怎样当好办公室主任和搞好办公室工作.doc

怎样当好办公室主任和搞好办公室工作在市州科协办公室主任暨2002年度统计工作会议上的讲话邹 志 强同志们：一年一度的市州科协办公室主任会议暨年度统计工作会议今天又开始了，大家都是办公室系统的，我过去也搞了多年办公室工作，看见你们总觉得格外亲，基层办公室工作，千头万绪，千辛万苦，不容易。我受党组的委托，代表省科协向同志们表示衷心的感谢和慰问。杨正午书记曾对办公室工作有过一个很高的评价，他说，我们每天都在接受着和享受着办公室工作同志对我们的服务，这是领导对办公室工作的看重和认同。刚才凤飞书记就如何搞好科协工作和办公室发表了很好的讲话。他的“改善环境，完善组织，壮大队伍，提高地位”十六字经，高度概括了近几年省科协的工作思路和用这个思路来指导、支持基层科协的工作经验。这十六字经，很全面，很精辟，我们要认真学习，深刻理会。会上，姚斌英同志传达了中国科协统计工作会议精神，王翠云同志就具体的统计工作进行了详细布置。统计工作是个硬指标，拜托诸位，按照要求抓紧抓好、保质保量地完成2002年度统计报表工作。下面，我谈谈怎样当好办公室主任和搞好办公室工作这个问题，主要是讲讲个人的体会。难得有这样一个机会，和自己人谈自己的事，谈自己的心得，谈自己的欣慰、苦闷、快意和忧烦。我是胸中块垒，一吐快之。一、对办公室工作的认识搞办公室工作，我有一个深刻的体会，就是你有天大的本事，也不会觉得屈才。办公室是一个大舞台，把同志们放在办公室主任位置上，放在办公室工作，是锻炼自己、培养自己、出息自己的一次机会。2000年3月，省科协机构调整后，我在办公室第一次工作会议上讲过一句话，要把办公室的蛋糕尽量做大、做厚、做重、做实。大、厚、重、实，这四个字是篇大文章，全面提升办公室的位置，是前提，是基础，关键是认识、找准、把握办公室的位置，卓有成效地开展工作，推动整个机关工作的顺利进行。众所周知，办公室是机关的综合协调机构，是机关的中枢神经，是制定、实施和修正决策的中枢神经；办公室是信息高速公路，是收集、加工、传递与反馈信息的综合网络；办公室是沟通上下、协调左右、联系四方，保证机关各项工作正常运转的枢纽；办公室是承上启下，调节余缺、开源节流的总龙头。一句话，办公室工作的好坏，直接影响和关系到整个机关决策的落实、制度的执行、工作的开展和效益的好坏。办公室的主要工作，一是参与政务，二是管理事务。而做好办公室工作，关键是掌握好“参与政务”、“管理事务”的尺度和火候。办公室是机关最重要的处室，从其本质意义上讲，办公室是一个综合协调部门，它的特点就是综合性、协调性。办公室工作怎么做？大家都是办公室的里手，方法多多，经验多多，我就不年啰嗦了。但是要说明一点，即办公室工作特别强调规范化、制度化，也是加强现代管理意识，规范办事、制度管人。我们一些单位很多弊端都出在制度不严格、有令不行，有禁不止，不按规范办事。有制度了，有规矩了，管理事务就有了尺度，参与政务就能把握住火候。看一个机关的办事效率高不高，机关整体运作是否正常，一个重要的标准就是看这个机关的规范化程度和制度化程度。办公室工作，就是要通过规范化、制度化，尽量减少、避免失误，提高工作效率。办公室工作千头万绪，似乎杂乱无章，其实也有规律可寻。办公室工作还有几个特点：粗细、软硬、动静、轻重、缓急。粗细适宜。办公室工作首先要细，工作的规范化、制度化，批文件、批文号，办领导交办的事，都要做细；但是还要打粗、扫地、打开水、打字、办会务，都要做。即要做得细，又要打得粗。软硬兼施。这是打我自己的一个比方，我是一个书法爱好者，给自己刻了闲章，叫“软硬兼施”，一层意思是讲毛笔和硬笔都写得，另一层意思是做办公室工作要学会刚柔相济，温和的时候要温和，硬朗的时候要硬朗。就是软硬都要来的。动静结合。办公室工作，相对于其他业务部室，主要是静的方面，处理公务、办理文牍，守在办公室，外出较少；动的方面主要是对外联络、协调关系，一“动”一“静”都是很重要的一环。从粗细、软硬、动静、轻重、缓急这几个方面讲，办公室工作是牵涉到社会学、管理学、人文学的一门综合艺术，处理好了，就是一曲美好动人的乐章。这看似容易，说也容易，做就比较难，全做到就更难。我原来讲过一句话，别人都认可这个观点，就是做对了的事情不一定是做好的事情，对和好并不是矛盾，但是，对的不一定是好的，做对的事并不代表是做好的事，这里面很有学问。二、如何当好办公室主任办公室主任是个什么角色呢？