0319XX集团协同办公平台招标文件

XXXX 集团协同办公平台 集团协同办公平台 OAOA 系统项目 系统项目 招标文件招标文件 日期 2016 年 3 月 目目 录录 第一部分第一部分 技术文档要求技术文档要求 3 3 一 项目建设要求 3 二 平台技术要求 4 三 协同办公平台 OA 系统功能模块要求 6 信息主页 6 工作流 7 工作协同 7 业务管理 8 公告新闻 8 公文管理 8 会议管理 9 知识文档管理 10 办公用品管理 10 日程计划 11 工作计划 考核 11 车辆管理 12 资产管理 13 人力资源管理 13 费用控制管理 14 即时通讯 14 邮件管理 14 论坛及投票管理 15 移动办公 15 业务系统接口 15 第二部分第二部分 投标方案要求投标方案要求 1616 4 第一部分第一部分 技术文档要求技术文档要求 一 一 项目建设要求项目建设要求 1 11 1 组织管理的需求组织管理的需求 作为一个集团化多层级组织 XX 集团在日常工作中牵涉到跨部门 跨地 区 跨组织层级的多单位 多业务部门之间实时工作联系 对信息系统的稳定 性 可靠性等应用要求较高 对各种工作任务的协同工作应用很频繁 需要有 一套功能强大的单一的稳定的高速的信息系统使用 从而加强集团内部各单位 和部门之间的联系 提升整个组织工作的行政效率 XX 集团的协同办公平台 建设要满足 XX 集团各单位 各部门全体人员进入系统的需要 形成全员的个 人办公处理桌面 集工作任务创建下达 任务接收分解 任务承办反馈 任务 集中监控统计为一体的组织管理和与此相关的数据采集和传递 业务审批和交 付 资源的协同和共享等组织业务构成的全员化协同工作平台 1 21 2 流程审批与管理提升的需求流程审批与管理提升的需求 包括各种工作流程 业务流程和办公管理流程的需要 支持对办公管理中 管理数据采集 日报表 月度任务完成情况 分类情况采集等 标准工作流 程管理 如接待管理工作规范 项目预算管理等等 可定量办公管理 项目 任务分配管理等大量需要进行审批的事项以及所有日常工作中需要进行数据采 集 统计 查询的管理事项 都可以通过灵活地设计与工作相关的表单来实现 5 对于未来不断增加的业务内容和管理流程变更的需要 系统也能够通过表 单管理员的设计和调整 不需要修改代码就可以方便地实现 同时 流程和表单所表达的制度和规范的合理性需不断提升 系统应提供 必要的分析和管理能力 能够进行各种表单的统计 查询及跟踪等 1 31 3 目标管理与绩效的需求目标管理与绩效的需求 依据组织年度战略方针目标 制定目标计划 每个人可以进行各自专项目 标和计划的制定 进行工作计划检查 领导各单位业绩完成情况并汇总 组织 内的考核部门根据计划执行情况 目标任务的反馈 可以组织制 修 订各单 位绩效指标及以下各岗位绩效指标 在负责收集分析各单位绩效管理的改进建 议 提交绩效管理报告 负责总结分析单位绩效完成情况 提出绩效改进建议 同时 目标和计划所表达的信息和反馈的及时性需求不断提升 系统应提 供必要的计划参照参考能力 能够进行组织各种计划的参照和总结反馈 绩效不仅是结果 以组织行为为轨迹 以组织角色为视角 就需要我们建 立组织行为绩效模型 预置应用的分析 形成决策依据的驾驶舱 二 二 平台技术平台技术要求要求 2 12 1 系统架构要求系统架构要求 1 采用应用主流的开发语言 JAVA 无须客户端程序的纯 B S 模式 6 2 支持 Linux 和 Windows 操作系统 3 支持 Oracle MS SQL SERVER MySQL Innodb Postgre SQL 等数据库 4 支持 Websphere Weblogic Tomcat 等中间件 5 移动端支持 IOS Android 系统 移动端必须为 APP 方式 6 数据安全性高 软件应用服务器与数据服务器可分离 7 具有数据备份与恢复的完善机制 