行政事务管理工作内容

行政事务管理工作内容行政事务管理工作内容 企业的行政管理工作内容包括行政事务管理 办公事务管理 人力资源管 理 具体包括相关制度的制定和执行推动 日常办公事务管理 办公物品管理 文书资料管理 档案管理 会议管理 涉外事务管理 生活福利 车辆 安全 卫生等 一 明确岗位职责一 明确岗位职责 1 日常办公事务管理包括日常事务的计划安排 组织实施 信息沟通 协 调控制 检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作 2 办公物品管理包括办公物品的发放 使用 保管 采购以及相应制度的 制定 3 文书资料管理包括印信管理 公文管理 档案管理 书刊管理 4 会议管理包括会前准备 会中服务 会后工作 5 其他事务视具体情况而定 作为行政部门就要按岗位职责明确分工 保 证每项工作有人抓 二 加强沟通二 加强沟通 沟通包括 A 纵向沟通 B 横向沟通 纵向沟通分为 1 与上级沟通 2 与下级部门沟通 与上级沟通主要是充分领悟上级领导的意图 把握住方向 同时将自己和 下级部门的观点很好的传达给上级 这需要行政人员有观察分析能力和表达能 力 与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息 这需 要较强的应变能力和组织能力 横向沟通包括 1 与公司内部相关部门沟通 2 与外界媒体政府机关沟通 在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时 务必真诚 谦虚 与外 界沟通需要较强的适应能力和自我控制能力 三 注重信息的收集和整理 并及时提供给管理者三 注重信息的收集和整理 并及时提供给管理者 信息包括 A 企业外部信息 B 企业内部信息 外部信息具体包括 1 国家相关政策法规 2 社会习惯 风俗 时尚变化 3 市场需求 消费结构 消费层次的变化 4 竞争企业信息 5 科学技术发展信息 6 突发事件 内部信息具体包括 1 财务状况 2 生产状况 3 产销状况 4 采购 库存信息 5 设备的使用和管理 6 人才资源等 作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家 政府机关相关政策和法律规定的变化 四 培育传播企业文化四 培育传播企业文化 在企业中 仅仅用薪金留人是不够的 还要用企业文化去吸引 感化人 也 就是我们通常所说的人文管理 公司 诚信 友善 宽容 的企业文化很具特色 很有代表性 非常符合企业的特点 通过企业文化的建设不断促进企业的快速 发展 企业文体的建设包括 1 组织结构清晰 战略导向明确 分工明确 这是企业发展的基础 企 业不仅应该有近期目标 更要有远期规划 行政管理人员应该协助企业管理者 制定一个好的组织结构 并制定近 远期战略目标 从而形成一个完善的团结 的团队 2 建立完善的绩效评价标准 形成公平 竞争的平台 管理者不完全控 制员工做事情的方式 而去衡量做事情的结果 使任何人员能上能下 3 注重企业形象建设 包括物质形象和精神形象 物质形象包括司容 司貌 技术装备 产品 服务设施等 精神形象包括员工精神面貌 企业风格 人文环境等 让工作 生活化 4 重视人才 用企业的发展凝聚人 用榜样激励人 用员工成才教育人 企业在给员工发展空间的同时 注重提供给员工再学习机会 可以开展相应的 活动让员工进行职业生涯设计 让每个员工都能对未来都充满信心 对公司有 认同感和归属感 五 踏踏实实地去执行 五 踏踏实实地去执行 完善成熟的制度有了 即定目标有了 关键就是要做好 要做好执行需要注意 1 什么事情该做 该怎么做 2 如何更好更快完成该做的事情 3 清除所有障碍 4 形成企业执行的制度和文化 让执行影响到每个员工 行政管理行政管理 1 会议 活动组织 负责公司 