Office实用办公技巧

杨智华Microsoft Office办公技巧之实用篇Microsoft office 2003 Word篇Word不分页 视图普通（看起来是一大张）Word稿纸加载项 格式稿纸设置网格数量网格颜色稿纸文档字体大小调整 稿纸创建的文档，字都比较小，均为五号字，通过以下操作可实现理想调整。选中需要调整的文字点击右键字体（字体、字形、字号）确定页面设置 文件页面设置纸张选择需要的纸型或自定义Word文档只能读，不能被修改 工具保护文档编辑限制未作任何修改（只读）。启动强制保护是，启动强制保护设置密码。删除Word模板 C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates给跨页的表格自动添加表头 Word中制作的表格有多页，需从第二页开始都有与第一页相同的表头，选定第一页表头：表格标题行重复 页眉中的直线清除 全选页眉格式边框和底纹边框无Word中每一章用不同的页眉 插入分隔符插入分节符连续然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再改动就不影响前面的了。分栏宽度 格式分栏宽度和间距宽度或间距（根据需要调整）Word自动断词功能 工具语言断字自动断字输入汉语拼音 格式中文版式拼音指南；多音字等加不上，在“设置基准文字”中输入需要的汉字，用搜狗拼音软键盘选择输入带调拼音。如何输入英语音标 点击搜狗拼音“S”标志右键表情符号特殊符号英文音标字体嵌入 工具选项保存嵌入TrueType字体磅，厘米互换 工具选项常规度量单位磅、厘米自选汉字下加点 格式字体着重号选即可数学小数点循环节 格式中文版式拼音指南在对应框内输入间隔符设置自动保存时间 工具选项保存自动保存时间间隔Word中给表格线加粗 格式边框和底纹按照自己要求操作Word中表格内容居中 表格表格属性单元格Word绘制斜线表头 表格绘制斜线表头表头设置下的表头样式在右侧填写要在表头内填写内容Word中表格擦除某一段边框 表格绘制表格擦除Word表格自动填充 Word表格里选中要填入相同内容的单元格，单击“格式项目符号和编号编号自定义自定义编号列表编号格式（在栏内输入要填充的内容）编号样式无确定后即可。 Word表格擦除边框后隐藏或显示虚框 表格绘制表格显示虚框或隐藏虚框将擦除的表格边框线隐藏 表格隐藏虚框按姓氏笔画排序 选中排序列表格排序笔画“递增”或“递减”确定Word文档空白处出现点和方框怎样取消 工具选项视图格式标记，空格里的“”全部都去除。Word里面插入变色 插入符号，当需要将它变为其它颜色时，选中它字体颜色选择一种颜色即可自定义制作带圈的符号 选中字符格式中文版式带圈字符设置Word自动保存时间 工具选项保存自动保存时间间隔（自定义设置）在Word中画正方形 自选图形基本形状把光标（十字）移到方框内，按住“ctrl”键，拖动光标，就可以画出正方形。在文字中间划线作删除标记 选中右键字体效果删除线输入偏旁部首 在全拼输入法状态下输入拼音字母“pianpang”，然后翻页去选择所需要的偏旁。在Word中怎样调整字间距 选中文字右键字体字符间距调整字间距 格式字体字符间距插入数学加减乘除符号 插入特殊符号数学符号去掉Word页眉下面的那条横线 视图页眉（全选），然后执行：格式边框和底纹边框无Word里边怎样设置首页不同的页眉 文件页面设置版式页眉和页脚首页不同网上粘贴的文档格式不会编辑 格式格式和样式（右边的）清除格式，然后就可以根据自己的需要进行编辑了，而不必烦恼不会修改格式。快速设置文档中的英文字体 在Word中有一个特性，将整篇文档都设定为一种英文字体时，中文字体保持不变，而英文字体变成设定字体。执行全选文档字体列表选择英文字体英文字体都变成了你所设定的样式，中文字体保持原样不变。去除文档背景色 有两种情况：一是背景色；一是水印。去除背景色步骤：格式边框和底纹底纹图案样式清除；去除水印步骤：格式背景水印无水印。制作空心字体等特殊艺术形式 格式字体效果（多种可选效果）插入大括号 菜单视图工具栏绘图，大括号可以在绘图工具栏里面找，自选图形基本形状选择大括号。如果没有，视图下面有个向下的双箭头，点击可以把被隐藏的工具显示出来，工具栏绘图。如果还没有，看工具栏（Word上边有三个栏目：菜单栏、工具栏、格式栏。）里面有没有。如果还是没有，在工具栏和格式栏的最右边就有个倒（其他按钮），一点击就出现“添加或删除按钮”，先看工具栏里面有没有，如果有，就打勾。如果没有，可以打开后最下面的“自定义”，里面有“工具栏”和“命令”可供选择，“工具栏”可以点选、“命令”按钮可以直接拉到上边的栏目里。去掉自动编号功能 工具自动更正选项自动更正键入时自动套用格式键入时自动应用自动编号列表取消复选框即可去除“画布” 工具选项常规插入“自选图形”时自动创建绘图画布”取消复选框即可Word中取消文本录入过程中的自动编号 工具自动更正键入时自动套用格式，然后取消选择“自动编号列表”复选标志，单击“确定”。 