集团企业集中采购管理解决策划方案.doc

集团企业集中采购管理解决策划方案 集团企业集中采购治理解决方案5.1.关键目标本解决方案重点解决集团企业集中采购治理中的如下问题1）如何建立集团企业有效的集中采购治理模式；2）如何对供应商进行统一规范、准确评估；3）如何发挥集中采购规模优势，降低采购成本；4）如何获得合理采购价格，有效操纵采购成本；5）如何掌控集团全局库存，合理操纵库存，降低资金占用；6）如何有效地规范和操纵集中采购业务流程；7）如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况。 5.2.总体思路以企业全局库存为基础，通过对要紧供应商、关键采购业务环节的集中统管，构建集团企业集中采购治理应用平台。 图注1）集团总部制定采购治理、物资治理、集中采购物资目录等治理制度；2）要紧供应商选择、评估及重要物资的采购合同等关键业务环节由集团总部统一掌控；3）下属企业依照业务需要提出采购申请，并把集中采购的物资提交到集团总部；4）集团总部依照全局库存情况及采购策略，选择供应商进供应商信息库评估合格供应商库采购合同采购订单采购申请采购申请送货验收入库仓库仓库全局库存平衡仓库n仓库1工厂2工厂1供应商集团物流中心仓库2供应信息收集下属企业集团总部采购业务流程集采物资目录物资管理制度采购管理制度行采购，下达订单；5）供应商直接送货到各工厂，有些企业是要求供应商送货到总部，然后由总部再调拨到各工厂；6）依照企业治理要求不同，与供应商的采购结算能够由总部集中结算，也能够由各工厂分不与供应商结算。 5.3.具体解决方案3.1.建立集团企业有效的集中采购治理模式3.1.1.集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨要紧应用场景要紧特点1)总部负责收集下级公司采购申请，统一向供应商下达订单；2)供应商统一送货到总部，总部收货质检，与供应商的物流在总部完成；3)总部收货后，依照各公司物资需求申请以及实际采购到货情况，向各公司调拨物资；4)总部与供应商统一结算；5)总部和下级公司进行内部结算。 图注集收集结模式供应商总部计划员采购员库管员财务下级公司工厂汇总/平衡汇总/平衡车间计划采购计划物资需求申请询价报价接受报价比价采购订单收货质量检验退回不合格是否合格合格采购结算入库开票收票分货出库入库领料单材料出库应付单应付单收款付款应收单收款付款收款结算商流及物流1）各工厂提出物资需求申请；2）公司打算员汇总各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向集团总部提出采购申请；3）总部打算员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，依照库存缺口生成采购打算；4）采购打算审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；假如与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。 6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，要求送货到总部；7）采购到货需要质检时，在总部进行质检收货，不需要到货环节时，总部直接收货入库；8）总部录入采购发票；9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；10）总部依照下级公司物资需求申请及实际采购情况生成调拨订单，执行调拨；11）下级公司调拨收货入库；12）定期进行总部和下级公司的内部调拨结算。 3.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付要紧应用场景要紧特点1）总部负责统一向供应商下达采购订单；2）下级公司分不进行收货质检与入库业务；3）集团总部与供应商统一结算；4）总部与下级公司内部结算。 图注1）各工厂提出物资需求申请；2）公司打算汇总感到内各工厂物资需求申请后，在本公分收集结模式供应商总部计划员采购员库管员财务下级公司工厂汇总/平衡汇总/平衡车间计划采购计划物资需求申请询价报价接受报价比价采购订单收货质量检验退回不合格是否合格采购结算入库开票收票材料出库领料单内部结算应付单应付单收款付款应收单收款付款收款结算商流及物流司范围内平衡库存，将库存缺口向总部提出请购；3）总部打算员汇总下级公司需求申请后，在总部平衡库存，依照库存缺口生成采购打算；4）采购打算审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；假如与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。 