合肥人才服务中心合肥就业服务中心流动人员档案管理服务第

0 合肥市人才服务中心 合肥市就业合肥市人才服务中心 合肥市就业 服务中心服务中心 流动人员档案管理服务流动人员档案管理服务 第三方绩效评估监管报告第三方绩效评估监管报告 安徽远创人力资源管理有限公司评估组安徽远创人力资源管理有限公司评估组 2016 年年 11 月月 合肥市人才服务中心 合肥市就业服务中心合肥市人才服务中心 合肥市就业服务中心 流动人流动人 员档案管理服务员档案管理服务 第三方绩效评估报告第三方绩效评估报告 根据合肥市人力资源和社会保障局 甲方 和安徽远 创人力资源管理有限公司 乙方 签订的 流动人员档案 管理服务第三方绩效评估购买合同书 约定的权利义务 安徽远创人力资源管理有限公司 以下简称远创人力 对 合肥市人才服务中心 合肥市就业服务中心 以下简称服 务中心 流动人员档案管理服务 进行第三方绩效评估 接受评估任务后 远创人力成立以总经理杨先云为组长 总经理助理唐燕岚为副组长的评估组 评估组依据相关法 律法规并与委托方充分沟通 制定 流动人员档案管理服 务第三方绩效评估实施方案 根据监管方案和监管指标 评估组查阅收集台账资料 组织评估人员赴现场进行监管 通过电话回访流动人员进行第三方监管 并严格按照 流 动人员档案管理服务监管指标体系 进行加权打分 据统 计 服务中心现保存档案份 其中人才中心份 就业中心 79647 份 一 总体评估情况一 总体评估情况 一 项目实施基本情况 一 项目实施基本情况 流动人员人事档案管理是公共就业和人才服务工作的 一项重要内容 服务中心高度重视流动人员人事档案管理 服务工作 严格落实档案管理规章制度 扎实做好档案管 理各项业务 基本满足为各类单位和劳动者提供人事代理 档案管理 高校毕业生就业服务 劳动保障事务代理 流 动党员管理 人力资源管理咨询等 一站式 服务的要求 1 1 前期准备阶段前期准备阶段 1 1 成立项目组 成立项目组 服务中心成立了以主任为组长 分 管副主任为副组长 相关部门负责人为主要成员的流动人 员人事档案服务管理工作领导小组 领导小组会定期召开 协调会议 档案管理工作能够坚持集中统一管理 由人事 代理部 劳动保障事务代理所按相关要求接收大中专毕业 生 失业职工 灵活就业人员等各类流动人员人事档案 集中由合肥市人事档案社会管理中心统一保管 做到了档 案接收登记和档案保管分开 服务中心建立了相应的档案 管理服务部门和档案人员岗位责任制和档案管理服务工作 网络 并据此开展档案管理服务工作 2 2 加强队伍建设 加强队伍建设 根据人事档案数量 服务中心合 理配备档案管理人员 目前 市人事档案社会管理中心有 工作人员 21 人 其中档案中心 5 人 人事代理部 8 人 劳 动保障事务代理所 8 人 档案管理人员中 具有大专以上 知识水平的达 90 以上 中级以上专业技术职务的达 20 全部符合档案管理服务要求 服务中心定期组织全员 学习贯彻 档案法 安徽省流动人员人事档案管理服 务规范 等法律法规 同时进行思想教育 提升工作人员 业务水平和思想觉悟 3 3 规范制度建设 规范制度建设 服务中心每年将档案管理服务工 作列入单位发展规划和年度工作计划 并纳入到单位管理 制度和单位文化建设范围中 建立健全了档案管理服务工 作制度 制订并落实了档案的接收 转出 归档 保管 保密 利用 安全保卫等制度 2 2 改善档案管理条件改善档案管理条件 1 1 建设了标准化档案用房 建设了标准化档案用房 2014 年 服务中心超前 规划 在滨湖新区要素大市场设计建设了容纳 30 万份流动 人员人事档案的标准化档案库房 档案库房安装了防盗门 窗 全程监控设备 自动报警装置 配备了符合档案保护 要求的气体消防器材 能满足永久存放档案的要求 2015 年 3 月份原就业中心和原人才中心的档案库房整体搬迁入 驻 2 2 配齐了档案装具设备 配齐了档案装具设备 档案库房安装使用了符合 统一规范要求的密集架 质量符合要求 数量充足 为保 护纸质档案安全 库房安装了三台吸顶空调 配备了去湿 机 温湿度自控系统及除尘设备等设施 档案室配有计算 机 复印机 照相机 光盘刻录机 扫描仪 传真机 全 自动装订机等信息化设备 满足了档案管理服务的需要 3 3 加强基础业务建设加强基础业务建设 1 1 及时做好归档工作 