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1 论我国会计电算化的问题现状与解决措施 摘要 我国的会计电算化工作起步较晚 从 20 世纪 70 年代末才开始 经历了尝试阶段 自 发发展阶段和有组织 有计划地稳步发展阶段 到目前的管理型会计软件发展阶段 在这 20 多年 的发展过程中 已取得了长足的进步 商品化 通用化的财务软件得到了广泛的应用 许多会计软 件的开发已经走向专业化 商品化 社会化的轨道 但由于财务工作本身的特点 以及网络的迅速 发展 电子商务的迅速兴起等等 一些先进的 现代化的事物的不断出现 对会计电算化系统提出 了更高的要求 使建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓 由于会计电算化是一 项系统工程 在发展过程中有许多工作要做 有许多问题要及时解决 否则将严重阻碍我国会计电 算化向更深层次的发展 我国的会计电算化事业已有了一定的基础 取得了可喜的成绩 但由于种种 原因还存在一定的问题 制约着其发展 本文分析了这些原因 并提出了一些针对措施 关键词 电算化中存在的问题 主要措施 转账凭证 信息资源 2 目 录 一 首先 人们对电算化的认识不到位 1 一 会计信息的完整性和可用性还不够完善 1 1 会计电算化未能站在企业管理信息化的高度进行研究 1 2 会计信息系统与企业管理信息系统未能有机结合 1 3 会计信息系统仍然是个封闭式的系统 1 二 会计信息的保密性和安全性较差 1 三 会计人员计算机操作业务素质较低 2 二 会计软件的局限性限制了我国电算化事业的发展 2 三 会计电算化不能实现信息资源的完全共享 2 四 会计电算化工作人员的业务水平有待提高 2 一 要解决人们思想认识问题 3 二 要重视会计电算化理论的研究 3 三 要做好管理基础工作 尤其是会计基础工作 4 四 要提高会计人员计算机操作业务素质 4 五 要加强会计信息系统的安全性 保密性 5 六 要做好电算化会计档案管理工作 5 参考文献 7 2011 级成教 1 班 李小林 论我国会计电算化的问题现状与解决措施 第 1 页 共 9 页1 引言 经过近 20 年的发展历程 我国的会计电算化事业已经取得了长足的发展 随着我国社会经济的 发展和科技进步 越来越多企业已经认识到会计电算化的重要性 会计电算化的企业覆盖面和升级率 在急速扩大 而另一方面随着会计电算化的普及 会计电算化软件在安全 稳定前提下 软件功能也 在不断扩大 可以说 在经济贸易全球化的今天 会计电算化已成为当前会计工作的主要工具 是提 高工作效率 运用计算机技术代替手工记帐的基本方式 会计电算化推动了企业财会管理手段的现 代化 加强了以财务为中心的企业管理 促进了企业管理的各方面工作 但是 我国会计电算化事业的发展中也存在着一些问题 严重阻碍了我国会计电算化向更深层次 发展 主要表现在以下几个方面 一 首先一 首先 人们对电算化的认识不到位 人们对电算化的认识不到位 在电算化起步比较晚的中国 人们的观念还没有充分认识到电算化的意义及重要性 特别是在 未实施会计电算化的中小型企业 不实行会计电算化的主要原因不单纯是经费短缺 更主要的是企业 领导缺乏对会计电算化的正确认识 一 会计信息的完整性和可用性还不够完善 1 会计电算化未能站在企业管理信息化的高度进行研究 因过分注意软件的会计核算功能 而轻视了财务管理和控制 决策功能 会计软件相对于传统的思维方式 模拟手工核算方法 缺少 管理功能 财务系统大多以记账凭证输入开始 经过计算机处理 完成记账 算账 报账等工作 并局限在财务部门内部 目前流通的会计核算软件大多功能在提高财务信息系统的范畴 只能完成 事后记账 算账 报账以及提供初级管理功能 不具有事前预测 事中控制 事后分析决策等管理 会计功能 近年来虽然倡导发展管理型会计软件 但由于各种原因 一般只从财务管理的要求出发 未能达到较为理想的效果 2 会计信息系统与企业管理信息系统未能有机结合 会计信息系统不仅与生产 设备 采购 销售 库存 运输 人事等子系统脱节 而且会计软件内部各子系统也只以转账凭证的方式联系 从而造成数据在内外子系统之间不能共享 信息不能通畅 既影响财务管理功能的发挥 又不能满 足企业对现代化管理的需要 在综合的企业管理信息系统中会计子系统应该从其他业务子系统获取 诸如成本 折旧 销售 工资等原始数据 