施工企业项目管理系统设备管理流程

1 设备管理流程设备管理流程 注 注 管理系统操作 是需要在项目管理系统上的操作步骤 一 设备编码新增 维护流程一 设备编码新增 维护流程 1 业务概述 本流程目的是加强设备编码的统一管理 在公司系统中形成一套完 整的编码体系 以后各项目部等都应用一套同样的编码 在全公司 共享 所以 在以后的系统使用中 如果有新增设备编码或修改设 备编码属性时 都要走设备编码新增 维护流程 严格按照此流程 新增 维护物资编码 机电物资部统一维护编码 相关人员在库存 系统设备编码组织中定义设备编码 再分配给项目部使用 2 流程安排 1 业务部门录入设备时查找不到相符设备编码 管理系统操作 2 填写新增编码申请表 编码申请表包括主要内容 设备名称 编码说明 规格型号 设备分类 单位等相关新信息 管理系统 操作 3 编码申请表提交给机电物资部审批 管理系统操作 4 机电物资部审核编码的合理性 检查是否需新增设备 确认提 交编码及型号 规格 单位的正确性和设备的分类 如果不是新增 2 编码 在系统维护相关属性 如果是新增编码 在编码主组织中定 义新设备编码 管理系统操作 5 编码在系统定义完成后 通知申请部门使用 管理系统操作 3 本流程关键控制点 1 建立一套建工水利水电统一的设备编码及分类体系 集中维护 和管理 保证全公司基础数据的一致性 2 贯彻落实 设备编码集中管理 资源共享 的物资编码管理模 式 设备编码由公司机电物资部集中管理 各项目部统一使用设备 编码 3 定义编码时 一定要查询系统确实没有此编码才定义 避免造 成编码的冗余 一物对应多码或者一码对应多物的错误现象 二 分供商新增 维护流程二 分供商新增 维护流程 1 业务概述 本流程中提到的分供商是一种广义的概念 包括 材料供应商 设 备供应商 分供商名称一定是营业执照上的全称 不能用分供商的 简称 如果用分供商的简称 容易造成重名 一定要保证一个分供 商信息唯一 不能有冗余 分供商的地点按需增加 特别注意分供 商地点的科目信息 科目信息是将来供应商发票对应的会计科目信 息 3 2 流程安排 1 业务部门录入单据时 系统选择不到所需的分供商完整的信息 管理系统操作 2 业务部门确认分供商的信息是否存在 管理系统操作 3 如果不存在 业务部门填写新增分供商 内容包括 分供商全 称 分供商编号 分供商地点信息 分供商联系人 联系电话和送 货地点 产品信息等相关信息 提交系统 管理系统操作 4 业务部门提交后不用审核 直接可以引用分供商 5 分供商系统跟整个系统不关联 只是文本形式引用 6 机电物资部对分供商系统信息进行维护 发现有重复的信息等 进行删除 机电物资部可以增加 修改 删除分供商信息 管理 系统操作 3 本流程关键控制点 1 机电物资部需要及时的清理分供商库信息 防止库信息冗余 2 业务部门对新增的分供商名称一定是营业执照上的全称 不能 用分供商的简称 三 设备需求管理流程三 设备需求管理流程 1 业务概述 本流程主要描述设备需求计划的管理 项目部应根据施工进度计划 和施工方案编制设备需求计划 经项目经理审批后 上报主管部门 4 计划的内容包括名称 规格 型号 质量 数量 进场及大约退场 时间等 公司主管部门汇总各项目的设备需求计划进行平衡调剂 决定是否采购 统一租赁或委托项目部自行外租 如果是外租 是 主管部门代租 还是授权项目部外租 2 流程安排 1 填写采购需求 项目开工后 根据需要 填写施工生产设备需 用计划表 项目部 是 2 分层审核 主管部门进一步审核设备需求 主管部门 是 3 是否自购 根据设备需求计划 判断是自购还是租赁 主管部 门 否 4 采购主体判断 如果是新购 判断是主管部门代租 还是授权 项目部外租 主管部门 否 5 是否可以调配 如果不自购 是否可以从其它项目调配 主 管部门 否 6 填调拨单 如果可以调配 填写项目调拨单 主管部门 否 3 本流程关键控制点 1 加强设备管理 降低使用成本 2 项目部根据工程施工进度及时提报设备需求计划 主管部门以 便安排自购或租赁 3 机电物资部负责 5000 元以上机电设备的管理工作 5 4 设备租赁公司负责公司的大型设备 融资设备 集资设备的管 理工作 5 综合管理办公室负责非生产用车辆和办公设备 包括项目部办 公设备 的管理工作 6 凡属于公司承接的工程 项目工程所需的机电设备 由公司统 一购置 7 5000 元以上的设备纳入固定资产管理 公司对项目部采用租 赁的管理模式 设备折旧费由公司统一计提 折旧费不进入项目部 成本 8 流程图 6 四 设备采购管理流程四 设备采购管理流程 1 业务概述 本流程主要用来描述设备采购的管理 设备的处理方式主要有 分包 设备包括在分包合同中 公司不管理此部分设备 租赁 项目部根据工程用量同第三方租赁公司签订租赁合同或由主 管部门向第三方租赁公司租赁后再转租给项目部 以市场价签订租 赁合同 7 自购 公司主管部门负责设备的采购 主管部门将自购的设备租给 项目部 以市场价签订租赁合同 综上所属可知 设备将来的管理流程主要有 自购 租赁和包给劳 务队伍三种方式 本流程主要体现自购和租赁两种方式的管理流程 2 流程安排 1 主管部门根据项目部的设备使用计划 决定自购 主管部门 否 2 项目部填写设备购置审定表 有必要时填写可行性报告 提交 主管部门 项目部 是 3 