企业文化建设 包括公司内 外部各类公关 宣传 演示 文体等活动的组织 宣传 安排工作 负责公司各类会议的组织 安排 服 务工作 2 物品管理 负责公司办公用品 低值易耗品 办公设备的采购 登记 核查管理工 作 制定办公用品计划 报主任审批 做好每月的分发 调配 保管工作 建全登记制度 做到帐物相符 3 环境卫生 负责公司及现场指挥部办公秩序和环境卫生的监督管理工作 4 安全保卫 负责公司的安全保卫工作 制定安全防火制度 负责公司防火 防盗等 安全保卫工作 安排节假日保洁 保安的值班 5 食堂供餐 负责现场食堂的监督管理工作 6 证照年检 负责办理公司营业执照年检 组织代码证年检 7 设备管理 负责现场指挥部辅助设备 发电机 锅炉 的管理及设备维护 8 事务工作 负责交纳电话费 物业费 保证公司各部室饮用水供应 处理公司与客 户之间的相关事务 9 完成领导临时交办的任务 企业要发展 要做大 必须有一个英明的决策层 制定高远的企业发展 方向和计划 必须有一个坚实能干的团队 坚决贯彻执行决策层领导制定的 各项企业发展计划 企业在运作过程中如同一个转动的车轮 所有零部件必 须严密结合 充分发挥本身的作用 才能跑的快 跑的稳 才不会在跑动的 过程中散架 而行政管理工作就好比润滑油 适量的润滑可以使车轮跑的更 轻 更稳 更快 对做好企业行政管理的几点认识对做好企业行政管理的几点认识 1 明确岗位职责 日常办公事务管理包括日常事务的计划安排 组织实施 信息沟通 协调控制 检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作 办公物品 管理包括办公物品的发放 使用 保管及采购以及相应制度的制定 文书资 料管理包括印信管理 公文管理 档案管理 书刊管理 会议管理包括会前 准备 会中服务 会后工作 其他事务视各公司具体情况而定 2 加强沟通 沟通包括纵向沟通和横向沟通 纵向沟通分为与上级沟 通和与下级部门沟通 与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思 把握 住方向 同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级 这需要行政人 员有观察分析能力和表达能力 与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集 整理下级部门各项信息 这就需要较强的应变能力和组织能力 横向沟通包 括公司内部相关职能部 与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等 在 传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时 务必真诚 谦虚 与外界沟 通需要强的适应能力和自我控制能力 3 注重信息的收集和整理 并即时提供给管理者 信息包括企业外部 信息和内部信息 外部信息具体包括 国家政治 法律 经济 政策规定 社会习惯 风俗 时尚变化 市场需求 消费结构 消费层次的变化 竞争 企业信息 科学技术发展信息 突发事件等 内部信息具体包括财务状况 生产状况 产销状况 采购 库存信息 设备的使用和管理 人才资源等 作为一名行政管理人员 最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家 政府机关相关政策和法律规定的变化 4 培育传播企业文化 在企业中 仅仅用薪金留人是不够的 还要用 企业文化去吸引 感化人 也就是我们通常所说的人文管理 企业文化的建 设包括四个方面 需要全体员工的参与 1 组织结构清晰 战略导向明确 分工明确 这是企业发展的基础 企业不仅应该有近期目标 更要有远期规划 行政管理人员应该协助企业管 理者制定一个好的组织结构 并制定近 