提高数据采集效率和管理能力各业务子系统也应从财务 子系统取得支持 但由于各自独立发展 互相之间不能实现数据共享 往往一个子系统的打印输出 成了另一个子系统的键盘输入 许多商品化会计软件在开发时 没有统一规划 而是采用单项开发 再通过 转账凭证 的方式传递各种数据 未能形成一个有机的整体 各个核算模块是彼此孤立的 孤岛 3 会计信息系统仍然是个封闭式的系统 会计系统的开放性除了体现在企业内部各子系统之 间的信息共享之外 更体现在会计向外界披露信息的内容和发布方式上 但目前会计信息系统既不 能通过 Internet 网络向股东发布财务报表等综合信息和明细信息 也不能通过网络直接向税务 财政 审计 银行等综合管理部门提供信息 更不能有选择地披露相关的人事 技术 设备以及股 东所关心的其他信息 此外 普遍存在支持跨网集团的多方业务 使财务信息资源的价值得不到充 分利用 二 会计信息的保密性和安全性较差 会计电算化是建立在计算机网络技术和安全技术等信息技术基础之上的 会计信息是以足够的 安全技术为保障 以一定的计算机硬件支撑 在相应的软件管理下在网络中流通 存储和处理 并 最终以人们需要的形式变现出来 随着计算机应用的扩大 利用计算机进行贪污 舞弊 诈骗等犯 罪现象屡见不鲜 在会计电算化环境下 会计信息以各种数据文件的形式记录在磁性存储介质上 这些存储介质上的信息机器可读形式存在的 因此很容易被复制 删除 篡改 而不留下任何痕迹 2011 级成教 1 班 李小林 论我国会计电算化的问题现状与解决措施 第 2 页 共 9 页2 数据库技术的高度集中 未经授权的人员可以通过计算机和网络浏览全部数据文件 复制 伪造 销毁企业重要的财务数据 可见会计电算化犯罪是 一种高科技 新技术下的新型犯罪 具有很大的隐蔽性和危害性 使会计信息安全风险大大增 加 三 会计人员计算机操作业务素质较低 目前 不少单位的电算化人员是由过去的会计 出纳等经过短期培训而来 他们在使用微机处 理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外 对微机的软硬件知识了解甚少 一旦微机 出现故障或与平常见到的界面不同时 就束手无策 即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训 但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢 而且在上机时经常出现误操作 一旦出错 可 能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流 使系统数据丢失 严重的导致系统崩溃 这种低素质 的会计人员是不能胜任会计电算化工作的 二 会计软件的局限性限制了我国电算化事业的发展 二 会计软件的局限性限制了我国电算化事业的发展 首先 多数会计电算化软件偏核算轻管理 会计电算化将财会人员从繁重的算账 报账工作中 解脱出来 并且可以把主要的精力放在加强财务管理方面 但我国大部分单位只重视报账 忽视管理 使 用会计软件的总账 工资 固定资产 报表等核算内容较多 至使会计软件开发商提供的具备管理 型功能的成本核算 预算 分析等模块 内容设计过于简单 功能有够不全面 限制了电算化的管理 功能 其次 目前市场上的会计软件其通用性普遍较差 大部分会计电算化软件系统初始化工作量较 大 系统体积庞大 企业难以针对自己的需要选择完全适合的功能 为了解决这一问题 有可能会从不 同软件公司选择合适的模块 而不同的公司生产的会计软件又不能做到无缝对接 无法进行数据交换 信息共享和控制管理 更不能与企业内其它管理子系统 如人事系统集成融为一体 很难形成整个企 业管理信息系统 再次 数据的安全性和保密性没有保障 对于企业来说 财务数据是企业的秘密 关系着企业的 生存与发展 而有些软件所谓的加密 只是对软件本身的加密 目的是为了防止盗版 不能真正做到 会计数据的安全保密 系统一旦出现问题 如病毒 或者其他意外情况 很难保证不会泄漏 三 会计电算化不能实现信息资源的完全共享 三 会计电算化不能实现信息资源的完全共享 我国目前电算化仅限于会计系统 而在企业内部 会计信息与其他部门的信息是紧密相关的 如 人事信息涉及到会计上的工资核算 业务部门的信息涉及到会计上的销售和购进的核算 凡此种种 各部门的信息发生变化随时都会引起会计核算数据的变化 而我国的会计软件极少有能 