我有一个比方，办公室主任是二锅头（二哥头），主席是大哥大，业务部室负责人是二哥，办公室主任就是二哥的头。办公室主任位置特殊，任务很难，要当好办公室主任，就要提高自身素质，素质包括多方面的内容，有文化素质，有科学素质，有社会阅历，还有经验教训。看一个人的工作经验丰富不丰富，一个重要的因素就是看他工作中教训多不多，碰壁多不多，我认为这一点非常重要。一帆风顺、洋洋得意的干部并不是成熟的。前几年我填了一首词，其中一句是“多多是教训，买得渐聪明”。这是我对人生的体会，买到聪明不容易啊，我主要是靠碰壁，靠摔打，靠教训，硬是买了一些聪明。一个领导要聪明、精明、高明，这难不难呢？难，实则不难矣。层次不同，地位不同，聪明、精明、高明的标准就不一样了。领导首先要聪明，不聪明当不了领导。我认为聪明人多，精明人也不少，但真正高明的人就不多了。聪明结合精明，才等于高明。不要妄言自己高明，但是至少要精明，办公室主任就要做到精明一点，精于决策，明于事理，要为领导拍板提供一些高明的参谋意见。办公室主任要具备什么样的素质和能力呢？两句话，八个字：组织协调，综合平衡。组织协调问题。我们讲一个领导有能力有水平，主要是讲他们组织能力和表达能力。组织能力表现在决策拍板能力，领导要敢于决策，敢于拍板，善于决策，善于拍板。这是领导能力的基本表现；敢于骂人，敢于板脸；同时，组织能力还表现在协调平衡上。表达能力主要是口头表达能力和文字表达能力。领导是这样，办公室主任也要具备这两个方面的能力，也就是讲话的水平和写文字的水平怎么水平。但办公室主任是二哥头，是牵头部室的负责人，更要学会协调平衡。办公室工作的特点非常鲜明，除了刚才讲的规范化、制度化以外，还有以下几点，原则性、灵活性、主动性、敏感性、超前性（前瞻性）、综合性、保密性。原则性和灵活性是一对矛盾，办公室主任不坚持原则，你这个家白当了。办公室主任没有灵活性，把所有人得罪了，把所有的部室得罪了，你就很难做人。综合性非常重要。办公室既是窗口，又是柜台，接触面广，信息量大，大家要精心筛选，尽量提供多、快、准的信息，为领导决策提供依据，当好参谋。同时，办公室主任要带领办公室一班人，精心组织，贯彻执行领导的决策和领导交办的工作。在执行过程中，要协调各种矛盾，平衡各种关系，充分利用合力，尽量减少分力，化解阻力，以达到预期的目的。其他几点不讲了。干办公室工作。我有三点体会：办公室工作要有人情味。办公室主任不但要善解人意，而且要以情动人。办公室工作首先是原则性，对办公室主任最基本的要求就是讲原则，不瞎搞乱搞；但是又要有灵活性，灵活性体现在人情味上，在讲原则的基础上讲人情味。办公室主任要学会换位思考，逆向思维，好多事情对调一下位置，站在对方的位置上想一想你是怎么考虑的，就会想通了。办公室主任要学会沟通，沟通体现在协调上，就是做思想政治工作。如何沟通协调，我送诸位四句话，现在经常讲理解万岁，什么是理解？理解就是了解对方在做什么事，想什么问题，处于什么境地，只有在了解的基础上才能理解；只有了解和理解了，才能化除误解，才能达到谅解。这四句话就是“了解、理解、化解、谅解”。办公室主任首先要了解和理解他人，好多事情存在误解，你不去化解，误解就会越来越大，造成恶性循环。鲁迅有一句诗，“历尽劫波兄弟在，相逢一笑泯恩仇”，讲的就是这一点。办公室工作要有点幽默感，有幽默感的人容易被人接受，平易近人嘛，有时候一句幽默也能将复杂的矛盾和急剧的情绪气氛缓和一下，为化解矛盾解决问题留下空间。没有幽默感也不要紧，性格所然嘛，但不要老是板起一副脸，对人要客气一点，热心一点。有的人城府很深，含而不露，这是含蓄得好。但是面部神经一片僵化，与人沟通很难深入，很难接触，一张冷脸拒人于千里之外。我对人对事有两句话，不设防，无所谓。于人于事都不设防。有人建议我无所谓可以，但是要设防，我讲防不胜防，如何防得住？你干脆跟群众打成一片，该做的做，该闲的闲，该轻松的就轻松，该紧张的紧张，人生一世，草木一秋，穷讲究那么多干什么，真正要做到自在，我给自己写了一幅对联。“知足常乐，随遇而安”，很多讲得到，却做不到。我现在心态很好，就是有幽默感，关键时候幽他一默，一切烦恼忧郁就烟消云散。办公室工作要有自信心。首先要对自己有信心，然后是对办公室工作有信心，第三是对科协工作有信心。硬是要看得起自己，看得起办公室，看得起科协。科协的干部也要讲自重，不要觉得到了科协就低人一等了。我陪何继善主席去邵阳市讲学，他带了一个博士后，我就讲跟在博士后面是博士后，跟院士后面就是院士后，一种科协的荣誉感和骄傲就油然而起，沛然而生