输入省略号 在中文状态下按Shift+即可输入省略号输入波浪线 连续输入三个以上“”按Enter键制作水印 格式背景水印（选择“文字水印”或“图片水印”）单位信函中常制作有单位的水印标志 格式背景水印图片水印，根据需要设置“缩放”冲蚀选择图片确定；如果要插入文字水印：格式背景文字水印文字在列表中选择或输入所需文本，再根据需要设置“字体、尺寸”等应用轻松统计文档字数 工具字数统计摘要高级。多篇文档统计可先打开任意一篇文档，插入文件，然后把其它文档全部插入进来，合并成一篇文档字数统计，就可以轻松的查看所有文档的总字数了。删除行首、行尾空格 选中要执行的段落居中左对齐修改Word文档默认保存路径 一般Word默认的保存路径是My Documents文件夹，修改可执行：工具选项文件位置文件类型文档修改，并将该路径保存为目标路径。删除空行 编辑替换查找内容高级特殊字符段落标记（选择两次，显示为“pp），然后执行：替换为特殊字符段落标记（选择一次，显示为p）全部替换，即可快速选定文本 选定一个段落：将鼠标指针移动到该段落的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击。或在该段落中的任意位置三击；选定多个段落：将鼠标指针移动到一段落的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击，并向上或向下拖动鼠标；选定一大块文本：单击要选定内容的起始处，然后滚动要选定内容的结尾处，在按住 Shift 键同时单击。选定整篇文档：将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后三击。 快速选择超长文字 点击目标文件开始处。用滚动条代替光标键向下移动直到目标文件的结束部分。按下Shift键，点击想要亮显文本的结束处。 Word菜单不见了，如何找回？ Word中的设置存于默认模板Normal.dot文件中，只要重建该文件即可。开始查找文件或文件夹，在弹出的对话框中输入“Normal.dot”，搜索范围设定在Office安装文件所在分区，单击“搜索”按钮，搜索到此文件删除即可。当Word再启动时，就会重新建立该文件，并且应用默认参数，也就可以恢复被删除的菜单了。网页文件下的Word与Excel编辑替换 工具Internet选项程序HTML编辑器，这样就完成了HTML文件编辑器的默认值的设置了。让页号从“1”开始 对于有封面又有“页号”的文稿，用户一般会在“页面设置/版式”选项中选择“首页不同”这个选项，以保证封面不会打印上页号，但是有一个问题，在默认情况下页号是从第2页开始显示的。怎样让页号从第1页开始呢？页眉和页脚设置页码格式页码格式起始页码设为“0”即可。 Word打印技巧集锦 打印文档时打印出一些附加信息，如批注等。工具选项打印打印文件的附加信息下所有复选框即可。文件无法对齐或表格明显比较大却不能多挤进一个字 解决：绘图绘图网格水平间距和垂直间距调到0.01，确定即可 Word快捷键一览表 CTRL+字母代表意义：Z撤销；A全选；X剪切；C复制；V粘贴；S保存；B加粗；N新建文檔；P打印；U下划线；O打开；D格式字体；Ctrl+Shift+=上标；Ctrl+=下标转换全角字符为半角字符 全选格式更改大小写全角或半角切换全角和半角 Shift+空格中文和西文标点 Ctrl+.文字加上标或下标 格式字体上标或下标快速输入平方的方法 先输入2，然后选中后，按Ctrl+Shift+就可以了。Word中修改页眉的单线改成双线 选中页眉的文字，包括最后面的箭头格式边框和底纹线型Word框里怎么“” 插入符号“”选中“”格式中文版式带圈字符“”，其他可照此操作。Word显示行号 页面设置板式行号Word中空格都是小圆点消除 工具选项视图格式标记Word繁简切换 工具语言中文简繁转换处理较大的Word文件时CPU使用率过高 上述问题一般会造成电脑假死，这都是因为Word的拼写和语法检查造成的，工具选项拼写和语法键入时检查拼写”和“键入时检查语法”两项前面的复选框中的钩去掉即可。误删资料恢复 一不小心，删错了，还把回收站清空了，怎么办？只要三步，你就能找回你删掉并清空回收站的东西。步骤：开始运行输入regeditHEKEYLOCALMACHIME/SOFTWARE/microsoft/WINDOWS/CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE在左边空白外点击“新建”主键把它命名“645FFO405081101B9F0800AA002F954E”再把右边的“默认”的主键的键值设为“回收站”，然后退出注册表。重启计算机（只要机器没有运行过磁盘整理，系统完好，任何时候的文件都可以找回来。英语的四线格打法 首先新建一个空白页面，之后在该页打出一句英文，调整好英文字母的大小（大小应适当，如果太小不好划线也看不清楚喽） 之后用自选图形线条的直线型画出一条贯通左右页边的直线，用鼠标左键点中它后，按键盘上的Ctrl+方向键可以调整它的位置，将其放到适当位置后，另复制3条线，一般按照 顶线-底线-上中线-下中线 的顺序可以轻易到位。