深圳市档案局档案业务管理辅助系统需求

深圳市档案局档案业务管理辅助系统需求1. 引言1.1 目的本需求分析旨在描述深圳市档案业务部门的管理架构和工作流程，让参与该软件开发项目的承建单位了解实际业务需求，方便其设计和实施该系统。1.2 背景“深圳市综合档案业务管理辅助系统”是在政务内网环境下的基于BS的业务应用系统，其用户对象包括深圳市档案局馆、档案列入进馆范围的市直机关企事业单位。1.3 参考标准规范ISO15489 信息与文件文件管理ISO23081 信息与文献文件管理流程文件元数据ISO14721 空间数据和传输系统开放档案信息系统参考模型ISO11179 信息技术元数据元素的规范与标准化DA/T 46 2009 文书类电子文件元数据规范ISO 档案著录规则（总则）GB/T188942002电子文件归档与管理规范DA/T 222000 归档文件整理规则1.4 术语1.4.1 文件 RECORDS机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和具有查考作用的信息。(ISO 154891:2001， 3.15 )文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。(档案工作基本术语 DA/T12000，2.12 )1.4.2 元数据 METADATA描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。1.4.3 登记 REGISTRATION赋予文件唯一标识符的过程。1.4.3 分类 CLASSIFICATION在文件管理中，依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对业务活动和/或文件进行的系统标识和整理。1.4.4 文件分类方案 Records Classification Scheme依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对业务活动或者文件进行的系统标识和整理。1.4.5 移交 TRANSFER保管过程中文件的保管权、所有权和/或责任权的变化。1.4.6 迁移 MIGRATION在维护文件真实性、完整性、可靠性和可用性的前提下，将文件从一个系统转移到另一个系统的行动。1.4.7 导出 EXPORT区别于移交，导出是为另一个系统产生副本的过程，但是文件仍然保留在原来的系统中，在此过程并不删除它们。2. 任务概述2.1 目标深圳市档案局馆的主要业务职能包括对全市机关企事业单位的档案工作进行指导，并接收市直机关、企事业单位形成的具有长久保存价值的各种载体的档案资料。为规范业务流程、提高工作效率并解决在实际工作中档案业务指导缺乏实时性问题，迫切需要建立综合档案业务管理辅助系统。图1、综合档案业务管理流程图深圳市档案局业务活动目前主要使用的“深圳市数字档案馆集成平台（数字档案馆二期）”是一个2007年开发完成的基于CS的业务系统，基本解决了综合档案的收、管、用问题，其中，对档案的前端数据采集管理是通过与“立档单位档案管理系统”的接口导入的。现在正在实施“深圳市文件档案平台数据库”项目，旨在电子政务体系下构筑完整的电子文件全生命周期的监管和利用，该项目已完成系统初步设计， 整体框架已经确立，即将进入实际开发阶段。 本系统可看做是集成平台系统的前端延伸和补充，侧重于业务流程的管理和控制，在确保“立档单位档案管理系统”中文件条目数据平顺迁移的同时为平台数据库项目做铺垫和准备。因此，本系统需采用与平台数据库项目一致的SOA架构和元数据标准，保障后续集成的无缝对接。本系是统针对接入政务内网的立档单位档案业务的在线指导， 并对进馆立档单位文书类档案的进馆流程进行规范，不涉及涉密数据处理。2.2 系统特点本系统属于业务办公辅助系统，总用户数不超过500人，同时在线用户数在100以内，并发音视频用户在20以内。在本期建设中暂不考虑大规模的电子文件管理，以处理文件条目和案卷信息记录为主。即使考虑即时通讯的音视频传输，但由于基于政务内网，网络带宽可以保证。3. 假定和约束本项目计划经费不超过20万元人民币，开发时间为4个月（自合同签订之日起）。4. 系统需求4.1 软件功能说明4.1.1 系统登录本系统属于受控使用业务系统，禁止非授权用户访问。IPO编号:001输入：用户名，密码口令输出：验证处理：对连续输入3次以上密码且未通过验证的情况提供系统告警，在日志中记录其IP。4.1.2 组织机构管理IPO编号:002输入：机构名称、代码、类型、全宗号、全宗说明输出： 机构条目记录处理：授权用户对组织机构信息进行增、删、改。4.1.3 文件分类方案管理IPO编号:003输入：分类号、类别名（归档范围）、层级、保管期限、立档单位、适用起始年度输出：分类方案表 处理：授权用户对未经核准的分类方案进行增、删、改。分类至少支持三级并设置初始模板。支持立档单位多套分类方案。除常规输入外，应支持XML格式分类方案数据导入和导出。4.1.4 进馆移交计划管理IPO编号:004输入：立档单位、计划进馆日期、指导人输出：进馆计划表 处理：授权的指导人员对未经核准的机关移交计划进行增、删、改。4.1.5 业务指导管理IPO编号:005输入：立档单位、预约日期、指导日期、指导人、指导意见、反馈意见、督办情况输出：指导情况表 处理：根据业务流程生成输出结果，包括到期提醒功能。