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上上海海久久塔塔化化工工有有限限公公司司 S SH HA AN NG GH HA AI I J JI IU UT TA A C CH HE EM MI IC CA AL L C CO O L LT TD D 类类 别别管理制度管理制度标标 题题 邮件收发管理制度邮件收发管理制度 文件编号 C SH HR 1110 04 版本第 A 版生效日期 2011 10 21 共 3 页 文文 件件 分分 发发 明明 细细 副本 总经理 河北公司 苏州公司 山东公司 正本 人事行政部 变变 更更 记记 录录 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 制作部门人事行政部审核部门批准部门总经理 制作者陈宇灿审核者批准者 邮件收发管理制度邮件收发管理制度 文件编号 C SH HR 1110 04 制 作 陈宇灿 编制日期 2011 10 21 审 核 修改日期 批 准 版 本 号 A 第 1 页 共 2 页 一 目的一 目的 为规范公司邮件的收发管理 节约公司邮寄成本 避免造成邮寄物品的丢失及浪费 特制订本制度 二 适用范围二 适用范围 适用于公司 含各分公司 办事处 各部门邮件收发 登记及保管等工作 三 责任三 责任 指定的专人负责收发 四 管理四 管理 投递管理投递管理 1 需邮寄的文件 物品由寄件人自行包装确认 并填写相应邮递寄件表格 交于收发 管理员处 地址及联系方式应填写清晰准确 避免因地址 付款方式不详而产生不必要的 费用 延误或退回 如因上述原因产生的任何快递费用将由当事人自行负责 2 收发管理员接到快递 包裹后应及时通知快递公司人员安排取件 3 每日所有邮寄的快件 包裹收发管理员都登记在专门的专门的 邮件收发本邮件收发本 上上 登记内 容包括 日期 寄件人 快件号码 收件地址及收件人 便于日后查询 4 重要材料 物品快递后 收发管理员应保留回执 如快递单 5 私人信件 包裹邮寄 一律自费 收件管理收件管理 1 派送至我司的邮件 包裹由收发管理员统一签收 并检查是否有拆封 损坏现象 2 收发管理员将收到的快件 包裹在 邮件收发本 上进行登记 内容包括日期 收 件人 快件号码 寄件单位 3 登记完毕后 由收发管理员统一分发 收件人收到快件后应及时在登记本上签收 如未能找到收件人或收件人不在 则由收发管理员暂为保管 五 快递费用的管理五 快递费用的管理 1 国内快递 邮件 由人事行政部与快递公司协商决定 国际快递 邮件 由外贸部 与快递公司协商决定 各分公司 办事处 由分公司 办事处经理负责 2 收发管理员 含分公司 办事处 每月应将快递费用清单 发至人事行政部经理汇 总 六 本制度即发布之日起生效 六 本制度即发布之日起生效 邮件签收登记表 样表 邮件签收登记表 样表 序 号 接收日期 邮寄人信息 单位 姓名 电话等 邮件内容
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