怎样做好内控工作.doc

怎样做好内控工作一、做好内控工作应注意以下几个问题（一）、内控手册第二版有哪些特点。1、与手册第一版相比，第二版关于内控软要素和控制流程在内容上更加全面和完善。软要素中新增加反舞弊、信息系统控制环境、业绩绩效审阅和考核、企业风险管理、政策与程序手册、信息披露委员会、期末报告、内部审计8项内容；在内控设计上更加充分，加强了内控管理的深度和广度，更加重视如反舞弊、企业风险管理、信息系统控制、信息披露、内部审计等要素在内控中的作用。2、控制流程清晰、规范，更具操作性。对控制流程重新进行了分类、细化，由原来第一版9个流程增加到第二版21个流程。使流程看起来更加系统清晰、符合实际，提高了内控设计的合理性，也有助于我们提高内控管理水平。3、手册第二版有软要素16个、流程21个。其中适用电厂的软要素有12个(董事会、审计委员会、监事会、信息披露4个软要素不适用电厂)、流程有14个（资金收支流程、合并报表流程、筹资管理流程、投资管理流程、会计报表附注流程、准则差异调整流程6个流程不适用电厂）。手册一共有700个关键控制点，其中适用电厂的控制点有460个。(二)、准确定位内控工作、分清内控责任，是做好内控工作的前提。通常，人们谈到内控、理解内控都认为是一项财务工作。这样理解不全面，是认识上的误区。这种认识导致内控责任错位。容易造成个别人、个别部门回避内控工作，虚于推诿，认为内控与己无关，高高挂起。不能形成内控工作的合力，不能从根本上发挥好和调动好电厂的资源有效开展内控工作。这种不正确的认识对内控工作危害性很大。准确地讲，内控管理是一项以财务牵头，各部门、全体员工共同参与、全面开展的工作。不仅仅是财务部的工作。为什么这样说？这是由内控工作的内容决定的。内控是与财务报告相关的内控，以实现财务报告真实有效为目的。财务报告(财务报表、财务报表附注)是由财务部门负责的。因此，内控由财务牵头，但财务报表中的很多数据是来源于电厂财务以外的部门。如销售收入数据的真实性取决于收入流程的控制水平，正确确认收入的重要因素是与电网公司签订适当的合同，由营销部门负责。收入数据开始于销售阶段，贯穿整个收款过程，结束于总账记录。所以，没有营销部门的参与，不能完成收入的有效控制。同样，收入是由电量、电价决定的。电厂运行部巡抄员抄录关口表读数，并在每月最后一天与电网公司抄表员在月末关口计量表上共同签字确认。策划部统计员或计划员将月末关口计量表底码读数换算成上网电量，对照购售电合同，区分不同电量、电价编制电量结算单，策划部负责人、主管经理（厂长）在电量结算单上审核签字确认。遇有电网公司调整电价或电量情况，还要及时取得电网公司的书面确认，收入会计将调整数计算入帐，报财务部负责人审核。通过以上程序，我们能看到仅一项收入数据，就涉及到运行部、策划部、财务部、营销部等4个部门和运行部巡抄员、策划部统计员、策划部负责人、主管厂长、收入会计、财务部负责人等6个以上的岗位。这个例子具体说明了内控绝不是财务部一个部门的事情，多个部门、多个岗位都有关系，这决定了内控工作与多个部门有关，必须发挥集体的力量才能够做好。所以做好内控工作首先要给内控工作定准位, 分清责任，理解内控工作的复杂性和多部门充分协作的艰巨性的特点。(三)、怎样学好内控手册。内控如同一场考试，每年都必须通过这场考试，不及格不行。手册是考试使用的书，书中的关键控制点是重点，是考试的考点。要想通过考试，就要理解手册内容，掌握住关键控制点。关于内控软要素的学习。要注意二点：1、抓住6个要点这条主线，在理解中学习。这6个要点有12个字，即制定、沟通、理解、执行、监督和结果。我们在编写软要素时，就是从这6个要点入手的，所以大家学习时也要从这6点着手，所有软要素都体现这个特点，我们要注意掌握这个规律。如果你掌握了，就容易学了。用这6个要点套一下。一是制定。在把的各个控制点熟知之后，制定相应的标准业务流程（简称SOP），通过这些SOP把每个业务划分到每个岗位，并明确规定每个人的职责。这个SOP至少应该满足以下内容：1）保证将每一个业务循环划分成各个岗位职责；2）一切业务必须有相应的SOP，必须涵盖所有的控制点；3）必须有足够的证据表明(加强记录)，实际工作就是按照这个制度执行的；4）必须具备可操作性，所有SOP必须配以流程图的方式，做一个简要的介绍建立内控的具体做做法：1）各个部门把现有的各个岗位职责和工作流程全部做一个详细的描述，并清楚地标明责任人。2）部门内部进行自由讨论，以发现现有的岗位职责中有无遗漏的事项。3）部门领导确认现有的工作流程是正在进行着的，而不是只是一个空架子。