某某集团内控漫谈(五)：谈谈会议

1 某某集团内控漫谈 五 谈谈会议某某集团内控漫谈 五 谈谈会议 会议是非常重要的管理手段 某某集团内控实施前 基本没有会议 实施 内控后 对会议问题在认识上存在巨大差异 因此 有必要进行专题阐述 一 召开会议已明确规定在一 召开会议已明确规定在 公司法公司法 等法律 法规的条文中等法律 法规的条文中 公司法规定的涉及开会的事项 条款多达数十条 按照公司法的规定 有 限公司 股份公司必须要设立股东会 股东大会 董事会 监事会和经理 公司 法对上述组织结构的组成人员 参会人员 会议召集 会议议事方式和表决程 序等 都做了大量 细致的规定 对于公众公司 包括新三板挂牌公司和上市公司 证监会的各项规定里 还要求股东大会 董事会和监事会必须在指定平台上进行公告 同时股东大会 的召开 召集及会议各重要事项必须有律师事务所的律师进行见证 并由律师 事务所出具会议召开合法合规的法律意见书 二 为什么要开会二 为什么要开会 公司法如此重视会议 证明了会议的重要性 那么 为什么要开会呢 大 致原因如下 1 会议是解决问题的场所 管理学家彼得 德鲁克说 我们之所以碰头 是因为要想完成某一项具体 工作 单凭一个人的知识和经验不够 需要结合几个人的学识和经验 通过会 议相互探讨 集思广益 有利于科学决策 从而解决问题 在解决问题的过程 中发现问题 然后再解决问题 解决问题是会议最基本的职能 不同层级的会议解决的问题不同 股东会 股东大会解决重大人事 股东重大权力问题 董事会解决重大战略问题 监事 会解决重大监督问题 总经理办公会解决重大经营问题 部门会议等会议解决 所属领域的具体问题 2 会议是统一思想的场所 通过会议 了解员工的思想动态和工作状况 统一思想 统一认识 只有 统一的思想 才有准确 高效的行动 3 会议是提升能力的场所 2 通过会议相互学习交流 提高认识 促进 培养员工主动思考能力 提升 员工专业素质 同时 通过表达交流和沟通 提升员工的相互协作 形成良好 的文化氛围和团队精神 4 会议是传递信息的场所 会议让信息及时 准确传递 便于快速落实执行 节省时间 不会误传 提高了工作质量和工作效率 5 会议是鼓舞士气的场所 由于人是社会的和感性的 人类组织和群体易在气氛中发挥不同的工作能 力 也就是军队常说的 士气 通过精心组织的会议 能够鼓舞士气 形成积 极向上的整体氛围 三 为什么员工对开会不满三 为什么员工对开会不满 内控实施前 由于集团基本不召开会议 很多管理层认为应该开会 内控 实施后 召开了几次会议 反而让有一部分管理层感到不满 会议既然如此重 要 为什么员工对开会不满呢 可以从以下方面进行分析 1 观念问题 对会议的观念问题与集团一直轻管理的观念是同一问题 在某些管理者的 认识里 凡是涉及生产的 一定是有用的 要非常重视的 凡是涉及管理的 一定是没用的 浪费时间的 他们的不满是 我已经做得很好了 为什么还要 参加无谓的会议 那么我想说的是 对于企业发展而言 无论是管理上还是生产上 没有很对于企业发展而言 无论是管理上还是生产上 没有很 好 也没有最好 只有更好 好 也没有最好 只有更好 2 会议效果问题 会议效果问题是员工对会议不满的最主要原因 属于管理层应该认真反思 和检讨的问题 会议效果不好 大致有以下几种表现形式 第一 会议流于形式 召开会议本来是为了解决问题 但会议过程却基本 没有讨论问题 或演变成个人的秀场会 或变成歌功颂德会 第二 会议没形成结论和方案 会议虽然讨论了问题 但因为责任原因或 3 其它原因 没有形成结论和实施方案 这种情况可以再一 再二 但绝对不能 再三 会极大程度上损害领导威信 同时浪费管理资源 第三 会议形成结论和方案 但没有跟踪执行 这种情况在民营企业中非 常多见 会议召开了 也形成了共识 但很奇怪 会议开完之后 却没有认真 执行 管理层也不督促 导致虽然会议本身有效果 但是执行没效果 最终损 害了会议的功效 让员工认为开会没用 3 会议准备问题 会议召开前没有进行充分准备 会议议题不清楚 会议流程不明确 参会 人员范围不合理 会议召开过程中 会议主持能力不足 不注意控制发言时间 缺乏归纳 总结能力 给参会员工带来极差的体验 四 怎样开会四 怎样开会 会议根据重要程序有普通会议和重大会议之分 顾名思义 普通会议一般 解决普通问题 比较简单 参会人员比较少 一般不需要特别严密的准备 也 不需要特别重要的程序 普通会议中 有一种非常有效的会议方式 就是例会 普通会议中 有一种非常有效的会议方式 就是例会 例会 有本上奏 无本退朝 一般比较随意 如果例会中出现重大问题要解 决 可以按有关制度规定 提请召开重大会议 重大会议解决的是重大问题 参会人员或者比较多 或者级别较高 需要 精心准备 履行严谨的程序 那么 应该怎样开会 特别是重大会议呢 大致有以下几个方面 1 做好会前准备 第一 要确定会议是否有必要召开 不必要召开的会议坚决不召开 管理 层要控制召开会议的频次 避免浪费人力资源 但必须召开的会议 也应在生 产繁忙时尽量挤出时间 第二 根据公司生产经营特点 选择合适的会议时间 地点 确定参会机 构 人员的范围 明确会议的议题和流程 以及会议召集机构 召开方式 现 场会议 视频会议 电话会议 并将上述内容制作成会议通知以书面形式向参会 人员发出 第三 会议当天要布置好会议现场 包括条幅 座位 席卡 茶具等 4 2 控制会议过程 开会特别是重大会议 要注意会议的严肃性 开会前应宣布会议纪律 如 禁止交头接耳 玩手机 打瞌睡等 这些在集团多次开会时都出现过 会议正式开始后 会议主持要注意控制现场 一是要继续严肃会场纪律 对出现不遵守会议纪律的情形 应及时提醒和警示 二是要按照既定流程逐项 主持会议 一个议题一个议题地过 不能散乱 否则容易东扯西拉 三是控制 发言时间 对发言冗长者 漫无边际者 泄愤者等 要以合适的方式制止 四 是要有归纳 总结能力 引导与会者紧紧围绕主题进行讨论 提高会议效率 重大会议要安排记录人员 过程中要做好会议记录 3 形成会议结论 任何会议一定要形成结论 重大会议一般形成会议纪要 然后下发给参会 人员或向全体员工公布 有些会议未能形成结论 但未能形成结论本身也是一 种结论 也应在会议纪要中明确 并同时指出下一步解决该问题的条件或方式 或期限 4 会后要密切跟踪执行 如前所述 决不能出现会议结束后 没有切实的行动 开了会就像没开一 样 一切照旧 只有执行到位 会议才会有真正的效果 凡是会议 必有主题 凡是主题 必有议程 凡是议程 必有决议 凡是凡是会议 必有主题 凡是主题 必有议程 凡是议程 必有决议 凡是 决议 必有跟踪 凡是追踪 必有结果 凡是结果 必有责任 凡是责任 必决议 必有跟踪 凡是追踪 必有结果 凡是结果 必有责任 凡是责任 必 有奖罚 凡是奖罚 必须透明 有奖罚 凡是奖罚 必须透明 注 本句引自蒋小华 有一种自豪