会议管理规范

1 1 目的目的 为使公司会议管理制度规范化 科学化 并提高会议效率及会议质量 特制定本规 范 2 2 范围范围 适用于 XXXXXXXXXXXXXX 有限公司所有会议 3 3 职责职责 3 1 会议主持人职责 3 1 1 负责组织会议的召开 3 1 2 控制会议时间 使得会议遵守 高效 务实 之原则 3 1 3 制止与会议不相关之话题 及参会人员的不合理之发言 3 1 4 负责维护会议纪律和会议的严肃性 3 1 5 负责追踪决议执行结果 3 2 会议记录员之职责 3 2 1 负责会议场地及设施 设备的安排及布置 3 2 2 负责将会议相关信息传达至所有参会人员 3 2 3 负责完成 并送达所有参会人员 3 2 4 负责的存档管理工作 3 2 5 负责会议决议的追踪 并将执行结果报告会议主持人 3 3 参会人员之职责 3 3 1 应提前准备会议所需资料 并准时参加会议 3 3 2 向本部门传达会议决议及各项要求 3 3 3 负责本部门执行会议决议的监督 4 4 定义定义 无 5 5 作业内容作业内容 5 1 公司会议宗旨及口号 5 1 1 坚守承诺 绝不找借口 5 1 2 开会前 会议主持人领头喊三遍 5 1 3 各部门的视部门性质和工作要素决定本部门的宗旨及口号 5 2 会议原则 5 2 1 所有会议必须贯彻 会速议 议速决 决速行 行必果 之原则 5 2 2 高效原则 所有会议必须注重实效 主题鲜明 准备充分 以确保会议效率 5 2 3 务实原则 应将议题集中讨论 并制定有效改善对策 确保 会有所议 议有所决 并加强决议的执行与反馈机制 5 2 4 记录原则 所有会议必须将会议议题 决议等内容 以的形式由会议主 持人批准并抄送给参会及相关人员后存档 以备追溯 5 3 会议分类 5 3 1 例会 5 3 1 1 公司例会 由总经理或总经理指定代理人主持 定于每周一进行 各部门主管参加 会议主题是传达公司政策 方针 经营目标 重点工作安排布置 各部门周 月 年工作总结 计划报告 部门间重大沟通协调事宜 5 3 1 2 各部门例会 由各部门负责人主持 按进行 主要是总结本 部门近期工作 存在不足及改善的具体方案措施 执行计划 安排布置下阶段工作 强调工作注意事项 并对部门需要协调的事项进行确认 5 3 2 早会 由各部门按进行 坚持按照 日事日毕 的原则 对 当日的工作进行总结计划 及时改进工作中的误差 5 3 3 专题会 由多个部门组成针对一个或多个事项进行集中讨论决议的会议 主要针对 工作进度 关键的问题点和需要相互支持配合的方案进行决议 专题会议前会议主 持人应把需要讨论决议的议题提前一天发送给需要参加会议的人员 5 4 会议管理 5 4 1 参会人员应按时参加会议 如因特殊原因未能准时参加会议者 应向会议主持人请 假 并指定代理人参加会议 5 4 2 会议主持人按会议议程合理主持会议 所有参会人员应本着协商 检讨 改善的宗 旨对所议议题进行讨论 并提出切实有效的解决方案 5 4 3 为使会议顺利进行 会议主持人有义务 有责任 有权利立即制止以下讨论 5 4 3 1 与本次会议议题无关之讨论 5 4 3 2 久议未决之讨论 5 4 3 3 会议主持人认为不应在会议中进行之其它讨论 5 4 3 4 涉及与工作无关的内容 议题或讨论 5 5 会议主持人应合理把握会议时间 尽量使会议过程充实 有效 不超时 5 6 会议记录员应将会议内容进行详细记录 并完成 会议记录 并抄送给与会及 与会议决议执行相关的人员 5 7 参加会议人员应及时的将会议的精神 要求及会议决议及时准确的传达给部门的 相关人员 并适时的检查执行情况 5 8 会议纪律 5 8 1 参会人员按时参加会议 提前 5 分钟到达会议室 做好会前准备工作 未按时到 会者 按公司 奖惩管理规范 第 5 6 1 31 在公司或部门的相关会议上迟 到 早退 无故不到或不履行请假手续者执行 之规定执行 5 8 2 参加会议时 所有人员应认真做好各项记录 会议结束后 参会人员应认真 及 时 准确的传达各项会议决议 务使政令畅通 5 8 3 会议期间 所有人员均需将手机等通讯器材关闭或设为振动状态 5 8 4 所有人员应互相尊重 不得争吵 阐述个人观点应对事不对人 5 8 5 会议期间 参会人员不得随意离开 如有紧急事宜需提前离开者 必须向会议主 持人说明 5 7 6 会议内容涉及保密内容时 参会人员必须严格遵守保密纪律 保守公司的秘密 5 9 其它规定 5 9 1 会议因特殊情况不能如期举行 如变更会议主题 时间 地点 参会人员者 会议主持人应提前通知参会人员 以便相关人员做合理安排 5 9 2 会议结束后 参人员将凳子归位 并清理会议桌桌面 5 9 3 行政部负责会议室会