及时做好归档工作 推行了流动人员档案材料归 档整理制度 积极做好档案的收集 鉴别和归档 确保归 档文件完整 准确 及时 2 2 严格整理与编目 严格整理与编目 对保管的大中专毕业生 失业 人员 自由职业者 事业单位改制分流人员 单位托管人 员等档案进行分类 做到分类科学 整理装订规范 排列 有序 编目编号系统规范 3 3 加强档案保管工作 加强档案保管工作 各种门类 载体档案实行了 集中统一保管 档案存放整齐统一 符合规范 档案库房 内建立了全宗卷 库内有人事档案存放示意图 方便工作 人员查询 档案库房配备必要的办公和保护设备 做到防 火 防潮 防蛀 防盗 防光 防高温 档案无霉变 褪 色 污损 虫蛀 鼠咬等现象发生 4 4 认真做好鉴定统计 认真做好鉴定统计 按月对人事档案管理服务各 项业务进行统计 建立了档案管理基本情况统计台帐 掌 握档案接收 转出 利用 收集归档 保管保护等方面情 况 做到统计全面 内容 数据准确 按要求及时向管理部 门填报有关报表 5 5 推进档案信息化数字化 推进档案信息化数字化 档案信息化被列入中心 信息化建设二期工程中 目前档案数字化加工项目已立项 并列入了 2017 2019 年度项目库 建立了流动人员人事档案 基础信息数据库 随时掌握存档人员的基本状况 采取了 网络隔离 购置杀毒软件等防护措施保护计算机档案管理 系统 网络 网站的安全 4 4 提高档案服务利用效率提高档案服务利用效率 1 1 拓展利用服务内容 拓展利用服务内容 及时升级改进了系统检索工 具 检索工具科学 系统 准确 可通过姓名 身份证号 码 性别 联系电话 人员类别等不同条件检索 满足档 案查阅利用的需要 加强了档案人员的业务学习和软件培 训 使之熟悉相关业务 档案员调卷迅速 准确 服务态 度好 能及时为服务对象提供人事档案的查阅 借阅服务 依据档案记载 及时为存档人员出具存档 经历 录用 出国 境 政审证明及党员组织关系接转服务 2 2 优化服务工作流程 优化服务工作流程 创新和改进了档案管理服务 认真梳理服务项目 简化了优化服务流程 编制服务指南 明晰办事时限和注意事项 并通过合肥市人力资源和社会 保障网 合肥人力资源网 合肥人才网 服务大厅显示屏 以及业务告知单等形式 公开服务流程和办事指南 开通 了官方微博 微信公众号 在 合肥晚报 上开辟了 人 才天地 专栏 及时公布相关信息 制定并严格执行符合 规范要求的流动人员人事档案管理服务工作流程 人事档 案及归档材料接收 保管 查阅 转出等履行严格的登记 手续 3 3 推进服务窗口创建 推进服务窗口创建 积极开展优质服务窗口创建 大力提升档案管理服务水平 通过配备便民服务设施 提 供免费复印等措施 切实方便了广大服务对象 建立服务 满意度评价系统 设置了意见簿 及时征求意见和建议 建立网上咨询投诉快速反应机制 及时回复 12345 政民直 通车等各类来信来电来访的信件 提高了服务对象满意度 二 主要问题 二 主要问题 1 1 档案管理方面出现的问题档案管理方面出现的问题 流动人员人事档案管理不够规范 查找利用不够方便 由于流动人员人事档案来源广泛 结构复杂 仅此一类档案 所包括的人员就有许多种 如大中专毕业生 失业人员 自 由职业者 事业单位改制分流人员 单位托管人员等等 由于职业繁多 因此每类和每个人的档案内容成分千差万别 这 些档案大多以原有结构存在 集中到流动人员人事档案管理 部门就显得杂乱无序 服务中心对这些档案没有重新整理归 类 查找利用极不方便 加之流动人员人事档案转递制度不 够健全 移交不及时 也导致了流动人员人事档案管理中难 以按时归档并使之齐全完整 所以在检查过程中有出现个别 档案丢失的情况 后经查证是因为档案转出了 但是没有 详细的介绍 监管中也发现了其中一份档案转出后没有任 何记录 2 2 电子档案的存储问题电子档案的存储问题 一是电子档案的软件系统相对简陋 一是电子档案的软件系统相对简陋 监管发现服务中 心保存电子档案的电脑软硬件配置较低 影响检索速度 二是关于电子档案的记录仍有二是关于电子档案的记录仍有 BUGBUG 虽然可以看到各个档案 所对应的纸质档放在档案室的哪个位置 但档案的转出情 况有无法显示的情况出现 从而影响了档案管理人员和使 用人员对档案的存储 查阅和使用 三是电子档案的检索三是电子档案的检索 