4.1.6 档案文件登记著录本需求采用的文件档案著录规范为：档案著录规则（DA/T-1999）及文书类电子文件元数据方案DA/T46 2009。IPO编号:006输入：文件题名和文件相关必录字段，含年度、保管期限、件号、密级等输出： 文件条目记录处理：对本单位尚未整理的文件支持增、删、改。支持附件著录。提供规范化目录打印输出。除常规数据输入外，文件著录功能还应支持“立档单位档案管理系统”数据导入和EXCEL表格方式导入并提供EXCEL数据导出功能。4.1.7 档案文件整理组卷依据归档文件整理规则DA/T22-2000，文件整理是以件为单位进行，主要过程有分类、排列、编号、编目、归卷。IPO编号:007输入：分类号、年度、件次，立卷日期（缺省）、责任人（缺省）输出：案卷条目记录处理：对本单位已著录且尚未整理的档案文件按规则组卷，支持自动组卷方式，支持多选条目的拖拽功能。对已组卷但尚未进馆的案卷允许重新组卷。组卷数据支持“立档单位档案管理系统”数据导入和EXCEL导入、导出功能。4.1.8 档案文件检索支持对已著录的本单位档案文件的全条件检索。IPO编号:008输入：组合检索条件输出：符合条件的文件条目包括当前页中的条目数和总条目数。处理：内置模糊检索，暂不考虑全文检索。4.1.9 档案目录检查指导及进馆档案目录审核IPO编号:009输入：审核指导请求输出： 审核指导结果处理：立档单位档案员提出档案目录审核指导申请，在指导人员任务中出现待提醒，指导人员进行审核指导。4.1.10 移交管理IPO编号:010输入：移交日期，接收人，移交确认输出： 进馆档案案卷和文件目录表处理：完成审核流程的档案文件移交成功后立档单位数据标记为“已进馆”并将相应条目导出到集成平台。4.1.11 统计信息上报IPO编号:011输入：档案室名称、上报时间、档案信息现状输出： 基层档案室信息汇总条目处理：授权用户按统一信息采集表填报本单位信息。支持XML信息导入和导出。4.1.12 即时通讯实现与业务管理员进行单独或公开的实时在线沟通，包括音视频可视对讲及文本聊天记录。提供不在线留言及自动应答功能。4.1.13 信息发布管理公告等普发性信息的上传、下载、编辑和公布。IPO编号:013输入：标题、内容、类型、发布时间、有效期、可查看用户输出： 公告信息表处理：授权指导人员拟稿后经指导主管确认发布信息（包括附件）；其他可查看登录用户可查看和下载。支持可查看用户多选。4.1.14 统计报表按时间段统计业务指导情况及各立档单位进馆档案数量。4.1.15 用户管理本系统角色包括系统管理员、指导业务主管、指导人员、档案接收人员、立档单位档案员、区档案室业务人员共6种。4.1.16 权限管理提供各用户不同角色对应功能模块的权限划分。各角色参与模块见下表：序号功能模块系统管理员指导业务主管指导人员档案接收人员立档单位档案员区档案室业务人员1系统登录YYYYYY2组织机构管理NYYNNN3文件分类方案管理NYYNYY4进馆移交计划管理NYYNYN5业务指导管理NYYNYY6档案文件登记著录NNNNYN7档案文件整理组卷NNNNYN8档案文件检索NNYNYN9进馆移交目录审核NYYNYN10移交管理NYYYYN11统计信息上报NNYNYY12即时通讯NYYYYY13信息发布管理NYYNNN14统计报表NYYNYY15用户管理YNYNNN16权限管理YNNNNN4.2 性能要求本系统用户数和数据传输较少，性能瓶颈主要在网络音视频可视对讲。要求在开启可视对讲后音视频同步无明显滞后现象。4.3 安全要求本系统需通过深圳市信息安全测评中心的漏洞渗透测试。5. 运行环境5.1 设备运行该软件所需要的硬件设备主要是部署于档案局机房的服务器。5.2 支撑软件5.2.1 操作系统本软件运行于Windows环境，支持IE8浏览器。5.2.2 数据库管理系统数据库采用Oracle 11G。5.3 接口本系统运行于独立数据库，基于安全考虑暂不访问我局内部数据库，但需提供兼容“立档单位档案管理系统”的访问方式。对部分因数据不规范而无法直接导入其案卷和文件条目数据的立档单位数据库，采用Excel表格方式导入数据。6.评分标准综合评分法评分因素和权重分值类别评分项目权重评分方式及说明技术标（J）（总分60分）投标响应25整个方案对电子政务及文件档案管理的业务流程熟悉、熟悉电子档案移交接口，针对性强，并具有相关项目应用研究经验，按实际情况由专家酌情打分。技术方案25根据总体技术可行性，是否满足技术方案要求，方案设计是否合理、对市政府党政机关运作流程熟悉程度等因素由专家酌情打分。可实施性分析5评价为优得5分；评价为良得3分；评价为差得0分。维护承诺5评价为优得5分；评价为良得3分；评价为差得0分。价格标（S）（总分15分）投标总价15投标报价得分=(评标基准价投标报价) 15商务标（X）（总分25分）注册资金5投标人注册资本在人民币500万元或以上的，得5分；投标人注册资本在人民币200万元以上（含200万），得2分，200万元以下不得分。售后服务5提供本地化服务，其中本地注册公司、分公司或设有办事处得5分，珠三角地区得2分，其它不得分。规模实力5该项目能够提供相对固定、有经验的员工；（提供近六个月的社保证明购买了社保的人员）：20人以上得5分，1020人得2分，10人以下为0分。企业资质51、具有ISO9001:2000质量管理体系认证证书，得1分；2、具有国家高新技术企业认证，得1分；3、具有国家计算机信息系统集成资质三级以上得2分；4、具有有关部门的企业信用评估，得1分。技术案例5根据3