展会管理办法

展会管理办法展会管理办法 第一条第一条 总则总则 为规范 以下简称 及各权属 子 托管 企 业 以下简称 各企业 参展标准和操作流程 掌握国内外的大 型专业展会的行情 持续改进和完善公司展会的组织 开展和管理 工作 特制定本办法 第二条第二条 适用范围适用范围 本办法适用于展会的组织 信息收集和参展的程序管理 企业规 划发展部为展会统一管理部门 第第3 3条条 展会操作流程展会操作流程 国内展会操作流程国内展会操作流程 收集资料 企业规划发展部负责收集行业展会信息 并与展会 组委会取得联系 向其索要参展指南及参展注意事项 确展 经公司研究确认参展及参展人员 筹备参展计划及人员 分工 拟定公司全年展会计划表 签订合同 与展会组委会联系 洽谈合同签订事宜 合同签订 后 催促对方尽快确定展位 如需广告宣传 签订广告宣传合同 经公司领导批准同意后 与广告代理商联系并签订合同 办理相关事宜 参展证 摊位确认后 向组委会询问参展商证等证件办理有关 事项 确定参展人数后 酌情办理人员证件 国外展会操作流程国外展会操作流程 展会筹备 在展前的筹备时间内 参展人员按展会方案分工实施完 成 特别足以如参展形式为特装展的 应做好展台的设计 搭建工 作 展前动员 展前按要求召开参展会议 以确保参展过程中万无一 失 参展总结 将各人汇报附在材料后归档 并将所有带回的客户 名单输入公司客户名单 所有影像资料 在电脑中存档 存档 将所有展会的资料汇总装订成册 经总经理 董事长审批后存 档 收集资料 企业规划发展部负责收集行业展会信息 并与展会组 委会或中国承办方取得联系 向其索要参展指南及参展注意事项 确展 经公司研究确认参展及参展人员 筹备参展计划及人员 分工 拟定公司全年展会计划表 签订合同 与展会主办单位或组展方联系 洽谈合同签订事宜 合同签订后 催促主办单位或组展方尽快确定展位 如需广告宣传 签订广告宣传合同 经公司领导批准同意后 与广告代理商联系并签订合同 办理相关事宜 展会筹备 在展前的筹备时间内 参展人员按展会方案分工实施完 成 特别足以如参展形式为特装展的 应做好展台的设计 搭建工 作 签证办理 摊位确认后 向主办机构询问签证的有关事宜 督促参展人员办理护照 要求对 方寄发邀请函 随后安排办理签证 该项事宜由组展方统一办理的 应积极配合提供相关证 件 展前动员 展前按要求召开参展会议 以确保参展过程中万无一 失 第第4 4条条 展会管理实施细则展会管理实施细则 第四条第四条 展会管理实施细则展会管理实施细则 1 参展目的 企业形象和品牌推广 产品展示 市场宣传和信息收集 2 参展原则 1 参加展会应本着严谨 经济 实效 符合市场战略的原则 避免盲目 冲动及铺张浪费的参展行为 2 参展前应认真了解展会信息 仔细阅读参展商手册 并做好 真实性调查等风险防范工作 3 参加展会应做详细周密的策划 包括展位的选择 展台的布 置方案 广告的发布 目标客户的邀请等 4 除布展工作外 应强调参展人员的作用 做好明确的职责分 工和展前培训展示公司团结 专业的良好形象 把握商机 5 展会应与市场拓展紧密结合 国外展会是我公司拓展市场区 域接触客户的主要途径之一 展会后应及时 积极跟进 做好后续 宣传和客户开发工作 6 展会结束后应做效果分析并提交总结报告 积累参展活动经 参展总结 将各人汇报附在材料后归档 并将所有带回的客户 名单输入公司客户名单 所有影像资料 在电脑中存档 存档 将所有展会的资料汇总装订成册 经董事长审批后存档 落实政策补贴 根据国家 省 兵团相关规定办理相关手续 积极申报各项扶持政策 验 三 年度展会计划 企业规划发展部在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集 并整理为 展会信息报告 发给各事业部 国外展会具体市场调 研由进口 出口事业部负责 各事业部对收集后的展会信息应做初 步的评价 对其相关性 影响力 