满意后，删除开始打好的英文句子，这样就做好了一行空白的四线三格模板，按住Shift键用鼠标将四条线全部选中，在线上点右键组合组合，至此得到一个四线格的模板，可以任意拖拽复制。Microsoft office 2003 Excel篇打印Excel下页自动生成表头 文件页面设置工作表光标停在（顶端标题行）选中该生成的表头，以下自动生成跨列居中 选中要居中的单元格格式单元格对齐水平对齐跨列居中设置Excel表格中的合并及居中 打开一个文件，工具自定义右键单击文件工具栏中的“合并及居中”按钮总是用文字合并及居中的按钮变成了 合并及居中(M)形成Alt+M的快捷方式Excel是怎么加密的 保存时可以的另存为右上角的“工具”常规设置；另外也可使用这种方法“工具选项安全性”COUNTIF函数应用 COUNTIF函数只能有一个条件，如大于90，为=COUNTIF(A1:A10,=90)，介于80与90之间需用减，为 =COUNTIF(A1:A10,80)-COUNTIF(A1:A10,90)想在SHEET2中完全引用SHEET1输入的数据工作组，按住Shift或Ctrl键，同时选定Sheet1、Sheet2。超过11个数字的输入 格式单元格文本直接打开一个电子表格文件的时候打不开 文件夹选项文件类型中找到.XLS文件，并在“高级”中确认是否有参数1%，如果没有，手工加上隐藏单元格中的0 选项视图零值去勾让空单元格自动填为0 选中更改的区域查找空替换0换行 Alt+EnterExcel中行列互换 复制选择性粘贴转置确定不连续单元格求和 例如：=SUM(A1,C1)无可见边Excel的打印（像白纸一样，没有边框） 工具选项视图网格线确定在Excel为表格添加序号 第一行和第二行输入第1栏、第2栏或1、2，将鼠标移至第二行单元格右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标移动至目标任务处，选择或松开即可。别的可依此类推。在Excel中插入超链接 将光标移动到需要插入超链接的位置，执行插入超链接超链接文件路径或网址。按姓氏笔划排序 选中姓名列任意一个单元格数据排序选项排序选项笔划排序排序确定多条件排序 如果要按“学历、工龄、职称”对数据进行排序：选中数据表格任意单元格数据排序“主要关键词、次要关键词、第三关键词”“学历、工龄、职称”，“升序或降序”确定自定义排序 修改默认文件保存路径 工具选项常规默认文件位置修改为你需要定位的文件夹完整路径。以后新建Excel直接定位到指定文件夹中。设置单元格对齐方式 格式单元格对齐，根据需要设置对齐方式。分散对齐 格式单元格对齐水平对齐分散对齐，然后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。单元格中显示多行文字 格式单元格对齐自动换行对不同类型的单元格定义不同的输入法 在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换：选择需要输入汉字的单元格数据有效性数据有效性输入法模式模式打开确定；同样，选择需要输入字母或数字的单元格区域数据有效性输入法模式模式关闭(英文模式)确定。 此后，当插入点处于不同的单元格时，Excel会根据上述设置，自动在中英文输入法间进行切换。按小数点对齐 有以下两种方法使数字按小数点对齐：选中位数少的单元格增加小数位数将不足位数补以0；选中位数少的单元格右键“设置单元格格式”数字数值小数位数需要的值。同样，对于位数多的单元格，设置较少的小数位数，程序自动去掉后面数字。插入“” 首先选择要插入“”的单元格，在字体下拉列表中选择“Marlett”字体，输入a或b，即在单元格中插入了“”。快速输入拼音 格式拼音信息显示或隐藏，再单击格式拼音信息编辑，即可在汉字上方输入拼音。单击格式拼音信息设置，可以修改汉字与拼音的对齐关系。给数字加上单位 给输入的数值加上单位（如“立方米”等）。先将数值输入相应的单元格中（注意：仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击格式单元格单元格格式数字分类自定义类型下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”确定，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。 快速输入特殊符号 工作表中多次输入一些特殊符号（如），非常麻烦。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，注意：不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击编辑替换查找内容X替换为单元格匹配前面的钩去掉（否则会无法替换）替换或全部替换快速输入欧元符号 先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入0128这四个数字，松开Alt键，就可以输入欧元符号。