word第六讲 制作产品说明书ppt课件.ppt

知识点 分节符页眉 页脚样式目录 1 任务6制作产品说明书 在实际工作中经常需要制作多章节或大量数据的复杂文档 如企业中常用的调研报告 工作总结 项目合同 调研论文 标书以及产品说明书等 这类文档页码较多 结构复杂 如果仅使用手工逐字设置的方式 既浪费人力又不利于后期编辑修改 下面将通过制作产品说明书这一案例 介绍长文档中的样式应用 目录生成 页眉页脚的设置等内容 掌握对较长文档进行编辑的方法和技巧 2 目录 6 2任务分析 6 3制作产品说明书 6 4课堂作业 6 1任务情境 3 6 1任务情境 小王的大学同学张浩在一家专业从事研究 生产和销售手机的企业任职 昨天张浩给小王打来电话 说他最近非常繁忙 前几天部门领导给他安排了一项任务 为公司新研发的手机制作一份产品说明书 而他近几天还要去外地参加一个比较重要的会议 于是想到请小王帮忙完成产品说明书的制作 4 知识目标和能力目标 知识目标 分节符的使用 页眉页脚的设置与页码的编制方法 样式的应用与修改方法 自动生成目录的方法 能力目标 能够利用所学知识对长文档进行编排与修饰 5 6 2任务分析 产品说明书 是生产厂家向用户介绍产品的性能特点 使用方法 保养维修及注意事项等内容的应用文体 是生产厂家向市场 用户介绍和推荐产品的一种重要宣传工具 它的主要特点是其内容的科学性和实用性 既要准确客观 又要通俗易懂 产品说明书一般由封面 前言 正文 落款等部分组成 6 6 3制作产品说明书 6 3 2制作说明书封面 6 3 1使用分节符划分文档 7 6 3 3设置页眉和页脚 6 3 4应用样式 6 3 5自动生成目录 6 3 1使用分节符划分文档 在默认情况下Word将整篇文档看作 1节 若对某个部分进行版面设置时整篇文档都会随之改变 要想对不同部分设置不同的版式 必须使用 分节符 来实现 8 经过分析需要把整篇文档分成3节 第1节为说明书的封面 第2节为说明书的目录 第3节为说明书的正文 设置文档纸张大小 宽度11厘米 高度15厘米 上下左右页边距为 2厘米 1厘米 1厘米 1厘米 6 3 1使用分节符划分文档 使用分节符划分文档的具体操作步骤 步骤1 将光标定位在整篇文档最开始处 切换到 页面布局 选项卡 单击 页面设置 选项组下的 分隔符 按钮 在 分节符 列表中选择 下一页 选项 9 6 3 1使用分节符划分文档 这时会在正文文档前多出一个空白页面 同时空白页面上会出现 分节符 下一页 的格式标记 这个页面就是利用文档分节实现的 它是文档的第1节 后面的所有正文页是文档的第2节 10 6 3 1使用分节符划分文档 步骤2 使用同样的方法 在正文页前面再插入一个分节页面 这时 分节符 将整个文档划分成3节 在第2节的上方输入 目录 两个字 并对其进行格式美化设置 11 6 3制作产品说明书 6 3 2制作说明书封面 6 3 1使用分节符划分文档 12 6 3 3设置页眉和页脚 6 3 4应用样式 6 3 5自动生成目录 6 3 2制作说明书封面 制作说明书封面的步骤 13 插入封面背景图片 插入产品图片 使用文本框插入产品说明文字 并进行格式美化 6 3 2制作说明书封面 相关知识除了可以自已制作封面外 也可以直接使用Word提供的内置封面样式获得封面 步骤 切换到 插入 选项卡 单击 页 选项组下的 封面 按钮 在弹出的下拉菜单中选择需要的封面 14 6 3制作产品说明书 6 3 2制作说明书封面 6 3 1使用分节符划分文档 15 6 3 3设置页眉和页脚 6 3 4应用样式 6 3 5自动生成目录 6 3 3设置页眉和页脚 页眉和页脚页眉是页面上方 上边距内 的信息 可以输入文字信息 通常可在其中输入公司名称 制作人姓名 部门 文档名称或页码等 也可以插入公司的标志图片等对象 页脚是页面下方 下边距内 的信息 通常可在其中输入文档页码 总页数 作者或日期时间等内容 16 页眉 页脚 因为对文档各个部分页眉页脚的设置要求不同 所以之前的分节设置为设置页眉页脚做好了准备工作 本文档各个部分对页眉页脚的要求 首页不需要设置页眉页脚 目录页不需要设置页脚 需设置页眉为 目录 正文页需设置页眉为 说明书正文 页脚设置适合的页码样式 17 6 3 3设置页眉和页脚 6 3 3设置页眉和页脚 