华南师范大学公务卡使用规定说明

1 华南师范大学公务卡使用规定说明 2 一 我校为什么要推行公务卡结算 根据财政部 中国人民银行2007年印发的 中央预算单位公务卡管理暂行办法 的通知 财库 2007 63号 2011年印发的 关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知 财库 2011 160号 以及广东省财政厅2012年下发的 广东省财政厅关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知 粤财库 2012 29号 为此 我校在今年5月27日下发了 华南师范大学公务卡使用管理规定 华师 2015 86号 要求从今年9月1日起 我校正式执行公务卡结算方式 3 二 使用公务卡有什么好处 公务卡 是指学校在职教职工个人持有并且用于日常公务支出和财务报销业务的银行贷记卡 信用卡 从国家的层面上讲 使用公务卡 可以提高资金使用效率 降低资金占用 有效控制现金管理风险 提高财务资金管理水平 从单位层面上讲 可以规范我们的业务流程 加强会计基础工作 提高我们处理业务的合法性 合规性 从持卡人层面上讲 可以不必携带现金 不必借款 或很少借款 减少个人风险 公务卡制度推行后 因教学 科研及管理工作用于采购商品和服务的支出 通过公务卡结算 对有条件使用公务卡结算的经济事项 学校财务处将不再办理现金借款和小额转账业务 4 三 使用公务卡后对学校现行财务管理制度和报销程序有影响吗 使用公务卡后 学校现行财务管理制度和报销程序没有改变 消费金额在信用额度以下的现金支出和小额转账结算支付的商品及服务原则上要求全部使用公务卡进行支付 办公费 印刷费 咨询费 手续费 水电费 邮电费 物业管理费 差旅费 维修 护 费 租赁费 会议费 培训费 公务接待费 专用材料费 公务用车运行维护费 其他交通费用等 具体支出内容参见广东省省级预算单位公务卡强制结算目录 附件 5 四 公务卡如何开立 按学校公务卡管理工作要求 由校内各单位统一向学校财务处申领公务卡 校内各单位组织本单位教职工如实填写申请表并附身份证复印件 正反面 一并交学校财务处代为转交发卡行批量办理 发卡行根据教职工申请资料按照银行相关程序进行审核并办理公务卡 对于集中办卡 发卡行收到申请表15天后 由经办行通知相关单位联系上门发卡 也可由单位出具院系证明指定2名人员批量代领 代领人备身份证供验证 并与银行人员进行交接签收 卡片转交本人后按 启用指引 进行卡片启用 公务卡开通后 经办行可根据各院系处室的需求 安排上门现场办理具体业务 如开办个人网上银行 信使 手机银行 签订自动还款协议等 6 公务卡办卡流程如下 1 个人填写 预算单位公务卡申请表 以下简称 申请表 附身份证复印件 正反面复印在同一页面 一份 签名确认 2 单位填写 华南师范大学申办公务卡人员名单汇总表 以下简称 汇总表 单位核对信息后 单位负责人和经办人签名并加盖公章确认 并将本单位职工已填写的 申请表 和身份证复印件收齐 于7月1日 星期三 下午下班前交财务处各校区办公室 办公室联系人见附表 汇总表 电子版请发送到hscwsrglk 3 财务处将 汇总表 交由人事处核对后交银行办卡 4 银行制卡后交财务处 5 财务处通知各单位领卡 各单位领卡后将公务卡发给持卡人 持卡人签收后 各单位将签领表交回财务处 6 各持卡人激活公务卡 激活方式见 公务卡办卡指南 7 汇总表 公务卡使用指南 及 公务卡简明指南 可在财务处主页资料下载栏目下载 7 五 公务卡如何使用 1 公务卡公用于办理人民币结算业务 限持卡人使用 公务卡的透支额度原则上不超过5万元 一般人员2万元 具体额度由所在单位和个人商定 持卡人根据部门业务开展需要 需提高信用额度的 由个人提出申请后经学校 银行审批后予以增加额度 2 公务卡在透支额度内不需要向单位预先借款即可按规定刷卡用于公务支付 即公务卡具有一定的透支额度和透支免息期 3 公务卡主要用于公务支出的支付结算 公务支出发生后 由持卡人及时向学校财务处申请办理报销手续 公务卡也可用于个人支付结算业务 但不得办理财务报销手续 学校不承担私人消费行为引起的一切责任 4 持卡人对公务消费交易发生疑义 可按发卡行的相关规定提出交易查询 8 六 公务卡支付如何管理 1 持卡人应按规定使用公务卡 持卡人在差旅 会议 接待等 详见附件 公务支付时 具备刷卡条件的 应在公务卡信用额度内刷卡支付 并须取得有本人签名的银行卡消费凭证或POS单 发票等财务报销凭证 无法提供POS单的 报销时需提供卡号 消费时间 消费金额等信息 可通过网上银行电子对账单查询打印 因客观条件限制无法刷卡消费的 报销申请人应提供不能使用公务卡结算的证明材料 并由申请人所在单位加盖公章 主要领导签字后 报经财务处审批后方可报账 否则学校财务不予报销 2 持卡人用公务卡进行公务支付前 应报经本单位 项目 负责人同意 未经批准的公务消费 不符合学校财务管理规定的公务消费 一律视为持卡人私人消费 由持卡人自行负责 学校财务不得报销 9 3 持卡人在执行公务中不得使用公务卡提取现金 对公务卡提取现金行为 视为个人消费行为 