真正 做 到 事件驱动 系统的 往往是各部门用不同的软件进行各自的管理活动 不能实现数据的及时更新 和共享 这不仅是人力和财力上的浪费 更严重的是它增加了数据的差错率 降低了会计信息利用的 实效性 影响了会计电算化的发展 四 四 会计会计电算化电算化工作人员工作人员的业务水平有待提高 的业务水平有待提高 电算化不仅要求工作人员熟练掌握会计专业知识 而且要具有相当水平的计算机专业技能 如软 硬件维护 但目前大多数的企业会计人才青黄不接 熟练操作会计核算的老一代的会计人员不精通 计算机 新的财会人员没有足够的实践经验应对日益复杂的账务处理 即使通过会计电算化资格考试 也只是掌握应对考试的小部分内容 一旦遇到超范围的问题 还是束手无策 只能与软件维护人员共 同解决 而维护人员又基本是只懂计算机 不懂财务 双方不能很好地配合 这也成了制约电算化发展 的原因之一 推进我国会计电算化向更高水准和更深层次发展应采取以下主要举措 2011 级成教 1 班 李小林 论我国会计电算化的问题现状与解决措施 第 3 页 共 9 页3 一 要解决人们思想认识问题 我国电算化事业起步较晚 人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性 多数单位 电算化都是应用于代替手工核算 仅仅是从减轻会计人员负担 提高核算效率方面入手 根本未认 识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性 使现有会计提供的信息不能及时 有效地为企业决 策及管理服务 同时 在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够 更不用说建立企业内部局域网 以及注册自己的网站 根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率 这种认识对会计电算化的 发展十分不利 会计电算化 是电子计算机在会计工作中应用的简称 就是把以电子计算机为代表的现代化数 据处理工具和以信息论 系统论 控制论 数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核 算和财务管理工作中 以提高财会管理水平和经济效益 进而实现会计工作的现代化 我们必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式 数据储存形式 数据处理程序和方法 扩大了会计数据领域 提高了会计信息质量 而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术 因而 推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善 促进了会计管理制度的改革 是整个会计理论研究 与会计实务的一次根本性变革 从表面上来看 会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算 工作中 减轻会计人员的劳动强度 提高会计核算的速度和精度 以计算机替代人工记帐 而实际 上 会计电算化决不仅仅是核算工 具和核算方法的改进 而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变 促进会计人员素质和 知识结构 会计工作效率和质量的全面提高 节省会计人员的时间和精力 转变会计工作职能 推 动会计理论和会计技术的进步 提高整个会计工作水平 大幅度增加企业的经济效益 使会计理论 和实务的方方面面都将发生前所未有的深刻变化 比如具有数据集中存放和管理特征的 电算化会 计 采用先进的数据库及数据仓库技术 实现了数据分类集中存放 完全取消了各种会计明细分 类帐和对帐操作 各种报表数据均能通过数据共享及时而准确地取得 二 要重视会计电算化理论的研究 理论是行动的先导 会计电算化事业的发展依赖于电算化会计理论的发展 电算化会计理论研 究的滞后 会制约会计电算化软件的成熟与发展 因此 电算化会计理论是指导 推动会计电算化 在新的基础上不断完善和发展的实践指南 从一定意义上讲 电算化会计产生和发展的过程 也是突破传统会计观念 对现行会计理论 和方法提出新问题 新课题 以及研究和确立新的理论和方法的过程 如电算化会计在系统设计 工作组织 信息处理及帐务处理程序等方式和方法上的改变 