会议承办代理合同.docx

会议承办代理合同 合同编号： 甲方（委托方）：住所地：乙方（承办方）：住所地：为明确甲方委托乙方代理工作会议承办相关事项，根据中华人民共和国合同法等相关法律、法规规定，经甲、乙双方协商一致签订本书面合同约定，供甲乙双方共同承诺、遵守、执行。第一条 主体资格：（一）乙方承诺具有国家认可的代理承办经营资格和专业人员，有能力完成甲方委托办理的会议事务等事宜。（二）乙方承诺按照甲方要求组织实施委托事项，并对活动的真实性、合法性、有效性承担责任。第二条 甲方委托乙方代理会议承办期限与相关约定：（一）甲方委托乙方代理会议承办期限为： 。自本合同正式生效之日起，即： 年 月 日起至 年 月 日止；（二）乙方代理承办甲方不定期召开的会议事项的相关权利义务等事项，均依照本合同约定执行；第三条 会议安排约定：（一）甲方于每次召开工作会议之前10至15个工作日，向乙方发出甲方会议服务采购订单，经甲、乙双方授权代表签字盖章予以确认后，该订单具有约束力，则乙方应当开始着手该次会议的准备工作；（二）甲方会议服务采购订单应当包含下列内容：1、会议名称；2、会议日期；3、会议地点；4、参会人数；5、住宿地点；6、甲、乙双方其他要求的内容。（三）乙方将根据甲方会议服务采购订单的要求事项，制定包括：安排执行细节、服务标准及报价等项事宜的会议安排标准及价格预算表，并经甲、乙双方授权代表签字、盖章。第四条 会议服务内容约定：乙方提供会议承办服务包括以下主要内容： （一）乙方代为垫付甲方定金不足部分的住宿、餐饮、接送等会议活动的费用；（二）乙方承办会议的具体服务内容，均以甲、乙双方共同确认的会议安排标准及价格预算表约定为准；（三）乙方实际履行、落实经甲、乙双方共同确认的会议安排标准及价格预算表，作为甲、乙双方财务结算的重要依据。第五条 费用约定：乙方应当根据经甲、乙双方共同确认的会议安排标准及价格预算表，结合会议议程，具体内容包括：（一）机票、火车票、客车票费用；（二）会议期间的场租；（三）会议期间交通费用；（四）住宿、餐饮费用；（五）根据甲、乙双方约定的其他费用。（六）除非特别指明，乙方制定并提供的费用预算不包含途中发生的甲方个人费用：第六条 结算方式约定：（一）所有费用以最后实际发生的实际数据且均必须在甲方原已批准的预算范围内结算。除甲方事先书面同意外，所有费用或总费用额度均不得超过经甲、乙双方共同确认的会议安排标准及价格预算表。 （二）如甲、乙双方对履行合同约定义务的实际情况无异议，并乙方已经为甲方提供了符合约定标准承办会议服务的，甲方在单据审核无误之日起三十个工作日内向乙方付清应付款项。（三）付款原则：1、甲方除按照本合同约定事项内容支付乙方费用外，原则上不再直接向乙方另行支付其他费用。2、乙方应按照“会议代理”等服务项目开具真实、合法、有效的增值税发票给甲方。 3、乙方银行账户信息：开户行 帐 号第七条 甲方的权利和义务：（一）甲方享有知悉乙方承办会议服务实施情况的权利。（二）甲方有权在提前五个工作日通知后对乙方提供服务的真实性等事项予以核查。（三）乙方承办会议期间，甲方及其参会人员均享有人身、财物不受损害的权利。（四）甲方承诺按照合同约定履行向乙方付款义务。第八条 乙方的权利和义务：（一）乙方所提供和安排的会议服务应符合国家标准和行业标准及本合同约定的服务标准的规定。（二）乙方应当在会议开始之前十个工作日内，向甲方书面通告会议安排准备情况，并同时就可能发生的变动通知甲方；若未履行通知义务此种变动造成增加费用或甲方损失的，应由乙方负责支付或赔偿；（三）乙方承诺办理合同约定的保险事项，并在甲方与会人员会议期间发生人身伤害或财产损失事故时，乙方应当做出必要的协助和处理；（四）乙方承诺对依本协议而获悉的甲方商业秘密进行保密，不得为任何目的使用或向第三方披露。