日常费用管理.doc

精品文档日常费用管理制度编 制财务部审 核批 准张顺利文件编号SLJZ-0011版次A/0生效日期2018.06页 数共 14 页第一章 总则第1条 为了规范公司费用的支出，加强费用管理，提高公司经济效益，根据企业会计准则及公司的财务制度的相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。第2条本制度适用于公司及其管理的各部门。第3条 公司费用报销的一般规定：1、公司一切费用支出必须按先申请.后办理的原则进行，对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经总经理批准。2、公司所有费用支出报销原则上依据总经理批准的资金限额凭有效票据实报实销；报销人员所报销的费用支出必须真实.合规,严禁和杜绝弄虚作假行为。3、报销人员必须凭真实、合规、有效的原始凭证报销,所持票据必须是国家税务机关统一印制的票据并要填写完整.数字清楚,严禁和杜绝白条入帐和费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行为。4、报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证,待逐级审核批准后,方可报销。5、在填写费用报销时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，费用报销单据的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。第二章 日常费用标准及流程第4条 职工薪酬 1、综合管理部为公司薪资主管部门，按公司薪酬管理制度的要求，员工的薪酬标准由综合管理部根据公司薪酬标准核定，并提交总经理审批。2、每月8日前，综合管理部根据核定的员工薪酬标准编制员工工资表送财务部审核，经财务部审核后报总经理审批。3、财务部根据批准的工资表于每月10日将工资划入员工个人工资卡内。工资原则上于每月10日发放，如遇节假日应提前发放，特殊情况不能按时发放需由综合管理部申请，经总经理批准后由综合管理部以书面形式通知公司员工。第5条 福利费1、具体开支范围为员工伤病看望支出、员工报销物业费、伙食补贴、交通补贴、结婚补贴、节日发放给员工的过节费、员工服装支出、员工体检支出等项目。2、福利费具体支出标准参照公司综合管理部福利标准执行。第6条 办公费办公所需各种费用支出列入办公费用，各部门除本部门专业性办公费用支出外，其他办公费用由综合管理部管理。各部门于每月月底将本部门办公用品采购计划报综合管理部汇总，综合管理部将汇总的办公用品采购计划交财务审核是否符合预算，经总经理审批后，办理采购。综合管理部每月5日前将各部门所需办公用品采购完毕后，分发至各部门，由各部门签领。特殊情况需要临时采购时，由使用部门提出申请，行政管理部采购，财务审核、分管副总、总经理审批后报销。第7条 差旅费1、差旅费标准职务在途交通住宿费用报销标准（元）县、地级市省会城市直辖市及特区公司总经理及以上级别飞机经济舱、火车软卧350元/天400元/天500元/天公司副总飞机经济舱、火车硬卧300元/天350元/天400元/天部门经理飞机经济舱、火车硬卧、汽车250元/天300元/天350元/天其他人员飞机经济舱火车硬卧、汽车200元/天250元/天300元/天2、飞机票由行政中心统一定点预订。部门经理以下员工出差里程在1000公里以内原则上不准乘坐飞机，如有特殊情况不符合上述范围又因工作需要乘坐飞机的，可提出申请，经总经理批准后，凭申请单向综合管理部申请预订乘坐。3、出差期间餐费公司给予补贴，不分职级、统一标准为：一类地区：北京、上海、广州、深圳，90元/天；二类地区：其他省会城市和直辖市，70元/天；三类地区：除一类、二类地区的所有地区，50元/天。4、员工出差到达目的地后，因完成出差任务需要而发生的当地交通费，可根据实际发生金额和有效票据实报实销。5、员工外派参加会议、学习、考察、进修、培训等，统一安排食宿的，只报销在途交通费，不报销食宿费。员工外派参加上述活动不安排食宿的，时间为7天（含）以内，在途交通费据实报销，住宿费按差旅费标准执行，餐费不分职务、区域，补助50元/人/天。6、要合理安排出差事项，既讲出差效果又讲求厉行节约，严格按照上述规定标准执行，超出开支规定标准部分，由出差人自行承担。