确保数据安全 8 具备集团版架构 能够实现多个分公司独立应用功能 具备权限划分设置 2 22 2 安全性要求安全性要求 需按照 XX 集团信息安全三同步 同步规划 同步建设 同步运行 的要 求 对系统可能存在的系统安全威胁 安全管理目标 安全应用功能和安全管 理机制等内容 在系统规划设计 系统构建 后期运行各阶段中提出相应的规 划与构建方案 并提出落实措施和相应的安全管理工作机制 包括从规划到运 行阶段统一的管理制度 技术规范 运作 实施细则 工作流程和支撑手段 信息系统 主机安全 应用安全 部分的防护要求开发 实施综合办公系 统 在系统设计 开发 测试等各个环节中落实安全防护建设内容 2 32 3 可扩展性要求可扩展性要求 系统应具备功能模块 业务模块的扩展能力 能够满足由新增业务需求引 起的系统扩展要求 7 系统必须随着业务范围的不断扩展 能够通过提高服务器配置或增加服务 器等方法来提高系统的业务处理能力 满足业务范围扩展后的系统性能要求 系统设计满足整个集团的使用需求 后续可通过硬件平台扩展和相关中间 件的扩容等技术手段进行系统扩容 能够满足整个集团各级单位的应用需求 2 42 4 与其它应用整合的要求与其它应用整合的要求 信息系统的建设 需首先考虑的是对已有应用系统的综合利用 对于正在 建设和已经建设的 XX 集团的各种业务系统留有充分的数据交换的接口 设计 中应该重点考虑如何将这些相关业务系统融入 XX 集团协同办公平台 三 协同办公平台 三 协同办公平台 OAOA 系统功能模块要求 系统功能模块要求 信息信息主页主页 1 可以按照组织机构建立不同层级的门户 如集团门户 分公司门户 项目 管理门户 主题门户 如人资管理 资产管理 合同管理 个人门户等 集团门户集中发布集团最新的公告通知 行业动态新闻 集团规范制度 工作动态 人事任命 等动态信息 让所有员工都快速了解到集团动态 2 在各层级的门户 具有权限的用户 能够选择门户样式 布局并能够可视 化配置不同的门户模块和布局 门户需要支持层次结构 分级授权 以满 足集中部署的要求 3 通过元素的设置将系统内的协同工作 流程 计划 公文 HR 等信息都 通过信息门户的方式发布到信息门户中 每一个信息的元素可以对应到不 同的文档目录中 8 4 个人桌面 用户可以按照个人的工作习惯 自定义个人的业务系统模块 常用的应用系统的入口图标 个人门户的布局及皮肤 形成个性化的个人 工作台 5 系统应自动把员工日常工作内容推送到个人门户平台 进行汇总 跟踪 查询 包括有自动把上级或其他同事所提出的申请请求推送到办公桌面上 有最新的知识提醒阅读 外部的门户信息 每天安排的计划日程 所需查 看的邮件等等 工作流工作流 1 任意使用者可以发起建立工作流程 2 流程环节在处理时可以根据需要进行更多改变 增加 减少节点 提供支 持退回任意上一节点 流程转发 节点汇合签署意见等功能 3 流程意见支持流程环节内所有人员的回复 消息直连 震荡回复和流程处 理即时讨论 留档 同时触发提醒 4 提供流程监督 管理功能 流程中各节点处理状态和收阅情况一目了然 5 可提供流程与其他流程之间的关联 6 系统提供高效的电子表格工作流程审批机制 同时支持表格制作及流程绑 定维护简单 灵活 支持辅助表格编辑软件的集成应用 7 支持提供流程内容的在线编辑 修改 并支持上传附件 以及关联其他的 流程 9 工作协同工作协同 1 在日常工作中 对于一些临时性 没有固定流程的工作和任务 通过内部 协同功能临时建立一个工作处理流程 通过临时设置工作流程步骤 选择 相关处理人去办理 根据协同业务需要 设定具体流程 使各种协同事宜 在系统中流转完成 真正实现无纸办公 2 协同工作流程既能够在同一单位内进行 也能够在上下级单位之间进行 各事项能够按需进行文件表单的定制 流程的定制 定制简单灵活 易于 使用 易于修改 协同工作支持简捷的文字编辑 信息流转 