远期战略目标 从而形成一个完善 的团结的团队 2 建立完善的绩效评价标准 形成公平 竞争的平台 这个平台上 充满竞争 激励 开放 交流的特征 管理者不完全控制员工做事情的方式 而去衡量做事情的结果 任何人员能上能下 3 注重企业形象建设 包括物质形象和精神形象 物质形象包括司 容 司貌 技术装备 产品 服务设施等 精神形象包括员工精神面貌 企 业风格 人文环境等 让工作 生活化 4 重视人才 用企业的发展凝聚人 用榜样激励人 用员工成才教 育人 企业在给员工发展空间的同时 注重提供给员工在再学习机会 可以 开展相应的活动让员工进行 职业生涯设计 让每个员工都能对未来都充满 信心 对公司有认同感和归属感 5 踏踏实实地去执行 完善成熟的制度有了 即定目标有了 关键就 是要做好 要做好执行需要注意 1 什么事情该做 该怎么做 2 如何更好更快完成该做的事情 3 清除所有障碍 4 形成企业执行的制度和文化 让执行影响到每个员工 什么叫行政管理什么叫行政管理 一一 什什么么是是行行政政 行政是掌握国家政权的统治阶级 依据法律 通过庞大的政府机构 采 取一定的程序方法 实施其政策 以实现其政治目的的管理活动 马克思 说 行政是国家的组织活动 行政活动是政治活动的重要组成部分 政 治与行政的关系 一是行政从属于政治 服务于政治 是为实现政治目的而 行动 二是政治统治要靠行政的积极推行才得以巩固和完善 三是行政在一 定条件下 反作用于政治 调整 修正 完善政治决策 推动政治改革 二二 什什么么是是管管理理 管理是指对人和事的主管和治理 它是伴随着人类群居生活而产生 也 是人类社会特有的活动 凡是有人类群体活动的地方 就出现管理活动 氏 族社会有原始的管理 但没有行政 行政是在阶级 国家出现以后才产生的 因此 管理的历史要比行政长和远 将来国家消亡了 行政不再存在 但人 类社会仍然要管理 所以 在理解行政与管理方面它们既有共同之处 但又 不能完全等同 行政是管理的一种 但不是所有的管理都叫行政 因为管理的范围要比行政宽广得多 从个人家庭 从单位到部门 从团 体到党政 从企业到政府 从国家到世界 凡是人群所涉及到的领域都有管 理 行政管理仅仅是管理大系统的一个分系统 它不同于家庭管理 企业管 理 社会管理和党政管理 因为行政管理是不能脱离国家来研究的 它必须 有一套科学方法 这套方法要根据一定的时间 地点 条件来决定工作重点 和工作方法 即领导艺术与领导科学相结合 三三 什什么么是是行行政政管管理理 行政管理 亦名 政务管理 或 公务管理 是推行行政令或管理 公务的方法 技术 程序和规范 其目的是为了贯彻执行国家的方针政策为 目的 以最佳手段获取最大效果 即 运用行政学的管理 原则和系统的知 识去处理国家行政机关 的政务或公务 就叫行政管理 四四 管管理理的的对对象象 作作用用及及达达到到的的效效果果 1 1 管管理理的的对对象象 行政与管理它们共同的地方 都在于以管好人 理好 才 用好物 办好事 支配好时间 处理好信息等为对象 2 2 管管理理的的作作用用 不同的学者有不同的说法 西方学者 泰勒说 管理即 效率 西蒙说 管理就是决策 赫尔茨讲 管理就是对人的协调行动 管理是实现既定目标的战略因素 管理是一个系统 卡斯特说 管理就是计划 组织 控制等活动的过程 等等 现代的管理者说 管理是一门系统的科学 管理就是金钱 是时间 是效益 3 3 怎怎样样才才能能达达到到管管理理的的总总体体效效果果 综合起来为六个方面 1 1 计计划划与与预预测测 有效的管理都应该是有计划的管理 而有计划离不 开对事物的发展前景作出科学预测 2 2 组组织织与与指指挥挥 对一群人 一批物 一堆事要管好 就要善于组织 和指挥 使无序变为有序 3 3 用用人人与与协协调调 任何计划都要有人去执行 选用什么人 怎么分工 如何协作 才能互相配合 共同前进 4 4 