6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；7）采购到货需要质检时，下级公司分不进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；8）总部录入采购发票；9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；10）总部与下级公司进行内部结算。 3.1.3.集中采购、分散收货、分不结算、各自使用要紧应用场景要紧特点1)总部负责统一向供应商下达订单任务；2)下级公司各自进行收货质检与入库业务；3)下级公司分不与供应商结算。 图注1）各工厂提出物资需求申请；2）下级公司打算员汇总下级单位物资需求申请，在本公分收分结模式供应商总部计划员采购员库管员财务下级公司工厂汇总/平衡汇总/平衡车间计划采购计划物资需求申请询价报价接受报价比价采购订单收货质量检验退回不合格是否合格入库开票收票采购结算材料出库领料单应付单收款付款收款结算商流及物流司范围内平衡库存，将库存缺口向总部提出请购；3）总部打算员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，依照库存缺口生成采购打算；4）采购打算审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；假如与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。 6）总部采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；7）采购到货需要质检时，下级公司分不进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；8）下级公司录入采购发票；9）下级公司依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款。 3.1.4.统签合同集采模式总部与供应商统签采购合同，并操纵下级公司采购业务模式。 要紧特点1）总部统一与供应商签订采购合同；2）下级公司只能依照总部签订的合同向供应商下达采购订单。 图注1）总部统一与供应商签订采购合同；2）下级公司录入采购订单，并受总部采购合同的操纵；3）下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程。 统签合同集采模式供应商集团公司下级公司洽谈合同采购合同采购订单采购订单各公司采购业务流程各公司采购业务流程3.1.5.如何建立集采业务组织和集采业务规则建立集采采购组织定义集采规则确定物资由哪个公司负责集采。 集采调拨关系定义确定集采调拨业务规则及价格规则。 采购组织所集采公集采物3.2.建立企业采购治理模式，规范采购业务流程3.2.1.一般销售的商品采购集采调请购申请采购订单成本确认单采购到货采购入库采购发票采购应付付款单收款采购结算采购定价财务部质价部库管部门采购部门商品部门供应商普通采购收款结算商流及物流图注1)请购单能够由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入；2)采购订单参照请购单生成，同时支持对订单进行细致的业务状态治理；3)依照采购订单进行到货签收，生成到货单；4)库管员依照到货单中的合格品数量生成入库单；5)结算员依照入库单生成采购发票，生成采购发票后进行结算，生成成本确认单；结算员对采购发票进行确认，确认后生成应付单，形成供应商应付款。 3.2.2.受托代销方式的采购业务受托代销是一种先销售后结算的采购模式，通常是依照销售数量进行采购结算。 图注1）请购单、采购、到货、入库等业务环节与一般采购差不多一致；2）采购结算查询销售发票，依照销售情况与厂家进行采购结算，系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算；3）依照采购发票确认应付，向厂家付款。 采购订单采购到货合格采购入库采购结算销售发票采购发票应付单收款付款提出需求申请供应商财务人员库管员采购员需求部门受托代销采购3.2.3.直运销售方式的采购业务企业直运销售无需进行实物的收发，即完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，由购销双方分不与企业结算，开具购销发票，进行资金的划转。 图注1）直运采购是由销售驱动采购的采购业务，销售部门先销售订单销售发票销售结算应收单收款单需求申请单采购发票采购结算应付单付款单收款采购订单客户供应商财务人员库管员采购员销售部门直运销售付款在销售治理中录入销售订单，销售订单审核后将推式请购单；2）请购单、采购订单的处理与一般采购差不多一致；3）直运采购无须入库，物资直接从供应商发给销售客户，因此没有入库处理；4）能够在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票，直运采购的采购发票保存后，系统将自动生成一张结算单，传存货核算系统，确认采购成本；直运采购的采购发票审核后，会将数据传到应付系统，生成一张应付单，形成应付账款；5）直运销售业务发票结算，销售成本取自采购发票成本。 