各级财务人员应对差旅费发生的合理性、合规性进行审核，发现问题要报告上级处理。7、员工出差应到公司签订协议的酒店住宿，根据出差工作性质选择酒店，如为内部检查应选择签订协议的经济型酒店，如为外部交往出差，根据交往需要合理安排住宿。8、除差旅补助外，其他差旅费用必须凭正式发票在规定的标准之内经负责人审批后报销。9、公司人员出差到公司内部其他公司，原则上由所在公司办公室统一安排，期间不报销出差补助。出差补助以实际在外天数计算（含出发、返回日），当天来回的出差，四小时以内的不报销补助，四小时以上八小时以内的报销50%补助，八小时以上的报销1天补助。10、参加会议、培训的，凡会议费已包括食宿费用的，不报销住宿和差旅补助，但往返路途可报差旅补助，主办单位未提供食宿的，按规定报销补助；11、一次出差费用必须集中报销，方能领取出差补助，严禁拆单分次报销差旅费领取补助。12、差旅费报销必须填写专门的差旅报销单，除批准的宴请外，出差人员不报销餐费。13、员工出差回企业后，在返回公司5个工作日内根据报销粘贴填写标准粘贴票据，附上出差审批单，填写差旅报销单到财务部办理差旅费报销手续。第8条 业务招待费1、业务招待费是为公司顺利开展工作发生的招待支出，各部门应根据工作需要合理安排，尽量减少内部招待费用支出，公司内部个人间的招待费用支出公司不予报销。2、公司员工因业务需要宴请外来单位客人的，必须由经办人填写接待申请单，按公司业务费审批权限的规定办理相关的审批手续后严格按公司业务费的标准进行用餐。特殊情况使用的费用超过公司规定的标准需事先请示总经理批准。事后由经办人填制费用报销审批单附上接待申请单按照公司日常请款或报销审批权限的规定办理相关的审批手续后到财务审计部报销。第9条 车辆费用1、公司车辆加油和维修必须到公司签订协议定点的加油站和维修站，费用由财务统一结算，具体管理办法按车辆管理制度执行。2、公司车辆装饰、维修与保养必须填写维修保养申请单，书面列项申报，由司机班长、综合管理部中心负责人、财务负责人、总经理批准后方可实施。3、车辆过桥过路费、停车费原则上每月报销一次，长途出车发生的费用应在回来后5日之内报销。4、在公司车辆使用紧张，无法安排公司车辆外出办事时，员工可选择乘坐公共交通工具，按实际发生的费用并说明情况，填写费用报销单报销。5、公司统一结算的油费、维修费经所在部门负责人签字确认财务审核后，报总经理审批，经批准后报销。第10条 培训费1、各单位组织培训活动时，应由组织中心编制培训计划，列明所需费用预算，财务审核符合年度预算的，报总经理审批。2、培训发生的所有费用支出包含住宿费、场地租费、交通费、餐费、差旅费、办公费全部纳入培训费用管理，培训活动结束后5日内，经综合管理部门审核后报销。 第11条 招聘费1、各公司为组织招聘活动发生的展板制作费、场地租费、与招聘人员会餐的费用、外地招聘差旅费、住宿费等全部纳入招聘费管理。2、综合管理部门在组织招聘活动前应填写招聘计划，经负责人批准后组织招聘活动，招聘活动结束后5日内凭招聘计划和相关原始单据到财务办理报销手续。第12条 审计咨询费各部门聘请外部审计、资产评估、咨询服务发生的费用需由具体业务办理部门提前向财务部查询年度预算情况，在预算之内的支出经总经理批准后可以发生，在报销时凭相关发票、协议经财务审核，总经理审批后报销。第13条 水电物业费公司水电物业费用由办公室统一管理，办公室每月复核水电物业费用实际发生数额，提供合法有效原始凭证经财务审核，综合管理部审批后予以报销。第14条 税金公司交纳的印花税、房产税、土地使用税等按涉税事项管理规定执行。第15条 交通费员工出外办公原则上坐公交车，确需乘坐的士的，经批准方可乘坐，每月一次集中报销。报销凭证上须注明时间、事由、往返地点等，经部门经理核定签字认可，总经理批准后报销。第16条 通讯费1、公司按职级及工作实际需求为员工通讯费实行差额补贴，标准如下：职级通讯补贴标准（元/月）总经理450 副总经理300 部门经理200副经理、主管180设计师、工程师150普通员工（含助理）1002、特殊岗位人员、司机、经常出差人员等，可由部门负责人核定通讯费补助标准，经分管领导审核、总经理批准后报财务部备案执行。3、由部门副职全面负责、行使正职职权的，通讯费补贴享受正职待遇。4、非当月入/离职员工通讯费报销不与出勤挂钩，在核定标准内实报实销。