秘书资格考试备考辅导职业秘书―第二讲第一节企业为什么需要秘书

职业秘书第二讲第一节企业为什么需要秘书1、秘书每天都在做些什么 秘书工作对一些人来说显得非常神秘。许多人以为秘书每天的工作就是陪老板外出谈生意，出席各种豪华宴会，非常风光。那么，秘书每天实际上都在做些什么呢？先来看一个在北京某外企总经理办公室工作的秘书一天的工作吧！她毕业于北京某大学中文系，在这家公司的总经理办公室已经工作了2年，顶头上司是公司副总，美籍华人，负责公司销售。 8：40 到达自己的办公室 8：45 打扫上司的办公室、接待室等房间，查点备用物品 9：00 上司到办公室 9： 为上司冲咖啡，确认当天的日程安排，通知总经理办公室主任在接待室接待预约好的客人 9：30 有传真或电子邮件的话，根据上司的指示回复 9：45 邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人 ：00 接听电话，将前一天来访客人的数据输入电脑 中的顾客名录，整理报纸杂志，剪报、扫描等 ：30 接待客人，给客人沏茶等 ：40 上司外出，将上司交待的文件打完 ：00 午休 ：00 回到办公桌前，上网查资料，接听电话等等 ： 上司回到公司，给上司冲咖啡，报告电话留言，领回上司上次出差时的单据，核算出差费用 ：00 根据总经理办公室主任的指示，复印并打印文件 ：30 招待客人，给沏茶 ：25 回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完） ：30 为公司司务会准备咖啡 ：00 帮总经理办公室主任的信写好之后，写好信封，并通知快递公司将信取走；公司司务会结束后清理会场，打印出第二天上司的工作日程表，交给上司 ：30 上司出门办事，整理未完成的文件 ：00 下班 除此以外，秘书还经常要预订饭店、为上司准备午饭、准备客户礼品、打扫秘书办公室、给会议准备茶水等。 2、秘书在公司起什么作用 从上面的例子可以看出，给企业领导人配备秘书就是协助他们处理一些日常杂事；其实，不只限于企业的领导人，就是一般的社会组织的领导人也需要配备秘书；之所以要给领导人配备秘书，就是减少他们在决策过程中受到的干扰。领导人在处理各种问题的过程中，都常常被迫作出各种明确的决策，而这些决策都伴随着相应的责任风险。如果没有人帮助他们排除决策过程中受到的干扰，那他们的决策就不一定能做到科学而且及时。 在上个世纪八十年代初期，当张瑞敏先生来到那个小电器丁当厂长的时候，工厂规模很小，而且濒临倒闭，张瑞敏先生当时可能没有秘书，也可能不需要秘书。但是，到了21世纪的今天，海尔公司的年销售额己达七八百亿元人民币，因此，张瑞敏先生现在肯定需要秘书，而且肯定不止一个秘书。可以说，当一个公司的规模还不大的时候，企业领导人的决策风险往往容易被人们忽视；随着它们的规模的逐渐扩大，领导人在决策过程中的责任风险会愈来愈明显。现在对于张瑞敏先生来说，他必须对自己的员工及员工的家属负责；作为上市公司，他必须对海尔公司所有的股民负责；不仅如此，他还必须对专门经营海尔产品的批发商、零售商和供货商负责；由于海尔公司的产品己进入千家万户，因此，张瑞敏先生还必须对整个社会负责。张瑞敏先生的决策稍有差错，它就决定会决定海尔集团的兴衰与存亡。 秘书在公司运行过程中起着一种中枢神经的作用，在许多企业里，公司内外的各种信息，大多是通过秘书转到上司那里，而从上司那里发出来的指令也几乎都是通过秘书发出去的。因此，如果没有秘书的存在，公司运转的效率有可能下降甚至处于瘫痪。如果秘书在这个过程中出现失误的话，就有可能造成整个公司运行的混乱。比如，秘书为了个人目的晚传“圣旨”甚至假传“圣旨”，就有可能损害整个公司的利益。 3、秘书到底是什么 那么，秘书到底是什么？首先我们不妨来看一个这样的例子。 下个星期要开董事会了。这天上午，总经理秘书正在埋头汇总各部门送上来的材料。