连锁药店流程设计

XXX 大药房有限公司 流程设计 1 业务流程设计 前言前言 本流程从制定公布起所有部门按照此流程执行 且每月进行一次流程碰头会议 对 流程进行微调 修正 使流程更加简洁 高效 合理 本流程制定的总原则为 简单 高效 严谨 目录目录 1 新品引进流程 2 采购流程 预付款流程 3 收货 验收 入库流程 4 供应商结款 发票结算流程 5 调进价 配送价 零售价流程 6 采购退货流程 7 报损报溢流程 8 配送出库流程 9 门店收货流程 10 门店退仓流程 11 门店盘点流程 12 总仓盘点流程 13 店间调拨流程 XXX 大药房有限公司 流程设计 2 新品引进流程 1 of 2 说明职责部门 岗位备注流程图 开始 新品引进需求提 交 分配采购员 收集商品资料 资料初审 新品引进会 根据样品详细信息建立商 品档案 确定初次进货量 下订单 不通过 寻找替代或不 引进 采购经理批准 不通过 收货验收流程 供应商主动提出 合作 新品引进发起 1 公司所有人员均可向采购主管提出新品引进 申请 并填写新品引进申请表 2 供应商主动提出新品合作 3 经数据分析 商品线需要补充缺类品种 采购主管按照引进商品的类别分配给相应采购 员 采购员收集新品资料 供应商 新品样品 注册 批件 等其他详细资料 见附件 由采购员主管对新品资料进行初步评估 如果资 料齐 则相应补允 针对重点区域进行市调 并最终确定销售价格 定期召开新品引进会 对引进商品进行分析 要 求做成ppt格式 包括介绍新品的品名 规格 剂型 功能主治 成分 服用量 零售价格带等 信息进行分析评估 最终由采购经理决定是否采购 与供应商签定购销合同 内容重点包含付款方 式 进价 返点返利 赠品 活动支持等条款 供应商提供样品详细信息 系统中建立商品档 案 标记新品标识 完善商品分类 质检信息等 基本资料 确定初次购进量 与供应商签定购销合同 市调 确定零售价 XXX 大药房有限公司 流程设计 3 新品引进流程 2 of 2 流程图说明职责部门 岗位备注 门店新品培训会 新品铺货 配送流程 新品上架销售 新品试销评估会 是否供应商 退仓 退供应商 滞销 Y 作废商品信息 畅销 转非新品 正常销售 停止采购 正 常销售 库存销完 结束 召开新品培训会 培训新品知识 销售话术 陈 列要点等 按照门店分类进行新品铺货 同仓库配送流程 门店做好新品上架陈列 做好促销标识 并做好 营业员产品知识 促销话动 销售话术等培训 新品引进3个月 必须组织人员招开新品试销评 估会 评估该商品引进销售情况 并评估该品种是否转正式商品 XXX 大药房有限公司 流程设计 4 采购流程 1 2 说明职责部门 岗位备注流程图 开开始始 是是否否自自动动生生成成采采购购计计 划划 采采购购计计划划未未审审核核 Y Y N N 采采购购计计划划一一审审核核 修修正正计计划划 是是否否询询价价 询询价价 N N Y Y 采采购购计计划划生生效效 请请货货是是否否合合理理 Y Y N N 报报货货 转转采采购购订订单单流流程程 1 每周一制定一次大采购计划 计划 必须第二天上午12点之前完成报货 针对周一至周五期间 部分商品的紧 急补货 可通过手工录入采购计划单 的形式填制 2 采购计划自动生成原则 当库存低 于库存下限时 补足库存上限 库存 上下限 库存上下限天数 前30天日均 销量 补货量 库存上限 当前库存 跟据数据分析修改采购计划单 包括 计划品种 计划数量 计划进价 供 应商 采购询价 一审核采购计划单 核对采购品种是否应采 价格是否最 低 供应商是否最优等 通过 电话 QQ Email向供应商报 货 采购部 采购员 采购部 采购员 采购部 采购员 采购部 采购主管 采购部 采购员 手工录入 XXX 