OA系统公文操作手册

汾西矿业集团 OA 公文操作手册 1 汾西矿业集团汾西矿业集团 OA 公文操作手册公文操作手册 发文流程 发文流程 1 拟文 机关各处室 拟文 机关各处室 a 在个人首页 我的模版点击发文模版 进入拟文界面 发文模版 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 2 b 添写发文稿纸 输入文件名称 双击选择主送单位 抄报单位 抄关单位 主题词等 注 正文标题添在发文稿纸文件名称处 正文中不需要再加入标题 注 正文标题添在发文稿纸文件名称处 正文中不需要再加入标题 否题会影响套红格式 否题会影响套红格式 正文 正文标题 附件 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 3 c 点击正文按钮 进入正文编辑界面 起草正文结束 点击保存退出按钮 返回拟 文界面 如下图 输入正文 保存退出 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 4 d 点击添加附件按钮 添加附件如下图 注 附件大小不得大于注 附件大小不得大于 51M 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 5 e 最后点击立即发送按钮完成拟文操作 立即发送 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 6 f 跟踪公文 发起者发出公文后 可以在其个人首页的跟踪事项栏目中随时跟踪查 看已发公文的审批情况 当此公文有人处理后 会在发起者的窗体右下角弹出消 息提示框 跟踪公文 消息提示 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 7 2 审核 发起者所在处室领导 审核 发起者所在处室领导 a 查看公文的内容 部门主管登陆系统后在待办事项里点击收到的处理公文 点击待处理公文 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 8 b 查看发文卡片的内容 正文的内容 附件的内容 点此按钮查看正文 发文卡的内容 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 9 c 流程处理 点击处理按钮进入处理界面 如果公文的内容有错误可以点击回退或终止按钮 将公文返回上一处理节点或结束本 次公文 让发起者重新发起 处理按钮 回退处理 修改正文 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 10 d 修改公文的内容 审批过程中涉及到了正文的修改 点击处理界面中的修改正文按钮 进入正文修改界 面 如下图所示 修改结束 点击保存退出按钮返回公文处理界面 修改正文 保存退出 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 11 e 填写发文卡片 在意见输入框中输入处理意见 也可以使用单选按钮和常用语实现 快速填写 最后点击继续并提交按钮完成审核 续继并提交 意见输入框 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 12 3 文书管理 发起者 文书管理 发起者 文书管理操作由公文发起者完成 当公文被领导处理之后 就会返回到发起者的代办事项 中 发起者在文书管理过程中 将根据上一个领导在发文卡上填写的处理意见对公文流程 进行多级会签 如果是需要其它领导会签 操作步骤为 进入处理界面 多级会签 选人对话框 设置被 选领导的操作权限 确定 继续并提交 若不需要领导会签可以直接点击继续并提交选择 签发领导 具体操作如下图所示 多级会签 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 13 在选人对话框中选择会签领导 如下图 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 14 选择会签权限 注 会签节点的操作权限必须按照如下规则设置 注 会签节点的操作权限必须按照如下规则设置 1 选择其他处室领导会签时 新权限应设为处长会签选择其他处室领导会签时 新权限应设为处长会签 2 选择分管局领导会签时 新权限应设为局长会签选择分管局领导会签时 新权限应设为局长会签 3 多级会签时注意分清先后顺序 首先是处室领导会签 会签结多级会签时注意分清先后顺序 首先是处室领导会签 会签结 束流程返回发起者 再多级会签给局领导 在给局领导多级会束流程返回发起者 再多级会签给局领导 在给局领导多级会 签时 要一个一个地添加签时 要一个一个地添加 权限选择 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 15 领导会签结束 公文回到发起者待办事项中 