浅析会议沟通效率低下问题及改进措施

1 浅析会议沟通效率低下问题及改进措施浅析会议沟通效率低下问题及改进措施 以某社团会议为例以某社团会议为例 2013 级国审级国审 4 班班 张芳菲张芳菲 13020239 摘要摘要 会议是管理沟通的重要方式 也是组织中最常见也是最必要的一种沟通方式 然而会议沟通却常常无法发挥它应有的作用 达到它的原先的目的 本文以某社团举办 活动前的会议为例 分析会议沟通的问题及失败原因 在此基础上提出对会议进行有效 的管理与规划的建议 从而提高会议沟通效率 关键词关键词 会议沟通 沟通效率 管理 改进措施会议沟通 沟通效率 管理 改进措施 我们每个人都参加过大大小小的会议 会议是群体或组织中相互交流意见的一种 形式 有着发布信息 解决问题 做出决策 分配任务等作用 是组织中正式沟通与协 调的重要形式 但一提起会议 大多数人都或多或少有厌烦的情绪 与会人员在一个缺 乏架构 无法沟通 冗长的会议中 不仅对所达成的决议漠不关心和抱怨 甚至对组织 也会产生某种不认同心态 因此 如何提高会议效率是任何组织都必须重视得问题 以 下将以笔者所经历的社团会议为例讨论会议沟通效率问题 一 案例描述一 案例描述 本社团名为对外交流协会 计划于四月中旬举办一次有特色的活动 社长原计划活 动前第一次会议决定要举办的活动并讨论出具体方案 第二次会议分配活动当天任务及 考虑可能的问题 此次活动即准备就绪 结果活动前第一次会议到会的活动组织人员有 五分之二都缺席 还有同学迟到 士气较低 当社长问到我们应当举办什么样的活动时 一开始很长一段时间大家都默不做声 社长只好询问起个别同学 有人说办英文歌比赛 有人说举办留学指导讲座 还有人说和外校学生一起野营 活动既没有具体方向 又没 有特定的程序对已提出的点子进行评价 只是偶尔有人对某些活动的吸引力提出质疑 就这样一会儿蹦出来一个新点子 有些同学从头到尾都保持沉默 一个半小时过去了 最后也没有讨论出我们到底举办什么活动 更别说具体环节 最后社长说由于还有同学 没出席 征求不到他们的意见 让我们回去再想一想有什么更好的点子 两天之后再举 2 行一次会议 会后有一名财务部同学私下向我抱怨 说想点子这样的事与其无关 浪费 了她的时间 第二次会议确认了大家都有空才举行 会长也在会上传达了一个很棒的想法 具体 方案也由她想好了 方案一提出 一些成员你一言我一语开始对此方案表示赞同 有一 位骨干成员甚至分析了前一次活动与其做对比 过了很长时间社长才说 好 那我们就 确定办这个活动了 才进入下一项议程 由于有点晚了 我事先准备好的方案也就没 说 会议分配了秘书部实地勘察 策划编写等任务 还算圆满 第三次会议会长依据写好的策划分配宣传部 外联部 组织部任务 但又有不少同 学缺席 会长又将任务在QQ群里重复并单独联系了缺席人员 原本两次会议就可解决的问题用了五次会议 活动也推迟到了四月末 二 会议沟通效率评价及原因分析二 会议沟通效率评价及原因分析 第一次会议沟通显然是效率低下的 首先会议的目标 决定要举办的活动并讨论 出具体方案没有达成 并没有做出决策 其次时间冗长 对于与会人员来说也并没有实 质性的收获 引起了不满的情绪 第二次会议沟通也存在很多不足的地方 那么为什么会议的效率会如此低下呢 1 会议前的准备工作做得不到位 第一次会议前社长发通知时虽然通知了会议讨论 的议题 但既没有让我们具体想细节形成方案 也没有设定程序如何在众多备选想法中 选出最后方案 即决策程序 很多时间都浪费在了思考和沉默上 预期的头脑风暴并没 有到来 会议的时间选择不合理 会议选在周一晚上19 00召开 即使晚上没有课 同 学们也会因为一天繁重的课业而选择缺席会议 与会对象有的与讨论的议题无关 没有 经过仔细筛选 2 与会成员有厌烦或不安紧张的情绪 有很多原因导致人们在开会前或开会时有排 斥情绪 有些人有 发言焦虑 心理 1 他们非常害怕在会议上发言 整个会议都在为 自己的发言担心 无法倾听别人的话语 他们有不公平感 自己一直以来处于团队的边 缘 容易被有影响力和控制力的人所忽略 那些潜在的贡献者会因为他们没有被重视而 受到挫伤 2 他们个人有比会议更重要的事要做 他们明白会议后 他们的工作量会提 高 或将要接受一些超出他们能力范围的任务 比如 我在第二次会议时因准备说出自 己的方案而时时心跳加速 因为最终没能说出自己用心思考的方案而倍感遗憾无心倾听 3 和承担任务 也因预测到我们组织部又将被分配邀请外国留学生的艰巨任务而倍感压力 3 沟通存在从众现象 即一个集体做决策时会产生不考虑其它各种备选方案的倾向 会议中 当一个成员提出建议后 其他成员就会很乐意的接受而不考虑这个建议的优缺 点 3 案例中 当社长在第二次会议提出她的方案时 由于她影响力和方案的详细程度 所有人都点头称赞 在此情况下 所有人都被这个点子的创新性而吸引 我部门忽略了 之后其较大的执行难度 再者 连她自己也忘记询问是否有更好的方案 其他成员即使 有也不方便说出了 4 会议沟通中存在皮格马利翁效应 4 即 积极的期望促使人们向好的方向发展 