3.2.4.多配送中心收货方式的采购业务跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心，支持区域市场的销售，但采购业务通常由公司一个采购部门进行统一采购；企业采购部就需要依照多个配送中心需求进行采购，然后分配到多个配送中心，通常能够通过订单到货安排，安排供应商在什么时刻、送什么品种、多少数量到那个配送中心。 要紧特点1）多区域分销企业，全国多配送中心、多仓库；2）企业级的集中采购；3）集中订货，但依照订单执行情况要求供应商向多个配送中心送货；4）总部统一进行采购结算。 图注1)通常销售部门依照销售打算制定采购打算；2)采购部门依据采购打算进行请购、向供应商订货；采购采购合同请购单采购订单到货接收到货接收采购入库成本采购入库采购入库采购发票采购应付付款结算订单到货安排采购计划财务部应付成本会计配送中心2库管员配送中心1库管员采购部采购员采购部计划员分销型企业多配送中心收货的采购方式订单通常为按月执行的大订单，便于供应商的生产备货；3)采购部门或物流部门依照市场情况和配送中心的库存情况，制定到货打算安排，并通知供应商依据到货打算送货；4)配送中心能够依据到货打算进行收货安排工作预备；5)供应商统一开票，系统中发票和各配送中心的采购入库单匹配验证进行采购结算，确认应付，并依据应付进行付款。 3.3.如何对供应商进行统一规范、准确评估图注1）建立供应商和存货关系，建立供应商评估基础；2）设置供应商评估标准，以标准评估供应商；3）查询已有历史采购交易中，查询供应商供货价格、质重新评估是否合格是否合格供应商对供应商的处理评估结果评估供应商查询历史交易基础设置冻结供应商设置评估标准解冻供应商候选供应商供应商排名按物料的供应商排名评估供应商供应商交货履约情况供应商供货质量供应商供货价格供应商存货关系设置量及交货履约情况；4）冻结不合格供应商，操纵不再与该供应商发生交易；5）供应商重新评估合格后，将会重新纳入企业候选供应商。 3.4.如何获得合理采购价格，有效操纵采购成本图注1）打算员提出请购申请；2）采购价格治理员依照请购申请询价，同时，也能够自制采购价格管理供应商计划员采购价格管理员采购员请购申请自动询价自制询价询报价单是否存在有效价格选择供应商终止询价不询价否报价接受报价是是否存在价格审批单采购合同自制是价格审批单采购订单否询报价单；3）选择询价供应商，供应商报价后，协商最终采购价格，形成价格审批单；4）价格审批单价格除询报价单外，会猎取采购合同价格，同时，也可自自制询报价单；5）依照价格审批单价格形成采购订单价格；6）采购订单除了能够通过价格审批单中的信息生成外，也能够取历史采购价格和已存在的价格审批单信息生成，从而能够减少比价过程。 3.5.如何掌控集团全局库存，合理操纵库存水平；为企业各领导层及相关岗位职员实时提供多角度的报表。 现存量查询动态库存查询多物料属性库存治理，包括多计量、批次、保值期、自由项、序列号、条形码等3.6.如何有效地规范和操纵集中采购业务流程规范流程建立规范业务流程，确保企业业务运作的规范性。 流程可控企业在处理业务时，将会受到业务规则的操纵。 流程可调依照企业业务进展需要，实现业务流程及时调整。 先货后票和3.7.如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况为领导层及相关岗位职员实时提供多角度的报表。 5.4.集采平台构建要紧功能1）合同治理反映企业与供应商签订的采购合同及其执行情况，并可实现对具体采购业务的操纵；2）供应商治理建立供应商的考核、评估体系，对供应商进行合理的评估；3）采购打算制定企业年度采购打算，指导企业采购业务供应商管理内部交易返利管理销售管理退货管理信用管理采购价格质量管理采购管理库存管理价保管理采购计划合同管理价格管理UAP应用平台合并报表网络报表总账全面预算资金管理应付管理存货核算应收管理发运管理执行；4）采购价格通过询报比价，确定物资采购价格，作为采购执行的依据；5）采购治理以采购订单为核心，反映企业采购业务运作，并提供多种查询、分析报表；6）内部交易处理企业内部交易的物流、商流、资金流，通过业务协同，使得交易信息在各方得到实时反映；7）库存治理从数量角度治理物资的出入库业务及专门业务，实时反映企业现有库存及可能库存，提供各种库存分析报表；8）存货核算从资金角度治理物资的入库业务，计算物资成本；9）发运治理通过发运打算、发运单等统一协调集团企业的物资运输，并通过计算相关的运输费用实现与财务的集成应用；10）质量治理定义的合格品范围，对采购到物资资进行质量检验，并依照检验结果对物资进行处理。 5.5.方案优势分析5.1提供集团供应商治理平台评估供应商集团统一治理供应商5.2支持集收集结治理模式由总部完成收货入库和收票结算5.3.支持分收集结治理模式由提出需求申请公司收货入库，总部完成收票结算集集5.4.支持分收分结治理模式提出需