点击继续并提交 选择签发领导 提交 确 认 如下图 选择签发人提交如下图 继续并提交 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 16 4 会签 处 会签 处 局领导 局领导 复核 行政办复核 行政办 党办主任 操作同党办主任 操作同 审核 审核 注 处级领导会签时禁止使用手写批注注 处级领导会签时禁止使用手写批注 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 17 5 签发 局领导 签发 局领导 1 查看公文 查看发文稿纸的内容 正文的内容 附件的内容 操作同审核 2 流程处理 回退 终止操作同审核 3 修改公文内容 1 先修改正文 点击正文对正文直接修改或手写批注 保存退出 点击修改正文进入下图 直接修改 手写批注 保存退出 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 18 手写批注 使用手写笔在正文编辑界面对公文正文直接修改 和在纸上修改效果一样 如 图 修改后 点保存退出按钮完成公文正文的修改 见上图 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 19 2 发文稿纸修改 如果想要手写签名可以点击文单签批 如图 在意见框内添加处理意见 点击继续并提交 完成签发操作 在此添加意见 文单签批 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 20 5 校对 发起者 校对 发起者 领导审批结束 公文流程返回发起者 开始校对操作 查看公文的正文 如果发现正文中 存在手写批注 点击修改正文 进入正文编辑界面 点击文档清稿按钮 正文编辑界面会 一分为二 上半部分是领导的手写批注 下半部分是编辑界面 发起者要根据上半部分的 内容 在下面的编辑界面进行键盘录入修改操作 即将领导用手写笔修改的内容转换成键 盘输入的形式 修改完成后 点击保存退出按钮 返回公文处理界面 点击继续并提交完成校对操作 文档清稿 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 21 6 编号 行政办 编号 行政办 党办文书 党办文书 进入处理界面 调整文号 输入公文文号 确定 继续并提交 调整文号 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 22 7 套红 发起者 套红 发起者 公文编号后 公文流程返回发起者 进入处理界面 修改发文卡片上的印发日期 印发份印发日期 印发份 数 数 在处理界面上选择套红 选择相应的套红模版 如下图 套红后 调整正文格式 点击保存并退出按钮返回公文处理界面 点击继续并提交完成套 红 选择套红模版 套红 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 23 保存并退出 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 24 8 盖章 公章管理员 盖章 公章管理员 公章管理员进入公文处理界面 选择盖章按钮进入正文编辑界面 将鼠标光标停放在要盖 章处 点击加盖印章按钮 选择印章 输入密码 盖章 如图 盖章后 调整印章位置 点击保存并退出按钮返回公文处理界面 点击继续并提交完成用 印 加盖印章 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 25 选择印章 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 26 9 封发 发起者 封发 发起者 发起者进入公文处理界面 选择交换类型 封发完成 如图 选择交换类型 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 27 收文流程收文流程 1 登记 公文收发员 登记 公文收发员 收文分两种 集团内收文和外单位收文 a 集团内部收文 公文管理 收文管理 待登记公文 选中待登记公文 登记 公文 内容根据发文单位的发文信息由系统自动填写 b 外单位收文 收文员直接点击个人首页上的收文模板 进入登记界面 将接收到的 公文正文复制到模板的正文编辑界面 手动填写收文办阅卡片 添加公文附件 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 28 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 29 2 审批 收文员 审批 收文员 1 查看公文内容 查看办阅文件卡 正文 附件内容 点此按钮查看正文 附件 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 30 2 流程处理 如果公文的内容有错误可以点击终止 