主管部门审核 主管部门进一步审核设备需求 主管部门 是 4 主管领导审批 主管领导 是 5 总经理审批 总经理 是 6 主管部门打印设备购置审定表 主管部门 是 7 主管部门联系设备供应商 选择合适的设备型号等 供应商逐 一进行报价 主管部门 否 8 凡属于机电类的设备 原值在 5000 元以上的设备 由机电物 资部负责组织项目部人员参与设备的购置工作 主管部门 否 8 9 20 万元以内的设备实行对三家以上设备生产厂家或经销商进 行比较后 由机电物资部按综合意见择优采购 主管部门 否 10 对 20 万元以上设备实行多家报价竞标采购 对数额大 批量 大的设备采购 由机电物资部 项目部以及相关部门形成可行性报 告 报集团总公司审批后 再以竞标方式进行购置 主管部门 否 11 主管部门或项目部签订合同 主管部门 否 12 供应商按期供货 主管部门 否 3 本流程关键控制点 1 不允许项目部自己采购 5000 元以上设备 必须经过主管部门 采购 2 设备供方的评价和选择 对设备供方的评价 由主管部门组织有关人员对供方的生 产能力 供应表现 质量 环保 职业健康安全保证体系 顾客满 意程度 服务和支持能力进行调查 开展综合评价 对于设备的合格供方 每年重新进行一次评价 分别由主 管部门 各生产单位重新评价其产品质量情况 履约情况及持续供 应能力 建立本年度 物资合格供方名录 册 如评价不合格 应取消其合格供方资格 在再次评价合格前不得向其采购订货 五 采购合同管理 9 1 业务概述 主管部门询价后 确定采购主体后 采购主体签订采购合同 合同 信息由主管部门录入 方便成本分析及财务准备资金及扣款 2 流程安排 1 签订采购合同 主管部门 否 2 主管部门录入合同信息 主管部门 是 3 自动生成采购合同台帐 是 3 本流程关键控制点 1 公司所有设备的采购合同 必须使用公司的统一合同范本 采 购合同必须经主管部门审核签章 加盖公司采购合同专用章 此合 同才属于有效合同 凡是由项目部与设备供方签订的合同 而未经 主管部门授权委托 审核 未加盖公司采购合同专用章的合同 都 属于无效合同 2 合同内容应满足设备采购计划的要求 同时应符合有关法律法 规要求 具体应包括以下内容 采购设备的名称 规格型号 质量标准 单位 数量 价 格 有关费用的分担和结算方式 开户银行和账号 合理的损耗和计算方法 包装物的供应与回收 供货时间 运输方式及注意事项 交货地点接 提 货单 位或接 提 货人 验货方式和方法 10 环境 职业健康的相关规定 违约责任 六 外租合同管理 1 业务概述 主管部门分析需用计划后 确定外租主体 签订租赁合同 合同信 息由主管部门录入 2 流程安排 1 主管部门确定租赁主体 项目部自己外租还是主管部门代租 主管部门 否 2 项目部外租 合同理好后到主管部门审核签字 项目经理签字 到公司加盖合同专用章 项目部 否 3 主管部门代租 签订租赁合同 到公司加盖合同专用章 主 管部门 否 4 主管部门录入合同信息 主管部门 是 5 自动生成租赁合同台帐 是 3 本流程关键控制点 1 公司所有项目工程的租赁合同 必须使用公司的统一合同范本 租赁合同必须经主管部门审核签章 加盖公司采购合同专用章 此 合同才属于有效合同 凡是由项目部与外租方签订的合同 而未经 11 机电物资部授权委托 审核 未加盖公司采购合同专用章的合同 都属于无效合同 2 合同内容应满足租赁计划的要求 同时应符合有关法律法规要 求 具体应包括以下内容 设备的名称 规格型号 质量标准 单位 数量 价格 有关费用的分担和结算方式等 供货时间 运输方式 交货地点接 提 货单位或接 提 货人 租赁时间 环境 职业健康的相关规定 七 内租合同管理 1 业务概述 主管部门分析需用计划后 确定现有设备调动可以满足项目施工需 求或新购置设备后 与项目部签订租赁合同 合同信息由主管部门 录入 2 流程安排 1 现有设备调动可以满足项目施工需求或新购置设备后 与项目 部签订租赁合同 主管部门 否 2 主管部门录入合同信息 主管部门 是 3 自动生成租赁合同台帐 是 3 本流程关键控制点 12 1 如果设备进场后 15 天项目部还不与主管部门签订租赁合同 则视为项目部认可该租赁合同 主管部门将按照此合同计算租金 八 设备入账管理 1 业务概述 本流程主要描述项目用设备的到货接收流程 规范设备的接收过程 为财务采购发票匹配提供准确完整的信息 供应商送货到现场后 由项目部设备管理员会同相关人员根据实际 到货情况进行系统接收 要求实际到货设备必须和合同所列设备明 细一致 否则不予接收 并收集该设备的基础信息 提交主管部门 主管部门开具固定资产转帐调拨单 交财务入固定资产帐 2 流程安排 1 设备进场 验收合格后 项目部填写施工生产设备验收表 项目部 是 2 对于新购设备 项目部填写设备入帐信息表 交到主管部门 项目部 否 3 主管部门根据设备入帐信息表填写设备卡片 建立台账 主 管部门 是 4 主管部门开具固定资产转帐调拨单 发票由总经理签字后 交 财务入固定资产帐 主管部门 否 13 5 主管部门对设备卡片进行维护 及时更新设备信息 3 本流程关键控制点 1 填写设备入帐信息表时一定要全面的收集设备的信息 这是设 备的原始资料 方便以后对设备的跟踪管理 九 设备调拨管理 1 业务概述 设备需要调动时 主管部门开具设备调拨单 进入设