【职务说明书】房地产开发公司行政秘书职务说明书(WORD4页)

行政秘书职务说明书行政秘书职务说明书 岗位名称行政秘书岗位编号 所在部门办公室岗位定员1 直接上级总经理办公室主任所辖人数无 直接下级无岗位分析时间2002年12月 职责概述 职责概述 负责办公室行政事务工作 起草一般文稿 往来文件批转发存 记录公司 历程大事 协助上级进行企业形象对外宣传 协调政府 行业的关系 接待来 访客人 职责与工作任务职责与工作任务工作记录工作记录 第一部分 行政和文秘第一部分 行政和文秘 职责表述 汇总编制各部门工作计划和信息 定时收取各部门的 半月 年度 计划 意见 建 议 收文登记簿 汇总 复印各部门的 半月 年度 计划 意见 建议 职职 责责 一一 工作 任务 负责将汇总的 半月 年度 计划 意见 建议上 报直接上级 下发各部门 发文登记簿 职责表述 跟催本部门工作计划完成的情况 跟催本部门的工作计划执行情况 及时向直接上级 汇报已完成的工作 执行情况报告 单 职职 责责 二二 工作 任务 提醒直接上级按时完成领导布置的任务 职责表述 负责一般性文件 报告 制度的起草 起草公司一般性文稿 并交直接上级审阅职职 责责 三三 工作 任务 起草直接上级或总经理制定起草的文稿 并交直接 上级或总经理审阅 职责表述 通知 组织公司会议 管理会议设施 按直接上级或总经理的指令通知召开会议会议通知簿 协助上级组织召开会议 活动 提前准备好会议活 动所需的资料 设备 场地等物质条件 做好会议 纪要 会议纪要 会议签到表 职职 责责 四四 工作 任务 负责执行公司会议室借用管理 协调 安排各部门 会议时间 负责会议室卫生工作和物品安全 会议室借用登 记表 检查记录 职责表述 执行公司印鉴使用规定 按照 加盖公章申请单 上审批结果 为所需文档加 盖公司印章 加盖公章申请 单 印章使用 登记 职职 责责 五五 工作 任务 按照直接上级或总经理的指令开具介绍信 介绍信使用登 记 职责表述 接受发送批转公司文件 建立文件档案目录 及时交档案员 归档 打印公司内部文件 接收 批转各种来往文件文件汇总目录 职职 责责 六六 工作 任务 内部文件的盖章 发放 传阅 各种往来文件的转发文登记簿 发 职责表述 内部宣传材料管理 记录公司发展历程中的大事公司大事记 职职 责责 七七 工作 任务 及时把企业中的信息向各个部门传播简报 信息 第二部分 公关宣传第二部分 公关宣传 职责表述 接待来访者 并为其找到接口单位 或负责人 接待客户投诉 并为其找到接口单位 或负责人投诉登记 接待来访宾客 并为其找到接口单位 或负责人 若此时无人 留下联系方式 来客留言 职职 责责 八八 工作 任务 接待预约客人 安排吃 住 行程 及时通知负责 接待的领导 接待登记 职责表述 协助公司对外宣传 负责对外信息发布直接上级确认的信息 为企业 做软性宣传 宣传登记职职 责责 九九 工作 任务 协助营销部做宣传促销工作 包括售楼 广告发布 活动支持 职职 责责 十十 职责表述 完成直接上级交办的其它任务 外部协调关系外部协调关系 媒体 政府机关 友好联系单位 职位权限职位权限 业务权业务权 本部门工作的跟催权 对有关文字材料的审核权 向各部门索取必要资料的索取权 向直接上级的工作建议权 文件发放传阅执行权 公司决议的督办权 印鉴使用的执行权 任职资格任职资格 教育水平教育水平大学本科学历 专业要求专业要求文秘 管理等相关专业 培训经历培训经历无特殊要求 工作经验工作经验无特殊要求 个人素质个人素质 形象端庄大方 声音亲和 具备较好的人际交往能力和沟通能力 具备良好的服务意识 为人谦和 工作主动 知识与技能知识与技能 具有行政管理 文秘知识 熟练使用WORD EXCEL等办公软件和办公 设备 具备基本的网络知识 其它其它 使用工具使用工具 设备