4）召开关于SOP的Kick-off Meeting ，做关于内控的背景、时间要求、质量要求等方面的介绍，并成立一个临时委员会（TFT），进行定期的开会讨论进展。5）各个部门做完草稿以后，临时委员会进行审核，如无大问题，那么形成一个试行版本，并在各部门实务中采用。6）3个月的测试结束之后，根据实务中发现的问题，进行重新的修订工作7）修订结束之后，交给公司的最高领导层签字下发。8）总部要求每个业务循环中必须涵盖的控制点分发给各个部门，要求他们在2周之内保证部门的每个相关人员熟知，把控制点事先发给各部门，是因为我担心大家先入为主，抛开业务实际，为做规定而做规定。SOP的制定尽可能让更多的人参与，否则大家的理解程度不高，进而影响执行的效果；二是沟通。行为准则的宣传贯彻离不开沟通，用什么沟通方式贯彻的？（公司通过正式文件的形式颁布，并由经理工作部负责将员工手册分发公司各部门，邮送各分公司（电厂）。沟通到什么范围？（分发至每一位员工）；三是执行。检查管理层贯彻和执行行为准则的力度，是否是积极贯彻？例如是否有培训(学习)计划？培训(学习)到什么范围？（2.1.5.2员工手册贯彻执行中写到：每年初针对管理层、一般员工层分别举办一次培训。培训由人力资源部、思想政治工作部联合举办）四是理解。确认员工对行为准则理解到什么程度？通过什么方式来判断理解的程度？（2.1.4员工手册为员工熟知和理解中写到：公司为保证每一位员工理解员工手册的内容，至少于每年末对员工就员工手册进行一次考评和问卷调查，考评和问卷调查均以书面方式进行。）；五是监督。监督行为准则执行的质量和效果，是否被有效执行？是否有举报电话或其他有效程序来监督执行？（2.1.6员工手册监督与反馈中写到：监察审计部、人力资源部负责对员工是否遵守员工手册进行监督与控制。公司中的任何一名员工发现其他员工违反员工手册的行为，应及时向监察审计部举报，监察审计部每年编制书面分析总结并报送总办会）；六是结果。检查能证明管理层执行行为准则效果的报告和证据，例如检查培训总结报告或员工学习体会的记录，检查员工违反行为准则被处罚的记录等等（2.1.7.1对违反员工手册的处理与整改中写到：对于违反员工手册或违反公司政策、程序的行为，由公司（或分公司（电厂）主管部室联合其他相关部门组成联合调查组，对违规行为过程进行详细核查）。通过以上例子能够说明。所有软要素都围绕这6个要点编写的。掌握这个规律，套着6个要点这条主线去读，就容易理解了。2、抓住关键控制点学习。关键点是内控必须测评的。软要素的关键点仅靠阅读手册不好总结。我们编写了一个内控手册测评点汇编。其中适用电厂的12个软要素中86个关键点都在里面，请重点看一下内控手册测评点汇编。关于流程的学习。主要掌握二点。一是流程环节的学习，要熟悉业务流程的控制步骤，了解各业务流程的内容，内控按照流程的走向进行控制，在日常内控执行中注意不能漏掉控制环节，保证所有内控措施都能得到有效的执行；二是熟记关键控制点。每个控制责任人要熟记与自己控制岗位相关的关键点，达到控制的“点”不漏掉。保证所有内控运行都能通过关键点在实施有效的控制。(四)落实关键控制点的责任人（制定）。内控工作能否做好，一个重要方面是内控关键点要做到责任到人。负责具体程序的人员必须对自己负责的业务流程和控制承担相应的责任，以保证实现控制目标。做好这项工作能够解决我们三个问题。一是每个关键点都有责任人一一对应，保证内控得到有效控制；二是与电厂相关的关键点有470个，470个关键点分解给若干人，每个人只做好与己相关的内控，这可以降低工作量，在时间上能够保证内控的有效开展，并能提高内控工作质量；三是发生内控缺陷，能够及时落实相关责任，找出是哪个岗位出了问题，确保及时进行整改。如人力成本流程：这个流程有10个关键点，有6个点由人资部控制，1个点由工资会计控制；1个点由社保会计控制，2个点由稽核会计控制，每个岗位要记住自己控制的点。如果说电厂内控工作不好做，难在16个软要素20个流程涉及多部门、多岗位和多个员工，需要调动很多资源，要把内控做到位并不容易；如果说内控工作好做，好做在于一个人只控制一个关键点或几个点，数量不多，相对难度小。只有厂领导因审批、审核多一些，关键点也多一些。只要每个人把自己负责的点都控制好了，做好自己的事情，内控工作也是容易做好的。 (五)、确保电厂流程和内控设计流程相一致（制定）。我们在内控流程时主要考虑了二点。一是内控设计的充分性和有效性，保证在业务流程的应用控制中能够充分满足404的要求；二是考虑流程设计与电厂实务流程的符合性和一致性。在设计时是基于电厂的实务操作，并征求公司相关部门意见后形成的。