在单元格中输入0值 一般情况下，在Excel表格中输入诸如05、4.00之类数字后，只要光标一移出该单元格，格中数字就会自动变成5、4，我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况：先选定要输入诸如05、4.00之类数字单元格右键设置单元格格式数字文本确定绘制斜线表头 将表格中第一个单元大小调整好选中单元格格式单元格单元格格式对齐靠上文本控制自动换行复选框选中边框外边框斜线按钮，为此单元格添加一格对角线确定，这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。双击第一单元格进入编辑状态，并输入文字，如“项目”、“月份”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这4个字向后移动(因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行)。漂亮的斜线表头就完成了。 快速删除空行 利用自动筛选功能，方法是：先在表中插入新的一行(全空)选择表中所有的行数据筛选自动筛选，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下，单击编辑删除行确定（注意：插入一个空行是为了避免删除第一行数据）Microsoft office 2003 PPT篇PPT模板制作 视图母版幻灯片母版插入照片或文字等另存为即可。为PPT添加Logo 视图母版幻灯片母版幻灯片母版视图，将Logo放在合适的位置，每一页的Logo在普通视图都无法改动。PPT彩色公式 选中编辑好的公式右键显示图片工具栏图片重新着色任意为公式指定其他的颜色。PPT中保存特殊字体 文件另存为工具保存选项嵌入TrueType字体确定按钮保存该文件即可。快速复制对象 我们要让每一页的按钮放在同一位置，首先在一个页面做好按钮以后，选定所有按钮Ctrl+C然后换一页，Ctrl+V，并且以前设置好的动作在其它页面同样有效。利用这种方法还可以将其他对象也放在不同页面的同一位置。比如图片等。 Powerpoint自动黑屏 用Powerpoint展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“W”键也会产生类似的效果。 黑白打印清晰可读的PPT文档 工具选项打印此文档的默认打印设置使用下列打印设置颜色/灰度纯黑白，这是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式让背景音乐连续播放 选定整个幻灯片的第一页幻灯片放映幻灯片切换声音其他声音添加声音”对话框中把该声音文件导入循环播放，到下一声音开始时，即可实现该背景音乐的连续播放。自定义超链接 想在PPT中自由切换幻灯片的位置，但又不在前后相邻的两页怎么办？选中要进行的页面，选择超链接对象插入超链接链接到本文档中的位置选择要链接的页。也可链接其他页。Microsoft office 2007 篇保存为PDF格式 Office2007 Word、Excel、PPT都可另存为PDF、 XPS更改默认工作表数 Excel选项常规，可以将新建工作簿时含的工作表数”更改为你所希望的数值。更改用户名称 当打开工作簿属性对话框时，可以看到作者的署名。如果要更改用户名称，可以在Excel选项常规选项卡中进行更改。更改标准字体 将Excel的标准字体和字号更改为你所希望的类型。Excel选项常规选项卡可以更改标准字体。更改默认的文件存储位置 Excel选项保存中更改默认文件的位置。自定义状态栏 右键单击状态栏自定义状态栏，选择显示或隐藏项目。让Excel2007换换衣服 Excel选项常用，在配色方案处点击下拉箭头，出现了三种配色方案，里面就有黑色的，选取以后点击确定。数据输入时避免重复 输入学籍号、身份证等数据时，可以通过如下方法解决：先选中要输入数据的固定区域，如A2:A10单元格区域开始条件格式突出显示单元格规则重复值，根据需要自行定义重复值单元格内数据的颜色，确认。输入错误时单元格变成红色，给你提示。轻松删除重复数据 将相同的数据找出来并将其删除,方法是：选中需要删除重复项的单元格区域数据删除重复项确定空格键的使用 Ctrl+空格键可选择工作表中的整列。按 Shift+空格键可选择工作表中的整行。按 Ctrl+Shift+空格键可选择整个工作表。筛选唯一值 选择单元格区域数据排序和筛选高级高级筛选，请执行下列操作之一：若要就地筛选单元格区域或表，请单击“在原有区域显示筛选结果”；若要将筛选结果复制到另一个位置，请执行以下操作：将筛选结果复制到其他位置；选中“选择不重复的记录”复选框，然后单