监监督督与与控控制制 任务布置了接着就要跟踪检查监督 发现偏差及时 纠正 从而控制整个工作朝预定的计划目标发展 5 5 教教育育与与激激励励 在管理全过程中都要进行宣传教育 保持旺盛的士 气 也就是说 在交待工作任务时 执行任务中要做好思想动员 有利条件 不利因素 采取的措施都应有一个交待 顺利时要提醒众人防止骄满情绪 注 意潜在的危险 困难时鼓励大家分析有利因素 找出战胜困难的办法 6 6 挖挖潜潜和和革革新新 任务完成 工作告一段落 潜心研究 及时总结经 验教训 发扬成绩 优点 找出差距和不足 为了在下一阶段争取更大成绩 多方挖掘潜力 通过改革扫除阻力 释放出更大的能量 科学 技术 管理是现代社会发展的三大支柱 有人认为 科学和 技术是两个轮子 管理是轴 有了科学管理 科学技术才能转变为生产力 列宁说 任何管理工作都需要有特殊的本领 有的可以是一个最有能力的 革命家和鼓动家 但完全不适合做一个管理人员 无产阶级在取得政权 后 整个关键不在于政权 而在于是否会管理 古今中外 无数历史 经验和教训都反复告诉我们 重视不重视科学管理 掌握不掌握科学管理知 识 懂不懂科学管理方法 其结果是完全不一样的 行政机关 单位 管理的具体工作行政机关 单位 管理的具体工作 一一 办办公公室室的的管管理理 1 1 文文书书管管理理 通常是指公文的处理工作 也就是机关内部文件运转的 一系列过程 三个阶段 收文阶段 发文阶段 文件归档阶段 根据文件的 性质 内容要求 作不同的处理程序 1 1 收收文文的的处处理理程程序序 收发 签报 登记 拟办 批办 分送 传阅 催办 承办和收集等 2 2 发发文文的的处处理理程程序序 拟稿 会签 核稿 签发编号 登记 缮印 用印 分装 投送等 特别强调 文件管理要本着集中管理 方便使用 严格保密的原则 2 2 档档案案的的管管理理 档案是国家机关 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学研究 文化教育等活动直接形成的具有保存利用价值的各种文字 图表 声像等不同形式和载体的历史记录 内容大体包括 档案收集 档案 整理 档案鉴定 档案保管 档案统计 档案编目和检查 档案利用 3 3 会会议议的的管管理理 机关各部门要根据工作的中心科学合理地安排会议 并且纳入总体规划 l 要明确职责 规范办事程序 减少业务部门之间的交叉 提高会 议的质量和效率 从会议的分工和议题出席会议人员 时间和规模都要严格 合理安排 2 建立会议的报批制度 3 加强会议经费的管理 控制会议开支 4 4 事事务务管管理理 后勤管理 财务的管理 交通车辆的管理 办公用房及 其职工宿舍的分配和管理 办公环境的管理 职工生活福利的管理 接待工 作的管理等 它是机关的总后勤内管家 牵涉到机关的人 事 财 物各个 方面 头绪繁多 面广量大 所以负责管理的同志首先要有强烈的事业心和 责任感 要把原则性和灵活性科学地统筹起来 二二 信信访访工工作作 信访工作的基本任务 就是紧紧围绕党的中心工作 在处理群众来信来 访中 宣传党的各项方针 政策 倾听群众的呼声 接受群众的监督 正确 处理人民内部矛盾 满足群众的正当要求 密切同群众的联系 维护社会稳 定 因此 对待人民的来信来访工作的原则和制度 1 1 认认真真搞搞好好调调查查研研究究 坚坚持持实实事事求求是是地地解解决决问问题题 2 2 正正确确贯贯彻彻执执行行党党和和国国家家的的路路线线 方方针针政政策策和和法法规规 3 3 坚坚持持做做好好深深入入细细致致的的 思思想想政政治治工工作作 4 4 实实行行分分级级负负责责归归口口管管理理 5 5 搞搞好好协协调调 联联合合办办案案 6 6 领领导导亲亲自自处处理理重重要要信信访访问问题题 7 7 对对所所有有信信访访问问题题努努力力做做到到件件件件有有着着落落 事事事事有有结结果果 