考虑到了内控流程的操作性问题。可以说，目前的流程设计相对是合理的。电厂在操作层面主要考虑三点：一是看手册中的流程描述是否与实务流程相一致。如果一致，遵照执行即能满足404的要求(我们在内控测评时，也要测试实务流程是否与手册流程相一致，通过测试来判断实务流程是否能实现有效控制)；二是如果不一致，要将实务流程修改成与手册设计流程相一致。因为设计流程能够满足404的内控要求，而实务流程在没有评估的前提下不能保证满足404的内控要求；三是如果电厂认为实务流程更合理、控制更有效，可以提出修改设计流程，但要通过公司统一在手册中修订，电厂不应该擅自修订，因为自我修订没经过专业评估不能确保充分满足404的要求。 (六)、加强内控记录（操作）。内控记录是进行内控运行评估的基础，是建立和维护有效内控的内在要求。缺少内控记录会限制管理层正确监督内控或对内控进行有效测评的能力。所以，内控记录在内控管理中起到非常重要的作用。1、重视内控记录，需要改变工作习惯。内控记录目前是我们内控工作中的薄弱环节。不仅是我们，亚洲人的习惯一般是说的多、做的多，但记录的少，不愿将做的工作都详细记录下来。要改变这个习惯，变成说的多、做的多，记录也要多。因为记录是内控是否有效的证据。在内控评估时，没有充分的记录证据支持是无法说明内控运行是有效的。这如同在法庭打官司，即使你有道理，但没有证据证明你有道理还是无法确认，是无效的。你要想说明自己有道理，就要有充分的证据证明你自己。这需要你在内控中必须留下各种记录证据。如：授权记录、审核记录、初始化记录、报告记录、会议记录、盘点报告等等。2、内控记录的范围是所有的内控关键点。内控关键点是内控评估时必须要测试的点，所以，这些关键点都须有详细记录以支持证明内控是否有效。因此，关键点必须有详细的记录。(七)、加强培训（操作）。培训教育是做好内控工作的基础。从目前情况看，这样厚的内控手册，仅靠公司每年安排一、二次培训是不够的。需要建立公司、电厂二级培训机制，并以电厂培训为主导。重点抓好二方面的工作。一是以认知培训为基础。普及内控知识，以多种形式学习内控手册，让员工全面了解内控的要求，提高对内控的认识、觉悟和意识；二是以控制责任人培训为重点。这些控制责任人是我们做好内控工作的关键环节。内控工作开展的好坏，一定程度上与这些责任人的工作质量有直接关系，所以做好这批人的培训非常重要；使控制责任人都能对自己控制的流程和关键点倒背如流，耳熟能详。这才能说明培训已经到位了。(八)、电厂领导要支持内控工作（制定、测评和整改）。这种支持应体现在三个方面：1、保证内控工作投入或给予一定的资源，积极协调各个部门为内控工作提供方便，支持内控制定、测评和整改工作。不能出现个别部门、个别人限制内控测评，打击测评人员。发现缺陷不仅不及时整改，而是千方百计捂盖子，给内控造成重大隐患。2、将内控管理与电厂日常管理工作结合起来，形成内控测评日常化、内控管理日常化。由于内控具有年年必做的长期性、涉及所有单位、多部门和多岗位的复杂性、每年审计必须通过的艰巨性等特点。决定着我们在内控初期以集中的方式加速推动这项工作尽快走上正轨。当这项工作正常开展起来后，就变成日常工作了，就要和电厂日常管理结合起来才能够做好。电厂每季度要做一次测评，各流程要做一个循环，这样能保证测评期间覆盖全年，又便于及时发现缺陷及时整改。电厂领导在周例会上能及时研究和解决暴露出的内控问题，形成内控测评和整改工作日常化，就容易避免内控出现大问题。内控管理要抓细节，把每件小事做到位，这是一流公司特有的素质。3、建立内控责任考核机制，将内控工作与责任追究结合起来。对没有有效履行内控达标责任的最终责任人，电厂应该进行考核，建立考核机制确保内控的实施。同时，公司已与厂长签订了内控支持声明，我建议厂长与各部门领导也签订责任书，分解内控责任，减轻厂长的压力，也有利于提高相关部门的责任感。二、内控管理能给我们企业带来哪些有益的变化1、首先，能够保证财务报告的真实有效。2、这是我们第一次系统化、规范化的对除了安全控制流程之外的几乎所有的管理流程进行整体设计。使电厂的业务流程更具合理性和操作性。3、有利于提高管理效率和员工的责任感。各单位都有岗位职责，但以前可能存在模糊或不清晰的地方。通过这次内控设计，使电厂与内控相关的每一个部门、每一步流程以及每一位员工的职责都简明清楚、可以评估，并与公司内控战略保持一致。利用内控体系来管理，电厂领导可以进一步适当放权，并达到速度、效率与质量兼备的效果，同时也有利于提高员工的积极性和责任感。4、促进提高管理企业的水平。本次内控增加的管理项目有：第一次提出开展系统的企业风