这些材料有书面总结，也有口头记录；有从外面收集来的，也有本公司自己提供的。由于各种材料来路不一，形式不同，真假难辨，因此，将这些材料交给上司之前，秘书要对这些材料进行筛选、甄别、分类和整理。上司作决策需要有真实可靠的信息，否则就等于盲人骑瞎马，而秘书帮上司汇总材料就是收集信息。就在秘书忙于整理材料时，总经理来电话，让她帮他去接待客人，他要静下来想些问题；刚刚把客人送走，总经理又来电话，说自己差点忘了，说答应给自己在外地念书的儿子寄生活费，让秘书帮他寄一下，寄完后打电话通知一下 从这个例子可以看出，作为公司的秘书主要有两项工作，一项工作就是协助上司收集决策所需的信息。有了正确的信息，上司在决策过程中还要有一个平和的心态，所以，秘书的另一项工作就是帮上司排除在他决策过程中的各种干扰。上司也是人，他们的情绪也容易受外界的影响。如果没有一个平和的心态，就很难保证决策的正确。 秘书是什么？秘书就是为了给上司创造决策环境的人。 4、如何划分秘书的职责范围 在实际工作中，许多秘书从为上司出谋划策，到帮上司接送上幼儿园的孩子，似乎什么都要管，俨然一个“管家婆”，因此一些秘书对此颇有微词。那么，到底有哪些工作是秘书应该做的，哪些事情不应划入秘书工作的职责范围呢？不仅在那些管理水平较高的企业，就是在现在的各种秘书学教科书中，也似乎是仁者见仁，智者见智。 作为一种正式的社会职业，自然需要对秘书的工作内容和职责范围有个明确而又科学的界定。如果单从工作内容来看，秘书工作似乎包罗万象，对它的职责范围难以界定。如果如果从“秘书是为上司创造决策环境的人”这个定义出发来划分秘书的职责范围，似乎又不是一件很难的事了。 上司的工作主要是决策。决策需要一个良好的环境。决策环境分“硬”环境和“软”环境。所谓良好的“硬环境”，就是指上司办公室要做到整洁与舒适，上司在决策时不受外界的影响和干扰，能保持一个良好的决策心态；所谓良好的“软环境”，是指上司在决策过程中，有充分和正确无误的决策信息，因而能做出正确而又及时的决策。因此，从这个角度出发，秘书的职责范围可以划分为这几类： a.整理办公室 秘书的第一件事就是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作，不仅秘书，每一个白领天天都要整理自己的办公室，但是，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。然而，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系的各种工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。如果上司对秘书说：“请把某年某月某日上海分公司的资料拿来”，而秘书迟迟找不到这份资料，就说明这个秘书未能为上司创造的决策环境。又比如因某种原因，总经理有段时间需要自己每天下午去幼儿园接儿子回家；这天下午开董事会，一直要开到晚上八点。在这种情况下，秘书应该主动地代替总经理去幼儿园帮他接孩子，以免总经理分心。 b.收集信息 比如你在一家较大的跨国公司做秘书，你的上司负责着公司的生产、销售、新产品开发等工作；秘书为了给他决策提供可靠的信息，要随时与承担这些工作的业务部门及有关公司联系，收集各种信息。这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是从自己的企业收集的信息，是否准确还比较好办，要是从外面企业收集到的资料去判断就不那么容易了。对于秘书来说，给上司提供信息一定要及时，但必须慎重。 c.上司的保健 健康是工作之本。上司没有良好的体质和充沛的精力，就不能适应当今企业之间激烈竞争的要求，所以，上司身体的保健应当也是秘书工作的一项重要内容，但秘书毕竟不能完全替代保健医生的工作，主要是给上司安排好午餐。在安排午餐时，既