要做好信访工作 就要建立健全信访工作制度 按一定程序办事 制度 包括登记制度 呈阅制度 批办制度 查办制度 结案制度 复位制度 归 档制度 反馈制度 工作总结和奖惩制度 领导接待日制度等等 三三 保保密密工工作作 保密 就是运用行政 技术 法律等手段 把秘密严格控制在一定范围 和时间之内 1 1 泄泄密密事事件件常常有有发发生生的的主主要要表表现现 1 发至基层单位的机密文件 资料 刊物等无专人管理造成丢失 2 随意将机密文件扩大发放 阅读范围 违反规定 擅自翻印或复 印机密文件 3 个人携带机密文件 资料 图纸外出开会或办事 4 将机密文件 资料 刊物混杂在旧报纸 图书中出售或作它用 5 将内部会议传达或研究的机密事项泄露给家人亲朋或身边工作人 员 6 在写文章或新闻单位投稿时 将不宜公开的内部情况和尚未解密 的事项披露出去 造成大面积泄密 7 在涉外工作中或与外国人交往时 放松警惕 8 在普通有线电话或无线电话中传达或谈论机密事项 9 利用工作的便利条件 将机密事项或内部情况作为拉关系 谋私 利 搞不正之风的交换条件 10 被间谍特务分子收买 为其提供和搜集党和国家机密及内部情况 上述问题如得不到切实解决和纠正 或者任其蔓延和发展 维护国家的 安全和利益将成为一句空话 2 2 如如何何做做好好新新时时期期的的保保密密工工作作 1 文书工作中的保密 一是保密文件的印制 所有保密文件在印制 前都要依照规定标明密级和发放范围 要由专人送指定的印刷厂或者普通印 刷厂单设的保密车间印刷 印刷时必须严格按领导批准的份数执行 不得擅 自多印多留 印刷好的文件进行登记 编号 印刷后的原稿 重要修改稿及 印刷清单要同正式文件一样对待 要妥善地保管起来 印刷过程中形成所有 的废页 蜡纸 衬底等要及时销毁 严禁个人存留 抄录或外传 二是保密 文件的分发和复印 分发文件应由专人负责 要严格履行签领手续 秘密文 件应通过机要渠道寄送 不准在普通的传真机上传送 外出递送秘密文件 不准办理其他与递送文件无关的事项 复印秘密文件必须经过领导审批 并 办理审批手续 只能在机关保密室的复印机上印 绝密的文件按规定不准复 印 三是机要文件的传阅 阅读范围不得扩大 阅读文件要在办公室进行 一般不得带回家中 四是机要文件的销毁 文件销毁不得擅自进行 经领导 批准 严格的登记 造册 机密 秘密文件需派专人 且需2 人以上 到 指定的造纸厂监督销毁 绝密文件需由专人在本单位销毁 五是其它事项 外出工作须携带秘密文件时 要经领导批准 履行借领手续 并采取有效措 施严加看管 严禁携带文件逛商店 下饭店 走访亲友 排队买东西或娱乐 场所 对秘密文件要定期清查 清退 并按立卷要求收集 立卷 归档 对 调动或离退休者 要及时把他们手头文件全部清退 移交 并办理移交登记 签字手续 对清查 清退中发现丢失的机要文件 经办人要立即报告 行政 主管要及时组织追查 处理 2 2 会会议议的的保保密密 3 3 经经济济工工作作中中的的保保密密 4 4 科科技技工工作作中中的的保保密密 5 5 涉涉外外工工作作中中的的保保密密 6 6 通通讯讯工工作作中中的的保保密密 不能在非保密电话通讯谈秘密事项 7 7 计计算算机机信信息息的的保保密密 对储存保密信息的计算机工作机房要采取有 效的保密措施 计算机秘密数据的储存 传输必须采取保密措施 密码数据 磁盘 磁带 打印纸要严加管理 建立非计算机工作人员进入机房的审批 制度 严禁外来人员私自进入机房 计算机秘密信息磁盘的拷贝 要建立严 格的登记 审批手续 拷贝盘要同原盘一样严格管理 涉及国家秘密的计算 机工作人员 要按照机要人员的政治条件配备 8 8 宣宣传传报报道道工工作作中中的的保保密密 接待工作接待工作 一 接待工作的基本内容 接站 安排住宿 组织会谈 组织公众联欢活 动 欢送宾客 二 接待工作的一般程序 1 掌握来宾情况 人数 男女 身份 