便捷度不高 便捷度不高 监管发现 服务中心的档案检索不是很方便 少量档案检索依靠纸质的原始单据才能找到存储位置及流 向 3 3 档案管理的保存问题 档案管理的保存问题 监管发现 服务中心的档案保护措施做得相对较好 无论从防火 防盗 放虫 防腐等都严格按照相关的法律 法规的要求 整体环境也非常的整洁有序 但是由于采用 了档案动态管理 系统自动优先分配前端的档案存放编号 和存放位置 造成前端密集柜的档案的摆放非常的拥挤 而后端密集柜的空置率较高 监管发现档案上贴的不干胶 标签非常容易脱落 后端密集柜里的档案标签很多都已掉 落 这会导致档案查找困难 也很难将档案准确的归档 服务中心已经意识到了这个问题 正在准备统一更换新的 标签 二 项目评估基本情况二 项目评估基本情况 评估组根据 流动人员档案管理服务监管体系 独立 加权打分 服务中心 流动人员档案管理服务 考核加权 得分为 91 分 监管结果为优秀 表 1 服务中心档案管理监管情况 二级 指标 分配 分值 加权 分值 主要扣分项 1 1 管理体制7 分 6 8 进一步开展档案工作管理网络活动 1 2 队伍建设7 分 6 4 继续加强档案业务培训 1 3 制度建设6 分 6 制度建设完善细致 2 1 档案用房10 分 8 2 阅档室 办公室未分开 2 2 装具设备10 分 9 2 库房面积较大 建议增加设备 3 1 归档工作8 分 7 8 继续保证归档文件完整 准确 及时 3 2 整理与编目5 分 5 整理编目清晰明确 3 3 保管工作10 分 9 4 档案存放示意图可进一步清晰完善 3 4 鉴定统计3 分 3 台帐清晰 3 5 档案数字化12 分 9 6 档案管理软件 BUG 需升级 4 1 利用服务10 分 9 6 进一步完善检索工具 4 2 编研工作10 分 8 2 可继续优化 简化流程 4 3 档案展览2 分 1 8 进一步增加阅档便捷度 合计100 分91 分 一级指标得分情况分别是 组织管理考核得分 19 分 目标分值 20 分 目标完成度为 95 目标完成度为考核得 分除以目标分值 下同 完成情况优秀 保管保护条件 考核得分 17 75 分 目标分值 20 分 目标完成度为 88 75 主要扣分项为未能做到三室分开 基础业务建设考核得分 34 75 分 目标分值 35 分 目标完成度为 99 29 完成情 况优秀 开发利用考核得分 19 5 分 目标分值 25 分 目标 完成度为 78 主要扣分项为检索工具和服务主动性 比 较发现 基础业务建设的目标完成度较高 开发利用的目 标完成度相对偏低 三 对策建议三 对策建议 一 进一步发展 一 进一步发展 互联网互联网 随着 互联网 的进一步发展 网络技术及信息技术 的不断更新 数字化 信息化 网络化逐渐引领了这个时 代的潮流 在大众创业 万众创新的新形势下 档案管理 应对传统管理方式进行升级 不断发现并利用新的发展引 擎 为打造智慧社会 智慧生活服务添加新的助力 在 互联网 的背景下 服务中心应该根据自身情况 主动 适应大趋势 不断探索创新 在持续推进档案电子化 数 字化工作的同时 将档案工作与互联网有机结合 及时更 新电子档案的软件系统 计算机硬件配置上要跟的上当前 档案管理的要求 同时提高网络的流畅度 使档案管理人 员在查阅以及检索档案时更加的方便快捷 二 进一步加强档案的整理 二 进一步加强档案的整理 增强全员档案管理意识是搞好档案工作的重要保证 要进一步的加强服务中心对于档案的整理工作 首先 单 位领导要重视档案工作 通过举办各种档案法规讲座 组 织人员参加档案培训来提高干部职工的档案意识 其次 制定明确的岗位目标责任制 从而使各业务部门重视档案 的收集 整理 归档工作 第三 建立档案的收集 保管 立卷归档和借阅制度 使档案资料进 出 室 及时 真 正实现资源共享 第四 各部门要积极参与 配合 及时 收集有关资料 使档案资料的完整性 准确性得到保证 同时也要使材料的摆放整洁有序 档案与档案之间的间隔 不要显得过于拥挤 最后 加强档案密集柜的利用率 三 进一步加大档案管理的开发利用 三 进一步加大档案管理的开发利用 根据服务中心档案管理监管目标达成度情况来看 服 务中心的开发利用目标达成度响度偏低 所以要加大档案 管理的开发及利用 档案部门要加强档案接收和征集工作 扩大