第九条 会议取消或时间变更的约定：本着相互理解之原则，因会议取消、举办时间的变更或关联事项变更的甲、乙双方应原定时间前10天内告知对方，必须经由甲、乙双方共同签订书面协议书具体约定。经甲、乙双方另行协商约定变更会议召开时间的，甲、乙双方均不承担任何违约责任。第十条 违约责任约定：（一）甲、乙双方中的任何一方违约后，双方均应当采取适当措施防止损失的扩大；没有采取适当措施致使损失扩大的，不得就扩大的损失要求赔偿。（二）甲、乙双方针对某次会议签署会议安排标准及价格预算表之后，如果发生或出现有下列情况的，甲、乙双方应当分别承担违约责任：（一）乙方违约责任的约定：1、因乙方原因造成会议不能按期举行的，乙方除必须在通知甲方之日起七个工作日内按照定金违约的法律规定承担返还责任。还应当承担以下具体的违约责任：（1）乙方在约定的会议开始之日前，提前并超过七个工作日通知甲方的，乙方应当自通知甲方之日起七个工作日内向甲方支付该次会议约定总价款5%的违约金；（2）乙方在约定的会议开始之日前七个工作日内通知甲方的，乙方应当自通知甲方之日起七个工作日内向甲方支付该次会议约定总价款10%的违约金；2、乙方安排预算约定以外需要收费项目，均应当事先征得甲方的书面同意。3、凡是乙方擅自变更约定项目，给甲方的合法权益造成损害的，或乙方未按合同规定履行义务或乙方服务标准未达到其承诺标准的，乙方认可、承诺甲方有权扣除不超过该会议合同约定金额的10%违约金。4、因乙方行为原因和责任造成本合同无效的，乙方必须依照中华人民共和国合同法相关规定承担无效合同后果责任。 （二）甲方违约责任的约定：（一）如果甲方取消会议的，甲方应当承担下列违约责任：1、甲方在约定的会议开始之日前，提前七个工作日通知乙方的，甲方应当按照该次会议约定总价款5%的违约金支付给乙方；2、甲方在约定的会议开始之日前七个工作日内通知乙方的，乙方可获得该次会议总价10%的违约金，即乙方可从甲方的应付款额中扣除，剩余部分应在七日内退还甲方；3、甲方未按期付款的，甲方应当承担其未付金额10%的违约责任。（二） 因甲方行为原因和责任造成本合同无效的，甲方必须依照中华人民共和国合同法相关规定承担无效合同后果责任。第十一条 不可抗力与责任的减轻和免除约定：（一）凡因地震、台风、水灾、计算机故障、电话系统或其他公用设施中断、设备故障等类似不可抗力事件而延迟履行本合同约定的，应当根据不可抗力的影响，部分或者全部免除责任，但法律另有规定的除外；（二）凡因不可抗力而延迟履行本合同约定的，甲、乙双方中的任何一方均不因此而被视为违反本合同约定，只要该方在努力消除造成延迟的原因并尽最大努力消除因不可抗力造成的损害，且在发生不可抗力后两日内将不可抗力事实与可能造成的损害通知对方；（三）凡因不可抗力而延迟履行本合同约定的，甲、乙双方中的任何一方均应当提出相关证据证明；（四）发生不可抗力情形或事件后，甲方保留取消会议或要求该次会议延期举行的权利。如果甲方要求将会议延期举行的，乙方应当于不可抗力情形或事件影响消除后继续履行召开该次会议的约定。第十二条 合同的转让约定：未经甲方同意乙方不得将其在本合同项下的权利义务转让给任何第三方。第十三条 合同约定效力：（一）本合同为主合同，未尽事宜甲、乙双方可协商签订书面补充协议约定，书面补充协议约定与本主合同约定具有同等法律效力；（二）本合同所列附件，均属于该合同的整体组成部分，且具有同等法律效力；（三）本书面合同各项约定的履行期间，任何一方的所有口头约定均无任何法律效力。 （四）各次会议所发生的会议安排标准及价格预算表等具体文件内容，均不得变更本合同所确定的各项原则约定，否则无效。第十四条 争议处理：履行本合同约定发生争议时，甲、乙双方应当协商解决；协商不能解决的，争议的