级别 来宾乘坐交通工具 和抵达的时间等 2 根据来宾身份及人数等 请有关领导提前到宾馆 机场 车站迎 接 3 来宾抵达住地后 如有行李应让工作人员或服务员帮助拿 取 4 来宾下榻后或消除疲劳后 应向客人具体了解来访意图 商议活 动的日程 并根据滞留时间安排好他们的生活 5 按照大体对应的礼仪原则 根据本单位领导的意见通知有关领导 看望客人 在会见之前 要将来宾的有关情况向领导汇报清楚 使领导心中 有数 6 送行 代购车 机票 车辆调度 三 接待工作的礼仪和注意事项 1 见面握手 不论和什么入握手 均统用右手 1 主动走上前去 一边握手 一边说些您好 辛苦啦等一类的问候 语 2 握手时要自然 大方 既不要有气无力 也不要使劲握住客人的 手左右摇晃 3 握手顺序应按客人的身份 年龄等由高往低依次进行 4 握手时应双目注视对方 不要东张西望 心不在焉 2 引导进房 将客人引导进客房 接待室 会议厅 3 介绍引见 客人与机关领导会见时 行政主管或秘书工作人员要在 主客方之间作介绍引见 4 乘车行路 5 接洽交谈 在同来宾接洽交谈时 总的要求是 热情 不能失 之媚俗 客气 不能失之虚伪 坦诚 不能失之粗陋 潇洒 不能失之无礼 行政主管的督查工作行政主管的督查工作 一一 督督查查 就是对领导交办事项 从上而下进行督促检查 具体落实 它大体包括三个方面 一是重要文件和领导批示落实情况的催办 二是群众 反映的重大问题的督办 三是重要工作部署的督促落实 具体有以下几点 1 对领导同志批示文件的督促办理 包括贯彻上级某个文件精神的批 示 对下级部门和单位的请示 报告的批示意见 2 对上级领导部门的重要工作和重要会议精神落实情况督查 3 上级领导同志在检查工作中所作的重要指示和具体交办事项的落实 情况督查 4 群众反映的不正之风 违法乱纪问题的调查处理 5 本级党委集体决定的需要督查 催办的事项 6 新闻单位要求核查的事项 7 从内部文件 资料 报刊 信访或其他渠道了解到的需督查的重要 问题 二二 督督查查的的要要求求 1 紧扣中心 突出重点 督查工作一定要围绕党委的中心工作来开展 以推动党委决策的贯彻落实 2 注意实效 确保质量 督查人员要有求实 务实的思想作风和认真 扎实的工作态度 确保质量 3 尽职尽责 有查必果 凡列入督查的事项 务必做到件件有着落 事事有回音 做到有查必果 有果必报 4 举一反三 扩大效果 通过办理某一具有典型意义的督查事项连带 解决一批同类问题 采取有效措施 扩大督查效果以推动面上的同类工作 对于督查过程中发现不落实的典型 要敢于批评 以避免类似事件的发生 5 促进各级党委和领导改进作风 督查从根本上说 是对各级领导工 作作风的监督检查 上级党委的决策 主要靠下级的党组织和领导去贯彻落 实 督查是从外部推动 促进这种落实 通过外因促进内因发挥作用 6 在督查中发挥好综合协调作用 三三 督督查查工工作作的的程程序序和和方方法法 1 程序 一是立项登记 接到领导要求立项督查的事项之后 立项日 期 领导批示意见 立项题目 主要核查内容等进行登记 二是转办 根据 立项事项内容 性质和领导的要求 按分工批转有关部门和单位办理 三是 催办 催办方法 电话催办 走出去请进来 直接催办 填发催办单等 四 是结办 督查事项查清后 应及时结办 结办时做到事实清楚 定性准确 处理适当 符合政策 五是立卷归档 2 方法 归口处理 突出重点难点 转办结合 组织协调工作组织协调工作 所谓协调 就是协调和调节 是通过协商和调节 沟通联系 调节关系 化 解矛盾 使一个整体 一个系统中的双方与多方关系达到和谐统一 步调一 致 有机配合 齐心协力去完成某项目标的方式和方法 一一 协协调调工工作作的的范范围围概概括括为为三三个个方方面面 1 横向协调 称为左右协调 包括协调好同级机关之间正常工作或 业务工作关系 协调好平级职能部门之间的关系 协调