由此产生的提现利息等费用由持卡人承担 4 下列情况可暂不使用公务卡结算 公务卡结算的例外情况 1 在县级以下 不包括县级 地区不具备刷卡条件的场所发生的公务支出 2 在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在1000元 含 以下的公务支出 5 特殊情形 包括但不限于签证费 快递费 过桥过路费 出租车费用等 确实不能使用公务卡结算的公务支出 10 七 公务卡报销需遵循什么程序 1 持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出 务必在发卡行规定的免息还款期前五个工作日办理财务报销手续 2 持卡人办理公务卡消费支出报销业务时 应通过网上预约报账系统填写相关表 并附公务消费的合法原始发票 经本人签名的公务卡消费凭证 如POS机小票 银行对账单 按学财务制度要求提供的购物明细或消费清单等 按学校经费报销审批程序的规定 分别报所在单位 项目负责人审批同意后 通过网上预约报账系统提交并将报销单据装进投递箱 3 财务处工作人员根据持卡人姓名 工号 交易日期 流水号和交易金额等信息 通过国库集中支付系统 对公务卡公务消费行为进行合规性审核 对符合报销条件的予以报销 并按报销金额还款到报销人的公务卡上 对不符合报销条件的 有权全部或部分不予报销 持卡人根据银行对账单查询公务卡消费报销后的资金到账情况 若有异常 应及时向财务处说明 以便及时处理 11 4 为避免因特殊情况公务卡还款不及时 给持卡人产生透支利息 滞纳金以及个人不良信用记录等 建议持卡人将工资卡与公务卡实行自动还款绑定 5 持卡人因出差或其他特殊原因不能在规定的免息还款期内办理财务报销手续的 可在本期免息还款日前五个工作日 通过传真等书面形式委托本单位其他人员填写借款单 并提供持卡人姓名 工号 交易日期和每笔交易金额的明细信息 经本单位主要负责人和项目负责人签字同意 学校财务处审核后办理借款手续 于免息还款期之前 先将资金转入公务卡 持卡人回单位后 按学校财务处规定及时补办报销手续并冲销其借款 6 因退货等原因导致已报销资金退回公务卡或现金退回持卡人的 持卡人应及时将相应款项退回给学校财务 否则按相关规定严肃处理 12 八 什么情况下公务卡所产生费用不能报销 有下列情形之一的 所产生费用由持卡人承担 不予报销 1 使用公务卡用于个人消费的部分 2 持卡人用公务卡提取现金 视为个人消费行为 由此产生的提现利息等费用 3 提供报销凭证公务卡消费交易凭条超过规定报销费用的部分 4 持卡人不及时报账及不符合报账条件等违反相关规定造成的罚息 滞纳金等相关费用 5 因持卡人个人保管不慎或遗失等原因 导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失 6 其他不符合财务管理规定或超出标准的消费 13 九 公务卡使用管理中各部门的职责是什么 一 财务处的主要职责 1 与发卡行签订公务卡服务协议 2 统一办理各部门在岗教职工公务卡 录入教职工公务卡初始化信息 维护公务卡信息 并根据人事处提供的人员信息做好新增 调动 退休等人员的公务卡管理工作 3 审核持卡人提请报销的公务卡消费信息 及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务 4 做好公务卡财务处理和政策咨询工作 以及每月与发卡行进行公务卡报销还款情况对账工作 5 根据上级主管部门相关要求 做好公务卡的监督管理工作 6 严禁违规办理公务卡报销业务或查询 泄漏持卡人的私人交易信息 14 二 公务卡持卡人所在部门的主要职责 1 确定本部门负责公务消费的人员名单 并报送财务处 2 批准本部门持卡人进行公务消费 并审核其公务支出的真实性 3 督促本部门持卡人及时办理公务消费的财务报销手续 4 在本部门持卡人因特殊情况不能按时报销时 协助持卡人办理借款手续 5 督促本部门持卡人及时将因退货等原因导致已报销资金退回公务卡或现金退回持卡人的款项交回财务处 6 督促本部门持卡人在出现调离 辞职 退休等情况时按规定办理清退相关手续 7 协助财务处做好公务卡结算及有关政策宣传与协调工作 15 三 教职工个人的主要职责 1 持卡人应妥善保管并使用好公务卡 持卡人应精确掌握免息期和还款额度 若个人资料发生变化 应及时申请办理变更手续 如存在公务卡遗失 损毁 被盗或者被他人占有的情形 持卡人应及时按照银行要求办理挂失或者补办新卡等相关手续 并及时告知财务处 以便财务处通知发卡行维护相关信息 如未按要求及时处理所造成的经济损失由持卡人承担 2 持卡人应承担不及时还款 不完全还款和不还款的全部责任 承担因报销不及时造成的罚息 滞纳金等费用 以及由此带来的对个人资信影响等责任 3 公务卡及密码由办卡本人保管 遇调离 辞职 退休等影响公务卡使用的情况 要主动向财务处报告 并按要求及时还清债务 结清余额 4 持卡人应配合发卡行和财务处的对账工作 5 持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定 规范使用公务卡 严禁持卡人违规使用