设备监理师备考辅导浅谈万家寨水利枢纽合同管理

浅谈万家寨水利枢纽合同管理合同管理是工程项目建设管理中一项非常重要的内容，合同管理的好坏不仅关系到工程项目能否顺利按时完成，而且也是工程投资、质量控制的一项重要手段。黄河万家寨水利枢纽工程在建设过程中，业主和设计、监理、施工承包商、材料和设备供应商等签订各类合同上千份。公司通过加强合同管理，保证了工程建设目标的顺利实现，在工程建设投资和质量控制方面产生了积极的影响。一、合同管理机构设置和职责 （1）公司总经理层。其职责为全面负责项目招标、合同签订和合同实施过程中的决策工作。 （2）计划合同处（2000年调整为计财处）。其职责为负责工程建设项目招标与发包的具体组织与管理工作；进行合同商务谈判以及办理合同订立有关手续；办理合同结算支付手续和解决合同执行过程中出现其他商务问题；对公司有关合同操作部门按合同条款进行综合协调管理等工作。 （3）公司其他职能部门，包括：工程处（后为保发电指挥部）、机电处、物资处、总工办、财务处（后合并为计财处）、生产服务处等。其职责为根据部门性质以及项目性质参与或负责项目从招标到实施的全过程管理。各部门相对独立，各施其职，又相互配合、协作。二、合同文件的形成 （1）按国家有关法律法规进行，避免无效合同和无效条款的出现。 （2）对按规定进行招标的项目，严格按招标投标有关程序进行。 （3）业主无力组织招标的大中型项目，委托有资质且经验丰富的中介机构或设计院进行。如万家寨水利枢纽标大坝工程、标发电厂房工程、标大型机电设备采购的招标文件编制、评标等工作均邀请水利部天津水利水电勘测设计研究院及有关专家进行。 （4）尽量采用比较规范的、成熟的通用合同范本。 （5）实行合同签订过程中的会签制度。为了使合同文件尽量完善、详实，在合同文件产生的过程中实行会签制度，即要求合同涉及的相关部门（如设计、监理、业主相关职能部门）和领导对合同文件草稿进行签阅，提出意见和建议，最后由负责合同签订的操作部门综合上述意见，合理的予以采纳。对由业主负责招标的项目，对招标文件在招标前进行会签，会签后予以确定。 （6）及时总结合同签订和执行过程中出现的各种问题，避免以后出现。三、合同的执行 1.合同的动态管理 万家寨水利枢纽工程实行了项目监理制，监理是合同管理的重要部门，监理和业主各职能部门协调配合，共同对万家寨水利枢纽合同进行动态管理，其过程可总结为：确定阶段目标、监督、检查、协调、纠偏或及时调整目标、总结、确定下一阶段目标。实现这一过程的主要手段就是组织合同涉及各单位或部门召开定期例会或不定期的协调会议，形成各方一致认可的书面记录，各方共同遵照执行，由此促进合同涉及各方的相互沟通、协调配合，及时解决合同执行过程中出现的问题和矛盾，确保合同的顺利执行。 2.合同支付 万家寨水利枢纽在合同支付方面本着实事求是，严格且不失灵活的态度，取得了良好的经济效益和管理效率。 在资金筹措方面，由于种种原因，在资金不到位的情况下，业主从大局出发，和建行山西水利专业支行建立协作关系，随时进行资金协调，减少了由于资金不到位带来的损失和保证了工程建设的顺利进行。 在向承包商支付方面，各种支付在监理审核和业主相关职能部门的复核下进行。针对具体项目而言，由于工程项目建设工期、规模和施工特性不同，其预付款的支付与扣回、工程进度款支付、保留金的扣留、完工结算等均有所区别。在规模较大、工期较长的大型合同项目中，其各种款项支付都比较有规律，如年初预付、月末中间结算，年度终结等。对于规模较小，且工期较短的合同项目，其工程合同款支付较为灵活，根据实际情况在合同中加以明确。 3.合同变更 万家寨水利枢纽属大型水利水电建设项目，其具有的工期长、规模大、涉及面广，以及地质条件复杂、不可预见因素多等特点，这决定在工程建设过程中出现一定的变更是不可避免的。为了使工程施工更符合实际，使工程项目建设更加完善，根据实际情况进行工程变更也是必要的。在水电项目合同执行过程中，主要的合同变更集中表现在工程内容变更和合同调价两方面。