回复 意见 加载 以及附件加载 业务管理业务管理 1 可以由使用者定义业务的单据 卡片功能 单据的权限控制到数据字段 2 可以搭建业务工作流程 3 支持业务数据的统计查询 4 能够支持业务模块的菜单生成 无需进行代码开发 5 自动生成业务展示桌面型 实现业务的信息展示 统计图表和图形展现 公告新闻公告新闻 1 相当于日常办公中的公告板 提供发布各种信息的功能 如各种通知 通 告 新闻等信息 2 按照发布的内容自行设置不同栏目 员工按职责分别赋予查看 发布和管 理的权限 10 公文管理公文管理 1 公文管理需遵循规范的公文管理规范 实现发文 收文 审批 批办 传 阅 公文归档一体化 并针对电子公文特点 提供相应的电子用印 加密 控制 流程控制 权限控制和备份等应用 2 支持系统控制 安全传输 并实现电子印章紧密相连 3 在整个公文流转过程中 各个环节可以进行相应提醒 督办 4 收文管理 实现来文登记 拟办 批办 传阅 承办 协办 分发 归档 等环节的处理 提供 B S 方式的附件上传功能 支持同时上传多个附件 可以对收文全过程进行查询 跟踪 催办与控制 自动对相关节点业务处 理人员进行提醒 催办 流程结束后的收文根据类型自动归档 5 发文管理 实现发文拟稿 审核 会签 签发 套红 分发 归档等功能 提供 B S 方式的在线文档起草 编辑 保存功能 能够支持 Word Wps 等 常见文档格式的嵌入整合 提供 B S 方式的附件上传功能 支持同时上传 多个附件 可以进行模板红头套用 打印文件和稿纸等功能 公文正文修 改保留痕迹 可以对发文全过程进行查询 跟踪 催办与控制 自动对相 关节点业务处理人员进行提醒 催办 流程结束后的发文自动归档 6 发文管理能够涵盖集团目前运行的发文 会议纪要 签报 便函等不同类 型文种的处理 能方便的自定义各文种流转所需要的不同流程和模板 7 公文交换 实现公文无缝交换 实现本部下发文件到下属单位的功能 支 持文件签收记录 接收文件单位可直接转办为收文处理 实现下属单位向 本部报送文件功能 支持文件签收记录 接收文件单位可直接转办为收文 11 处理 8 公文查询 能够根据按照公文文种 文号 名称 密级 创建人 创建日 期 办理部门 办理人 办理时间等条件进行多维度收发公文的检索和展 示 能够进行全文检索 可检索公文的表单 正文 附件信息 会议管理会议管理 1 建立会议管理功能模块 对本部和各下属单位分层级的会议业务进行管理 减轻办会负担 提高办会效率 2 对会议室资源进行维护和管理 包括会议室地点 时间 会议状态等信息 的设置 会议申请者受控选择会议举办的地点 进行图形化显示会议资源 3 系统消息 邮件 短信等形式通知参会人员 并对参会人员对通知信息的 查看 反馈进行跟踪 知识文档管理知识文档管理 1 知识文档管理机模块实现文档在中心范围内的共享和传递 层次化 管 理各种文档 将各种文档分门别类进行层次化的目录管理 以及使用关键 字或全文搜索 方便员工检索和查阅文档 实现对文档处理周期的管理 包括文档的撰写 审阅 批准 发布 存档等各个环节 2 建立统一的知识文档库 提供知识全生命周期管理 包括知识及流程信息 收集整理 知识分类 知识热点 知识发布 知识积分等 3 知识文档来源包括用户主动提交 专题征集 业务处理过程中的流程信息 12 会议材料 规章制度 经验总结 项目文档 4 知识管理需要提供丰富的在线查询功能 包括按目录索引查询 按类型查 询 按关键字查询 全文搜索等 5 主要包括如下功能 文档维护 为新文档创建主分类 类和子分类 创建 新文档类型格式 使用主分类 类 子分类和文档类型格式创建新文档 文档 首页按分类 类型进行分组显示 文档版本控制 选择和删除 存档 起草所 有文档 移动文档 文档归档档案 文档预览 文档打印 文档进行权限 设计 办公用品管理办公用品管理 1 建立用品管理功能模块 