步骤1 将光标定位到目录页空白处 切换到 插入 选项卡 单击 页眉和页脚 选项组中的 页眉 按钮 18 步骤2 在下拉列表的下方选择 编辑页眉 选项 进入 页眉和页脚 视图 注意 在 页眉和页脚 视图下不能对正文中的文字进行更改和编辑 所以正文部分是灰色的 当退出页眉和页脚视图回到正常的页面视图后 页眉和页脚中的文字便会变成灰色 6 3 3设置页眉和页脚 步骤3 由于文档已经进行过分节 所以出现下图所示的状态显示 19 6 3 3设置页眉和页脚 步骤4 为目录页设置页眉 因为目录页的页眉与封面页不同 所以应该先取消 与上一节相同 功能 再进行页眉设置 具体方法 切换到 页眉和页脚工具 设计 选项卡 单击 导航 选项组下的 链接到前一条页眉 按钮 使按钮弹起呈 不选中 状态 在目录页页眉处输入 目录 即可完成目录页页眉的设置 20 6 3 3设置页眉和页脚 步骤5 这时会发现正文页的页眉与目录页的页眉相同 将光标定位到第3页页眉处 使用步骤4中的方法取消本页中的 与上一节相同 功能 在本页页眉处输入文字 说明书正文 即可完成正文页的页眉设置 21 步骤6 页脚的设置和页眉相似 用户自己尝试完成 6 3 3设置页眉和页脚 提示插入页眉和页脚后 功能区中将自动添加 页眉和页脚工具 设计 选项卡 用户只有在页眉和页脚编辑状态下方可对页眉和页脚进行编辑 可以通过双击已经插入的页眉或页脚进入页眉页脚编辑状态 单击下图中的 关闭页眉和页脚 按钮即可关闭页眉和页脚 返回文档的页面视图 22 6 3制作产品说明书 6 3 2制作说明书封面 6 3 1使用分节符划分文档 23 6 3 3设置页眉和页脚 6 3 4应用样式 6 3 5自动生成目录 6 3 4应用样式 样式是事先制作完成的一组 格式 集合 每个样式都有不同的名称 只要将这些样式应用到指定的文字之中 便可以将该样式中所有的格式都加载进来 样式通常分为字符样式 段落样式和链接样式三种 24 要想为长文档自动生成目录必须使用Word中的 样式 功能 6 3 4应用样式 25 Word本身自带了许多样式 称为内置样式 除了可以直接使用已定义好的内置样式外 还可以根据具体需要新建样式 删除样式以及对内置样式进行修改后再使用等 本任务对Word自带的标题样式进行修改后再来应用 下面是具体的操作步骤 6 3 4应用样式 26 6 3 4应用样式 步骤4 选定 1欢迎使用 文本内容 切换到 开始 选项卡 单击 样式 选项组中的 标题1 按钮 即可将选定内容设置为 标题1 样式 27 步骤5 同样的方法对其它一级标题进行设置 步骤6 同样的方法将 标题2 样式设置为 宋体 小五号 加粗 样式 然后将 标题2 样式应用于文档中的二级标题 6 3 4应用样式 知识链接新建样式 具体步骤 28 步骤1 切换到 开始 选项卡 单击 样式 选项组右下角的启动按钮 弹出 样式 窗格 单击左下角的 新建样式 按钮 6 3 4应用样式 步骤2 弹出 根据格式设置创建新样式 对话框 在 属性 栏下的 名称 文本框中输入样式名称 在 样式类型 下拉列表中选择样式的类型 29 6 3 4应用样式 步骤3 在 格式 栏中为新建样式设置字体 字号 字型和颜色等格式 如要还需要更完善的设置 则单击对话框左下角的 格式 按钮 在弹出的菜单中选择需要设置的格式 30 6 3 4应用样式 知识链接删除样式 具体步骤 31 步骤1 切换到 开始 选项卡 单击 样式 选项组右下角的启动按钮 弹出 样式 窗格 6 3 4应用样式 步骤2 将鼠标指向需要删除的样式 该样式右侧即可出现下拉按钮 单击该按钮 在弹出的下拉菜单中执行 删除 命令 注意 不能删除系统样式 32 6 3制作产品说明书 6 3 2制作说明书封面 6 3 1使用分节符划分文档 33 6 3 3设置页眉和页脚 6 3 4应用样式 6 3 5自动生成目录 6 3 5自动生成目录 步骤1 切换到 引用 选项卡 单击 目录 选项组下的 目录 按钮 在弹出的下拉列表中选择 插入目录 选项 弹出 目录 对话框 34 为各级标题设置好样式后 就可以在文档中插入目录了 具体操作步骤 6 3 5自动生成目录 步骤2 在 目录 选项卡下 可以对是否显示页码 是否页码右对齐 以及制表符前导符等进行设置 设置完成后 单击 确定 按钮 即可在当