本身就是对现行会计理论和方法的突 破和完善 虽然从短期看 这些影响只是渐进性的 但从长期看 随着电子技术的飞速发展和电算 化信息系统的普及应用 新的问题和新的课题将不断出现 如 信息处理网络建立后 企业将如何 做到既及时合法提供会计信息 又能有效保护商业秘密 两个会计子系统实现结合后 如何改进现 有财务报告 信息经济将对现行会计理论和方法产生什么影响等 对新课题进行深入研究 必将形 成新的会计理论和方法 而新的会计理论和方法的确立 又将使电算化会计在新的基础上获得进一 步完善和发展 传统的会计电算化理论主要研究如何用计算机实现手工系统的工作 而没有对系统 提出更高的具有其自身特点的要求 这是远远不够的 电算化会计理论即研究实现电算化后的会计 信息系统组织 会计核算的程序和管理制度 会计核算的方法 以及用计算机作为主要的核算工具 后对会计理论 会计制度的影响和会计工作的新特点 电算化会计理论的研究确定了电算化会计信 息系统的基本功能体系 运作规范及特点 审计接口 会计档案等基本要求 它一方面符合手工会 计的基本要求 同时又具有自身的独有的特点 电算化会计理论的基本问题研究透彻了 会计软件 的研制就有了明确的方向和目标 才能更符合会计 审计工作的实际要求 会计电算化软件才能更 好地服务于会计工作 才能使会计工作在实现电算化后更加规范 效率更高 安全性更强 才能更 好地为管理决策服务 以实现会计电算化的效益原则 2011 级成教 1 班 李小林 论我国会计电算化的问题现状与解决措施 第 4 页 共 9 页4 当前随着计算机网络技术的大规模应用和发展 以及会计核算业务量的增大 业务种类的繁多 对会计信息资料的分析与研究的深入 计算机单机处理的方式难以完成现有会计核算工作 同时 网络技术的迅速发展及应用领域的不断拓宽 也使会计电算化系统出现许多新的特征 这些既推动 现有会计信息系统的发展 同时也对现有的会计电算化系统的发展产生障碍 为此就提出了一个挑 战性的课题 即会计电算化系统必然向网络化的方向发展 这就要求我们必须加强电算化会计理论 的研究 建立较完备的电算化会计理论体系 以适应会计电算化迅速发展的需要 三 要做好管理基础工作 尤其是会计基础工作 管理基础主要指有一套比较全面 规范的管理制度和方法 以及较完整的规范化的数据 会计 基础工作主要指会计制度是否健全 核算规程是否规范 基础数据是否准确 完整等 这是搞好电 算化工作的重要保证 因为计算机处理会计业务 必须是事先设置好的处理方法 因而要求会计数 据输入 业务处理及有关制度都必须规范化 标准化 才能使电算化会计信息系统顺利进行 没有 很好的基础工作 电算化会计信息系统无法处理无规律 不规范的会计数据 电算化工作的开展将 遇到重重困难 电算化会计虽然以计算机为计算工具 但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合 计算机对数据 信息 的处理是通过程序来进行的 系统内部控制方式均要求程序化 比如 对操 作权限的限制有密码程序 验证借贷金额是否平衡有校验程序等 同时 由于数据处理的人机结合 和系统内部控制方式程序化 使得系统控制复杂化 其控制点由手工会计对人的控制转到对人和机 器两方面的控制 控制的内容涉及人员分工 职能分离和计算机软 硬件的维护 以及会计信息和 会计档案的保存和保管 网络环境下 会计电算化系统要求原始会计数据标准化和规范化 所有录入到电脑里面的会计 信息必须代码化 以便于电脑集中处理 同时 所使用的代码必须与财政部规定相符 与网络环境 对会计数据的传输要求相一致 从而更好地发挥网络的优势 管理人员的现代化管理意识 在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期 近期发展规划和计划并认真组织实施 重新调整会计及整个企业的机构设置 岗位分工 建立一系 列现代企业管理制度 提高企业管理要求 还要修改扩建机房 选购 安装 调试设备 自行开发 或购买会计软件 培训会计电算化人员 进行系统的试运行等等工作 以上所列的各项工作必须做 好 否则电算化会计系统将不能正常工作 有损于会计电算化的整体效益并使其不能深入持久地开 展下去 会计和企业管理现代化将无法实现 四 要提高会计人员计算机操作业务素质 目前 不少单位的电算化人员是由过去的会计 出纳等经过短期培训而来 他们在使用微机处 