实现对公司本部和各下属单位办公用品需求计划 上报 计划汇总 领用申请 发放 库存情况进行管理 2 提供需求计划上报审批流程 办公用品使用部门在系统内填报需求计划并 审核 办公室对各部门审核过的需求计划进行汇总 经批准后提交采购部 门进行采购 3 提供办公用品领用审批流程 领用部门填报领用申请并审核 办公室根据 申请进行发放处理 对发放情况进行记录 支持根据需求计划自动创建领 用申请 4 提供多种维度的查询统计功能 能汇总统计单位 部门的办公用品费用发 生情况 提供相应报表打印功能 13 日程计划日程计划 1 建立日程计划功能模块 实现公司领导日程 本部部门领导日程 下属单 位领导日程和个人日程等不同类型的日程管理功能 用户可以将自己的日 程安排公开给指定人员查看 方便其他人了解当天的日程以便进行相关的 工作安排 支持日程公开范围的设置 2 建立周领导日程汇总模板 具备生成 打印周领导日程的功能 便于领导 查询使用 直接生成符合使用需求的领导日程单 减少手工编辑工作量 3 提供日程短信或即时消息提醒功能 支持提醒规则设置 如日程提醒可关 闭 可设定重复提醒 可设定提醒日期 时间等 4 提供部门负责人周工作计划 月工作计划主送 抄送等上报功能 向公司 领导 分管领导报送各部门主要负责人的工作预安排情况 工作计划 考核工作计划 考核 1 工作计划 考核 计划安排实现对日常工作计划的安排 下达 负责人员 的指定 同时支持进行计划的再分解操作 实现工作由上到下 由总到分的 统一安排管理 各部门管理者 各人员可对工作计划向其管理者报备 管理 者可对报备的计划做调整 并跟踪 各级管理者在计划的时间段完结后做考 核并评分 2 工作计划和工作考核 公司各级领导对已经安排的工作任务可以跟踪检查 对于提交完成的工作申请进行核准操作 实现对于工作任务时间进度 工时 进度 任务进度的多种跟踪检查 有方便的穿透查询功能 可以使管理者对 于任务进展情况进行直接 准确的监控管理 对审批者能支持在线修改 并 14 能支持显示修改痕迹 3 任务分配 部门经理 副总经理 总经理可对下属做任务分配 能对任务 做出相关规定 并能跟踪提醒任务执行人 4 费用管理 通过与费用报销模块的连接 方便管理者对于相关工作任务的 费用投入情况进行直接管理 5 工作日志 本模块用于员工记录每天的工作内容情况 采用表格的形式记 录 在每个月底提交到部门经理审核查阅 作为评分和考核的依据 车辆管理车辆管理 车辆档案 单位内部车辆建立相应的车辆档案 详细记录购买情况 车辆情况 使用部门 保险公司名称 联系电话 定点维修地点及联系电话 用车管理 对于出车情况建立申请 审批 登记的流程化管理制度 对车辆使 用进行合理安排 可以有效提高车辆的利用率 补贴管理 对车辆油费补贴情况进行登记管理 使管理者对于补贴费用情况一 目了然 维修管理 对于车辆维修的情况进行登记管理 便于对于车辆维护情况的了解 同时对于维修费用情况可以做到清晰 准确 资产管理资产管理 资产管理由资产档案管理 使用归还管理 查询统计等功能模块组成 可以使 管理者随时对单位内部资产分布情况 使用情况做到一目了然 同时 通过资 产领用责任到部门到人 可以明确使用责任部门或人 有效杜绝资产流失 15 人力资源管理人力资源管理 1 组织管理 主要实现组织结构及其变更的管理 对职位信息及职位间工作 关系的管理 支持生成机构编制表 组织结构树等 2 人事信息管理 主要实现对员工从试用 转正直至解聘或退休整个过程中 各类信息的管理 人员信息的变动管理 提供多种形式 多种角度的查询 统计分析手段 3 招聘管理 实现从计划招聘岗位 发布招聘信息 采集应聘者简历 按岗 位任职资格遴选人员 管理面试结果到通知试用的全过程管理 4 劳动合同 提供对员工劳动合同的签订 变更 解除 续订 劳动争议 经济补偿的管理 可根据需要设定试用期 合同到期的自动提示 5 培训管理 根据岗位设置及绩效考核结果 