037人事档案管理办法.doc

3 / 3广东胜捷实业集团有限公司作业文件编 号WI(G)037人事档案管理办法版 次A/0页 次 1. 目的 为加强公司人事档案的建立、收集、管理等工作，特制定本办法。2. 范围 适用于集团总部相关职能部门和全体员工，各子公司参照本办法执行。3. 职责3.1总裁负责人事档案管理办法的审批。3.2权责总经理负责监管人事档案管理办法的执行。3.3各职能部门主管3.3.1负责本部门人事档案资料管理的监督执行；3.3.2负责指定专人（部门文员）对本部门人事资料进行收集、整理、提报。3.4人力资源部经理3.4.1负责人事档案管理办法的拟订与组织实施；3.4.2负责对公司人事档案的监管，督导部属对人事资料及时进行归档与管理；3.4.3负责外借、查阅经理级及以上人事档案的审批；3.4.4负责人事档案汇总统计报表的审核。3.5人力资源部文员3.5.1负责人事档案管理办法的具体执行；3.5.2负责人事档案资料的收集、归档和日常管理。4. 内容4.1人事档案管理的内容员工个人资料及在职期间所形成的人事记录资料，主要包括：人事登记表、身份证复印件、个人学历证书复印件、资格证书复印件、奖惩记录、异动记录、薪资记录、劳动合同、培训记录和工伤医疗记录，其它人事管理过程中形成的各类表单、报表、单据，表现为文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。4.2人事档案的管理原则4.2.1人事档案的管理需遵循集中管理、及时归档的原则；4.2.2人事档案的管理实行专人、专柜管理原则；4.2.3人事档案管理坚持保密的原则。4.3人事资料的收集4.3.1新员工入职手续办理完毕后，由人事文员将个人资料按第4.2和4.4款整理，建立员工个人档案；4.3.2员工在职期间，产生4.1条人事记录的，由各职能部门负责收集、提报到人力资源部归入员工人事档案，统一集中管理。4.4人事档案管理的分类、整理4.4.1人事文员在对档案资料整理归档时应根据公司保密管理办法规定进行密级划分、分类编号归档，并做好标识，建立目录表；4.4.2档案的分类应力求简单、明晰、实用，以便在需要时能及时找到；4.4.3人事文员对日常工作中产生的需建立档案的文件资料应及时收集与归档，人事经理应加强监管、督促。4.4.4人事文员须建立在职员工和离职员工人事档案统计一览表。4.5人事档案的查阅、借阅4.5.1向人力资源部查阅、借阅人事档案需严格遵循审批原则，人事文员方可按照规定程序办理相关手续，员工人事档案由人事文员审核、呈人事经理批准，原则上直接主管只能借阅管辖员工的档案；4.5.2查、借阅人事档案人需填写档案借阅申请单，并按程序批准，人事文员对借阅人、所借阅档案名称、借阅时间、归还日期进行详细登记，并让当事人签名确认；4.5.3查、借阅人事档案必须遵循公司保密管理办法要求，注意保密和安全，爱护所查借阅的档案，严禁擅自翻印、抄录、转借人事档案，违者将按公司奖惩办法作泄密处罚。4.6人事档案保存期限4.6.1F级及以下员工人事档案自离职日起保存一年；4.6.2E级及以上员工人事档案自离职日起保存三年；4.6.3其它特殊需要的按要求保存，但最长不超过三年。4.7人事档案的移交和销毁4.7.1按照公司办法要求，对于需要移交公司文档办的档案资料应进行及时移交，办理交接手续；4.7.2为节约公司人力、物力、财力，对于超过保管期限和确定已失去保管价值的档案，人事文员应建立销毁档案清单交部门经理审核、呈权责总经理批准后进行销毁；4.7.3人事文员在销毁档案时应同时建立档案销毁登记表，并有2人以上现场监督，严禁任何个人私自销毁档案。5. 附则5.1本办法由集团管理本部人力资源部负责制订、解释及修订。5.2本办法自发布之日起开始实施，本办法发布之日起原与人事任免相关的规定作废。6 相关文件保密管理办法7 使用表单7.1 WI(G)037-01（A/*） 档案借阅申请单7.2 WI(G)037-02（A/*） 档案借阅登记表7.3 WI(G)037-03（A/*） 档案销毁申请