加强合同执行过程中的变更管理，对加快工程进度和控制投资有着重要意义。 4.索赔 在工程建设中，工程索赔就是在工程合同的履行过程中，合同当事人一方由于不应归他负责的某种原因造成合同以外费用的支出，通过一定的合法程序向对方要求补偿的过程。 在索赔管理方面采取的措施有： （1）根据标准的示范文本，并结合实际情况制定一套规范的索赔处理程序。索赔事件发生后，承包商通常先向业主方发出索赔意向报告，然后编写索赔报告书，把索赔资料报送监理工程师进行审查。如果监理工程师和承包商基本达成一致，则监理工程师报请业主批准。业主根据事件发生原因、责任范围、合同条款来审核监理工程师的索赔意见和承包商的索赔申请，决定是否批准工程师的建议意见。对于索赔事件原因比较复杂、时间持续较长、影响面较大、索赔款较多的情况，索赔的解决也是要花费大量的时间和精力，甚至召开专门的会议研究讨论以及和承包商进行多次的磋商才能解决。 （2）合理的补偿计算方法。索赔费用的计算方法有多种，在万家寨水利枢纽工程索赔管理中，大多采用实际计算法。实际计算法的原则是，以承包商实际增加的支出为依据。每一项工程索赔费用仅限于由于索赔事项引起的超过原计划的额外费用。实际费用依据实际发生的成本记录和其他证明文件，可客观地反映承包商的额外开支或损失，为经济索赔提供精确而合理的依据。 （3）组建专门的索赔处理部门。黄河万家寨水利枢纽有限公司下设的计划合同处是索赔管理的牵头部门，在工程施工高峰期曾设索赔科，专门从事索赔管理，为工程建设过程中处理索赔事件起到了积极的作用。 5.反索赔 在万家寨水利枢纽建设过程中，业主提出的反索赔，主要发生在因设备供货商延期供货问题上。万家寨水利枢纽的主要设备如水轮机、发电机等大型设备的供货，在不同程度上都存在拖期交货问题。为此，施工承包商向业主提出了为数不少的索赔，给业主造成了一定的损失。根据设备供货合同延期供货罚款条款，部分大型设备的供货商应向业主支付相当一部分延期罚款（合同规定从设备款中抵扣）。在实际处理过程中，考虑到目前我国市场环境的实际状况，以及业主的长远利益，黄河万家寨水利枢纽有限公司从大局出发，经过同延期供货的厂商多次谈判，业主暂时保留延期罚款的权利，应罚款金额暂从设备款中扣留不予支付，视供货商以后供货情况，双方再协商解决。这在一定程度上鼓励承包商按时供货，避免双方矛盾激化，为以后未交货部分按时供货起到了一定的促进作用。在设备供货完后双方根据实际情况协商解决，业主最终将从设备供货厂商因设备延期供货造成的损失得到一定的补偿。四、风险防范 （1）重视合同文件形成过程，签署高质量的合同。选择资深且实力雄厚、信誉良好的承包商，签署严谨周密的合同文件，在合同中合理确定合同双方应承担的风险以及风险出现后的分担原则等，是承包商合理规避可控风险的关键，对减少承包商的索赔以及合同的顺利执行有重要意义。 （2）聘请良好的监理工程师，加强合同管理。监理工程师不仅应具备良好的解决问题的能力，还具备充分的经验和知识来评估工程各方面的条件、预测可能发生的各种情况，识别工程建设过程中可能碰到各种风险，分析风险可能给工程造成的损失，提出防范风险的措施。当风险不可避免时，根据工程合同，以及公平、公正、客观的原则分配风险，协调工程合同履行过程中出现的各种纠纷，保证工程合同顺利实施。 （3）工程保险。水利水电工程建设的风险通常是较大的，可能发生各种意外事故，而且有的可能还比较严重，甚至是毁灭性的。为把这种严重的工程风险引起的损失减少到最低程度，保险无疑是一种较好的分散风险的方式。它常是业主转移风险的一种重要手段，对减少承包商的索赔、保证工程建设的顺利进行有着非常重要的作用。五、合同文件的管理 合同文件是记录和反映项目实施过程和项目投资等的重要资料，但在目前水利水电建设项目实施过程中对合同文件的管理普遍没有得到应有的重视，集中表现在没有统一的规范和标准，在实施过程中合同文件书面格式不规范，随意性大，保管和检索手