确定必要的培训需求 对培训 的目标 课程内容 授课教师 时间 地点 设备 预算等进行管理 对 培训人员 培训结果 培训费用进行管理 6 考勤管理 各种假期的设置 班别的设置 相关考勤项目的设置 以及调 班 加班 公出 请假的管理 迟到早退的统计 出勤情况的统计等 7 绩效管理 通过绩效考核可以评价人员配置和培训的效果 对员工进行奖 惩激励 为人事决策提供依据 根据不同职位在知识 技能 能力 业绩 等方面的要求 系统提供多种考核方法 标准 允许自由设置考核项目 对员工的特征 行为 工作结果等进行定性和定量的考评 8 工资管理 工资管理系统直接集成考勤 绩效考核等数据 主要提供工资 核算 工资发放 经费计提 统计分析等功能 支持工资的多次或分次发 16 放 支持代扣税或代缴税 工资发放支持银行代发 提供代发数据的输出 功能 同时也支持现金发放 提供分钱清单功能 费用控制管理费用控制管理 1 建立清晰的费用网络报销流程 让报销制度落地执行 高效运转 2 费用的预算和控制要简单 快捷 可执行 可追溯 3 费用报销既要提高报销人员满意度 也要满足审批人员的可控度 4 费用报销要能分析 能优化 持续有效控制组织的运营成本 5 审批通过的报销单据自动生成财务凭证 在降低财务人员工作量的同时 避 免人为因素导致的财务和业务数据不一致的情况 即时通讯即时通讯 1 具有即时沟通功能模块 可实现点对点的即时沟通 实现建立多人群组会 议 可上传附件 断点续传 聊天记录查询 2 即时通讯的组织架构和人员需要与协同平台组织架构和人员完全一致 邮件管理邮件管理 通过内部邮件功能 实现内部员工通过邮件进行日常工作交流 同时具备 的 POP 邮件管理功能 可以实现对外部邮箱的管理 论坛及投票管理论坛及投票管理 系统管理员可设置论坛模块名称 管理员等 凡是公司员工均可在论坛 中发言 凡是需要公司员工进行投票的内容放在此模块内 供公司员工进行投票 17 并能自动统计投标结果 移动办公移动办公 1 系统平台应具备独立的客户端应用特性 应充分尊重手持终端的硬件特性 2 需具备会议管理 微信整合 公文管理功能 3 支持 LBS 位置定位 手机签到 考勤打开 员工查看签到轨迹 领导可 查看授权范围内的员工考勤情况 4 具备来电识别功能和智能保存提示功能 业务系统接口业务系统接口 系统需具备完善的接口预留功能 如用友财务系统 ERP 等 可实现从 企业现有各类业务系统中提取相应数据提供支持 可在最大程度发挥通过 办公网进行信息传递及共享的作用 第二部分第二部分 投标方案要求投标方案要求 技术方案要求 技术方案要求 5050 分 分 分值分值 安全配置安全配置 1 多层组织架构 支持多组织应用 体现系统管理员 单位管理员和 审计管理员三员分离和权限设置 2 系统管理员可建立多个虚拟单位应用 各单位可独立应用 互不影 响 包括公告权限 文档权限 流程权限 表单权限 3 可按组织单元层级建立门户 如市本级门户 直属单位门户 个人 门户 具有权限的用户 可配置不同的门户内容和展现方式 18 定制化门户定制化门户 1 门户展示 可分别建立集团空间 分子公司空间 领导空间 部门 空间 个人空间 可按需配置通知公告 制度 文档 台历 天气情况 等资讯类信息 日程模块 实现时间 任务的消息提醒 2 外网集成 可将公司新闻 公告 信息资讯推送到公司外部网站 实现新闻推送外部网站 3 单点登入 可通过一套用户名和密码进入协同办公平台 链接进入其 他业务系统应用 4 RSS 订阅 可将关注的其他网站新闻资讯推送到个人空间 移动办公移动办公 1 移动门户 查看新闻公司公告 个人日程时间安排 定制自己的门户 内容 2 移动审批 分类待办业务 自动适应协同正文 处理协同事项 接 收 查看离线文档 3 移动工作 移动端的全景公文 更直观的事件会议 4 移动团队 指定分派任务 回收阶段成果 关注办理进度 5 移动组件 