大药房有限公司 流程设计 5 采购流程 2 2 说明职责部门 岗位备注流程图 采采购购订订单单未未审审 采采购购计计划划二二审审核核 生生效效 是是否否预预付付款款 N N 采采购购计计划划生生成成 订订单单 采购订单形成两种形式 a 采购 计划转单形成 b 紧急补货 修正采购订单付款方式 失效日 期 结算部门等信息 一审采购订单 是否需要预付款 a 不需要预付 款 则采购订单直接生效 b 需 要预付款 则单据二级审核不通 过 并且提示需要采购经理审 核 此时需要采购员打印预付款 申请单进行纸质预付款审批 预付款审批流程 采购员 采购 经理 财务经理 出纳付款 采购经理收到预付款审批单时 查询出预付款单据 审核生效 并且转成 供应商预付及扣款单 据 走预付款流程 转供应商预付款及扣款单据 出纳跟据经过采购经理 总经 理 财务经理签字的预付款申请 单 供应商预付款及扣款单据进 行付款 付款完成之后 审核供 应商预付款及扣款单据 系统会 自动生成该供应商往来账目 采购部 采购员 采购部 采购员 采购部 采购员 采购部 采购主 管 财务部 出纳 Y Y 收收货货验验收收流流程程 采采购购订订单单一一审审 打印审批 Y Y 是是否否预预付付款款 供供应应商商预预付付及及扣扣款款单单据据未未 审审 供供应应商商预预付付及及扣扣款款单单据据生生 效效 手手工工填填制制紧紧急急补补货货 XXX 大药房有限公司 流程设计 6 收货 验收 上架流程 1 2 说明职责部门 岗位备注流程图 Y Y 供应商电话通知收货员收货 收货员需询 问 厂家 总件数 是否有冷藏品 自查该厂家是否有退货 与送货司机一同清点件数 并检查外包装是 否完整 是否有漏液 污染 交接随货同行 单 发票等材料 收货员在收货记录单上签字 并要求送货司 机在收货记录单上签字 收货过程中如发现数量破损 污染则拒收 并通知我方采购员 在系统中填制收货单 需填写 到货同行单 号 到货日期 进价 数量 批号 有效期 等信息 针对冷藏药品 需填写启动时间 运输方式 到货温度 温控方式等 针对中 药品种需填写生产企业 产地 与验收员交接收货记录单 随货同行单 发 票 过程温度等材料 A 收货数量小于订单数量 进价低于订单数 量则直接收货 B 收货品种与订单不符 收货数量大于订单 数量 到货进价高于订单进价 联系采购 员 由采购决定是否需要入库 如果需要入 库 则需补做订单 验收员验收商品是否符合质量要求 数量是 否满足等 验收内容 品种 批号 有效期 电子监管 码 检验报告书等 如发现质量问题 则联系采购部进行处理 储运部 收货员 储运部 收货员 储运部 收货员 采购部 采购员 储运部 收货员 储运部 验收员 储运部 验收员 采购部 采购员 供供应应商商通通知知收收货货 N N 拒拒收收 并并通通知知采采购购 是是否否有有退退货货 将将退退货货交交与与送送货货司司机机 并并签签名名 收收货货 收收货货有有差差异异 破破损损等等 电电脑脑中中填填制制收收货货单单 送送至至待待验验区区 验验收收单单 质质量量是是否否合合格格 Y拒拒收收 并并通通知知采采购购 N R RF F调调取取未未审审核核的的验验收收 单单 XXX 大药房有限公司 流程设计 7 收货 验收 上架流程 2 2 说明职责部门备注流程图 验收员与保管员进行货物 相关材料 交接 保管员跟据验收结论上架 如果出现 数量不足或者其他数量有差异的 联 系验收员进行核实 上架原则 整件大于2件放整货区 小 于2件放零货区 上架时 商品需拆下纸箱 特殊品种 除外 整单完成之后 一审入库单 打印三 联入库清单 并签字 将入库清单 随货同行单 发票等资料一同交与采 购员 采购员签定 保管员带回一 联 仓库保管 采购员收到入库单之后 二审入库单 