理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外 对微机的软硬件知识了解甚少 一旦微机 出现故障或与平常见到的界面不同时 就束手无策 即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训 但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢 而且在上机时经常出现误操作 一旦出错 可 能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流 使系统数据丢失 严重的导致系统崩溃 这种低素质 的会计人员是不能胜任会计电算化工作的 会计电算化 给会计工作增添了新内容 从各方面要求会计人员提高自身素质 更新知识结构 一方面为了参与企业管理 要更多地学习经营管理知识 另一方面还必须掌握电子计算机的有关知 识 好的会计基础工作和规范的业务处理程序 是实现会计电算化的前提条件 所以会计电算化也 要求促进会计工作的规范化 会计电算化促进会计工作职能的转变 引起会计人员知识结构的变化和会计人员素质的提高 电算化会计使会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低 会计人员有更多的时间参与企业经 营管理 促进会计工作职能发生转变 从而 引起会计人员知识结构的变化和素质的提高 电算化 会计下的人员除会计专业人员外 还有计算机专业人员 一步发展的需要 形成复合型人才 2011 级成教 1 班 李小林 论我国会计电算化的问题现状与解决措施 第 5 页 共 9 页5 要提高会计人员计算机业务素质 必须大力加强人才培训的力度 企业应立足于国际水准 培 养或聘用一批高级技术人才 他们能够掌握国际先进技术 精通信息技术 熟练应用会计电算化 推动企业电算化事业由 核算型 向 管理型 智能型 转变 各基层单位应积极支持及组织 会计人员学习和提高会计电算化知识 维护软件正常运行 掌握计算机先进技术 培养复合型人才 为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件 另外培养复合型人才 可以在大专院校开设会计 电算化专业或在财会专业中增设计算机编程 维护等课程 可以让财会 人员进修计算机课程 还可以让计算机人员 在岗人员实习并进修财会知识 同时 要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划 要注重实效 不搞一刀切 会计电 算化考试 培训应遵循自愿原则 只有准备实行会计电算化的单位 才要求其会计人员培训 其会 计人员必须取得会计电算化合格证 财政部门在进行帐务审批的同时审查其会计人员的资格 这样 可以做到学以致用 学习目的性强 效果好 对暂时或一段时间内不准备实行会计电算化的单位 其会计人员的培训则可以暂缓 避免人力 物力的浪费 培训的内容要切合实际工作需要 学了就 能用得上 对会计人员 系统维护 人员 系统管理人员 应按不同内容 不同要求进行培训 对系统维护人员 应尽量聘用社会 上的计算机专业人员 毕竟 计算机系统维护是一项专业性很强的工作 对这些计算机专业人员只 要简单的会计培训 就可以收到良好的效果 五 要加强会计信息系统的安全性 保密性五 要加强会计信息系统的安全性 保密性 财务上的数据往往是企业的绝对秘密 在很大程度上关系着企业的生存与发展 但当前几乎所 有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋 却没有几家软件公司认真研究过数据 的保密问题 数据保密性 安全性差 一 为了对付日益猖獗的计算机犯罪 国家应制定并实施计算机安全法律 在全社会加强对计算 机安全的宏观控制 政府主管部门还应进一步完善会计制度 对危害计算机安全的行为进行制裁 为计算机信息系统提供一个良好的社会环境 二 对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽 以防止电磁辐射和干扰 制定计算机机房管理规 定 制定机房防火 防水 防盗 防鼠的措施 以及突发事件的应急对策等 三 必要的内部控制 在电脑网络环境下 某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为 都可能造成会计信息的不安全性 因此建立内部控制制度是必要的 