发起移动表单 移动设备签批 听取语音汇报 现场照 片送审 6 微 信推送 推送到微协同审批 协同管理协同管理 1 系统可以通过授权设置表单管理员 表单管理员可以通过 infopath 等自定义表单格式 导入系统并配置表单流程和节点权限 表单单元格 支持文本 枚举等 组织机构和人员类型单元格可以自动匹配 单元格 上传图片和文档 表单流程支持多视图 能够根据条件进行分支 能够 关联其它文档和流程 表单支持自定义统计查询和图形化报表 2 流程可以按照设定条件 如岗位 角色 金额 数量 流程自动识 别并选择处理路径 如当前流程处理节点为多人审批 所有分支审批完 成后 流程自动到达一下个节点进行审批 审批处理人在审批节点环节 可自由进行加签和减签审批人员 当前会签 指定回退 撤销流程 终 止流程 上传附件 意见隐藏 工作任务工作任务 1 任选人员发起工作安排 一人或多人 可以添加正文 附加和关 联流程 可跟踪查看各流程节点处理状态 已处理 未查看 已查看未 处理 暂存待办 可查看各节点处理时间 收到时间 处理时间 即时消息提醒 查看回复意见 本流程参与人员可进行相互意见回复和 讨论 2 具备权限的人可分析流程处理效率 流程执行频率 公文管理公文管理 1 公文应用 1 模拟现有纸质公文流程 实现无缝电子化应用 2 套红及文号严格按照公文规范执行 3 实现收发签 分类 编号 处理 流转 交换 归档 调阅等的完整安全过程 4 支持电子签名 签章 全文手写批注 2 公文流程 1 可涵盖收文 发文 签报 转发 交换的全部过程 2 可实现客户对各类公文流转要求 3 可进行发文添加二维码和收文 通过扫描二维码自动填写收文单信息 综合办公综合办公 1 可支持实现车辆管理 办公用品管理 2 可支持办公设备管理 图书资料管理 19 会议管理会议管理 1 会议安排 会议室选择可通过会议看板 每 15 分钟自动筛选 以 短信 协同方式告知参会人员 支持公文 协同转会议 2 会议资源 图形化会议室 预定 预定撤销 会议室登记 使用统 计 知识社区知识社区 1 数据存储 结构定义 文档中心 知识归档 2 知识平台 共享传递 积累信息 转化知识 3 学习园地 知识热点 积分激励 贡献经验 4 RSS 订阅 信息接口 最新资讯 触手可及 文化建设文化建设 1 新闻公告 通知调查 公司资讯 实时共享 2 内部论坛 交流平台 客户内部分享平台 员工互动 人文关怀 3 企业文化 传达建设 公司内部 宣贯落实 报表分析报表分析 1 支持统计图表 动态图表 2 抓取系统数据 进行报表应用设置 3 形成系统的报表分析 可配合 HR 管理抽取汇总其它业务系统考勤 与绩效数据通过固定运算规则自动实现员工薪酬组建数据 业务应用业务应用 1 可支持按客户需求自由搭建管理模块 2 可实现轻量级的业务管理 3 可实现模块管理的闭环管理 4 可配合其它业务模块进行底表信息构建与导入 如考勤数据支持导 入底表方式 HRHR 管理管理 提供了从员工配置与需求到面试 配合协同管理及短信功能可实现对面 试人员的等级分类及管理人员针对不同类别人员进行预警提醒 入职 通过入职审批流程确定员工基本档案信息及工资基准 转正 异动 通过异动审批实现系统自动更新员工岗位等相关信息 离职 通过 员工离职后实现系统自动停用该员工 OA 账号 等全过程人事与劳动关 系管理 日常考勤管理以及人力资源的培训开发 绩效考核 薪资福利 等全方位的管理 考勤集成插考勤集成插 件件 提供了员工上下班打卡考勤数据与 OA 系统的对接 具体对接工作数及 工作量按实际考勤系统定制 项目管理项目管理 1 项目立项 根据项目基本信息 编制项目立项单 填写完整项目情 况表 2 项目进度 根据项目进度计划及跟踪 查看每个项目的进度情况 3 开发成本 根据项目的各项开发工作统计出项目多维度的开发成本 4 营销成本 根据项目的各项营销成本统计出项目多维度的营销成本 合同管理