进入处理界面 终止 若内容无误点击继续并提交 点此按钮查看正文 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 31 3 拟办 行政办 拟办 行政办 党办主任 党办主任 1 查收文内容 操作同审批 2 流程处理 操作同审批 3 修改办阅文件卡片 通常我们是在意见输入框中输入处理意见 也可以采用常用用语 最后点击继续并提交 如图 4 批示 局领导 批示 局领导 1 查看收文内容 操作同审批 2 流程处理 操作同审批 3 添写处理意见 在意见框输入处理意见 可以使用单选按钮和常用语快速处理 4 点击继续并提交按钮 完成批示操作 处理意见框 继续并提交 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 32 5 文书管理 发起者 文书管理 发起者 文书管理操作由公文发起者完成 当公文被局领导批示之后 就会返回到发起者的代办事 项中 发起者在文书管理过程中 将根据领导在收文办阅卡上填写的处理意见对公文流程 进行多级会签 操作步骤为 进入处理界面 多级会签 选人对话框 设置被选人员的操作权限 确定 继续并提交 具体操作如下图所示 多级会签 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 33 在选人对话框中选择会签人员 如下图 注 收文的处理人员分为两类 注 收文的处理人员分为两类 1 局领导阅读 一个一个地添加局领导阅读 一个一个地添加 2 相关处室 多级会签给该处室公文管理员相关处室 多级会签给该处室公文管理员 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 34 选择会签权限 注 会签节点的操作权限必须按照如下规则设置 注 会签节点的操作权限必须按照如下规则设置 1 选择其他局领导会签时 新权限应设为阅读选择其他局领导会签时 新权限应设为阅读 2 选择相关处室公文员会签时 新权限应设为文书管理选择相关处室公文员会签时 新权限应设为文书管理 多级会签结束 公文回到发起者待办事项中 点击继续并提交 完成文书管理操作 权限选择 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 35 6 6 文书管理 相关处室公文管理员 文书管理 相关处室公文管理员 当公文需要相关处室办理时 收到的公文就会由公文收文员多级会签至该处室的公文管理当公文需要相关处室办理时 收到的公文就会由公文收文员多级会签至该处室的公文管理 员 处室内公文管理员收到公文后 需要将公文多级会签给本处室领导 待处室领导处理员 处室内公文管理员收到公文后 需要将公文多级会签给本处室领导 待处室领导处理 结束 公文又回到该处室公文管理员处 公文管理员再根据处室领导在收文阅办卡片上填结束 公文又回到该处室公文管理员处 公文管理员再根据处室领导在收文阅办卡片上填 写的意见将公文多级会签给本处室内的相关人员办理 当所有办理人员完成办理后 公文写的意见将公文多级会签给本处室内的相关人员办理 当所有办理人员完成办理后 公文 返回该处室公文管理员处 进入公文处理界面 点击继续并提交按钮 完成收文在处室内返回该处室公文管理员处 进入公文处理界面 点击继续并提交按钮 完成收文在处室内 的流转 的流转 操作步骤为 进入处理界面 多级会签 选人对话框 设置被选人员的操作权限 确定 继续并提交 具体操作如下图所示 继续并提交 多级会签 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 36 在选人对话框中选择会签人员 如下图 注 处室内被多级会签的人员分为两种 注 处室内被多级会签的人员分为两种 1 处领导 处长 处领导 处长 2 相关办理人员相关办理人员 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 37 选择会签权限 注 会签节点的操作权限必须按照如下规则设置 注 会签节点的操作权限必须按照如下规则设置 1 选择处室内领导会签时 新权限应设为承办选择处室内领导会签时 新权限应设为承办 2 选择相关人员会签时 新权限应设为办理选择相关人员会签时 新权限应设为办理 多级会签结束 公文回到该处室内公文管理员待办事项中 点击继续并提交 完成处室内 文书管理操作 权限选择 汾西矿业集团 OA 公文操作手册 38 7 承办 处室领导 承办 处室领导 1 查看收文内容 操作同审批 2 添写处理意见 通常我们是在意见输入框中输入处理意见 也可以采用常用语 最后点 击继续并提交 注 处领导填写承办意见时 要求填写交处室内哪些人员办理 接注 处领导填写承办意见时 要求填写交处室内哪些人员办理 接 下来公文管理员将根据填写的承办意见 多级会签给相关的办理人下来公文管理员将根据填写的承办意见 多级会签给相关的办理人 员 员 8 办理 处室内相关人员 办理 处室内相关人员 1 查看收文