第一 实行用户权限分级授权 管理 建立网络环境下的会计信息岗位责任 第二 建立健全对病毒 电脑黑客的安全防范措施 第三 从电算化网络软件的设计入手 增加软件本身的限制功能 第四 建立会计信息资料的备份 制度 对重要的会计信息资料要实行多级备份 第五 强化审计线索制 四 增强网络安全防范能力 网络会计实现了会计信息资源的共享 但同时也将自身暴露于 风险之中 这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等 为了提高网络会计信息系统的安全防范能 力应采用一些措施 例如采用防火墙技术 网络防毒 信息加密存储通讯 身份认证 授权等 五 加强数据的保密与保护 在进入系统时加一些诸如用户口令 声音监测 指纹辨认等检 测手段和用户权限设置等限制手段 另外还可以考虑硬件加密 软件加密或把系统作在芯片上加密 等机器保密措施和专门的管理制度 如专机专用 专室专用等 六 加强磁介质载体档案的管理 为确保档案的真实性和可靠性 实行纸质档案和新型载体 档案双套保管 并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡 六 要做好电算化会计档案管理工作六 要做好电算化会计档案管理工作 随着我国会计电算化事业的不断发展 应做好会计电算化会计档案的管理工作 使其发挥更 大 更好的作用 为了更有效地做好电算化会计档案管理工作 我们必须根据电算化会计档案的特点 分别做 2011 级成教 1 班 李小林 论我国会计电算化的问题现状与解决措施 第 6 页 共 9 页6 好会计档案的收集 保存 利用等方面的工作 一 电算化会计档案的收集 所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会 计年度 把计算机系统中的所有会计数据拷贝 备份 存储到磁性介质或光盘上 从而脱离于原计 算机系统的会计档案 财务部门应把财务数据的备份文件保存好 以防计算机硬件系统损坏后能在 最短的时间内 在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统 除了备份之外 还应收集计算机硬件系统的型号 存储空间的大小 外部设备的配套类型等 计算机操作系统 二 电算化会计档案的管理与保存 由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的 根 据这些信息载体的物理特性 在形成这些档案时应准备双份即采用 AB 备份法 进行数据的备份 并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名 存放在两个不同的地点 以防止地震或火灾等 意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性 在保存这些档案时应远离磁场 注 意防潮 防尘等 对采用磁性介质保存的档案 还应定期进行检查 复制 防止由于磁性介质的损 坏而使会计档案丢失 造成无法挽救的损失 此外 还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性 因为在不同版本软件下形 成的会计档案其会计数据的结构有可能不同 这就有可能产生会计档案不能被调阅或产生某些预料 外的错误 因此 笔者建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会 计电算化软件系统版本 二者的一致性是非常必要的 显然 其收集与管理工作也是比较艰巨的 三 电算化会计档案的利用 即电算化会计档案的调阅 在长期开展会计电算化的过程中 随着软件系统的不断升级 我们所调阅的会计档案会有下述两种情况 l 所调阅的会计档案的 版本号与当前会计电算化系统版本号一致 此时只需将你所需调阅的档案通过电算化软件系统中的 档案调阅 或数据恢复 功能进行调阅即可 2 所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系 统版本号不一致 此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统 然后再进 行调阅 以上这些问题是会计电算化

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