消极的期望则使人向坏的方向发展 在会议沟通与协调中主要表现为喜欢发言的人更多 的占用会议时间 而不喜欢说话的人则更加一言不发 成为会议的 听众 由此带来 的负面影响是沟通与协调不能在组织中全面展开 如在案例中 有的同学从头至尾保持 沉默 毫无贡献 一些骨干成员则滔滔不绝 甚至谈了很多与议题关联不大的内容 占 用了很多时间 5 会议主持者缺乏把控会议的能力或意识 案例中第一次会议时 当各种方案出 现时 会长没有及时将会议方向引向方案的评价与选择 如果有此意识 即使没有具体 的评价程序 也不至于提出这么多方案既没有被采纳也没有被否决 导致第一次会议毫 无成果 冗长无意义 第二次会议时 当一位同学长篇大论地叙述有些偏题的内容时 主持者也没有适当制止 浪费了会议时间 三 高效会议沟通的特征三 高效会议沟通的特征 1 在必要时才召开会议 避免不必要的会议 如 第三次会议完全可以在网络上上 传策划案征集意见 然后进行任务的分配 2 会议准备到位 人员相关 主题安排集中 目标明确 议程清楚 3 会议议事方法 进行程序科学 公平 能充分调动成员积极性 4 会议讨论不离题 严格遵循议程的时间安排 时间紧凑有条理 5 与会人员表现出较大的讨论热情 都能积极参与 6 会议形成了决议 达到了预计目标 对关键点有所总结 7 会议记录全面 会后对执行有跟踪 8 与会人员对会议的沟通满意程度较高 4 四 提高会议效率的改进措施四 提高会议效率的改进措施 根据高效会议的特征 怎样才能更好地管理会议以提高沟通效率呢 1 会议之前要做充足的准备 好的开始是成功的一半 会前准备工作可以在 5W1H 模型 5 指导下进行 所谓 5W1H 是指管理工作中对目标计划进行分解和决策 的思维程序 它对所要解决问题的目的 对象 地点 时间 人员和方法提出一系列的 询问 并寻求解决问题的答案 5W1H 提出的六个问题是 1 Why 为什么做 即 明确会议目的 如 协调矛盾 达成决议 汇报信息 激励团队 做出决策等等 会议 目的越具体 越明确 沟通效率越高 2 What 做什么 明确安排会议的议程 一 般而言 应遵照先 紧急 重要 普遍性 后 不紧急 次要 个别性 的先后顺序 6 3 Where 何地做 确定合适的会议的地点 4 When 何时做 确定合适的 会议召开时间 5 Who 谁去做 确定与会人员 做好角色分工 应有主持者 提 议者 智囊 会议记录者 时间控制者等等 无关人员不应参与 6 How 怎么做 即确定议事方法 决策程序 案例中应对所提出方案的选择与决定制定程序 如先从众 多想法中确定有限的备选方案 再以头脑风暴的形式从活动的吸引力 价值性 和社团 宗旨符合程度 执行难度 时间允许长短等进行评价 最后若达不成一致意见再投票表 决或形成新的方案 对于任何会议这些都是必要的要素 然后保证通知到位 2 做好会中控制 这需要领导者充分发挥领导能力 掌握会议主持的艺术 调动和 积极性 第一 会前要简洁介绍会议的主题 介绍议程中的每个议题 说明目的及规定 的时间 第二 要引导 促进和协调讨论进程 对文不对题的发言者 主持人应将其发 言引导到会议主题上来 对那些滔滔不绝者 主持人应提醒限制发言时间 对寡言少语 者 主持人要主动邀请或鼓励 引导其发言 应对皮格马利翁效应 当有某位成员提出 言论后大家都默认或赞同时应鼓励不同的声音 使每个成员都感到他们的有价值 比如 案例中 在讨论此次活动时 有一位骨干成员用较长时间分析了前一次活动 会长就应 该及时提醒他控制发言时间 当会场沉默时 会长采用了个别询问的方式适当调动 当 她自己的提议被赞同时应询问有没有其他想法 毕竟思考方案的任务是她布置给每位成 员的 第三 众说纷纭时 要努力推动各方达成协议 有效处理意见分歧 第四 要做 简短的会议总结 每个议题讨论结束后 主持人应就已经达成一致的内容进行概括 明 确行动计划和方案 将任务责任到人 会议后最好有正式的书面通知 3 做好会后跟踪 重抓落实 会议是否成功不仅要看会议是否产生了具体的决议 5 重要在于决议是否得到了贯彻执行 会长在方案定好后及时按职能分配了写策划 做宣 传 实地勘察 联系外国留学生 拉外联等任务给各个部门 也规定了任务截止时间 这是成功的一点 五 结语五 结语 提高会议沟通效率是一个复杂的工作 会议组织者只有对会前 会中 会后各个环 节通盘考量 各个细节加以关注 才能在最大程度上减少和避免组织管理过程中出现的 瑕疵 对实现高效会议提供有利环境 开真正有意义的会议 开与会者乐意参加的会议 发挥好会议这个沟通渠道的作用对任何组织的效率都会起到促进作用 参考文献参考文献 1 夏玲 王芳 如何进行有效的会议规划与管理 N 吉林省经济管理干部学院学报 2006年10 月 5 2 王叶 论会议沟通 J 市场周刊 理论研究 2008 8 35 49 3 英 霍尔默斯 英 里奇 个人与团队管理 第二版 M 天向互动教育中心编译 北京 清华大学出版社 2008 4 陈敏 皮格马利翁效应 M 北京工业大学出版社 2005 5 肖丽华 高效会议的十大原则 J