财务报销培训

财务报销培训 2016 5 目录第一部分总则第二部分各项费用的报销制度第三部分附则 第一部分总则1 目的为了加强公司财务管理的工作 完善公司的报销程序及规定 合理控制公司经营费用 根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求 特制定本制度 2 适用范围2 1凡涉及公司日常物资 包括零星材料 辅助材料 设备配件 固定资产 低值易耗品 办公用品 设备仪器及工具等 采购 税费支出 日常办公费用 招待费用 差旅费用 车辆费用 职工劳保及福利费用以及其他涉及费用支出项目的报销均按本制度要求执行 2 2本制度适用于与湖北瑞昊安科医药科技发展有限公司签订劳动合同的所有员工 3 费用审批及报销流程各项费用开支 必须经部门经理以上人员和财务负责人审核后 报董事长 分管副总 以下同 批准 并按以下具体各项费用的报销流程办理 4 费用的报销期限各项费用开支的报销期限 原则上应不超过1个月 有合同或其他条款规定的除外 5 原始凭证有效性的规定5 1经办人员在费用支出时 应取得真实合法的原始凭证 以下凭证视为合法凭证 准予报销 1 税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票 2 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据 3 邮政 银行 铁路系统的各类带印戳的收据 支出证明单 5 2经办人员取得的合法凭证时 应按要求规范填写 否则 视为无效凭证 不予报销 5 3经办人取得报销凭证时 凭证内容应填写完整 住宿发票填明起止日期及天数 否则不予报销 除特殊情况外 5 4经办人报销支出费用时 报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质 第二部分各项费用的报销制度1 借款报销及审批制度1 1公司员工因公出差借款或报销 应据实认真填写借款单 由各部门负责人审签 董事长确认以后 报公司财务负责人审核 借款单在报销完毕后退还给借款人 1 2借款人须在公务完毕后7个工作日内到财务负责人处结清借款 前款不清后款不予办理借款手续 每年12月31日前 除12月下旬借支的款项外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还 逾期不还的 一次或分次从工资中扣回 2 公司内部采购报销制度2 1公司各部门应该对需要的物资定期编写采购计划 由部门负责人组织采购 采购发生的费用按照正式发票上显示的金额实报实销 2 2采购审批流程 1 单笔费用在5万元以下 由经办人员填写付款审批单 经分管部门领导逐级审核 最后交分管副总经理审核签字 2 单笔费用在超过5万元 含 但低于20万元以下 由经办人员填写付款审批单 经分管部门领导和分管副总经理逐级审核 最后交常务副总经理审核签字 3 单笔费用在超过20万元 含 由经办人员填写付款审批单 经分管部门领导 分管副总经理和常务副总经理逐级审核 最后交董事长审核签字 4 经办人员将经过上述程序审批的付款单据递交财务部 由财务部办理后续付款手续 2 3采取预付款方式的采购物资 由经办人员凭 采购合同 或供应商提供的报价单 填写 支出证明单 3 员工出差费用报销制度3 1本制度所指出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务 出差员工根据本制度的规定享受相应标准的住宿补贴 伙食补贴和交通补贴 在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴 伙食补贴和交通补贴 3 2公司各部门应严格控制出差人数 并考虑其完成任务的期限 确定合理出差日期 逾期出差应向上一级主管负责人报告 对因公出差人员 按相应标准报销出差费用 3 3公司员工出差应严格履行报批手续 并且必须填写 出差申请表 见附件1 未经批准不得自行出差 自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担 公司不予报销 3 4员工出差乘坐交通工具时 公司董事长 总经理及副总经理可以乘坐飞机 软卧 部门总经理 副总经理 总监及副总监级别可以乘坐软卧 一等座 经理级别及以下可以乘坐硬卧 二等座 如有特殊情况必须乘坐飞机时必须由董事长审批 3 5董事长 总经理及副总经理的出差费用实行实报实销制度 其他员工的出差补贴实行以下标准 元 日 说明 1 C1指一线城市 具体包括北上广深 C2指二线城市 具体指各省会城市 C3指三类城市 具体C1 C2外的其他城市 2 低级别员工随同高级别员工同行出差时 将两个级别的标准加总 共同使用标准总额 3 6报销凭据必须是出差地实际发生的票据 费用凭发票报销 发票金额大于费用标准的按标准报销 发票金额小于费用标准的按实际金额报销 如遇高峰期 报销金额大于标准金额的应临时申请 由上一级领导同意并在报销单上面签字 准予报销 3 7出差天数以出发之日 含 起至回城之日 含 止 住宿补贴按实际住宿天数计算 4 员工本市交通费用报销制度4 1凡市内办理公务的业务经理及以下人员 特殊情况下需要乘坐出租车的 事先必须取得部门负责人的批准 实行实报实销 4 2所有因公报销出租车费用的员工 必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由 5 员工通信费用报销制度5 1公司通信费用参照以下标准执行 其它特殊人员因工作需要经部门负责人审核 董事长批准后 报综合管理部备案后实施 如果因公超出最高限额的报销 需要写出书面报告 交由董事长审批 5 2报销人员在实际报销时 按季度凭正规的通信费缴费发票报销 5 3各部门要严格控制办公室电话的使用情况 员工除了因公业务需要之外 不得使用公司电话另作他用 6 公司业务招待费用报销制度6 1各部门人员因公接待外单位人员 需要到外面宴请的 须事先取得部门负责人 系统负责人同意 否则不予报销 部门需安排接待工作餐的 须经部门负责人 分管财务的副总经理批准 记入部门招待费 6 2各部门人员因公出差确需应酬的 须事前请示部门负责人同意 限额接待 6 3招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由 7 其他费用报销制度7 1参加会议 展览会 研讨会 定货会等 或培训 如有向组织者交过含餐费的会费 会务费 资料费 不再报销住勤补助费 含住宿费的 不再报销住宿费 食宿自理的 按出差办理 报帐时应提交会议通知 批准的签呈单等资料 7 2参加由政府有关部门 社会团体等统一组织的上述活动统一安排食宿 并自理费用的 原则上按本规定标准报销 如住宿费超标 则超标部分经总经理批准方可据实报销 7 3年薪制人员探亲路费经综合管理部人事负责人审核后 参照差旅标准可报销往来交通费 其他费用不报销 7 4公司邀请外单位人员为公司出差 参照公司差旅费标准的有关规定 由董事长 副总经理事先决定其差旅费报销标准 7 5所有特殊的及超标准的差旅费开支事项 以签呈表报董事长批准方可报销 第三部分附则1 本规定由公司综合管理部负责解释修订 2 本规定自2016年6月1日起开始执行 3 本规定同时适用于瑞昊安科关联公司 包括但不限于武汉双柏医药生物有限公司员工 附件1 出差申请表出差申请表 1 填制凭单书写需要规范 2 凭单的相应要素要填写完整 包括日期 摘要等 摘要内容要详细 报销注意事项 3 数字的填写 1 小写数字要求工整并保留到小数点后面两位 2 数字填写禁止涂改 3 数字大写要规范 例如 3256 79大写应为 叁仟贰佰伍拾陆元柒角玖分 4813大写应为 肆仟捌佰壹拾叁元零角零分 4 无论何种费用支出 均需填写支出凭单5 经手人在内容填写时要填写清楚 明确是谁在什么时间内发生什么费用 6 发票背面要有经办人签字7 发票要真实可靠 不弄虚作假 否则不予付款8 发票分类粘贴于原始单据粘贴单