进行核评 并当场对选中者进行供货 商标签开封工作 由财务部发出中标通知给供货商 同时 采购部和餐饮部立即开始进行供货和验货的准 备工作 十 大力推广在一级市场的采购量 一级市场价格低 质 量好 应建立起可靠方便快捷供货基地 十一 酒店的采购工作程序应对供货商公开 以便供货 商认准只有提供优质价廉的商品才能确保自身长远 利益 以建立一个在供货商之间的良性竞争环境 树立酒店的良好形象和口碑 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 10 货物验收工作规程货物验收工作规程 为了进一步完善验收工作 降低成本 特制定本工作程序 一 职责划分 1 餐饮部 1 负责将各营业点用料计划报采购部 2 把好原料质量关 及时将所验原料的数量与计划数相核对 3 督促验收人员使用工具 2 采购部 负责与供应商联系 根据使用部门的计划编制采购汇总表 保证原材料准时到位 做到补货及时 3 财务部 1 每日岗前校称 2 坚持使用专用验收工具 准确 及时利用专用验收工具检 验数量 3 严格按照 规格 验收原料 直观上感觉有质量问题不予 验收 4 凭计划单验收 规范填写验收单 准确填写数量 涂改无 效 5 补单要注明原因 并于次日完成补单手续 过期由验收人 员自行负责 漏单现象必须严格控制 并及时上报部门 不得随意签字 6 根据有效签字人审核验收单 将有效验收单及时报送财务 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 11 成本核算 二 规格质量标准书 由餐饮部牵头与采购部财务部共同制定物品质量规格说 明书 说明书应详细描述所够物品的名称 产地 规格型号 成熟程度 新鲜程度 商标 等级 大小 产品的形态 重 量等 三 有效验收单定义 经有效签字人确认 不得有涂改现象的货物验收单 四 其他 1 验货时必须有餐饮部和财务部人员在场 共同验称 2 一般情况餐饮部不得直接向供货商订购原材料 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 12 供货商管理规定供货商管理规定 为了更好地做好酒店的采购工作 增加酒店采购工作的透明 度 建立良好的供求关系 特制定本管理规定 一 建立供应商档案 凡愿意为酒店送货的供应商都必须按照酒店的要求签定 供应协议 建立供货商档案 1 国营或集体单位需填写单位地址 负责人姓名 联系电话 送货方式 可供应品种目录 并提供营业执照副本 复印 件 2 个体经营户填家庭地址 负责人姓名 及身份证复印件 联系电话 送货方式 可供应品种目录 以及担保人姓名 及身份证复印件 二 供应商等级评定 按照供应商执行酒店各项要求的规定 将供应商分三级 1 一级供应商 每月在质量投诉 短斤少两 送货不及时 偷拿东西和违反酒店规定等方面扣分不超过 10 分 2 二级供应商 每月在质量投诉 短斤少两 送货不及时 偷拿东西和违反酒店规定等方面扣分不超过 20 分 3 三级供应商 每月在质量投诉 短斤少两 送货不及时 偷拿东西和违反酒店规定等方面扣分不超过 30 分 三 对供应商的要求 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 13 1 所有供应商必须按照酒店的要求进行报价 送货 2 所有供应商在中标入围后必须在财务部存放供货抵押金 500 1000 元 如违反送货规定将以抵押金作为处罚 每 次 500 元为起点 如串货违规 打水和弄虚作假骗取份量 数量等一切不良手段 3 供应商不得向酒店任何人行贿 一经发现将开除送货资格 如果酒店工作人员向供应商索要回扣 供应商有责任和权 利向酒店物价核定小组检举揭发 经查属实酒店将给举报 人奖励 4 供应商必须按照中标要求及时提供货物 送到酒店规定 地点 5 供货商必须按时按质按量保证商品的供应 同时本着谁 送谁加工 或例行值班 的原则 根据酒店要求进行加工 如有因加工不彻底 或有变质之原料掺和加工使用 一经 发现 视加工数量的金额 5 倍处罚 如再次发生 予以除 名 6 送货加工人员必须服从酒店及餐饮部门的指挥领导 使 加工品种及卫生符合标准 7 本着互惠互利的原则 提供价廉物美的原料 不可因价 格因素而缺货或少量提供 故意违反者如发现将给予除名 处理 对于不能及时提供或数量不足之部分 酒店有权自 行购买 差额部分及路费由供应商承担 8 如对供货的市场价格有较大变化时 无论涨跌应主动向 酒店提出 经酒店同意后 执行新的价格 9 不可随意乱报价 或故意扰乱报价制度进行短期行为的 操作 而使酒店缺货 一经发生 由其他供应商供货后之 差价由其中标者承担 同时不得参加下次的报价 10 供货商不得有将酒店原料私自带出酒店及其它盗窃行为 黄金大酒店管理模式黄金大酒店管理模式 采购部规章制度采购部规章制度 14 一经发现查实