浅谈审计工作中询问的方法与技巧

浅谈审计工作中询问的方法与技巧 询问是审计工作中一种十分常见 常用的方法 无论是审计还是 审计调查项目均是如此 实践表明 询问方法运用得当与否对审计 工作质量 权威以及审计人员形象等在一定程度上起着十分关键的 作用 可以说 一个好的审计询问 可以达到事半功倍的效用 反 之 则可能产生事倍功半或者是全盘皆输的结局 笔者结合对此项 工作的实践和认识 就询问方法在审计工作中运用方面的有关问题 谈一点粗浅的认识 一 审计询问法的涵义 询问法又称为面谈法 访谈法等 是指审计人员与被审计单位 有关人员进行面对面的交谈 以了解有关情况 收集审计证据的一 种方法 审计离不开人与人的交流 谈话是审计人员与被审计单位 有关人员交流的一种最常用 最普遍的方式 由此可见 询问法一 般包括四个方面的涵义 一是面对面 即审计人员与被审计单位 事项有关人员进行的面对面的交流 二是人与人 即询问法的应用 是审计人与被审计相关人的交谈式洽谈 座谈 三是双方自愿 询 问的方式以双方自愿的交谈为主 而不是强制性的 勒令式的 四 是书面证据 即作为审计证据来说 通过询问法所获取的信息资料 要形成书面记载 并由相关人员签名盖章才具有证据效力 二 实施审计询问法的一般步骤 作为一项正式的审计活动 一次有效的询问过程一般应遵循以 下步骤 一 确定询问的目的 二 收集与询问相关的背景资 料 三 确定询问要点 编制谈话提纲 四 确定询问的对象 约定询问时间 地点 五 确定询问方式 参加人员 统一询问 口径 六 正式询问 做好笔录 包括当场书面记录或计算机记 录 必要时应获取录音记录 取得相关的证据资料 七 在询问 记录上签字认可 这方面一般应该有参与询问的人员和审计组长共 同签字 并取得被调查人员的签字认可 三 审计询问方法的适用范围和条件 不论是国家审计还是内部审计 或者是社会审计 询问法在审 计的各个阶段都是可以普遍运用 但在不同阶段运用的目的有所不 同 现以审计的不同阶段为例 把握询问法的适用范围和条件 一 计划阶段 询问法主要运用于审前调查 有关内控制度分析 测试和询问 有关经济活动资料分析和询问等 使用询问法主要是 为了解被审计单位的有关情况 确定审计重点 为制定审计实施方 案服务 二 实施阶段 询问法的使用主要是为了对审计揭示的有 关事项和审计发现的有关问题收集相关的 更有力的审计证据 为 最终做出审计结论服务 三 报告阶段 询问法的使用主要是为了 与被审计单位沟通有关情况 对审计报告的内容达成一定程度的共 识 为达到审计项目目标服务 四 后续审计阶段 询问法的使用 主要是为了在检查 分析被审计单位在执行审计决定 报告 要求 解决的事项或采纳的意见和建议时与被审计单位或有关人员进行的 沟通询问 为确保项目质量服务 四 审计询问方法的应用技巧 一 使用审计询问方法应注意的问题 1 要根据谈话的目的 和被审计相关人员角色的分工 确定适合的谈话人员 2 实施询问 法的审计人员对面谈中所涉及的领域要有足够高的知识水平 3 询 问前要对询问内容做好充分的准备 4 询问中要进行书面记录 如 必要可请被谈话人签字 5 询问时 可以由两名审计人员协作进行 一名审计人员负责提问 另一名审计人员负责记录 二 审计询问的具体方法 针对不同的对象采取不同的询问 策略 在此基础上 对具体情况应采取有效的方法 这样询问才能 产生好的效果 实践中主要有以下一些方法 1 突然袭击法 一般 审计开始时 被审计单位会比较重视 心理多有准备 审计人员不 宜在此时进行重要问题的询问 要不露声色 待对方松懈时 突然 询问 再配合其他审计方法 如盘点 则效果一般较好 2 单刀直 入法 如果审计中询问一般性问题或是证据掌握已较充分 询问只 是为了证实一些情况 这种情况下 应开门见山 向询问对象讲清 厉害关系 要求予以讲清情况 3 迂回求证法 实践中某些问题从 其他角度无法得到完全证实 必须向有关人员询问 但问题又不便 于向被审计单位人员全部透露 以免打草惊蛇 这时询问就必须非 常小心 询问不应暴露审计人员的目的 尽量从旁求证 4 循循善 诱法 审计实践中经常有这种情况 向被审计单位有关有人员询问 时 对象明明知道事情的来龙去脉 但在未得领导的指示时 根本 不予配合 这时就需要审计人员以法 以理 以事实引导谈话对象 5 旁敲侧击法 实践中发现的一些疑点 大部分都不能立刻作出审 计结论 需向有关人员查询 核验 这时宜多作旁敲侧击的提问 多问几个为什么 逐步深入 具体化 提问的要尽量避免涉及敏感 问题 提问的目的 着重是弄清来龙去脉 有关事情真相 以便取 证 确认事实 至少是求取扩大线索 为进一步追查 核实创造条 件 不能操之过急 三 审计人员应该掌握的询问技巧 1 审计询问要明确目的 明确目的性是做好审计询问的基本前提 询问需要进行的准备工作 不仅包括了解被审计单位业务环境 营运状况 还包括了解询问对 象的人格特征和行为模式等方面 对此 审计人员首先需要明确询 问目的 在审计计划和现场工作阶段 收集证据是主要的 建立关 系应作为收集证据的一个辅助性子目标 审计人员不可能事无巨细 都要沟通询问 询问时要有针对性 注意快捷准确 以点带面 缩 短沟通时间 以便及时投入正常工作 2 审计询问要注意语言 作 为审计人员 在询问过程要尽量避免表现惊奇或疑问 要通过身体 语言表明真诚 表现出是提供帮助而不是进行责备 将会容易得到 询问合作 3 审计询问时要选择合适的场所 创造良好的沟通环境 使接受询问者乐意合作是应考虑的重要因素 对于典型的收集事实 的询问 将询问安排在一个使受访者感觉舒适的环境中是有益的 如选择在受访者的工作场所进行询问 将有助于现场了解业务过程 在询问涉嫌舞弊者时 选择降低受访者心理紧张情绪的环境将有利 于询问 4 审计询问要考虑人数 根据询问的目的不同 选择进行 一对一的询问或是召开座谈会等形式的多人互动 询问时 通常过 多的询问者会给接受询问者造成心理上的压力会阻碍询问 当然 询问时万一其内容出现问题 有一个相对中立的第三者在现场是有 益的 如果主要进行没有威胁性的询问来了解单位业务的过程 此 时多人互动更有利于全面获取信息 5 审计询问要有启发性 启发 性的询问 不仅可以影响被审计者的思维 也可以使审计工作收到 意想不到的效果 审计组有时会遇到被审计者拒绝提供相关资料的 情况 审计组长此时可以就有关条例询问一下其他审计人员 如此 便可以艺术性地讲明相关法规 讲清责任 激发被审计人员的思维