生效 如数量高于订单 进价高于订 单等则与供应商联系处理 如有低价 票等则相应处理 采购员审核入库单生效 结算发票完 成之后 将入库清单 发票交与财 务 财务签字 采购带回一联与供应 商结款 储运部 验收 员 储运部 保管 员 储运部 保管 员 储运部 保管 员 采购部 采购 员 采购部 采购 员 采购部 采购 员 财务部 会计 验验收收流流程程 数数量量是是否否满满足足 Y Y 跟跟据据R RF F指指定定的的货货位位上上架架 联联系系验验收收员员 N N 入入库库单单一一审审 货货位位是是否否满满足足摆摆放放 要要求求 Y 修修改改目目标标货货位位 N 打打印印入入库库清清单单 入入库库单单二二审审 是是否否涨涨价价 Y N 调调整整零零售售价价 配配送送 价价 进进价价 后后续续结结款款 发发票票结结算算等等 流流程程 结束 XXX 大药房有限公司 流程设计 8 发票结算 供应商结款流程 说明职责部门 岗位备注流程图 各业务流程 保管员交接是否有发 票 供应商发票结算单 Y 与供应商联 系 索要发票 N 发票是否结算 N Y 是否有退货 填制供应商结款单一审 供应商处理退 货 打印结款申请单 结款单审批流程 供应商结款单审核生效 结束 生成往财务往来账的单据有 入库单 采购退货 单 调进价单 供应商预付款及扣款单据 采购员跟据入库品是否带发票 发票是否已收到 进行供应商发票结算 如果供应商发票未到仓 库 则随时跟踪发票情况 当采购收到发票时 填制进 行发票结算 与供应商结款时 首先核对是否有发票未结 采 购退货未退 如果有发票未结或者采购未退时 停止结款 根据入库单 采购退货单 预付款及扣款单据进 宪供应商结款申请 原则为 有采购退货及预付 款 调进价单优先结算 最后结算入库单往来 账 打印供应商结款申请单 进入审批流程 采购主管 采购经理 财务经理 出纳付款 注 公司暂无采购经理时 暂由董事长审批 出纳付款之后 审核 业务部门 采购部 采购员 采购部 采购员 采购部 采购员 采购部 采购员 采购部 财务部 出纳 XXX 大药房有限公司 流程设计 9 采购退货流程 说明职责部门 岗位备注流程图 退供应商申请 是否需要退 与供应商谈判 填写 采购退货通知单 Y N 内部消化 是否可退 Y N 采购退货单未审 打印采购退货单拣货 实退数与退货单一致 修改采购退货单 采购退货单一审 Y N 打印采购退货单清单 各部门 门店均可发起采购退货申请 采购跟据各部门 门店的采购申请 决定是否需 要退供应商 如果不需要退 则做出相应的处理 措施 如果需要退供应商 则与供应商进行谈判 协商 处理措施 质量正常可退 则填制并且直 接审核 锁定商品库存 仓库打印退货拣货单 进行拣货打包 在拣货的过程中 如果出现实物数量不符 则需 要修改采购退货单 拣货完成 并且无误之后一审采购退货单 同时 打印三联退货清单 拣货员签字 并贴在打包好 的退货箱上 其他两联放与采购 采购签字带回 一联 采购收到采购退货清单之后 通知供应商前来取 退货 供应商取走退货的同时 储运主管审核采购退货 单 以达到账货同行 采购通知供应商取走退货 供应商取走退货 储运主 管审核采购退货单 结束 各部门 采购部 采购员 采购部 采购员 采购部 采购员 供应商 采购部 采购员 储运部 拣货员 储运部 储运部 拣货员 采购部 采购员 储运部 拣货员 XXX 大药房有限公司 流程设计 10 总部报损报溢流程 说明职责部门 岗位备注流程图 开始 仓库任意人员发现系统库存与实物数量不符 通 知仓库主管 仓库主管针对该单品进行盘点 通过盘点 核对进销存 分析差异原因 并得出 处理办法 如果通过报损报溢的形式处理 则填制报损报溢 单 否则通过其他方式处理 报损报溢单二级审核 