当月15日（含）前入职员工在核定标准内实报实销，15日（不含）后入职员工在核定标准内减半报销；当月15日（含）前离职员工在核定标准内减半报销，15日（不含）后入职员工在核定标准内实报实销。5、实行凭票报销的员工手机号码应由人力资源部登记备案后报财务审计部，作为报销的依据。6、每月以部门为单位，由各部门指定人员按标准统一粘贴通讯发票，填写费用报销单报销。第17条 其他费用其他管理费用发生前均需向所在公司总经理申请，经同意后方可发生，凭合法有效原始单据到财务办理报销手续。第18条 费用报销一般流程1、业务执行人填写有关业务费用申请单并按申请单的要求及审批权限提交有关领导审批。2、在领导审批的金额与权限内执行业务，执行中遇特殊情况超过审批的金额，需请示总经理审批。3、执行人在业务完成后5日内按要求粘贴所取的正规税务发票或财政收据，并按要求填写有关费用报销单。4、报部门负责人及主管领导审批确认签字。5、将报销单交财务部会计登记签收并审核。6、报财务部负责人审批。7、报总经理审批。8、如费用支出超过总经理审批权限，需报总裁审批。9、出纳办理费用报销结算。第三章 合同款项支付管理第19条 合同实施单位根据合同中项目进度情况及项目合同付款条款的约定，依照如下步骤申请工程款：1、 根据合同付款审批单的具体内容填写并提供以下资料申请划付合同进度款或工程结算款。（1） 项目形象进度表。（2） 进度款计算说明书。（3） 进度款申请表。（4） 项目签证单原件。2、根据合同付款审批单的具体内容填写并提供以下资料申请划付合同项目结算款。（1）项目竣工验收证明。（2）项目竣工验收资料。（3）项目竣工签证单原件。（4）项目结算书。（5）项目结算审批表。第20条 工程施工项目如有监理公司（有监理工程）根据施工单位提交的工程形象进度表、工程款计算说明书、工程款申请表及实际请款金额按合同规定予以核实审查并做好相关记录，经审查合格的开具工程款支付证明书递交公司工程管理部门予以签名确认，如审查不合格的把相关单据报表退回施工单位重新办理申请手续。第21条 公司工程管理部门项目管理经理或主管人员对工程监理公司的审查结果进行复核，对符合工程付款条件的签名确认后送工程管理部门总监审查，工程管理部门总监审查无误后签名确认上交公司成本管理部门，如不符合工程付款条件的及时把相关申请资料退回施工单位整改后重新申报。第22条 公司成本管理部门根据项目合同的具体规定和项目进展情况对实施单位申报项目进度款的支付比例、合同金额、累计已付款、项目进度和质量要求等情况进行全面复核，对金额准确、情况真实的签名确认并做好相应的付款记录由成本管理部门总监最后签名确认，再转送财务审计部核对登记。第23条 公司财务审计部必须对申请项目进度款或项目结算款的单位名称、合同金额、累计已付款和本次应付款等情况进行严格的核对，核对无误后签名确认并做好相应的付款记录，并按审批权限分别报送财务总监、总经理联合审批。第24条 在审批过程中如果某个审批人员外出办事无法在规定时间内完成核对或审批手续，则由文件传递文员电话沟通该审批人员后转入下一审批程序，待外出审批人员返回后再补办相应的审批手续。第25条 应从项目实施单位扣回的代缴代付款项计入其他应收款科目，待下次支付项目款时，在付款审批单上注明应扣款金额，并由实施单位签字确认。如实施单位拒绝签字认可，财务审计部提请相关部门做专项报告报总经理批示，按总经理批示进行处理，在未获得总经理批示前，财务部必须在付款额中扣留此部分款项。第四章 单据规范第26条 粘贴要求1、粘贴原始单据是从右至左，先粘贴小张单据，后粘贴大张单据。2、把原始单据大小相同、票面金额相同的单据从上至下粘贴在一起。3、薄纸型原始单据只粘贴左方的票头，以粘贴牢固为妥。4、票据粘贴要求平整不要遮盖左边装订线，粘贴后不能超过粘贴单的范围。第27条费用报销单填写要求1、在费用报销单左上角的“报销人”处填写报销人姓名。2、在“部门”处填写所属的部门，如工程部、经营管理部等。“职务”处填写报销人相应的职务。3、“日期”填写报销日期，“发生时间”填写业务发生的实际日期。4、“费用名称”填写现金支出的用途，按不同项目分列填写，在“费用说明”里可以填写详细内容。费用名称必须与发票内容相符，发票背面的备注内容必须与发票内容相符。5、“费用金额”此处填写实际发生金额。6、“”处填写阿拉伯数字； “合计（大写）”此处填写合计的大写金额。若报销金额为千位数时需在万字前画圈，圈内打叉，以此类推，若千位数有数值，而百位数为零，需在百位数前写零。如：合计金额580.70元在