往期信誉和效果进行分析 选定 目标展会 企业规划发展部负责在每年1月份根据各事业部意见 整 理 确定本年度 展会信息及参展提案 报公司领导研究决定 1 企业规划发展部根据各事业部提供的调研信息 对目标展会 做详尽的信息调查 包括 主办方 承办单位 举办时间 展馆位 置 承租信息 展位信息 展会 影响力 往期影响和反馈 参展单 位 参观者范围等 各事业部配合做好该项工作 通过咨询展会所 在国代理商考究展会的真实情况 如赴国外参展 还应了解当地语 言 政治环境 文化习俗 交通和食宿信息等 2 企业规划发展部在参展前应与主办方或组展单位咨询价格 争取国家 省 兵团方面的各项优惠政策 对公司拟长期参展的展 会 应与主办方或组展单位建立良好联系 以获得优惠的参展价格 好的展位和相关待遇 3 参展财务预算 在提交参展计划提案时应做好财务预算 包括 参展费用 特 装展示布置费用 展品运输保管费用 广告费用 宣传赠品费用 人员差旅费等其他可预见费用 参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用 对区域市 场销售的现实作用 品牌宣传和企业宣传的影响力 四 参展筹备工作 1 定立合同 决定参展后应主动与主办方或组展单位订立合同 请法律顾问 出具意见和确认 1 展会策划 企业规划发展部针对每一展会制定详细的参展方案 展位选择 根据需要选用标准展位 双展位 特装展位 以 适合品牌形象策略 展台布置和展品陈列 展台布置基本原则 远观效果醒目 有冲击力 近观效果舒适 明快 整条效果协 调 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角 广告信息的发布 根据需要考虑在会刊发布广告 可以封面和页内文章形式发表 可根据需要选择条幅 彩球等展会外设广告 在参加展会前三个月 可以考虑在有影响力的网站 刊物上发 布报道 以扩大知晓度 目标客户邀请 参加前应邀请潜在客户 原有客户 目标客户前来参加 展品及模型的运输和保管 各种资料 展品 模型应在展前 个月列出明细单并制定运输 方案 五 参展人员 根据展会规模 应配备相应的参展人员 并做明确的职责分配 和展前培训 人员主要包括 展会项目经理 业务人员等 1 参展人员职责 展会项目经理 展会项目经理 了解市场和广告需求 监督展位的制作和设计方案 保证布展 时模型和文件及时到场 保证展期提供充足的材料和宣传品 确保 公司形象反应在展会上 负责资料和宣传品的分发管理并解答提问 负责展品的清点和汇总 负责信息的收集 汇总和整理 负责参展 人员的管理 撰写展会总结报告 业务人员 业务人员 1 必须是外贸经验丰富的业务员 对所售产品及生产细节非常 了解 在参观客户的要求下进行详细的解答 撰写信息收集和产品 销售反馈报告 2 人员规范和培训 全体参展人员要求统一着装 态度亲切主动 举止合乎礼仪 谈吐规范 富有热情 对参展的必要事项 信息和规范应该做事前 培训 3 参展人员培训内容 参展意义 目的和理念 展览必要常识 行为 规范和礼仪 职责分配和合作沟通 活动时间表 产品知识及常规问题的统一回 答 信息的收集 六 展会总结 展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价 必须指出 展 览的效果 尤其是潜在影响力不易测定 因此 对展览的实效分析 不宜做不切实际的要求 1 效果分析 包括参观流量 有效客户数量 展览对销售的促进效果 客户 对该次展览的印象等等 2 信息收集 信息收集应作为展会活动的一项重要内容 信息内容包括 行 业信息 产品发展动态 新技术 竞争对手信息 客户信息 客户 质询和建议 展示设计趋势和改进等等 3 总结报告 展会总结报告应在展会后5个工作日内由参展业务人员提交公司 领导 内容涵盖信息收集概要 效果分析 展会评价 改进建议等 4 资料存档 所有参展人员于展会结束后5个工作日内 递交展会总结