质管部三级审核 财务部四级审核 主管盘点单品 找到库存差异的原因 是否通过报损溢处 理 报损报溢单一审其他方式处理 报损报溢单二审 报损报溢单三审 报损报溢单四审 仓库人员 仓库主管 仓库主管 仓库经理 质管员 财务部 XXX 大药房有限公司 流程设计 11 门店请货流程 说明职责部门 岗位备注流程图 开始 配货周期 跟据门店分类 A类门店每周配送2 次 B C类门店每周配送1次 自动生成规则 1 当库存低于下限时 补足库存上限 2 申请数量 库存上限 当前库存 人工修改配送申请单 核对数量是否合理 品种 是否合理 是否接近中包装等信息 门店跟据紧急状态 联系仓库发货 并跟踪发货 情况 请货合理 是否自动生成 配送申请单 Y手工录入缺货品种 N N 配送申请单生效 Y N 手工修改 是否紧急补货 等待仓库发货 跟踪到货 情况 电话联系仓库 是否紧急补货 Y XXX 大药房有限公司 流程设计 12 仓库配送货程 说明职责部门 岗位备注流程图 门店报货流程 是否紧急补货 配送单未审 优先处理 Y N 铺货 主动配货 打印拣货单 拣货 复核台复核 打包装箱 装车配送 门店收货流程 单与实物是否一致 Y 手工修改拣货单 N 单与实物是否一致 Y修改复核数量 N 请动配货 新品铺货等 判断是否紧急补货 如果是紧急补货 则优先处 理 打印拣货清单 拣货员跟据清单进行拣货 如拣货单与实物不致时 按照实物修改拣货清 单 1 清单有 实物无 则在清单中圈0 2 清单有 实物有 实物数量小于清单数量 则按 实物拣货 并修改拣货清单 并通知仓库主管对 该单品进行盘点 3 实物中包装等信息与清单 不一致 则按实物拣货 并修改拣货清单 拣货完成 送至复核台进行复核 复核员逐个商品扫码复核商品 核对商品名称 批号 有效期 数量 今后需扫描电子监管码等 信息 如复核时 数量存在差异 则修改复核数量 如品种存在差异 则退回货架 并修改复核数 量 打包装箱 并打印配送清单 清点件送货件数 并在送货交接单中填写详细 XXX 大药房有限公司 流程设计 13 门店收货流程 说明职责部门 岗位备注流程图 门店请货 仓库配货 流程 司机送货至门店 与司机一同清点总件数 与送货交接单件数一 致 在送货交接单中签字 与仓库联系清点件 数 找出差异原因 Y N 门店验收单品 是否存在单品差异 系统中做收货单 N 联系仓库查监控核 实 Y 联系店长复核 确实存在差异 Y 系统中做验收单 是否中药 结束 中药装斗记录单 门店陈列 司机送货至门店 门店接货人员与司机一同卸 货 并移至门店待验区 司机 门店收货员一同清点送货件数 如清点过程中出现差异 则与仓库联系 核实是 否仓库少发 漏发 错发 是否发在其他门店去 了 清点完成 并在送货交接单上签字 并交接 相关票据 门店对来货品种进行验收 与配送清单核对品 种 数量 批号 有效期等信息是否一致 如出 现差异 则需店长复核 复核确实存在差异时 则联系仓库人员查监控核实差异 并处理差异 验收完成之后 在系统中制作 门店收货单 门店验收单 中药装斗记录单 填制完成之后 门店上货架陈列 储运部 储运部 司机 门店 收货员 门店 收货员 XXX 大药房有限公司 流程设计 14 门店退仓流程 说明职责部门 岗位备注流程图 与采购沟通退仓 允许退仓 填制 自行销售处理 N Y 通过相关方式送货至仓库 仓库跟据收 货 实物与单一致 联系门店 重新制单 填制 退仓收货单 填制 退仓验收单 填制 退仓入库单 N Y 退供应商 质量是否合格 N 正常货位 Y 不合格货位 退货货位 N Y 退仓原因 1 厂家召回等采购通知退仓 2 因销售不好 希望协调其他门店资 源帮助销售 3 仓库发货差异处理 与采购沟通之后 允许退货 门店填制 退仓申请单 并打包 同时需打印退 货清单 无打印机的门店手工填写退货清单 当仓库送货时 将退货交接给司机 仓库到退货 在系统中调出 退仓申请单 核 对品种 数量 批号 效期等信息 如果实退数量与单据不符 则联系门店修改或重 做退仓申请单 收货之后需要系统中填制 退仓收货单 退 仓验收单 退仓入库单 并跟据验收结论 摆放至不同货架 12 采购退货流程 XXX 大药房有限公司 流程设计 15 店间调拨流程 说明职责部门 岗位备注流程图 门店单品缺货 通过系统中远程库存 距离较近且库存较多门店 电话沟通 是否可调 取货 Y N 调出门店填制 店间调拨 申请单 并一审 调出店传输数据 调入店传输数据 调入门店 店间调拨申请 单 二审 生效 调入店传输数据 系统自动增加库存 门店收货 验收流程 当门店某品种缺货 同时仓库断货 或者来不及 配送时 可通过店与店之间调拨的形式 来暂时 满足当前客户的要货需求 通过系统中的远程库存查询 查询到最近门店的 库存数量 并通过电话沟通 确定是否可调拨 调出门店实物调出门店时 需立即在系统中填制 店间调拨申请单 并一级审核 注 调出门店 一审完 店间调拨申请单 之后 不允许作废该 单据 如果误操作 则需要与调入门店沟通 作 废或者调回 接收门店收到货物之后 传输数据 并在店间调 拨申请单中查询到该品种的店间调拨申请单 并 审核生效 生效之后再次传输数据 传输完成之 后 需按门店收货 验收流程完成操作 即可销 售 调入门店 调出门店 调入门店 调出门店 调出门店 调出门店 调入门店 调入门店 调入门店 XXX 大药房有限公司 流程设计 16 门店盘点流程 说明职责部门 岗位备注流程图 开始 制定盘点计划 确定盘点时间 通知各部门协调人员 盘点前各工作完成 盘点当天各项准备工作完 成 开始盘点 盘点启动会 2人组 1人数 1人录入 初盘完成修正库存 导出差异表 对差异品种进行复盘 复盘结束修正库存 对盘点结果进行分析 盘点结束 盘点周期 每2个月盘点一次 门店 门管部 财务部协商确定具体盘点日期 由门管部协助门店制定盘点计划 提前3天通知各部门盘点时间 储运部 前一天停止发货 将已打包商品配送至 门店 退仓品种处理完成 门管员 历史报损报溢单处理完成 信息部 盘点机充电 调试完成 门店 店间调拨单审核完成 并单货同行 盘点当天下午复核各项业务是否都已经完成 除 零售外 开始盘点 门店店长召开盘点启动会 1 培训 操作方法 2 强调注意事项 3 分配盘点任 务 盘点开始 2人1组 一人核对商品 数量 批 号 另一人核对实物商品 批号 按照店长分配 的任务进行逐一盘点 全场盘点完成之后 产生盈亏 修正库存 初盘 完成 跟据初盘盈亏 导出差异表 进行复盘 XXX 大药房有限公司 流程设计 17 总部盘点流程 说明职责部门 岗位备注流程图 开始 确定盘点时间 制定盘点计划 通知各门店 各部门 各门店 各部门做好盘点 准备工作 盘点周期 至少每3个月盘点一次 通过总经理 储运部经理 财务经理等人员共同 确定盘点日期 制定盘点计划 通知各门店 各门店盘点时间 并及时做好相关 准备工作 1 门店加大2天的请货量 2 仓库货位整理 各业务单据处理 3 信息部盘点机充电 盘点功能调试 由储运部经理召开盘点动会员 1 培训操作方 式 2 强调注意事项 3 安排盘点任务 盘点开始 2人1组 1人核对实物 数量 批 号 货位 另一个操作盘点机 认真填写盘点数 量 选择货位等 全部盘点完成之后 产生盈亏 修正库存 针对有盈亏的品种 进行复盘 打印盘点表盘 点 复盘开始 针对初盘出现的问题进行强调 并再 次培训盘点方法 得出最终盘点盈亏 分析差异原因 并修正结 果 开始 盘点启动会 盘点开始 产生盈亏修正库存 初盘 结束 导出盈亏报表进行复盘 复盘开始 并